Niedawno mówiliśmy o naliczaniu wynagrodzeń chorobowych i zasiłków, omawiając zasady ustalania podstawy i sposobu liczenia tych świadczeń w kwotach brutto. Czas na omówienie, jak te wynagrodzenia chorobowe i zasiłki uwzględniać na listach płac, czyli jak z nich zrobić netto (link tutaj: Kiedy wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek).
I od razu jedna uwaga – o ile wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, tak zasiłek może wypłacać albo pracodawca albo bezpośrednio ZUS. Jeśli płatnikiem zasiłków jest pracodawca, to nie finansuje ich z własnych środków, a po prostu o kwoty wypłaconych zasiłków pomniejsza składki przekazywane do ZUS.
A o tym, czy zasiłki wypłaca pracodawca czy ZUS, decyduje stan zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku. Jeśli tych zgłoszonych do chorobowego – pracowników czy zleceniobiorców – było co najmniej 21, płatnikiem zasiłków w roku następnym jest płatnik składek, czyli pracodawca. Jeśli było ich mniej, w kolejnym roku zasiłki wypłaca ZUS.
Chorobowe i zasiłki na listach płac
Dobrze. Zaczniemy od wynagrodzenia chorobowego. W jednym z naszych poprzednich materiałów omawialiśmy mechanizm naliczania listy płac od brutto do netto. Zapoznaj się w wolnej chwili z tym materiałem, a w ciągu kilku minut poznasz cały mechanizm. Celem szybkiego przypomnienia pokażmy taką listę rozliczoną od brutto do netto dla pracownika, zarabiającego pensję minimalną w 2025 roku, czyli 4666 zł brutto
1. Podstawa składek społecznych: 4666 zł
2. ZUS pracownika: 13,71% * 4666 zł = 639,71 zł
3. Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% * 4666 zł = 455,40 zł
4. Ubezpieczenie rentowe: 1,5% * 4666 zł = 69,99 zł
5. Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% * 4666 zł = 114,32 zł
6. Podstawa składki zdrowotnej: 4666 zł – 639,71 zł = 4026,29 zł
7. Koszt uzyskania przychodu: 250 zł
8. Podstawa podatku (zaokrąglona do pełnych złotych): 4666 zł – 639,71 – 250 zł = 3776 zł
9. Podatek: 12%*3776 zł = 453,12 zł
10. Ulga podatkowa: 300 zł
11. Zaliczka na podatek dochodowy: 453,12 zł – 300 zł = 153,12, a po zaokrągleniu 153 zł
12. Ubezpieczenie zdrowotne: 9% * 4026,29 zł = 362,37 zł.
13. Netto do wypłaty: 4666 zł brutto – 639,71 zł (składki społeczne finansowane z wynagrodzenia pracownika – 362,37 zł (ubezpieczenie zdrowotne) – 153 zł (podatek do urzędu skarbowego) = 3510,93 zł
14. ZUS pracodawcy: 455,40 + 303,29 + 80,72 + 114,32 + 4,67 = 958,40
15. Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% * 4666 zł = 455,40 zł
16. Ubezpieczenie rentowe: 6,5% * 4666 zł = 303,29 zł
17. Ubezpieczenie wypadkowe: 1,67% * 4666 zł = 80,72 zł
18. Fundusz Pracy: 2,45% * 4666 zł = 114,32 zł
19. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10% * 4666 zł = 4,67 zł
Tak wygląda wzorcowa lista płac, kiedy pracownik ma tylko pensję zasadniczą, nie korzysta ze zwolnienia z podatku i w miesiącu nie miał ani wynagrodzenia chorobowego, ani zasiłku.
A teraz pierwszy przypadek, czyli pracownik miał wynagrodzenie chorobowe. Wynagrodzenie chorobowe tym się różni – z punktu widzenia naliczania listy płac – od wynagrodzenia „zwykłego”, że nie nalicza się od niego składek społecznych ani funduszy, a jedynie składkę zdrowotną. Pokażmy to od razu na przykładzie.
