Stosownie do treści art. 97 §1 Kodeksu pracy, pracodawca – w związku z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy – ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Kwestia ta wydaje się prosta, w praktyce jednak wydanie świadectwa pracy może sprawiać problemy nawet doświadczonym kadrowym, przy czym problemy te dotyczą z jednej strony samej zawartości świadectwa pracy, jak i terminu, w jakim świadectwo pracy winno zostać pracownikowi wydane.
Termin wydania świadectwa pracy
Na wstępie zaznaczyć należy wyraźnie, iż błędne jest stanowisko, prezentowane przez dominującą grupę osób, odpowiedzialnych za sprawy kadrowe w zakładach pracy, iż świadectwo pracy należy wystawić w ciągu 7 dni. Ten wskazany termin 7 dni ma zastosowanie jedynie w przypadku, gdy pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy po zakończonej umowie w sytuacji, gdy strony zawarły od razu nową umowę o pracę (o tym w dalszej części artykułu.
Z przepisu wynika, iż świadectwo pracy wino zostać wydane pracownikowi niezwłocznie. Przepisy nie precyzują dokładnie, o jaki termin chodzi. Przez niezwłoczne wydanie świadectwa pracy przez pracodawcę należy rozumieć wydanie go bez jakichkolwiek zbędnych opóźnień. Świadectwo pracy winno zostać wydane pracownikowi najpóźniej w dniu, w którym stosunek pracy ulega wygaśnięciu lub rozwiązuje się. Jeśli z przyczyn obiektywnych (np. nieobecność pracownika w zakładzie pracy w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę) nie można wydać świadectwa do rąk własnych pracownika, można je wydać osobie przez pracownika upoważnionej. Dopiero w sytuacji, gdy wręczenie świadectwa pracy nie może odbyć się w wyżej wymieniony sposób, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia zakończenia stosunku pracy ma obowiązek doręczenia pracownikowi (lub osobie upoważnionej) świadectwa pracy za pośrednictwem poczty lub w inny, dopuszczalny przepisami sposób.
Jeśli dzień, w którym należy wydać świadectwo pracy jest dniem wolnym od pracy, wówczas w dokumencie świadectwa pracy należy wskazać faktyczną datę jego doręczenia (późniejszą). Nie ma bowiem możliwości wydania świadectwa pracy z datą wcześniejszą, gdy stosunek pracy nie uległ jeszcze rozwiązaniu. Co więcej, takie działanie mogłoby powodować po stronie pracodawcy pewne problemy, łatwo sobie bowiem wyobrazić sytuację, w której np. umowa o pracę ma zakończyć się w najbliższą sobotę, a świadectwo pracy zostało wystawione już w środę, przy czym w czwartek i piątek pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby. Wówczas tak wystawione świadectwo pracy nie odzwierciedla tego, co miało miejsce jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy i wystawione jest wadliwie (taki pogląd przyjął m.in. Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w swoich wyjaśnieniach z dnia 10 września 2014 roku).
Doręczenie świadectwa pracy pocztą
Jeśli nie ma możliwości, aby w ostatnim dniu trwania stosunku pracy doręczyć świadectwo pracy do rąk własnych pracownika albo upoważnionej przez niego osoby, pracodawca może wysłać pracownikowi świadectwo pracy np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Zaznaczyć należy, iż w wypadku, gdy przesyłka nie została przez pracownika odebrana, decydujące znaczenie ma tu adnotacja doręczyciela, sporządzona na kopercie. Jeśli z adnotacji wynika, iż adresat nie jest znany, pomimo tego, że świadectwo pracy zostało wysłane na wskazany przez pracownika adres, przesyłkę uznaje się za doręczoną pracownikowi z dniem próby jej doręczenia przez pracownika poczty, a po powrocie przesyłki do pracodawcy pozostawia się ją w aktach osobowych pracownika ze stosowną notatką. Jeśli natomiast wskazany przez pracownika adres jest poprawny, ale przesyłka pomimo jej awizowania nie została przez pracownika odebrana, to dniem doręczenia świadectwa pracy pracownikowi jest dzień, w którym upłynęło drugie awizo.
Jeśli po rozwiązaniu się stosunku pracy pracodawca i pracownik nawiązują kolejny (np. podpisując kolejną umowę o pracę), wówczas świadectwo pracy wystawia się tylko na wniosek pracownika. Pracownik może też w każdym przypadku złożyć wiosek o uwzględnienie w treści świadectwa pracy (w polu Uwagi) stosownych informacji, np. dotyczących odbytych kursów i szkoleń, zajmowanego stanowiska, wysokości wynagrodzenia itp.). Zaznaczyć jednak należy, iż te informacje, jeśli znajdą się w świadectwie pracy bez wniosku pracownika, stanowią podstawę do żądania przez pracownika sprostowania świadectwa pracy.
