Wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej pracownik może złożyć najpóźniej w dniu, w którym chce korzystać ze zwolnienia od pracy z tego powodu. Od razu należy zaznaczyć, że przepis art. 148(1) kodeksu pracy regulujący zasady zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej nie wskazuje formy wniosku, co oznacza, że pracownik może złożyć go w dowolnej formie – pisemnie, ustnie, mailowo, sms itd.
Powołany przepis nie wskazuje również specjalnej treści, jaką wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej powinien zawierać. Wymaga natomiast, aby pracownik wskazał przyczynę złożenia tego wniosku. Przyczyna nie może być zbyt ogólna, a pracodawca ma prawo odmówić, jeśli pracownik w ogóle przyczyny nie wskaże albo wskaże ją ogólnikowo i napisze coś w stylu: proszę o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej z reszty dnia roboczego (5 godzin) z powodu choroby szwagra.
Jak napisać wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej?
§1 powołanego art. 148(1) kodeksu pracy wskazuje, że pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.
A więc już tutaj mamy pierwszy element, decydujący w ogóle o tym, czy pracodawca zwolnienia na siłę wyższą udzieli: jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Nie budzi zatem wątpliwości, że np. nagły telefon z przedszkola w sprawie choroby dziecka potencjalnie będzie uzasadnioną przyczyną, dla której pracodawca tego zwolnienia z powodu siły wyższej udzieli.
Ważna rzecz – pracodawca nie musi się zaakceptować wniosku pracownika, jeśli powód wskazany przez pracownika nie mieści się w ramach pilnych spraw rodzinnych, spowodowanych chorobą czy wypadkiem. A więc pracownicy nie mogą ze zwolnienia na siłę wyższą korzystać na zasadzie dodatkowego wolnego, które im się należy. Tak, to zwolnienie im się należy, ale jeśli wystąpią te pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą czy wypadkiem.
Pracownik powinien wskazać, jaka to pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą czy wypadkiem wymaga jego natychmiastowej obecności. Oczywiście nie musi precyzować superdokładnie, powołując do tego jakieś dane dotyczące zdrowia (których pracodawca i tak nie może przetwarzać, bo nie ma ku temu podstawy prawnej, a dane dotyczące zdrowia są w świetle rozporządzenia RODO danymi szczególnej kategorii).
Pisaliśmy na naszym blogu firmowym – dane osobowe kandydata do zatrudnienia
Nie wystarczy jednak napisać: Wnoszę o udzielenia mi zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej w pilnej sprawie rodzinnej, spowodowanej wypadkiem. Wypadek sąsiada nie uzasadnia takiego zwolnienia. Pracodawca musi wiedzieć choćby pobieżnie, kogo dotyczy to zdarzenie i czy mieści się ono w kręgu spraw rodzinnych.
Wskazanie konkretnego powodu jest wymagane. Samo napisanie we wniosku prośby o zwolnienie z powodu siły wyższej, bez wskazania przyczyny, w pełni uprawnia pracodawcę do odmowy wnioskowi pracownika, choćby nawet ta przyczyna rzeczywiście miała miejsce. To obowiązkiem pracownika jest tę przyczynę wskazać.
Druga ważna rzecz – ta przyczyna, z powodu której pracownik składa wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej nie może być niejako znana z góry. Pracownik nie może np. uzasadnić wniosku o siłę wyższą planowanym na worek pogrzebem ojca czy matki. Pogrzeb to zdarzenie planowane, zresztą z tego tytułu pracownik ma prawo do innego zwolnienia od pracy – potocznie zwanego urlopem okolicznościowym.
Siła wyższa – co to w ogóle jest?
Co ważne, przepisy kodeksu pracy nie wskazują definicji siły wyższej. Przyjąć należy, że jest to konieczność natychmiastowego opuszczenia przez pracownika miejsca pracy, ale musi ona być związana z pilnymi sprawami rodzinnymi spowodowanymi chorobą czy wypadkiem. Znów, nie definiuje ani nie wskazuje, jaka choroba czy wypadek uzasadniają złożenie wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej, a więc uznać należy, że każdy wymagający natychmiastowej obecności pracownika.