Pracownik ma pensję 6000 zł brutto. W październiku przebywał na zwolnieniu lekarskim 12 dni z prawem do wynagrodzenia chorobowego. Szerzej o prawie do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku mówiliśmy w naszym innym materiale – link w opisie. Zakładamy, że pracownik ma więcej niż 26 lat, nie korzysta ze zwolnienia podatkowego Zerowy PIT dla młodych czy seniora albo innej ulgi. Złożył PIT-2 i ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów 250 zł oraz ulgi podatkowej 300 zł.
Sprawdź także: Przykładowa lista płac
Ten sam przykład przeliczymy również dla osoby korzystającej ze zwolnienia podatkowego, ale najpierw liczymy z podatkiem i zakładamy przypadek najprostszy, czyli pracownik nie ma żadnych innych składników wynagrodzeń poza wynagrodzeniem za przepracowaną część miesiąca i wynagrodzeniem chorobowym. No więc mamy wynagrodzenie brutto 6000 zł i zakładamy, że nasza podstawa do wynagrodzenia chorobowego wynosi 6000 – 13,71% z 6000 = 5177,40 zł
A zatem wynagrodzenie chorobowe wyniesie:
5177,40 / 30 * 80% * 12 dni choroby = 1656,77 zł
I jeszcze wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:
6000 – 6000 / 30 * 12 dni choroby = 3600 zł
Łącznie zatem pracownik otrzyma 3600 zł za przepracowaną część miesiąca i 1656,77 zł za okres niezdolności do pracy z powodu choroby. Liczymy listę płac.
Podstawą do składek społecznych jest wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:
- Podstawa składek społecznych: 3600 zł
- Emerytalne: 9,76% z 3600 = 351,36 zł
- Rentowe: 1,5% z 3600 = 54 zł
- Chorobowe: 2,45% z 3600 = 88,20 zł
Łącznie składki społeczne finansowane z wynagrodzenia pracownika wynoszą 493,56 zł
I teraz ustalamy podstawę do składki zdrowotnej. Tu musimy już doliczyć wynagrodzenie chorobowe, bo jak wspominaliśmy, od niego nalicza się składkę zdrowotną, nie liczy jedynie składek społecznych.
Podstawa składki zdrowotnej to podstawa do składek społecznych pomniejszona o sumę części składek finansowanych z wynagrodzenia pracownika i powiększona o wynagrodzenie chorobowe:
3600 zł – ZUS pracownika 493,56 zł + wynagrodzenie chorobowe 1656,77 zł = 4763,21 zł
Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 4763,21 zł = 428,69 zł
Teraz ustalamy podstawę podatku. Wynagrodzenie chorobowe doliczamy do podstawy podatku i wyniesie ona w naszym przypadku – zakładamy podstawowe koszty uzyskania przychodu:
3600 zł + 1656,77 zł – 493,56 – 250 zł = po zaokrągleniu 4513 zł
Zakładamy również, że pracownik złożył PIT-2 i przysługuje mu pełna ulga podatkowa 300 zł. Zaliczka na podatek wyniesie zatem:
12% z 4513 zł – 300 zł = 241,56 zł = po zaokrągleniu 242 zł
I teraz mamy taką sytuację, w której wyliczone ubezpieczenie zdrowotne jest wyższe niż naliczona zaliczka na podatek. Musimy zatem raz jeszcze naliczyć zaliczkę, ale wg przepisów obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021. A wówczas stawka podatku wynosiła 17% i ulga podatkowa 43,76 zł.
17% z 4513 zł – 43,76 zł = 723,45 zł
A nasza wyliczona składka zdrowotna wynosi 428,69 zł. A więc nie musimy jej obniżać. Gdyby ta składka zdrowotna wyszła wyższa niż zaliczka liczona według przepisów na dzień 31 grudnia 2021, to składkę zdrowotną obniżalibyśmy to tej zaliczki.
