Kiedy pracodawca może wysłać na urlop – zobacz, kiedy szef może zmusić Cię do urlopu

Jednym z głównych uprawnień pracowniczych jest prawo do urlopu wypoczynkowego. Urlop wypoczynkowy jest coroczny, nieprzerwany i płatny, a termin jego wykorzystania ustalany jest w porozumieniu pracownika i pracodawcy. W porozumieniu – czyli co do zasady termin urlopu należy w taki czy inny sposób uzgodnić.

Pojawia się więc pytanie – czy i kiedy pracodawca może wysłać na urlop? Czy są sytuacje, w których pracownik w danym okresie nie chce korzystać z urlopu wypoczynkowego (pisaliśmy m.in. Urlop na okresie próbnym), ale mimo to na polecenie służbowe pracodawcy (pisaliśmy m.in. Polecenie służbowe wykraczające poza zakres obowiązków) pracownik musi z tego urlopu wypoczynkowego skorzystać w terminie wskazanym jednostronnie przez pracodawcę?

Tak, są takie sytuacje, kiedy pracodawca może wysłać na urlop pracownika pomimo tego, że pracownik tego urlopu nie planuje (o możliwości odmowy wykonania polecenia służbowego pisaliśmy m.in. tutaj: kiedy pracownik może odmówić pracy).

Plan urlopów wypoczynkowych

Zgodnie z art. 152 kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (pisaliśmy m.in. tutaj: wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz m.in. tutaj: urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy). Udzielany jest na wniosek pracownika, zgodnie z planem urlopowym, w porozumieniu z pracodawcą.

Plan urlopów umożliwia zaplanowanie urlopów z góry na cały rok, z uwzględnieniem dostępnego limitu urlopowego dla danego pracownika, jednak bez uwzględnienia w nim 4 dni urlopu na żądanie.

Szczegóły planu urlopów wypoczynkowych zostały wprost określone w art. 163 kodeksu pracy. Plan urlopów wypoczynkowych ustalany jest samodzielnie przez pracodawcę, który powinien wziąć pod uwagę złożone wnioski pracownicze oraz funkcjonowanie firmy.

Jednak to właśnie funkcjonowanie firmy jest priorytetem dla pracodawców, dlatego pracodawca złożone wnioski może wziąć pod uwagę, ale nie musi. Odrzucenie złożonych wniosków nie podlega również uzasadnieniu. Plan urlopów sprawdza się w dużych firmach i zakładach pracy, by zapewnić prawidłowe i normalne funkcjonowanie firmy.

Prawidłowo ułożony plan pozwala zapewnić odpowiednie zastępstwa pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych, tak aby nieobecność nie wpłynęła negatywnie na działalność firmy lub nie powodowała przestoju w produkcji.

Ustalony plan urlopów wypoczynkowych powinien zostać udostępniony do wiadomości pracowników, w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy, przykładowo na tablicy ogłoszeń bądź w intranecie.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego (sygn. akt V PZP 7/79) „nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”. Bazując na uchwale można stwierdzić, że podany do wiadomości plan urlopów jest wystarczający, by pracownik mógł udać się na urlop.

Należy jednak pamiętać, że istnieje możliwość przesunięcia terminu wykorzystania urlopu z określonych przyczyn. Niemożność wykorzystania urlopu w ustalonym terminie najczęściej ma przyczyny losowe takie jak urlop macierzyński, czy niezdolność z powodu choroby. Pracodawca ma również możliwość odwołać pracownika z urlopu – gdy jego nieobecność uniemożliwia funkcjonowanie zakładu pracy, a nie dało się tego przewidzieć przed rozpoczęciem urlopu.

Porozumienie w sprawie terminu urlopu wypoczynkowego

Według przepisów prawa pracy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia planu urlopów w przypadkach, gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak utworzenia planu urlopów lub w jego firmie zakładowa organizacja związkowa, w ogóle nie działa. Art. 163 §1 kodeksu pracy przesądza, że w przypadku braku planu urlopów, termin urlopu ustalany jest w porozumieniu pracownika z pracodawcą. Pracodawca w takim przypadku powinien zwrócić uwagę na normalny tryb pracy firmy.

Samo złożenie wniosku przez pracownika nie wiąże pracodawcy i nie usprawiedliwia jego nieobecności (wyrok Sądu Najwyższego z 13 maja 1998 r., sygnatura akt I PKN 99/98). W takich sytuacjach pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika poza sytuacjami z art. 163 § 3 kodeku pracy (urlop macierzyński lub ojcowski) oraz art. 205 § 3 kodeksu pracy (urlop młodocianego w trakcie ferii).

Z drugiej strony sama wola pracodawcy również jest niewystarczająca, aby jednostronnie wysłać pracownika na urlop. Pracodawca jedynie może zasugerować konkretne terminy urlopów, w najlepiej pasującym jemu czasie.

