Ekwiwalent za urlop 2018 – jak liczyć – kompleksowe omówienie i przykłady wyliczenia

UWAGA: w tym artykule ekwiwalent za urlop wypoczynkowy 2020

W tym i następnym artykule omówimy zasady ustalania prawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy oraz zasad jego naliczania. Omówione zostaną wszystkie przypadki – ekwiwalent za urlop 2018 dla pełnego i niepełnego etatu, liczenie ekwiwalentu za urlop przy stałych i zmiennych składnikach wynagrodzeń, ekwiwalent za urlop 2018 przy wypłacie ostatniego dnia miesiąca i 10 dnia następnego miesiąca, pokażemy, jak się liczy ekwiwalent za urlop 2018 przy ponownym zatrudnieniu pracownika na kolejnej umowie o pracę, jak liczyć ekwiwalent za urlop po podwyżce wynagrodzenia i inne przypadki. To, jak liczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, pokażemy na konkretnych przykładach, stosując współczynnik ekwiwalentowy 2018 dla pełnego i niepełnego etatu.

Będzie trochę czytania, ale warto obliczanie ekwiwalentu za urlop omówić kompleksowo i w jednym miejscu, łącznie z pokazaniem na konkretnych przykładach i na konkretnych kwotach, jak się krok po kroku liczy ekwiwalent za urlop.

Ekwiwalent za urlop 2018 – kiedy i komu się należy

Zgodnie z art. 171 §1 kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, potocznie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Rzecz niby oczywista, w praktyce może jednak w niektórych przypadkach sprawiać pewne problemy. Przykładowo niektórzy pracodawcy zastanawiają się, czy jeśli pracownik został zatrudniony na czas określony, umowa ta rozwiązała się z dniem, do którego była zawarta, a od dnia następnego została z pracownikiem zawarta kolejna umowa o pracę, to czy w takim wypadku należy pracownikowi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop 2018, do którego nabył prawo w czasie trwania pierwszej umowy.

Taką jak przedstawiona sytuację reguluje §3 powołanego powyżej art. 171 kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu, pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeśli BEZPOŚREDNIO po rozwiązaniu umowy o pracę zostaje z pracownikiem zawarta kolejna umowa. Oznacza to, że wystarczy jeden dzień przerwy między umowami, aby powstała konieczność wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązania się pierwszej z zawartych z nim umów. W praktyce jednak najczęściej bywa tak, że jeśli umowa o pracę została zawarta np. do dnia 31 sierpnia 2018 roku, a od dnia 1 września 2018 roku została zawarta następna umowa z tym samym pracownikiem, to wówczas pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Urlop ten bowiem, w części niewykorzystanej w czasie trwania pierwszej umowy niejako przechodzi na kolejny stosunek pracy (kolejną umowę o pracę). Uznaje się bowiem, że strony uzgodniły, że ten zaległy urlop z poprzedniego stosunku pracy pracownik może wykorzystać w czasie obowiązywania nowej umowy (z zastrzeżeniem zasad wykorzystywania urlopu wypoczynkowego bieżącego i zaległego).

Czy pracownik może się zrzec ekwiwalentu za urlop?

Nie. Podobnie, jak nie może się zrzec urlopu wypoczynkowego. Sprawa niby oczywista, w praktyce jednak zdarzają się przypadki, w których pracodawca „dogaduje się” z pracownikiem, że pracownik zrzeka się ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w zamian za odstąpienie przez pracodawcę od. Np. dyscyplinarnego zwolnienia pracownika i w to miejsce rozwiązuje z nim umowę o pracę za porozumieniem stron. Jeśli pracownik popełnił ciężkie przewinienie pracownicze, które uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, to nie chcąc mieć w świadectwie pracy informacji o dyscyplinarnym zwolnieniu może podjąć negocjacje z pracodawcą i w zamian za zmianę sposobu zakończenia stosunku pracy zrzeka się ekwiwalentu. Takie działanie jest niedopuszczalne. Ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy pracownik nie może się zrzec. Jeśli stosunek pracy kończy się, a pracownikowi pozostał urlop wypoczynkowy, którego nie zdążył wykorzystać, jak również strony nie decydują się na kolejne zatrudnienie, ekwiwalent za urlop 2018 musi zostać wypłacony.

