Wynagrodzenie za nadgodziny – przykłady rozliczania. Jak prawidłowo rozliczać nadgodziny – dodatki za nadgodziny i czas wolny za nie – kompleksowe omówienie

Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych zdarza się w praktyce bardzo często. O ile przepisy prawa pracy dopuszczają pracę w nadgodzinach, jeśli np. jest ona związana z prowadzeniem akcji ratowniczej czy wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy, to niestety w wielu zakładach pracy praca w nadgodzinach jest jednym ze sposobów pracodawców na ograniczenie liczby etatów i cięcie kosztów zatrudnienia.

Pół biedy, jeśli nadgodziny te są odpowiednio rekompensowane, czy to czasem wolnym czy dodatkami za nadgodziny, w praktyce jednak wielu pracodawców ma poważne problemy z odpowiednim i zgodnym z przepisami rozliczaniem nadgodzin, a i wielu pracowników chciałoby wiedzieć, co się należy za pracę w nadgodzinach.

Wynagrodzenie za nadgodziny i oddawanie czasu wolnego za nie, a także zasady rozliczania nadgodzin omówimy szczegółowo w niniejszym artykule.

Wynagrodzenie za nadgodziny dobowe i tygodniowe. Czas wolny za nadgodziny i dodatki za pracę w nadgodzinach

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca, którą pracownik wykonuje ponad obowiązujące go normy czasu pracy oraz przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 §1 kodeksu pracy).

Norma dobowa to 8 godzin, norma średniotygodniowa to 40 godzin. Co do zasady więc praca ponad 8 godzin na dobę (pisaliśmy m.in. Doba pracownicza a nadgodziny) oraz praca więcej niż średnio 40 godzin w tygodniu jest pracą w godzinach nadliczbowych, z pewnymi jednak wyjątkami.

Wszystko tu bowiem zależy od systemu czasu pracy, w jakim pracuje pracownik. Rozliczanie nadgodzin i wynagrodzenie za nadgodziny jest stosunkowo proste do ustalenia, jeśli pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy (w najpopularniejszym modelu: praca po 8 godzin dziennie np. od poniedziałku do piątku).

Jeśli danego dnia ma do przepracowania 8 godzin, a pracował np. 10, to pojawiają się 2 nadgodziny, które trzeba zrekompensować albo czasem wolnym albo wynagrodzeniem z dodatkami za pracę w nadgodzinach.

Jeśli w grę wchodzi oddawanie czasu wolnego za nadgodziny, to zgodnie z art. 151(2) §1 kodeksu pracy, na pisemny wniosek pracownika pracodawca oddaje mu czas wolny za nadgodziny (pisaliśmy m.in. Wolne za nadgodziny) – pracownik wskazuje w swoim wniosku dzień, w którym chce te nadgodziny odebrać.

Jeśli natomiast oddawanie czasu wolnego za nadgodziny odbywa się nie na wniosek pracownika, a z inicjatywy pracodawcy, to zgodnie z art. 151(1) §2 kodeksu pracy pracodawca oddaje czas wolny w wymiarze o połowę większym, niż wyniosła liczba nadgodzin, a więc w naszym przypadku pracodawca za 2 godziny pracy w nadgodzinach odda pracownikowi 3 godziny wolne.

Pisaliśmy również: Nadgodziny za sobotę

Nie może to oczywiście skutkować obniżeniem wynagrodzenia, gdyby okazało się, że w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym pracownik przepracował mniej, niż powinien (jeśli np. w danym miesiącu są 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania, pracownik przepracował 10 nadgodzin, za do dostał 15 godzin czasu wolnego, to w sumie w tym miesiącu przepracował 176+10-15=171 godzin, ale wynagrodzenie dostanie za 176 godzin pracy).

Jeśli natomiast pracodawca za te 2 godziny pracy w nadgodzinach nie oddaje czasu wolnego, musi za nie zapłacić wynagrodzenie wraz ze stosownymi dodatkami.