Siłę wyższą należy zatem rozumieć potocznie – coś, co wymaga natychmiastowej obecności pracownika, a jest związane z chorobą lub wypadkiem członka rodziny. Ta siła wyższa to konieczność pojawienia się pracownika natychmiast w innym miejscu niż zakład pracy.
Oczywiście uzasadnionym będzie złożenie wniosku o zwolnienie z powodu działania siły wyższej np. w przypadku wypadku samochodowego żony czy męża, udaru dziadka, wypadku brata czy siostry, pożaru w domu itd.
Czy siła wyższa tylko dla jednego z rodziców czy jednego z dzieci?
Co ważne – zwolnienie to przysługuje każdej osobie, której stawiennictwo natychmiastowe jest niezbędne. To nie jest tak, że jeśli mąż i żona pracują na etatach, a nagle mąż bierze zwolnienie na siłę wyższą z powodu wypadku dziecka w przedszkolu, to matka w swoim zakładzie już nie może wziąć. Może.
Przypominamy – pracownik nie musi podawać szczegółów. Może tu ograniczyć się do ogólnej informacji, np. dostał telefon z przedszkola i musi pilnie udać się z dzieckiem do lekarza. Uzasadniając swój wniosek pracownik musi jednak pamiętać, że spełnione muszą zostać obie przesłanki łącznie – pilna sprawa rodzinna, spowodowana chorobą czy wypadkiem. Planowana od pewnego czasu wizyta u lekarza z dzieckiem nie jest uważana za taką pilną sprawę, choć oczywiście dla pracownika ona ma duże znaczenie.
Mając na względzie powyższe – pracownik ma prawo do zwolnienia z powodu siły wyższej, ale pracodawca ma prawo odmówić uwzględnienia wniosku, jeśli pracownik nie wskaże przyczyny spełniającej przesłanki z przepisu – pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem i konieczne natychmiastowe stawiennictwo pracownika. Jeśli pracownik we wniosku powtórzy jedynie treść przepisu, bez wskazania przyczyny, to pracodawca może odmówić. Forma wniosku – dowolna. Może być pisemna, ustna, sms, mail itd.
Celem uzupełnienia powyższego jeszcze (niebawem napiszemy o tym szerzej): zwolnienie z powodu siły wyższej przysługuje w wymiarze 2 dni albo 16 godzin (dla pełnego etatu, jeśli pracownik pracuje np. na pół etatu ma prawo do 2 dni albo 8 godzin, na 3/4 etatu do 2 dni albo 12 godzin itd. Dni zawsze są 2, a jedynie wymiar godzinowy ustala się w proporcji do wymiaru etatu.
Wniosek o zwolnienie na siłę wyższą pracownik może złożyć w czasie dnia pracy. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia. Trzeba zatem policzyć wartość godziny pracy, pomnożyć przez 50%, a następnie przez liczbę godzin zwolnienia na siłę wyższą. Jak się to liczy, szczegółowo już w kolejnym artykule niebawem. Omówimy w nim również zasady dopełniania podstawy zasiłkowej w sytuacji wystąpienia zwolnienia od pracy na siłę wyższą.
A sam wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej może mieć następującą treść (przykład krótkiego uzasadnienia – spełnia dwie przesłanki z przepisu, czyli pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem, w której niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika):
Niniejszym na podstawie art. 148(1) kodeksu pracy wnoszę o udzielenie mi zwolnienia od pracy w dniu dzisiejszym, w wymiarze 3 godzin. Wniosek swój uzasadniam tym, że przed chwilą otrzymałem telefon z przedszkola, do którego uczęszcza moje dziecko z informacją o tym, że po spożyciu posiłku u mojego dziecka wystąpiła silna reakcja uczuleniowa i muszę zabrać dziecko do lekarza, który prowadzi jego leczenie.