Zdarzają się również przypadki, w których pracodawca namawia do zrzeczenia się ekwiwalentu za urlop pracownika, na którym ciąży odpowiedzialność materialna za szkodę, wyrządzoną na mieniu pracodawcy. To również jest niedopuszczalne. Jeśli pracodawca ma wobec pracownika roszczenie finansowe z tytułu wyrządzonej szkody, a stosunek pracy kończy się i nie ma już nawet możliwości dokonania potrącenia z wynagrodzeń, to wyrównanie szkody musi odbyć się w inny sposób, niż niejako potrącenie ekwiwalentu za urlop w całości drogą zrzeczenia się go przez pracownika.

Ekwiwalent za urlop 2018 – jak się liczy – przykłady

O tym, jak się liczy ekwiwalent za urlop 2018 mówią przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z postanowieniami niniejszego rozporządzenia, sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uzależniony jest od tego, czy pracownik otrzymuje jedynie stałe składniki wynagrodzenia (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny stały dodatek stażowy stały itp.), czy również zmienne (premie, prowizje, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatek za pracę w porze nocnej itp.). Sam sposób liczenia jest taki sam dla pełnego i niepełnego etatu zatrudnienia, różni się jedynie tym, że inną wartość przyjmuje tzw. współczynnik ekwiwalentowy 2018. Dla pełnego etatu współczynnik ekwiwalentu 2018 wynosi 20,92, dla połowy etatu proporcjonalnie mniej, a więc 10,46, dla 3/4 etatu 15,69, współczynnik ekwiwalentowy 2018 dla 1/4 etatu wyniesie z kolei 5,23 itd.

Zaczniemy od najprostszego przypadku – pełny etat i jedynie stały składnik wynagrodzenia, jakim jest wynagrodzenie zasadnicze. Zgodnie ze sposobem, wskazanym w przepisach rozporządzenia urlopowego (§9), aby wyliczyć ekwiwalent za urlop 2018 w przypadku, gdy pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia, to te stałe składniki dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu 2018, otrzymany wynik dzieli się przez 8 (zawsze przez 8, niezależnie od wymiaru urlopu) i tak otrzymany wynik mnoży przez godziny niewykorzystanego urlopu. Pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Przykład wyliczenia ekwiwalentu 2018 – pełny etat

Pracownik pracuje na pełnym etacie, z pensją w wysokości 2100 zł (jest to minimalne wynagrodzenie 2018). W dniu 30 kwietnia 2018 rozwiązała się zawarta z pracownikiem umowa o pracę. Na dzień zakończenia umowy pracownik ma niewykorzystane 6 dni urlopu wypoczynkowego. Należy zatem za te 6 dni wypłacić ekwiwalent za urlop. Aby ustalić, ile wyniesie, należy najpierw sposobem z rozporządzenia urlopowego ustalić wartość jednej godziny ekwiwalentowej:

Krok 1. 2100 zł (stały składnik wynagrodzenia, należny w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu) dzielimy przez 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy 2018) i otrzymujemy kwotę 100,38 zł

Krok 2. 100,38 zł dzielimy przez 8 (godzin urlopu wypoczynkowego przeliczeniowo na dzień) i otrzymujemy wynik 12,55 zł

Krok 3. Otrzymaną wartość godziny ekwiwalentowej 12,55 zł mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, a więc przez 46 (6 dni po 8 godzin) i otrzymujemy wynik 602,40 zł – tyle właśnie wyniesie ekwiwalent za urlop 2018 w tym konkretnym przykładzie. Oczywiście jest to kwota brutto.

Kolejny przykład. Ekwiwalent za urlop 2018 dla 1/2 etatu.

Pracownik pracuje na 1/2 etatu z wynagrodzeniem w kwocie 1500 zł. Nie otrzymuje żadnych innych składników wynagrodzenia. Z dniem 25 września rozwiązano z pracownikiem stosunek pracy za porozumieniem stron. Na dzień rozwiązania stosunku pracy pracownik ma 11 dni i 4 godziny zaległego urlopu, co daje w sumie 92 godziny urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie wykorzystał i za które należy naliczyć i wypłacić stosowny ekwiwalent za urlop. Obliczenia są następujące:

Krok 1. 1500 zł (stały składnik wynagrodzenia z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu) dzielimy przez 10,46 (współczynnik ekwiwalentowy 2018 dla połowy etatu) i otrzymujemy wynik 143,40 zł

Krok 2. 143,40 zł dzielimy przez 8 (dzień urlopu przeliczeniowego) i otrzymujemy kwotę 17,93 zł

Krok 3. 17,93 zł (wartość godziny ekwiwalentowej) mnożymy przez 92 (godziny zaległego urlopu wypoczynkowego) i otrzymujemy wynik 1649,56 zł. To jest kwota należnego pracownikowi ekwiwalentu za urlop.

