Jak liczyć ekwiwalent za urlop 2025? Co do zasady nic skomplikowanego. Dzielimy wynagrodzenie przez tzw. współczynnik ekwiwalentowy, następnie przez 8 (czy inną wartość odpowiadającą normie dobowej pracownika), następnie mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Jeśli pracownik ma jakieś zmienne składniki wynagrodzenia typu premie czy prowizje, to dodatkowo liczymy średnią z nich z trzech miesięcy poprzedzających.
W praktyce bywa to nieco bardziej skomplikowane. Omówmy zatem temat, jak liczyć ekwiwalent za urlop – absolutne minimum niezbędnej teorii, aby wszystko było zrozumiałe i przechodzimy do przykładów.
Jak liczyć ekwiwalent za urlop 2025 – podstawa prawna
Sposób liczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wskazuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwane potocznie rozporządzeniem urlopowym.
Nie wnikając zanadto w przepisy rozporządzenie generalnie określa dwa sposoby liczenia – w zależności od tego, czy pracownik ma tylko stałe, czy stałe i zmienne składniki wynagrodzeń – §16 i §17 rozporządzenia. Stałe to np. pensja zasadnicza miesięczna, dodatek stażowy stały, dodatek funkcyjny stały itd. Z kolei zmienne to np. wynagrodzenie za nadgodziny, dodatek za pracę w porze nocnej, premie uznaniowe, regulaminowe i inne itp.
Zaczniemy od łatwiejszego przypadku, czyli pracownik ma jedynie stałe składniki wynagrodzenia, czyli np. zapisaną w umowie o pracę pensję zasadniczą 6000 zł brutto za miesiąc.
Jak liczyć ekwiwalent za urlop 2025 – kiedy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu?
Dla formalności – ekwiwalent za urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie w związku z rozwiązaniem czy wygaśnięciem stosunku pracy. Przepis art. 171 §1 kodeksu pracy stanowi wprost. Nie ma zatem możliwości wypłacenia ekwiwalentu za urlop, jeśli umowa trwa. Nie da się np. zapłacić pracownikowi ekwiwalentu za urlop zaległy zamiast pozwolić mu wykorzystać ten urlop.
Jedyna opcja – kończy się jedna umowa, np. na okres próbny i od razu następnego dnia zaczyna kolejna umowa, np. na czas określony. Wówczas zgodnie z art. 171 §2 kodeksu pracy niewykorzystany urlop z pierwszej umowy można porozumieniem z pracownikiem przenieść na kolejną umowę i ekwiwalent za urlop nie musi zostać wypłacony.
Wracając do tematu – jak liczyć ekwiwalent za urlop. No więc mamy naszego pracownika z pensją 6000 zł brutto miesięcznie. Załóżmy, że 30 września 2025 umowa o pracę rozwiązuje się za porozumieniem stron czy w inny sposób – nie ma to znaczenia, ważne, że się rozwiązuje.
Pierwsza rzecz, jaką musimy ustalić, to jaki jest współczynnik ekwiwalentowy na dany rok. Na rok 2025 współczynnik ten wynosi – dla pełnego etatu – 20,83. To nic innego, jak średnia liczba dni roboczych w miesiącu w danym roku. O czasie pracy na 2025 rok mówiliśmy niedawno w tym materiale: Czas pracy 2025
Nie musisz wnikać, jak się ustala ten współczynnik – znajdziesz go w Google bez problemu. Jedyna rzecz do zapamiętania – jeśli współczynnik ekwiwalentu na 2025 rok wynosi 20,83 dla pełnego etatu, to dla połowy etatu wyniesie połowę z 20,83, czyli 10,42 itd.
Nasz pracownik pracuje na pełnym etacie, pensja miesięczna 6000 zł. Na dzień zakończenia umowy pozostało mu 11 dni, czyli 88 godzin urlopu wypoczynkowego – tu nie wnikamy, czy bieżącego, czy zaległego. Po prostu 11 dni nie zdążył wykorzystać.
Liczymy. 6000 / 20,83 = 288,05 zł
288,05 / 8 = 36,01 zł
36,01 zł * 88 godzin niewykorzystanego urlopu = 3168,51 zł. Tyle wyniesie ekwiwalent za urlop w tym wypadku.
Aha – ekwiwalent za urlop jest oczywiście ozusowany i opodatkowany, ale jak się liczy netto pokazywaliśmy niedawno w naszym innym materiale – rzuć okiem, jeśli interesuje Cię ten temat: Lista płac 2025
Ekwiwalent za urlop 2025 – pół etatu
2 przykład. Pracownik na pół etatu, pensja 2800 brutto, rozwiązanie umowy 10 września. 9 dni urlopu niewykorzystanego, czyli 72 godziny.
2800 / 10,42 (połowa współczynnika) = 268,71 zł
268,71 zł / 8 = 33,59
33,59 * 72 godziny urlopu = 2418,43 zł – tyle wyniesie ekwiwalent za urlop w tym wypadku.
A teraz trochę utrudnimy – dorzucamy zmienne składniki wynagrodzenia. Tu będzie nieco inaczej.
Jeśli pracownik ma stałe i zmienne składniki wynagrodzenia, czyli np. pensję zasadniczą miesięczną i premie miesięczne zmienne, to podstawę do ekwiwalentu ustalamy sumując pensję zasadniczą i średnią ze składników zmiennych wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających.
Uwaga – wypłaconych, a nie należnych za te 3 miesiące poprzedzające. Dlaczego to takie ważne?
