Tu pisaliśmy: Jak się liczy ekwiwalent za urlop w 2025 roku
Nawiązując do poprzedniego artykułu przypomnieć należy, iż ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest składnikiem wynagrodzenia, które podlega kodeksowej ochronie. Nie ma zatem możliwości, aby w sytuacji, kiedy ekwiwalent za urlop należał się pracownikowi, pracodawca odmawiał jego wypłaty. Wyjątkami są jedynie sytuacje, o których możesz poczytać w naszym poprzednim artykule. Co do zasady jednak ekwiwalent za niewykorzystany urlop obowiązkowo podlega wypłacie, po spełnieniu określonych warunków. Jakich?
Po pierwsze: Ekwiwalent za urlop co do zasady należy się JEDYNIE w przypadku rozwiązania stosunku pracy (np. po upływie okresu wypowiedzenia umowy o pracę czy rozwiązania się umowy w dniu określonym w porozumieniu stron). Po drugie – ekwiwalent za urlop należy się TYLKO z tytułu zaległego urlopu wypoczynkowego, pracownik nie ma absolutnie żadnego roszczenia o wypłatę ekwiwalentu z tytułu urlopu szkoleniowego, okolicznościowego, opiekuńczego itp. Trzeba to wyraźnie podkreślić, nie wszyscy bowiem mają świadomość, iż ekwiwalent jest niejako substytutem tego, do czego pracownik miał niezbywalne prawo wykorzystania w naturze, a więc do urlopu wypoczynkowego.
Komu przysługuje ekwiwalent za urlop
Ekwiwalent za urlop przysługuje osobom, którym kończy się stosunek pracy. Prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego jest uprawnieniem pracowniczym, a ekwiwalent za niewykorzystany urlop ma na celu niejako rekompensatę tych dni urlopu, z których pracownik przed rozwiązaniem się umowy nie mógł skorzystać. Nie ma mowy o czymś takim, jak ekwiwalent za urlop zleceniobiorcy, jemu bowiem w ogóle nie przysługuje pracowniczy urlop wypoczynkowy.
Konkludując i przechodząc do przykładów – ekwiwalent za urlop pracodawca może wypłacić JEDYNIE w razie zakończenia stosunku pracy, jest to świadczenie pracownicze i podlega ochronie w taki sam sposób, jak wynagrodzenie pracownika. Z kolei sposób wyliczenia wysokości ekwiwalentu za urlop określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Ekwiwalent za urlop – przykład wyliczenia
Wyliczenie składnika wynagrodzenia, jakim jest ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, nie jest wbrew pozorom sprawą prostą, przy czym nie chodzi tu o przepisy (te są bowiem w tym zakresie dość precyzyjne), ale o ich zastosowanie w praktyce. Licząc „ręcznie” ten składnik wynagrodzenia należy pamiętać o kilku zasadach. Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy liczy cię podobnie jak wynagrodzenie za czas urlopu, z pewna jednak różnicą.
Wskaźnik ekwiwalentu za urlop
Przy liczeniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zastosowanie znajduje tzw. wskaźnik ekwiwalentowy. Jest to – najprościej rzecz ujmując – nic innego, jak średnia ilość dni roboczych w danym roku, z uwzględnieniem świąt przypadających na dni robocze i sobotę. Wskaźnik ten ustala się każdorazowo na dany rok kalendarzowy. I tak wskaźnik ekwiwalentowy na rok 2015 wynosi:
365 dni w roku – (52 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 dni wolne(np. soboty)) : 12 = 21
Należy wyraźnie zaznaczyć, iż współczynnik ekwiwalentowy uzależniony jest wprost proporcjonalnie od wymiaru etatu zatrudnienia pracownika. Jeśli zatem pracownik pracuje na pół etatu, jego współczynnik wyniesie 10,5, a z kolei na ¼ etatu współczynnik ekwiwalentowi wyniesie 5,25.
Na potrzeby naszych obliczeń współczynnik ekwiwalentowy 2015 wynosi zatem 21 dla pełnego etatu, taki bowiem obowiązuje w 2015 roku.
Skoro ustaliliśmy już, komu się należy ekwiwalent za urlop i jaki jest współczynnik ekwiwalentowi za 2015 rok, przejdźmy do przykładów. Zaczniemy od najprostszych, przy czym wraz ze stopniem trudności „dorzucimy” pewne istotne informacje.
Przykład wyliczenia ekwiwalentu za urlop – Z KOMENTARZEM
Pracownik został zatrudniony w dniu 1 października 2014 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony (bez znaczenia dla ekwiwalentu jest rodzaj umowy) z pensją 2000 zł brutto. Pracuje na pełnym etacie (bez znaczenia dla ekwiwalentu, w jakim systemie czasu pracy). W dniu 6 maja 2015 roku pracownik złożył wypowiedzenie, skutkiem czego umowa o pracę rozwiązała się w dniu 23 maja 2015 roku. Na dzień rozwiązania się umowy o pracę pracownik miał 6 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Jaki będzie zatem ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłacony pracownikowi?
Mając na względzie fakt, iż licząc ekwiwalent za urlop wypoczynkowy pomija się w obliczeniach te same składniki, co przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy, pamiętać należy, iż licząc ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (stosownie do par. 6 powołanego powyżej rozporządzenia) pomija się składniki jednorazowe lub nieperiodyczne, wynagrodzenia przestojowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i ekwiwalenty za urlop, wynagrodzenia chorobowe i zasiłki, odprawy emerytalne i rentowe czy odszkodowania. W omawianym przypadku żaden z tych składników nie został wypłacony, analizujmy zatem dalej.