Kolejny przykład: ekwiwalent za urlop 2018 dla 3/4 etatu (przy okazji pokażemy, co się dzieje, jeśli pracownik ma podwyżkę wynagrodzenia)

Pracownik pracuje na 3/4 etatu z wynagrodzeniem w kwocie 2000 zł. Od dnia 1 września 2018 pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia i zarabia 2200 zł. W dniu 10 września 2018 z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę za porozumieniem stron. Na dzień rozwiązania się umowy o pracę pracownik ma 9 dni zaległego urlopu wypoczynkowego (72 godziny). Ja wyliczyć ekwiwalent za urlop 2018 dla tego pracownika?

Krok 1. Składniki stałe wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Prawo do ekwiwalentu pracownik nabył w dniu 10 września 2018. Nie ma znaczenia, że dopiero od 1 września pracownik dostał podwyżkę – pod uwagę w naszych obliczeniach bierze się kwotę 2200 zł, a więc już po podwyżce, gdyż taka właśnie kwota należałaby się pracownikowi, gdyby przepracował cały wrzesień (miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu). Kwotę 2200 zł dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu dla 3/4 etatu, a więc przez 15,69 i otrzymujemy wynik 140,22 zł

Krok 2. 140,22 zł dzielimy przez 8 i otrzymujemy wynik 17,53 zł

Krok 3. 17,53 zł * 72 (godziny niewykorzystanego urlopu) = 1262,16 zł. Tyle wyniesie ekwiwalent za urlop 2018 dla pracownika z przykładu, zatrudnionego na 3/4 etatu.

Nieco inaczej ekwiwalent za urlop 2018 liczy się w przypadku, gdy pracownik oprócz pensji zasadniczej otrzymuje zmienne składniki wynagrodzeń – premie, prowizje itp. W takim przypadku przy liczeniu ekwiwalentu za urlop należy uwzględnić – zgodnie z §15 rozporządzenia urlopowego składniki stałe uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (jak pokazaliśmy w przykładach powyżej), natomiast składniki zmienne – zgodnie z §16 rozporządzenia urlopowego – w łącznej wysokości, WYPŁACONEJ pracownikowi w ciągu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeśli podlegają one znacznym wahaniom – w łącznej wysokości, wypłaconej w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Do wyliczenia ekwiwalentu za urlop 2018 ze składników zmiennych należy po prostu obliczyć średnią z tych składników z okresu 3 (albo 12) miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop.

Zwróć uwagę na wyróżnione powyżej słowo „wypłaconej”. To bardzo ważne – chodzi tu bowiem o to, aby uwzględniać nie te składniki, które należą się pracownikowi za 3 miesiące poprzedzające, ale te składniki, które mu wypłacono w ciągu tych 3 miesięcy poprzedzających. Decydujące znaczenie ma tu zatem termin wypłaty. O co dokładnie chodzi? Pokażmy to na konkretnym przykładzie. W pierwszym przypadku wypłata wynagrodzenia ma miejsce ostatniego dnia miesiąca, a w drugim 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Aby wyliczyć ekwiwalent za urlop 2018 przy stałych i zmiennych składnikach wynagrodzeń, należy ustalić wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych i zmiennych.

Przykład wyliczenia ekwiwalentu za urlop z uwzględnieniem premii i innych składników zmiennych.

Pracownik pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Otrzymuje pensję zasadniczą w wysokości 3000 zł oraz premię, która za maj 2018 wyniosła 550 zł, za czerwiec 2018 wyniosła 400 zł, za lipiec 2018 wyniosła 500 zł i za sierpień 2018 wyniosła 380 zł. Wypłata wynagrodzenia w zakładzie pracy ma miejsce ostatniego dnia miesiąca. W dniu 30 września 2018 rozwiązano z pracownikiem stosunek pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarka dla pracownika). Na dzień rozwiązania stosunku pracy pracownik ma 12 dni zaległego urlopu wypoczynkowego (96 godzin). Liczymy jego ekwiwalent za urlop 2018:

Krok 1. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych: 3000 zł / 20,92 = 143,40 zł; następnie 143,40 zł : 8 = 17,93 zł

Krok 2. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników zmiennych: (400 zł premia za czerwiec wypłacona w czerwcu + 500 zł premia za lipiec wypłacona w lipcu + 380 zł premia za sierpień wypłacona w sierpniu) / 3 = 426,67 zł; następnie średnią 426,67 zł dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy 2018, a więc 426,67 : 20,92 = 20,40 zł, następnie 20,40 zł : 8 = 2,55 zł

Krok 3. Sumujemy wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych i zmiennych: 17,93 zł + 2,55 zł = 20,48 zł

Krok 4. 20,48 zł * 96 (godzin niewykorzystanego urlopu) = 1966,08. Tyle wyniesie ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (pisaliśmy również: Uzupełnienie podstawy ekwiwalentu za urlop przy nadgodzinach) dla pracownika z przykładu.