Ponieważ są to nadgodziny dobowe, dodatek wynosi – zgodnie z art. 151(1) §1 ust. 2 kodeksu pracy – 50% wynagrodzenia. Załóżmy, że pracownik ma pensję zasadniczą 3000 zł, a do przepracowania w danym miesiącu ma 168 godzin (21 dni roboczych).

W tym miesiącu ma 2 nadgodziny dobowe. Jego wynagrodzenie wyniesie zatem wskazane 3000 zł tytułem wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagrodzenie za nadgodziny: 2 * 3000 zł / 168 + 2 * 50% * 3000/168 = 53,58 zł. W sumie zatem otrzyma 3053,58 zł. Jedna uwaga – gdyby te nadgodziny dobowe przypadły na porę nocną, to dodatek za nie wyniesie nie 50%, a 100% (zgodnie z art. 151(1) §1 ust. 1 lit. a za pracę w nadgodzinach w nocy przysługuje dodatek 100%).

Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku, gdy pracownik pracuje np. w równoważnym systemie czasu pracy, przykładowo z wymiarem dobowym przedłużonym do 12 godzin. W takim przypadku praca ponad normę (8 godzin) nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. System równoważny charakteryzuje się tym, że jednego dnia pracownik pracuje np. 12 godzin, następnego 4 itd., byle w sumie pracował nie więcej niż 40 godzin średnio w tygodniu.

Tutaj pracą w godzinach nadliczbowych dobowych będzie praca ponad 12 godzin na dobę. Przykładowo, jeśli danego dnia pracownik miał do przepracowania 12 godzin, a przepracował 13, to ta jedna godzina dodatkowa będzie nadgodziną dobową, rozliczaną (jeśli pracodawca nie oddaje czasu wolnego za nadgodziny) z dodatkiem 50%.

Jeszcze inaczej będzie w przypadku, w którym pracownik, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy i pracujący do 12 godzin na dobę, ma danego dnia zaplanowane np. 4 godziny pracy, a przepracował 6. Nie przekroczył on w tym dniu normy dobowej (8 godzin) ani tym bardziej przedłużonego wymiaru dobowego (12 godzin), ale jednak pracował w godzinach nadliczbowych.

Takie przekroczenie, które nie jest przekroczeniem dobowym w tym wypadku, będzie przekroczeniem średniotygodniowym, ustalanym na koniec okresu rozliczeniowego (okazuje się, że pracownik zamiast pracować średnio 40 godzin w tygodniu pracował średnio 41,25 godzin tygodniowo – to są nadgodziny średniotygodniowe, rozliczane dodatkiem 100%). Może się też okazać, że pracownik miał danego dnia zaplanowane np. 6 godzin pracy, a pracował 12 – wówczas wszystko powyżej 8 jest rozliczane jako nadgodziny dobowe, z dodatkiem 50%, a siódma i ósma godzina pracy będzie pracą w nadgodzinach średniotygodniowych.

Praca w godzinach nadliczbowych, która nie jest przekroczeniem dobowym (nadgodzinami dobowymi), jest rozliczana na koniec okresu rozliczeniowego jako nadgodziny średniotygodniowe. Nadgodziny dobowe rozlicza się raz w miesiącu nawet, jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy niż 1 miesiąc. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w okresie rozliczeniowym czteromiesięcznym, w styczniu miał nadgodziny dobowe, to pracodawca rozlicza je (oddaje czas wolny albo płaci dodatki za nadgodziny) jeszcze rozliczając styczeń.

Rozliczając wynagrodzenie za nadgodziny należy pamiętać, że każda usprawiedliwiona nieobecność w pracy obniża wymiar do przepracowania (art. 130 §4 kodeksu pracy). Przykładowo, jeśli np. w lipcu 2019 są 23 dni robocze (po 8 godzin każdy, bo tyle wynosi norma), a więc 184 godziny do przepracowania, a pracownik był na zwolnieniu lekarskim od 8 do 19 lipca (10 dni roboczych), to jego wymiar do przepracowania w tym miesiącu wyniesie 184 – 80 = 104 godziny.

Samo ustalenie ilości godzin nadliczbowych odbywa się w oparciu o porównanie tego, co pracownik faktycznie w danym miesiącu przepracował z tym, co miał do przepracowania. Jak to wygląda w praktyce?