Możemy już wyliczyć wynagrodzenie netto. Wyniesie ono:
3600 zł + 1656,77 zł – 493,56 zł – 428,69 zł – 242 zł = 4092,52 zł
Dla porównania – gdyby pracownik nie chorował, to przy tych samych parametrach podatkowych z kwoty 6000 zł brutto otrzymalibyśmy 4420,43 zł
Omawiane wyliczenia dotyczą przypadku, w którym pracownik nie został zapisany do PPK. Gdyby ten pracownik był uczestnikiem PPK, to wpłatę pracownika na PPK liczoną od podstawy składek społecznych potrąca się po prostu od wynagrodzenia netto, a wpłatę pracodawcy na PPK liczoną od podstawy składek społecznych dolicza się do podstawy podatku – wpłata pracodawcy na PPK to przychód pracownika opodatkowany, ale nie ozusowany.
A teraz kolejna lista płac. Tym razem z zasiłkiem. Załóżmy, że płatnikiem zasiłków jest pracodawca.
Pracownik z pensją 7600 zł brutto. W okresie 14 – 18 lipca na zwolnieniu lekarskim na dziecko z prawem do zasiłku opiekuńczego. Zasiłek opiekuńczy to 80% podstawy. Liczymy
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:
7600 zł – 7600 zł / 30 * 5 dni opieki = 6333,33 zł
Podstawa zasiłku opiekuńczego:
7600 – 13,71% z 7600 = 6558,04 zł
Zasiłek opiekuńczy: 6558,04 zł / 30 * 80% * 5 dni = 874,41 zł
I od razu jedna uwaga. Zasiłek jest zwolniony ze składek ZUS, w tym również zdrowotnej. Liczy się od niego jedynie podatek. Przy czym – zasiłek macierzyński dla osoby, zwolnionej z podatku np. na podstawie ulgi dla młodych, jest również zwolniony z podatku. Dotyczy to jedynie zasiłku macierzyńskiego, zasiłęk chorobowy i opiekuńczy są normalnie opodatkowane.
Wynika to wprost z przepisu art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku są przychody z zasiłku macierzyńskiego, otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 roku życia
A więc zasiłek opiekuńczy będzie opodatkowany bez względu na to, czy pracownik korzysta z ulgi dla młodych, czy nie. Liczymy
Podstawa składek społecznych: 6333,33 zł
ZUS pracownika: 13,71% z 6333,33 = 868,30 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 6333,33 zł – 868,30 zł = 5465,03 zł
Ubezpieczenie zdrowotne: 9% z 5465,03 zł = 491,85 zł
Podstawa podatku: 6333,33 zł + 874,41 zł – 868,30 zł – 250 zł = po zaokrągleniu 6089 zł
Jak widzisz, do podstawy podatku doliczamy zasiłek.
Zaliczka na podatek: 12% z 6089 zł – 300 zł = 430,68 zł = po zaokrągleniu 431 zł
Dla formalności liczymy zaliczkę według przepisów na dzień 31 grudnia 2021:
17% z 6089 – 43,76 zł = 991,37 zł
Jest ona wyższa niż ubezpieczenie zdrowotne, a więc zdrowotnego nie obniżamy.
Netto do wypłaty:
6333,33 + 874,41 zł – 868,30 zł – 491,85 zł – 431 zł = 5416,59 zł
A gdyby ten pracownik nie był na zwolnieniu lekarskim na dziecko z prawem do zasiłku opiekuńczego, to z kwoty 7600 zł brutto otrzymałby na rękę 5510,82 zł
I teraz omówmy kolejny przypadek. Wiesz już, że wynagrodzenie chorobowe na liście płac doliczamy do podstawy składki zdrowotnej i podatku, a zasiłek do podstawy podatku, bo jest on w ogóle zwolniony ze składek.
Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek od brutto do netto
Mamy pracownika z pensją 6500 zł oraz dodatkiem stażowym 12% z wynagrodzenia zasadniczego. Ten dodatek stażowy nie jest pomniejszany za czas choroby, a więc nie wchodzi do podstawy chorobowego. Mówiliśmy o tym w naszym innym materiale o naliczaniu chorobowych i ustalaniu podstawy, znajdziesz go w razie potrzeby na naszym kanale, link również w opisie.