A teraz o co chodzi z tym wyróżnionym wyżej pojęciem „wypłaconych”. Wróćmy do naszego przykładu i kontynuujmy go, z tym, że teraz pensja w zakładzie pracy wypłacana jest nie ostatniego dnia miesiąca, ale 10 dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że skoro pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop we wrześniu, to składniki zmienne należy wziąć do wyliczeń z miesięcy maj, czerwiec i lipiec, gdyż premia za maj została wypłacona w czerwcu 2018, premia za czerwiec w lipcu 2018, a premia za lipiec w sierpniu 2018 (a musimy do obliczenia ekwiwalentu za urlop wziąć składniki WYPŁACONE w ciągu 3 miesięcy poprzedzających wrzesień 2018):

Krok 1. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych 3000 zł (wynagrodzenie zasadnicze należne we wrześniu): 20,92 = 143,30 zł; następnie 143,40 : 8 = 17,93 zł

Krok 2. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników zmiennych: (550 zł premii za maj 2018 wypłaconej w czerwcu + 400 zł premii za czerwiec 2018 wypłaconej w lipcu + 500 zł premii za lipiec 2018 wypłaconej w sierpniu) : 3 = 483,33 zł, następnie 483,33 dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy 2018 wynoszący 20,92 i otrzymujemy 23,10 zł, następnie 23,10 : 8 = 2,89 zł

Krok 3. Wartość godziny ekwiwalentowej od składników stałych i zmiennych: 17,93 zł + 2,89 zł = 20,82 zł

Krok 4. Ekwiwalent za urlop 2018 w omawianym przykładzie wyniesie: 20,82 zł * 96 (godzin zaległego urlopu) = 1998,72 zł

Jak widzisz, nie jest to trudne. Oczywiście do tych składników zmiennych zalicza się nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej itp. O tym natomiast, jakich składników wynagrodzenia NIE WLICZA SIĘ przy liczeniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 2018 mówi §6 rozporządzenia urlopowego w związku z §14. Stosownie do powołanego przepisu, ustalając ekwiwalent za urlop 2018 nie uwzględnia się:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

Ekwiwalent za urlop 2018 – jak uwzględniać nadgodziny i porę nocną

Przykład. Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy z wynagrodzeniem zasadniczym w kwocie 2500 zł. W miesiącu styczniu 2018 otrzymał premię 200 zł oraz dodatek za godziny nadliczbowe w kwocie 68 zł, w lutym 2018 premię 150 zł oraz dodatek za pracę w porze nocnej w kwocie 18 zł, w marcu 2018 otrzymał premię w wysokości 300 zł oraz nagrodę jubileuszową w kwocie 2200 zł. W dniu 10 kwietnia 2018 roku z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy, a na ten dzień ma on 6 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Liczymy należny pracownikowi ekwiwalent za urlop 2018.

Krok 1. Godzina ekwiwalentowa od składników stałych: 2500 zł / współczynnik ekwiwalentowy 2018, czyli 20,92 = 119,50 zł, następnie 119,50 zł : 8 = 14,94 zł

Krok 2. Godzina ekwiwalentowa od składników zmiennych: (200 zł + 68 zł + 150 zł + 18 zł + 300 zł) : 3 = 245,33; następnie 245,33 / 20,92 = 11,72 zł, następnie 11,72 zł : 8 = 1,47. Jak widzisz, nie uwzględniliśmy w średniej nagrody jubileuszowej, zgodnie z powyższym wyliczeniem składników niepodlegających wliczaniu do podstawy ekwiwalentu)

Krok 3. Godzina ekwiwalentowa: 14,94 zł + 1,47 zł = 16,41 zł

Krok 4. 16,41 zł * 48 (godzin niewykorzystanego urlopu) = 787,68 zł

Jak widzisz, obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 2018 nie jest skomplikowane. W kolejnej części tego artykułu,

już za kilka dni, omówimy zasady naliczania ekwiwalentu za urlop 2018 przy podwyżkach wynagrodzenia, ponownym zatrudnieniu pracownika na kolejnej umowie o pracę, a także inne przypadki „z życia”.