Wynagrodzenie za nadgodziny – przykład rozliczenia nadgodzin

Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, od 7.00 do 15.00, z wynagrodzeniem zasadniczym 4000 zł. Pora nocna w zakładzie pracy obowiązuje od godziny 22.00 do 6.00. W lipcu 2019 roku przebywał na zwolnieniu lekarskim w okresie od 8 do 19 lipca. Jednocześnie w dniu 22 lipca 2019 (poniedziałek) przyszedł do pracy na godzinę 5.00 i pracował do 16.00, w dniu 24 lipca 2019 pracował od 7.00 do 17.00 oraz w dniu 30 lipca 2019 pracował od 7.00 do 18.00.

W lipcu 2019 pracownik ma do przepracowania – uwzględniając to zwolnienie lekarskie – 184 – 80 = 104 godziny. Przepracował jednak łącznie 104 plus 3 nadgodziny w dniu 22 lipca, 2 nadgodziny w dniu 24 lipca i 3 nadgodziny w dniu 30 lipca. Łącznie zatem przepracował w lipcu 2019 112 godzin. Ustalamy nadgodziny lipcowe.

W sumie jest ich 8, z czego 1 nadgodzina przypadała na porę nocną (między godziną 5.00 a 6.00 w dniu 22 lipca pracował w porze nocnej). Za tę nadgodzinę, przypadającą na porę nocną, pracownik otrzyma dodatek 100%, pozostałe nadgodziny dobowe zostaną rozliczone z dodatkiem 50%. Liczymy wynagrodzenie pracownika za nadgodziny:

8 (nadgodzin) * 4000/184 + 1 * 100% * 4000/184 + 7 * 50% * 4000/184 = 8 * 21,74 + 21,74 + 76,09 = 271,75 zł.

Tyle pracownik otrzyma w lipcu za nadgodziny. Oczywiście do tego dochodzi wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (jak się je liczy – pisaliśmy TUTAJ) oraz wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek chorobowy (jak się je liczy – pisaliśmy TUTAJ).

Oczywiście, w omawianym powyżej przykładzie pracodawca nie musi za nadgodziny płacić – może oddać za nie czas wolny, przy czym za te 8 nadgodzin może oddać albo 8 godzin na wniosek pracownika albo 12 godzin, jeśli oddaje je z własnej inicjatywy.

Nieco inaczej bywa w przypadku, w którym oprócz nadgodzin dobowych pojawiają się również nadgodziny średniotygodniowe. Tam może się zdarzyć, jeśli pracownik pracował w dniu, który jest dla niego dniem grafikowo wolnym. Przykładowo pracownik, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, pracuje w poniedziałki, wtorki i środy po 12 godzin, czwartki ma wolne, a w piątki pracuje po 4 godziny (w sumie średnio pracuje po 40 godzin tygodniowo).

Jeśli ten pracownik pracował np. w poniedziałek łącznie 13 godzin, a także przyszedł do pracy w czwartek i pracował 4 godziny, to poniedziałkowa nadgodzina jest nadgodziną dobową (przekroczenie wymiaru dobowego), a te 4 nadgodziny czwartkowe są nadgodzinami średniotygodniowymi – pracownik w ten czwartek nie przekroczył ani normy dobowej 8 godzin, ani przedłużonego wymiaru dobowego 12 godzin. A za tę nadgodzinę średniotygodniową należy mu się dodatek 100%.

Dodatki za nadgodziny dobowe rozlicza się z wynagrodzeniem pracownika wypłacanym za miesiąc, w którym te nadgodziny dobowe powstały. Z kolei dodatki średniotygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy GNP-367—4560/05/PE jeżeli zatem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normą, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę.

Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Ta zasada dotyczy zarówno systemu wynagradzania miesięcznego, jak i godzinowego.

Oddawanie czasu wolnego za nadgodziny

Jeśli pracodawca oddaje pracownikowi czas wolny za nadgodziny, to nie musi już za te nadgodziny wypłacać dodatków. Należy jednak pamiętać, że oddawanie czasu wolnego za nadgodziny dobowe pracodawca musi zaplanować jeszcze przed najbliższym terminem wypłaty.

