Czy pracownik może dostać wolne na obronę pracy magisterskiej czy licencjackiej? A co z egzaminami albo udziałem w kursie zawodowym? Czy taki urlop jest płatny, ile dni przysługuje i kiedy pracodawca może odmówić? Czy w ogóle może odmówić?
Wyobraź sobie, że idziesz na kurs, związany z tym, czym zajmujesz się na etacie, ale to nie pracodawca wysyła Cię na ten kurs, ale robisz go z własnej inicjatywy. Czy szef musi Ci wówczas udzielić urlopu szkoleniowego? Nie musi.
A może zatrudniasz pracownika, którego wysyłasz na studia podyplomowe. Przychodzi czas pisania pracy i obrona – czy ten pracownik ma prawo do urlopu szkoleniowego? Nie ma niestety. A dlaczego?
Omówmy ten urlop szkoleniowy od strony praktycznej – kto może z niego skorzystać, w jakich sytuacjach i jak wygląda obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego. Będzie też o tym, co musi wiedzieć kadrowa lub pracodawca, żeby poprawnie udzielić takiego urlopu i naliczyć wynagrodzenie.
Urlop szkoleniowy a kodeks pracy
Jeśli jesteś pracownikiem, który się uczy – albo pracodawcą, który zatrudnia osoby studiujące czy podnoszące swoje kwalifikacje zawodowe – to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Zostań z nami te kilkanaście minut i zaraz wszystko będziesz wiedzieć.
Jeśli pracujesz na etacie i chcesz podnosić swoje kwalifikacje zawodowe albo po prostu szef wysyła Cię na szkolenie czy studia, warto wiedzieć, co Ci wówczas przysługuje z ekstra wolnego płatnego. Teoretycznie przepisy kodeksu pracy regulujące tę kwestię są proste i zrozumiałe, w praktyce jednak budzą sporo problemów i nierzadko sporów między pracownikiem i pracodawcą.
Pierwsza rzecz. Zgodnie z art. 103(1) §2 kodeksu pracy pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za ten czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Sam wymiar urlopu szkoleniowego określony jest natomiast w przepisie art. 103(2) §1 kodeksu pracy. Przepis mówi tak:
Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
- 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Przepis mówi wyraźnie o podnoszeniu kwalifikacji zawodowej, a więc nie każde studia czy nie każdy kurs pozwolą pracownikowi na skorzystanie z urlopu szkoleniowego – wrócimy do tego za chwilę jeszcze, bo to ważne w praktyce.
Więcej – przepis mówi o egzaminie zawodowym lub potwierdzającym kwalifikacje w zawodzie. A więc nie każdy kurs kończący się egzaminem daje prawo do urlopu szkoleniowego. Egzamin zawodowy to egzamin pozwalający na uzyskanie certyfikatu kwalifikacji zawodowej czy dyplomu zawodowego.
Ten egzamin musi być wymagany przepisami prawa. W dużym uproszczeniu – aby zatrudnić kierowcę, on musi mieć prawo jazdy, bo jest wymagane przepisami prawa. Podobnie będzie w przypadku tego kursu – aby pracownik miał prawo do urlopu szkoleniowego, kurs musi kończyć się egzaminem, bo egzaminu wymagają przepisy prawa, a nie że po prostu na koniec jest jakiś egzamin.
Dodajmy dla formalności, że przepis wskazuje minimalne wymiary urlopu szkoleniowego. Pracodawca może dać pracownikowi więcej dni wolnego na naukę, oczywiście pod warunkiem, że zaliczy to do czasu pracy i zapłaci.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą i bez zgody pracodawcy a prawo do urlopu szkoleniowego
Wyobraź sobie – Pan Janek w ramach środków szkoleniowych, które zapewniał pracodawca, otrzymał propozycję przystąpienia do studiów magisterskich z zarządzania. Pan Janek wykonuje pracę jako kierownik działu marketingu. Obecnie przystępuje do obrony pracy dyplomowej.
Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje panu Jankowi?
Na obronę pracy dyplomowej zgodnie z art. 103(2) Kodeksu Pracy pracodawca na wniosek pracownika może udzielić do 21 dni urlopu szkoleniowego. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a dni te mogą zostać przeznaczone na ostatni etap przygotowania pracy, redakcję, konsultacje z promotorem czy przygotowanie się do obrony.
Sprawdź także: Czy pracodawca może zmusić pracownika do pracy poniżej jego kwalifikacji?