Urlop wypoczynkowy w naturze

Tak jak zostało wspomniane w nagłówku, urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo pracownika. Służy on odpoczynkowi i regeneracji sił, dlatego też należy go wykorzystać w naturze. Pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu ani w formie jednostronnego oświadczenia woli, ani poprzez dwustronną umowę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Nawet jeśli obie strony zawrą taką umowę, z mocy prawa jest ona nieważna i zamiast niej stosuje się akty prawa powszechnie obowiązujące. Nadto należy wspomnieć, że pracownik musi go wykorzystać osobiście, nie może zatem przenieść go na osobę trzecią np. na kolegę z pracy.  

Kolejną zasadą urlopu wypoczynkowego jest coroczność. Zgodnie z art. 161 Kodeksu Pracy, pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu wypoczynkowego (pisaliśmy m.in. Czy pracodawca może odmówić urlopu) w roku kalendarzowym, w którym nabył od do niego prawo (pisaliśmy m.in. tutaj: zatrudnienie w trakcie roku a urlop wypoczynkowy). Nie można zatem udzielić pracownikowi urlopu zaliczkowego, bowiem pracownik może dysponować tylko tym urlopem, do którego nabył prawo.

Przykład

Krzysiek ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w 2020 r., ale już w czerwcu wykorzystał cały dostępny limit urlopu wypoczynkowego. We wrześniu chciał jeszcze skorzystać z dodatkowych 3 dni urlopowy wypoczynkowego, zatem zwrócił się do pracodawcy o udzielenie zaliczkowego urlopowego za 2021. Przepisy prawa pracy zakazują udzielania zaliczkowego urlopu wypoczynkowego, zatem pracodawca musi odrzucić wniosek Krzyśka o udzielenie urlopu.

Kiedy pracodawca może wysłać na urlop przymusowo

Co do zasady urlop wypoczynkowy udzielany jest na podstawie ustalonego planu urlopowego lub po uzgodnieniu obu stron na wniosek pracownika.

W kodeksie pracy zostały również przewidziane sytuacje, w których pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika. Do takich sytuacji należy wniosek o wykorzystanie urlopy wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub gdy młodociany pracownik ubiega się o urlop w okresie ferii szkolnych.

Czy co do zasady, obie strony zgadzają się więc na określony termin, a więc nie można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu. Jednak pewnie sytuacje, kiedy pracodawca może wysłać na urlop.

Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia

Kodeks pracy art. 167 stanowi, że pracownik w okresie wypowiedzenia jest zobligowany do wykorzystania przysługującego urlopu, jeżeli pracodawca w tym okresie mu go udzieli. Taki stan potwierdził wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 kwietnia 2011 r. (sygnatura akt: II PK 302/10).

Wyrok ten stwierdza, że urlopu wypoczynkowy w trakcie trwania okresu wypowiedzenia (pisaliśmy także: Zwolnienie lekarskie na wypowiedzeniu a niewykorzystany urlop) zależy jedynie od woli pracodawcy, na którą pracownik nie może złożyć sprzeciwu. Na ten stan rzeczy nie ma wpływu, kto złożył wypowiedzenie stosunku pracy oraz jak długi jest okres wypowiedzenia. W trakcie trwania okresu wypowiedzenia mogą zostać wykorzystane zaległe urlopy i z bieżącego roku (proporcja okresu przepracowanego do całego roku).

W przypadku braku wykorzystania całego należnego urlopu w momencie upływu okresu wypowiedzenia, urlop jest rozliczony w postaci ekwiwalentu za urlop. W gestii pracodawcy leży czy woli wypłacić ekwiwalent, czy wysłać pracownika na wolne. Możliwym jest połączenie obu form rozliczenia urlopu, tj. kiedy pracodawca może nas wysłać na urlop, a za pozostałą część niewykorzystanego urlopu wypłaci ekwiwalent.  

Urlop zaległy

Regułą jest, że urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany przez pracownika w danym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Jednak zdarzają się sytuacje, że urlop nie zostanie wykorzystany w danym roku i przechodzi na następny, staje się urlopem zaległym.

Taki urlop zgodnie z art. 168 kodeksu pracy powinien zostać wykorzystany przez pracownika do 30.09 kolejnego roku kalendarzowego.

Urlop wypoczynkowy a Covid-19

Pandemia koronawirusa wprowadziła szereg zmian w naszym stanie prawnym, również w prawie pracy. Po wprowadzeniu tarcz „antykryzysowych” pojawiły się pytania, czy pracodawca będzie mógł zmusić pracownika do pójścia na urlop. Wątpliwości w tym temacie zostały rozwiązane wraz z wprowadzeniem tarczy 4.0, a konkretnie w art. 15 gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Zgodnie z tym artykułem, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Sprawdź także: Pół etatu ile urlopu

Na podstawie tego artykułu, pracodawca podejmuje taką decyzję jednostronnie – sam wskazuje termin kiedy wysyła pracownika na urlop, nawet z pominięciem już obowiązujących planów urlopowych.

Pracownik z kolei jest zobowiązany do wykorzystania urlopu w terminie wskazanym przez pracodawcę. Jednocześnie ustawodawca wprowadził pewne ograniczenie, przymusowy urlop wypoczynkowy obejmuje maksymalnie do 30 dni urlopu.