Jeśli pracownik przed terminem wypłaty nie złoży wniosku o oddanie czasu wolnego za nadgodziny, jak również pracodawca sam nie wskaże dnia, w którym pracownik może te nadgodziny odebrać czasem wolnym, to nie da się już oddać czasu wolnego za nie i należy wówczas wypłacić wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny.

Przykładowo, jeśli pracownik ma nadgodziny dobowe w lipcu, to do dnia wypłaty wynagrodzenia za lipiec pracodawca musi albo otrzymać jego wniosek o oddanie czasu wolnego za nadgodziny albo samemu wskazać dzień, w którym pracownik te nadgodziny odbierze.

W przeciwnym wypadku musi za nie zapłacić normalne wynagrodzenie wraz z dodatkami. Co ważne – to oddanie czasu wolnego może mieć miejsce już po terminie wypłaty za lipiec – ważne jedynie, aby uzgodnić termin oddawania nadgodzin dobowych jeszcze przed lipcową wypłatą.

Nie ma tu znaczenia, że okres rozliczeniowy jeszcze się nie skończył – dodatki za nadgodziny dobowe muszą zostać wypłacone w terminie najbliższej wypłaty, chyba, że pracodawca i pracownik uzgodnili termin oddania czasu wolnego za nadgodziny przed terminem wypłaty.

Rozliczenie nadgodzin – jak postępować

W praktyce kadrowej, jeśli pracownik pracował w nadgodzinach, to te nadgodziny należy rozliczyć. Nie jest to skomplikowane. Przede wszystkim należy ustalić, ile godzin w danym miesiącu pracownik przepracował ponad to, co miał zaplanowane do przepracowania.

Następnie mając już ustalone przekroczenia należy porównać faktyczny czas pracy w dniach, w których pojawiły się nadgodziny z tym, co pracownik miał w tych dniach zaplanowane do przepracowania.

Teraz przychodzi moment, w którym pracodawca ustala – czy oddaje za nadgodziny czas wolny na wniosek pracownika czy z własnej inicjatywy, czy za pracę w nadgodzinach płaci wynagrodzenie z dodatkami odpowiednio 50% za nadgodziny dobowe i 100% za nadgodziny w nocy, niedziele, święta, dni wolne oddane oraz nadgodziny średniotygodniowe.

Jeśli z własnej inicjatywy oddaje czas wolny – musi w planie pracy wskazać dzień, w którym to oddanie czasu wolnego za nadgodziny ma nastąpić. Jeśli nie oddaje czasu wolnego – na koniec miesiąca ustala wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w nadgodzinach dobowych.

Z kolei na koniec okresu rozliczeniowego pracodawca ustala, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (praca ponad 40 godzin tygodniowo średnio). Jeśli pojawiły się nadgodziny średniotygodniowe, pozostaje ustalenie wynagrodzenia oraz dodatków za nie, nie da się bowiem już oddać czasu wolnego, bo okres rozliczeniowy się kończy.

Praca w nadgodzinach a praca w soboty, niedziele i święta

Co ważne – należy odróżnić pracę w nadgodzinach od pracy w soboty (albo inne dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) czy niedziele i święta. Co do zasady bowiem za pracę w sobotę przysługuje dzień wolny – nie ma tu możliwości innej rekompensaty (chyba, że w sobotę pracownik pracował więcej niż 8 godzin, to wówczas pracodawca oddaje dzień wolny, a nadwyżkę ponad 8 godzin rozlicza jako nadgodziny dobowe).

Z kolei za pracę w niedzielę czy święto również należy się dzień wolny. Wolne za sobotę oddaje się do końca okresu rozliczeniowego, z kolei wolne za niedzielę oddaje się w ciągu 6 dni poprzedzających tę niedzielę albo następujących po niej, a w wyjątkowych przypadkach do końca okresu rozliczeniowego.

W kolejnym artykule, już za kilka dni, omówimy rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny w sytuacji, gdy pracownik oprócz pensji zasadniczej ma również zmienne składniki wynagrodzenia – premie, prowizje, dodatki itp.