Jeśli pracownik był zatrudniony u pracodawcy na podstawie umowy na okres próbny, czas określony czy na czas wykonania określonej pracy, a także nadal pozostaje w zatrudnieniu na podstawie którejś z tych umów, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy, które obejmuje zakończone okresy zatrudnienia w oparciu o wymienione powyżej umowy o pracę, zawarte w okresie 24 miesięcy, licząc od dnia zawarcia pierwszej z tych umów.
Treść świadectwa pracy
Treść świadectwa pracy uregulowana została w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu jego wydawania. Wystawione świadectwo pracy winno zawierać (poza danymi pracodawcy i pracownika) informację o okresie i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy, sposobie i trybie rozwiązania stosunku pracy lub przytoczenie okoliczności, w których stosunek pracy wygasł, informacje o zwolnieniach od pracy (urlopy wypoczynkowe, bezpłatne, macierzyńskie, wychowawcze, okresy zwolnień lekarskich itp., okresy składowe i nieskładkowe), okresy pracy na pełnym i niepełnych etatach. Okres zatrudnienia pracownika podaje się poprzez wskazanie daty początkowej i końcowej, a nie poprzez wskazanie ilości lat, miesięcy i dni. Dodatkowo świadectwo pracy może zawierać informacje o zajęciu wynagrodzenia za pracę, odbytej służbie wojskowej itp. Wzór świadectwa pracy mogą Państwo pobrać w zakładce Wzory pism i umów, jego wypełnienie nie powinno nastręczać trudności. Należy pamiętać, iż świadectwo pracy jest jednym z bardziej doniosłych dokumentów, należy zatem dochować należytej staranności, aby wypełnione zostało zgodnie z przepisami i stanem faktycznym.
Przykład:
Jeśli umowa o pracę została zawarta p. w dniu 1 kwietnia, a jako dzień rozpoczęcia pracy wskazano dzień 1 maja. Jako początek zatrudnienia należy zatem w świadectwie pracy wskazać dzień 1 maja, i to pomimo faktu, iż dzień ten jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Gdyby natomiast data rozpoczęcia pracy nie została określona, w świadectwie pracy jako dzień zatrudnienia należałoby wskazać dzień zawarcia umowy o pracę.
Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectw pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Nawet, jeśli na pracowniku ciąży odpowiedzialność materialna za uszkodzone mienie, pracownik nie rozliczył się z powierzonego mienia czy środków finansowych, pracodawca i tak musi mu wydać świadectwo pracy z chwilą rozwiązania się lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeśli pracodawca nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, popełnia tym samym wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za co grozić mu może grzywna od 1 do 30 tysięcy złotych. Co więcej, nieterminowe wydanie świadectwa pracy rodzi po stronie pracownika uprawnienie do ubiegania się w sądzie pracy o przyznanie stosownego odszkodowania, jeśli na skutek niewydania świadectwa pracy lub wydania świadectwa wadliwego, niezgodnego z prawdą pracownik poniósł szkodę. Wysokość odszkodowania za nieterminowe (lub wadliwe) wystawienie świadectwa pracy ustala się za okres pozostawania przez pracownika bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni, a kwotę odszkodowania oblicza się według zasad wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Sprostowanie świadectwa pracy
Na wniosek pracownika, złożony w dowolnej formie (albo z własnej inicjatywy) pracodawca może sprostować świadectwo pracy, jeśli wystawione zostało niezgodnie ze stanem faktycznym (nie odpowiada temu, co działo się w trakcie zatrudnienia) bądź nie odpowiada wymogom, stawianym przez przepisy rozporządzenia. Samo sprostowanie polega na zmianie lub uzupełnieniu właściwego świadectwa poprzez sporządzenie informacji o sprostowaniu świadectwa pracy oraz wystawieniu nowego dokumentu, tym razem w poprawnej formie i zgodnego ze stanem faktycznym.
Pracodawca nie musi uwzględniać wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, jeśli pracownik żąda uwzględnienia w świadectwie pracy informacji, które nie mają swojego potwierdzenia w aktach osobowych pracownika ani w rzeczywistości. Wówczas pracodawca sporządza informację o odmowie sprostowania treści
świadectwa pracy. Po otrzymaniu informacji o odmowie sprostowania świadectwa pracy pracownik może w ciągu 7 dni wystąpić z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa do sądu pracy. W przypadku, gdy sąd pracy uzna roszczenie pracownika i zobowiąże pracodawcę do sprostowania świadectwa pracy, pracodawca winien to uczynić niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu.