A więc pensja zasadnicza pracownika wynosi 6500 zł, dodatek stażowy 12% z 6500 zł, czyli 780 zł. Pracownik był na zwolnieniu lekarskim w okresie od 1 do 25 października. Załóżmy również, że było to kolejne zwolnienie lekarskie w tym roku i pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za okres od 1 do 8 października i do zasiłku chorobowego za okres od 9 do 25 października.
Kiedy pracownik ma wynagrodzenie chorobowe, a kiedy zasiłek, mówiliśmy w innym materiale – link w opisie. Ustalamy teraz, jakie składniki wynagrodzenia należą się pracownikowi za październik.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca:
6500 zł – 6500 zł / 30 *25 dni zwolnienia lekarskiego = 1083,33 zł
Stażowy nadal wynosi 780 zł, ale musimy go rozbić na dwie części. Dlaczego? Otóż tzw. rozporządzenie składkowe, czyli rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wskazuje w §2, iż:
Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:
24) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,
A więc wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania chorobowego czy zasiłków nie są wliczane do podstawy składek społecznych. A skoro tak, to ten dodatek stażowy za czas zwolnienia lekarskiego jest również zwolniony ze składek.
Dodatek stażowy z ZUS: 780 zł / 31 * 6 dni bez choroby = 150,97 zł
Dodatek stażowy bez ZUS: 780 / 31 * 25 dni choroby = 629,03 zł
Łącznie wynosi ok 780 zł, tylko podzieliliśmy go na dwie części – część oskładkowaną i część nieoskładkowaną, zgodnie z omówionym chwilę temu przepisem.
Ustalamy jeszcze kwoty brutto wynagrodzenia chorobowego i zasiłku:
Podstawa: 6500 – 13,71% z 6500 = 5608,85 zł
Wynagrodzenie chorobowe:
5608,85 zł / 30 * 80% * 8 dni = 1196,55 zł
Zasiłek chorobowy: 5608,85 zł / 30 * 80% * 17 dni = 2542,68 zł
Mamy już wszystko do ustalenia listy płac. Zakładamy, że pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu 250 zł oraz ulgi podatkowej 300 zł.
Podstawa składek społecznych: 1083,33 zł + 150,97 zł = 1234,30 zł
ZUS pracownika: 13,71% z 1234,30 zł = 169,22 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 1234,30 zł – 169,22 zł + 1196,55 = 2261,63 zł
Składka zdrowotna: 9% z 2261,63 zł = 203,55 zł
Podstawa podatku: 1083,33 + 150,97 +1196,55 + 2542,68 + 629,03 zł – 169,22 – 250 = 4554,31 zł i po zaokrągleniu 4554 zł
Zaliczka na podatek: 12% z 4554 – 300 = 246,48 zł = po zaokrągleniu 246 zł
Netto: 1083,33 + 150,97 + 629,03 + 1196,55 + 2542,68 – 169,22 – 203,55 – 246 zł = 4983,79 zł
Jak widzisz, nie ma tu nic specjalnie skomplikowanego. Ważne, aby pamiętać, że od wynagrodzenia chorobowego nie nalicza się na liście płac składek społecznych, a jedynie składkę zdrowotną, a od zasiłku (każdego) nie liczymy składek, a jedynie podatek. Chyba, że to zasiłek macierzyński dla osoby do 26 roku życia, korzystającej ze zwolnienia z podatku Zerowy PIT dla młodych.
Jedna uwaga jeszcze dla formalności. Zasiłek macierzyński za czas urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy ojcowskiego jest podstawą do naliczania składki emerytalnej i rentowej, ale są one finansowane z budżetu państwa, a więc pracodawca ich nie nalicza.
O chorobowych i zasiłkach mówimy również w naszym kursie: Kurs online Kadry i płace. Jeśli interesuje Cię ta tematyka – zapraszamy.