Pisanie pracy dyplomowej to proces wymagający nie tylko wiedzy, ale przede wszystkim czasu i skupienia. W natłoku codziennych obowiązków zawodowych trudno znaleźć przestrzeń na rzetelną analizę, opracowanie danych czy pisanie zgodne z wymaganiami akademickimi. Urlop szkoleniowy daje realną szansę, by ten etap potraktować poważnie i zakończyć go z sukcesem – bez stresu, presji terminów i pośpiechu.
Pytanie – czy Pan Janek musi wykorzystać całą pulę 21 dni? Nie musi, może zawnioskować o mniejszą ilość dni np. 5. Natomiast Pan Janek ma prawo do urlopu szkoleniowego jedynie w związku z napisaniem i obroną pracy. Nie ma mowy o czymś takim, jak np. urlop szkoleniowy na sesję zimową czy letnią po danym roku studiów.
Inny przykład – tym razem Pani Krystyna (księgowa), będzie podnosiła swoje kwalifikacje na kursie księgowym dotyczącym księgowości w spółkach, kurs zaczyna się w lipcu, ale Pani Krystyna 26 czerwca, chciałaby wypełnić i zawieźć potrzebne dokumenty. Czy Pani Krystyna otrzyma na to urlop szkoleniowy?
Nie. Urlop szkoleniowy nie może być wykorzystany przed rozpoczęciem kształcenia zawodowego. Należy zaznaczyć, że Pani Krystyna może uzgodnić z pracodawcą czas odbycia kursu w trakcie czasu pracy, ale nie ma to nic wspólnego z udzieleniem urlopu szkoleniowego.
Natomiast gdy Pani Krystyna zacznie już kurs kończący się egzaminem zawodowym, to co do zasady ma prawo do urlopu szkoleniowego na dzień egzaminu oraz dni poprzedzające egzamin, ale za zgodą pracodawcy może z tego urlopu skorzystać wcześniej, niekoniecznie w dniach przypadających bezpośrednio przed egzaminem (byle po rozpoczęciu kursu).
Jeszcze inny przykład. Zatrudniamy magazynierów. Wysłaliśmy kilku z nich na opłacony przez firmę kurs, który kończy się egzaminem potwierdzającym kwalifikacje zawodowe (np. jakieś uprawnienia). Kurs polega tylko na zdaniu egzaminu, poza tym nie ma żadnych zajęć szkoleniowych. Czy w tej sytuacji należy się urlop szkoleniowy?
Tak. Opłata i przystąpienie do kursu nastąpiła z inicjatywy pracodawcy, więc można traktować jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy.
Kiedy pracodawca nie musi udzielać urlopu szkoleniowego?
Uwaga! Nie każdy pracownik ma automatyczne prawo do urlopu szkoleniowego — są konkretne sytuacje, w których pracodawca nie musi go udzielić. Jeśli pracownik samodzielnie zapisze się na studia, kurs czy szkolenie, bez uzgodnienia z pracodawcą, to nie ma prawa do urlopu szkoleniowego.
Przykład: Pani Agnieszka, która jest obecnie sekretarką, podjęła naukę na studiach licencjackich na kierunku administracja publiczna. Nie zgłosiła tego faktu pracodawcy. Pani Agnieszka będzie przystępowała do obrony pracy dyplomowej? Czy otrzyma urlop szkoleniowy?
Nie. Studia nie były ani z inicjatywy pracodawcy ani nie są uzgodnione z pracodawcą, więc urlop szkoleniowy nie będzie się należał. Jeśli pracownik samodzielnie zapisze się na studia, kurs czy szkolenie, bez uzgodnienia z pracodawcą, to nie ma prawa do urlopu szkoleniowego.
Pracodawca musi oficjalnie wyrazić zgodę i uznać, że nauka jest traktowana jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pamiętaj, że jeśli pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, zyskuje określone uprawnienia, które mają na celu wsparcie go w procesie nauki, w tym urlop szkoleniowy.
Pracodawca może, ale nie musi, formalnie zobowiązać się do pokrycia kosztów – jednak już sama zgoda na naukę otwiera pracownikowi dostęp do określonych świadczeń. Należy zaznaczyć, że urlop szkoleniowy nie przysługuje, jeśli nauka lub kurs nie mają żadnego związku z obowiązkami służbowymi lub branżą, w której pracownik jest zatrudniony.