Pracownik otrzymuje jedynie wynagrodzenie w stałej wysokości miesięcznej. Nie otrzymuje premii, prowizji, dodatków itp. W jego przypadku zatem swoje obliczenia możemy oprzeć na treści par. 7 powołanego rozporządzenia. Stosownie do tego przepisu, jeśli ma on tylko stałe składniki wynagrodzenia, licząc ekwiwalent za urlop wypoczynkowy pracownika, do którego nabył on prawo w maju 2015 roku, uwzględniamy wynagrodzenie z maja 2015. Zatem:
Wyliczenia:
- 2000 zł (pensja stała z miesiąca nabycia ekwiwalentu) : 21 (współczynnik) = 95,24 zł
- 95,24 zł : 8 (dzień urlopu = zawsze 8 godzin, niezależnie od etatu) = 11,90 zł
- 11,90 zł * 6 (dni zaległego urlopu) * 8 (godzin jeden dzień urlopu) = 571,20 zł
Pracownik otrzyma zatem kwotę 571,20 zł brutto jako ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Podobny sposób obliczania dotyczy każdej kwoty, pod warunkiem, że pracownik pracuje na pełnym etacie .
Jak obliczyć ekwiwalent jak pracownik ma premię czy prowizję
W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia, a do takich co do zasady należy premia czy prowizja, sposób liczenia ekwiwalentu ulega nieznacznej modyfikacji. Po pierwsze ustalenie jednej godziny urlopowej na potrzeby ekwiwalentu odbywa się osobno ze składników stałych i zmiennych.
Przykład – jak wyliczyć ekwiwalent jak pracownik ma premię
Pracownik został zatrudniony w dniu 1 czerwca 2014 roku z pensją zasadniczą 3000 miesięcznie. Niezależnie od wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi przysługiwała premia regulaminowa, której wysokość zmieniała się, w zależności od miesiąca. I tak np. w styczniu 2015 roku pracownik zarobił 3000 zł zasadniczej i 350 premii, w lutym 2015 roku 3000 zasadniczej i 280 zł premii, w marcu 2015 roku 3000 zasadniczej i 470 premii. W kwietniu pracownik został zwolniony dyscyplinarnie, przy czym miał zaległych 11 dni urlopu wypoczynkowego.
Aby ustalić ekwiwalent za urlop tego pracownika należy najpierw ustalić wartość godziny ekwiwalentowej. Stosownie do par. 7 i 8 powołanego powyżej rozporządzenia, składniki stałe „bierzemy” z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, z kolei składniki zmienne z trzech miesięcy poprzedzających. Celem wyliczenia wartości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, ustalmy najpierw wartość tej godziny
Składniki stałe:
3000 zł : 21 = 142,86 zł; 142,86 / 8 = 17,86 zł
Składniki zmienne:
(350 zł + 280 zł + 470 zł) : 3 = 366,67
366,67 : 21 = 17,46 zł
17,46 zł : 8 = 2,18 zł
Jedna godzina zatem – 17,86 zł + 2,18 zł = 20,04 zł
Ekwiwalent wynosi zatem 20,04 (godzina urlopu) * 8 (godzin za jeden dzień urlopu) * 11 (dni zaległego urlopu) = 1763,52 zł.
Data wypłaty a ekwiwalent za urlop
W przypadku wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop niezmiernie ważne znaczenie ma data wypłaty. Wynika to wprost z przepisu, który mówi, iż (…) łącznej wysokości WYPŁACONEJ pracownikowi w okresie 3 miesięcy (…). Słowo klucz – wypłaconej. Dlaczego to takie ważne? Popatrzmy na kolejny przykład.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony na pełnym etacie, z pensją stałą 2500 zł i premią miesięczną. W styczniu premia wyniosła 200 zł, w lutym 180 zł, w marcu 320 zł, a z kolei w kwietniu 300 zł. Pensja w zakładzie pracy wypłacana jest 10 dnia następnego miesiąca po przepracowanym, czyli np. pensja za styczeń w dniu 10 lutego itp. W maju pracownik został zwolniony, ma 13 dni zaległego urlopu.
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?
Przede wszystkim zwrócić należy uwagę na termin WYPŁACONYCH, jaki pojawia się w treści par. 7 ustawy urlopowej. Co to oznacza? Otóż tzw. miesięczne przesunięcie. Licząc ekwiwalent za urlop pracownika w maju, bierzemy pod uwagę pensję zasadniczą z maja, ale już zmienne składniki z trzech miesięcy poprzedzających
WYPŁACONYCH, a wypłacone zostały w ciągu tych trzech miesięcy (luty marzec kwiecień) składniki (styczeń luty maj). Należy bowiem pamiętać, iż pensja jest wypacana w następnym miesiącu, a do obliczeń nie bierzemy pod uwagę tego, co się należy, ale to, co zostało wypłacone. A w ciągu miesięcy poprzedzających (luty marzec kwiecień) wypłacone zostały premie za styczeń luty maj – i to właśnie je uwzględniamy w obliczeniach.
Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop:
Godzina urlopowa ze stałych składników:
- 2500 : 21 : 8 = 14,88
- (200+180+320)/3 : 21 : 8 = 1,38
- 14,88 + 1,38 = 16,26
- 16,26 * 13 * 8 = 1691,04 zł
Tak wygląda sposób liczenia składnika wynagrodzenia, jakim jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