Pensja za dany miesiąc może być wypłacona jeszcze w tym miesiącu albo najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca. A przepis mówi, że ustalając podstawę ekwiwalentu za urlop ze składników zmiennych bierzemy do podstawy składniki wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających, a nie należne za te 3 miesiące.
Pokażmy to od razu na przykładzie. Pracownik na pełnym etacie, zasadnicza 5000 zł miesięcznie plus premie. Premia za styczeń 320 zł, za luty 400 zł, za marzec 510 zł, za kwiecień 380 zł, za maj 300 zł. Rozwiązanie umowy o pracę 30.06. Na ten dzień pracownik ma 7 dni urlopu niewykorzystanego, czyli ekwiwalent za urlop za 7 * 8 = 56 godzin.
Pierwszy przypadek: Pensja w zakładzie wypłacana ostatniego dnia miesiąca. No więc podstawa ekwiwalentu to 5000 plus średnia z premii wypłaconych w miesiącach marzec – maj (poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli czerwiec).
5000 + (510+380+300)/3 = 5396,67 zł
5396,67 / 20,83 = 259,08 zł; 259,08 / 8 = 32,39 zł; 32,39 zł * 56 godzin = 1813,57 zł
Tyle wyniesie w tym wypadku ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należny na dzień rozwiązania umowy.
Drugi przypadek – pensja w zakładzie wypłacana 10 dnia następnego miesiąca. Znów do podstawy ekwiwalentu bierzemy pensję zasadniczą 5000 plus średnią ze składników wypłaconych w okresie marzec – maj.
I widzisz już, gdzie różnica? W okresie marzec – maj wypłacono premie za okres luty – kwiecień, bo pensja wypłacana 10 następnego miesiąca. A skoro tak, to musimy się ze składnikami zmiennymi niejako cofnąć.
Podstawa ekwiwalentu: 5000 + (400+510+380) / 3 = 5430 zł
5430 / 20,83 = 260,68 zł, 260,68 / 8 = 32,59 zł, 32,59 zł * 56 godzin urlopu = 1824,77 zł
Czyli jak widzisz, data wypłaty ustalona w zakładzie ma znaczenie dla tych składników zmiennych.
Oczywiście w naszych przykładach mamy ze zmiennych jedynie premię, ale tak samo wliczasz do tej średniej nadgodziny, dodatki nocne, jakieś inne składniki zmienne).
Uwaga – nie wlicza się wszystkich składników. Ten katalog składników wynagrodzenia wyłączonych z podstawy ekwiwalentu za urlop, a więc nie uwzględnianych przy liczeniu ekwiwalentu za urlop, jest wskazany w §6 rozporządzenia urlopowego. Nie wliczamy do ekwiwalentu np. premii uznaniowych nieperiodycznych, nagrody jubileuszowej, jakiś odszkodowań, wynagrodzenia za przestój itd.
Na tym etapie – jak widzisz – póki co nic trudnego. Omówmy koleją ważną w praktyce rzecz.
Dopełnianie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Może się okazać, że w którymś z tych 3 miesięcy, z których liczymy średnią ze składników zmiennych pracownik był nieobecny w pracy i siłą rzeczy te składniki zmienne miał niższe. Przykładowo – skoro nie pracował, to nie sprzedawał, a więc prowizja była niższa. W takim wypadku stosownie do §16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego składniki zmienne się dopełnia.
Polega to na tym, że sumę składników zmiennych dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w ciągu tych 3 miesięcy i mnoży przez liczbę dni do przepracowania w ciągu tych 3 miesięcy. Od razu przykład.
Pracownik na pełnym etacie, pensja zasadnicza 5000, premia zmienna. Premia w lipcu 600 zł, w sierpniu 430 zł, we wrześniu 180 zł. We wrześniu 12 dni zwolnienia lekarskiego. W lipcu 23 dni robocze do przepracowania, w sierpniu 20 dni roboczych, we wrześniu 22 dni robocze. W sumie do przepracowania 65, a pracownik przepracował 65 minus 12 chorobowych = 53 dni.
Dopełnienie wygląda tak. Suma premii: 1210 zł dzielona przez dni realnie przepracowane, czyli przez 53 i wynik mnożymy przez dni do przepracowania, czyli 65 = 1483,96
Tyle wyniesie suma składników zmiennych po dopełnieniu. Teraz średnia z tego: 1483,96 / 3 = 494,65 zł
Gdybyśmy nie dopełniali, to średnia ze zmiennych wyniosłaby 1210 / 3 = 403,33, a więc prawie 100 zł mniej w podstawie ekwiwalentu.
Podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu: 5000 + 494,65 = 5494,65
5494,65 / współczynnik ekwiwalentowy 20,83 = 263,79
263,79 / 8 = 32,97 zł. Tyle wyniesie godzina ekwiwalentowa. Mnożymy ją przez liczbę godzin zaległego urlopu i mamy ekwiwalent za urlop.
Jeszcze dla formalności. Może się zdarzyć, że pracownik pracuje z normą obniżoną czasu pracy – np. pracownik ze stopniem niepełnosprawności umiarkowanym czy znacznym pracuje po 7 godzin na dobę. No i jedyna różnica w liczeniu jest taka, że wszędzie tam, gdzie w naszych przykładach dzień przeliczeniowy to 8 godzin, wstawiamy 7 godzin.
Jak widzisz, ekwiwalent za urlop 2025 to nic trudnego. Jeśli cokolwiek niejasne, dopytuj w komentarzu.
Więcej o wynagrodzeniach w naszym szkoleniu kadrowo – płacowym online.
Zapraszamy tutaj: https://spd2.pl/szkolenia-kadry-i-place-online/