Pracownik, który ma stanowisko związane z handlem, nie może np. podjąć kursu na kierunku higienistka stomatologiczna, a następnie żądać od pracodawcy udzielenia mu urlopu szkoleniowego. Jeśli chce taki kurs sobie zrobić – jego sprawa, ale nie ma w tym wypadku mowy o urlopie szkoleniowym.
Jeśli pracownik uczy się w szkole policealnej i będzie po niej przystępował do egzaminu zawodowego, to ma w związku z nim prawo do 6 dni urlopu szkoleniowego. Oczywiście jeśli ta nauka w szkole policealnej odbywa się na polecenie czy za zgodą pracodawcy.
W praktyce należy przyjąć, że urlop szkoleniowy należy się pracownikowi w związku z następującymi egzaminami:
- eksternistyczny, po którego zdaniu osoba pełnoletnia, nieuczęszczająca do żadnej szkoły, może uzyskać świadectwo ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego, certyfikat kwalifikacji zawodowej i dyplom zawodowy
- maturalny, umożliwiający uzyskanie świadectwa dojrzałości
- zawodowy – umożliwiający uzyskanie certyfikatu kwalifikacji zawodowej czy dyplomu zawodowego
- potwierdzający kwalifikacje w zawodzie
- dyplomowy w ostatnim roku studiów
Urlop szkoleniowy a umowa zlecenia
Czy urlop szkoleniowy również przysługuje zleceniobiorcom? Nie, ponieważ urlop szkoleniowy dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osoby pracujące na umowie zlecenie, o dzieło czy B2B nie mają prawa do urlopu szkoleniowego na mocy powołanych przepisów Kodeksu pracy.
A więc – pracownik ma prawo do urlopu szkoleniowego, jeśli podnosi kwalifikacje zawodowe na polecenie czy za zgodą pracodawcy.
Urlop szkoleniowy udzielany jest w dni robocze, zgodnie z obowiązującym pracownika grafikiem czy rozkładem czasu pracy. Jeśli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku to urlop szkoleniowy nie może być udzielony np. w sobotę.
Urlop szkoleniowy udzielany jest jedynie na wniosek. Pracodawca sprawdza wszystkie przesłanki kwalifikujące do udzielenia dnia wolnego.
Co taki wniosek o urlop szkoleniowy powinien zawierać?
Wniosek składa się w formie pisemnej a zawierać powinien:
- *dane pracownika i stanowisko,
- *nazwę instytucji szkoleniowej / uczelni,
- *daty, na które ma być udzielony urlop, cel urlopu (np. przygotowanie do egzaminu, obrona pracy),
- *załączniki (np. zaświadczenie ze szkoły/kursu o egzaminie, plan zajęć).
A jak już taki urlop szkoleniowy zostanie przyznany, to co z wynagrodzeniem za ten czas?
Aby wyliczyć wynagrodzenie za urlop szkoleniowy, stosuje się te same zasady, co przy urlopie wypoczynkowym z tą modyfikacją, że składniki zmienne (typu premie, prowizje, nadgodziny – jeśli należą się pracownikowi, uwzględniamy w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu szkoleniowego). Pokażmy to od razu na przykładzie.
Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy – jak liczyć
Pan Roman zarabia 6 000 zł brutto miesięcznie. W miesiącu, w którym pobierał urlop szkoleniowy otrzymał premie regulaminową wysokości 1 000 zł brutto, wykorzystał 8 dni urlopu szkoleniowego.
Wynagrodzenie zasadnicze: 6 000 zł brutto
Składniki zmienne: premia 1000zł brutto
Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ze składników zmiennych: 1000 zł : (168 godzin do przepracowania w marcu – 64 godziny nieobecności z powodu urlopu szkoleniowego) = 9,62 zł;
9,62 zł × 64 godz. = 615,68 zł brutto, tyle wyniesie wynagrodzenie za urlop szkoleniowy liczone ze składników zmiennych.
Stosujemy § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, który stanowi, że
„Do wynagrodzenia za urlop szkoleniowy stosuje się odpowiednio zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (czyli urlop szkoleniowy).
Urlop szkoleniowy to czas przeznaczony na rozwój i edukację, finansowany przez pracodawcę. Przysługuje za niego pełne wynagrodzenie, a jego wykorzystanie nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego. Pamiętaj, że nie zawsze będzie Ci przysługiwał i warto zwrócić uwagę na jakie podnoszenie kwalifikacji zawodowych on przysługuje, a na jakie nie.
Wpadaj również na nasze inne blogi: spd2 oraz https://kadryiplace.edu.pl
