Urlop zaległy – do kiedy wykorzystać i czy przepada po 30 września?

Koniec września co roku wygląda w kadrach podobnie: przegląd kart urlopowych, maile do kierowników i pytanie, które wraca jak bumerang – urlop zaległy do kiedy wykorzystać i co się stanie, jeśli pracownik nie zdąży. Krótko: niewykorzystany urlop za poprzedni rok pracodawca musi udzielić najpóźniej do 30 września. Ale po tej dacie urlop nie przepada – przedawnia się dopiero po trzech latach.

Urlop zaległy – w skrócie

• Termin: urlop niewykorzystany w danym roku pracodawca musi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy).
• Wyjątek: termin 30 września nie dotyczy dni, które w poprzednim roku mogły być urlopem na żądanie, a nie zostały wykorzystane (do 4 dni).
• Wystarczy rozpocząć: w praktyce przyjmuje się, że urlop zaległy musi się zacząć najpóźniej 30 września – może trwać dalej w październiku.
• Czy przepada po 30 września: nie. Pracownik nadal ma do niego prawo, a pracodawca nadal ma obowiązek go udzielić.
• Przedawnienie: prawo do urlopu przedawnia się po 3 latach (art. 291 Kodeksu pracy) – urlop za 2023 r. przedawni się 30 września 2027 r.
• Pieniądze zamiast urlopu: tylko przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy (ekwiwalent). Nie można wypłacić ekwiwalentu za urlop, póki umowa o pracę jeszcze trwa.
• Kara: za nieudzielenie urlopu pracodawcy grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Kiedy urlop staje się zaległy

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. W praktyce nie zawsze się to udaje. Pracownik chorował, poszedł na urlop macierzyński, w firmie był sezon sprzedażowy i braki kadrowe czy pracodawca odmówił urlopu z innych ważnych przyczyn, ktoś został odwołany z urlopu. Generalnie powodów jest wiele. Wszystkie dni urlopu, do którego pracownik nabył prawo i które nie zostały wykorzystane do 31 grudnia, przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy.

Ile dni może przejść na następny rok? Przepisy nie wprowadzają żadnego limitu. Mogą to być dwa dni, a może to być cały roczny wymiar – i więcej, jeśli zaległości narastały przez kilka lat. Jak policzyć sam wymiar urlopu, pokazujemy we wpisie jak się liczy urlop.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop – art. 168 Kodeksu pracy

Termin wynika z art. 168 Kodeksu pracy: urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów (albo zgodnie z ustaleniami z pracownikiem, jeśli planu nie ma) należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Urlop za 2026 r. trzeba więc udzielić do 30 września 2027 r.

Zwróć uwagę na słowo „udzielić”. Przepis jest skierowany do pracodawcy – to on odpowiada za to, żeby pracownik wykorzystał urlop w terminie. Pracownik, który nie wykorzysta zaległego urlopu do końca września, niczym nie ryzykuje. Odpowiedzialność za to spoczywa na pracodawcy.

Czy wystarczy rozpocząć urlop zaległy 30 września?

Tak – takie stanowisko dominuje w praktyce. Ważne, żeby urlop został udzielony, czyli rozpoczął się najpóźniej 30 września. Jeśli pracownik ma 10 dni zaległego urlopu i zaczyna go 28 września, może spokojnie kontynuować go w październiku.

Nie wystarczy natomiast sam wniosek. Złożenie we wrześniu wniosku o urlop zaległy w listopadzie albo grudniu nie spełnia wymogu z art. 168 – urlop i tak zostanie wykorzystany po terminie.

Wyjątek – niewykorzystany urlop na żądanie

Art. 168 zawiera ważne zastrzeżenie: termin 30 września nie dotyczy części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie. Pracownik może w każdym roku wziąć do 4 dni urlopu na żądanie, ale nie musi. Jeśli z tej puli nie skorzystał, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok – już jako zwykły urlop wypoczynkowy, ale bez obowiązku udzielenia ich do końca września.

Przykład. W 2026 r. pracownik ma prawo do 20 dni urlopu. Wykorzystał 13 dni, w tym 1 dzień na żądanie. Na 2027 r. przechodzi mu 7 dni urlopu zaległego. Ponieważ mógł wziąć 4 dni na żądanie, a wziął tylko 1, pozostałe 3 dni nie są objęte terminem 30 września. W praktyce:

• 4 dni zaległego urlopu pracodawca musi udzielić do 30 września 2027 r.,
• 3 dni (niewykorzystany urlop na żądanie) – później, najbezpieczniej do 31 grudnia 2027 r.

Kodeks pracy nie wskazuje wprost, do kiedy trzeba udzielić tych 3 dni. Najczęściej przyjmuje się, że do końca roku, w którym urlop stał się zaległy. Spotyka się też pogląd, że pracodawcę wiąże tu tylko przedawnienie. Zaplanowanie ich do końca roku jest po prostu bezpieczne.

Czy zaległy urlop przepada po 30 września?

Nie. To chyba najczęstszy mit urlopowy. Termin 30 września to obowiązek pracodawcy, a nie data ważności urlopu. Jeśli urlop zaległy nie został udzielony do końca września, pracownik nadal ma do niego prawo, a pracodawca nadal musi go udzielić – możliwie szybko.

Zdarza się, że pracodawca z powodu braków kadrowych czy problemów organizacyjnych nie jest w stanie udzielić wszystkich zaległych urlopów na czas. Urlop wtedy nie znika, tylko zostaje udzielony później – w skrajnych przypadkach nawet w kolejnym roku kalendarzowym. Taki pracodawca narusza jednak przepisy i musi się liczyć z konsekwencjami podczas kontroli PIP.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu?

Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Od 8 lipca 2026 r. grozi za nie grzywna od 2000 do 60 000 zł (wcześniej od 1000 do 30 000 zł). Inspektor pracy może też wydać wystąpienie z poleceniem udzielenia zaległych urlopów.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

Tak. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) uznał, że pracodawca może wyznaczyć termin urlopu zaległego także wtedy, gdy pracownik się na to nie zgadza. Skoro to pracodawca odpowiada za udzielenie urlopu do 30 września, musi mieć narzędzie, żeby ten obowiązek wykonać. Pracownik, który „nie chce” wykorzystać zaległego urlopu, nie może więc blokować pracodawcy. Więcej o tym, kiedy pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na urlop: kiedy pracodawca może wysłać na urlop.

Uwaga – dotyczy to urlopu wypoczynkowego. Na urlop bezpłatny pracodawca nikogo wysłać nie może (zobacz: czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop bezpłatny).

Najpierw urlop zaległy, potem bieżący

Przepisy nie mówią wprost, z której puli „schodzi” urlop, gdy pracownik składa wniosek. W praktyce przyjmuje się, że w pierwszej kolejności udziela się urlopu zaległego, a dopiero po jego wykorzystaniu – bieżącego. Tak jest korzystniej dla pracownika (najstarsze dni najszybciej by się przedawniły) i prościej dla kadr. Pracownik nie musi tego zaznaczać we wniosku.

Urlop zaległy a choroba, urlop macierzyński i inne nieobecności

Bywa, że urlopu zaległego nie da się udzielić do końca września z przyczyn, które leżą po stronie pracownika. Przykład: pracodawca zaplanował zaległe urlopy za 2026 r. na sierpień i wrzesień 2027 r. Część pracowników w tym czasie choruje, a niezdolność do pracy trwa po 30 września. Urlopu siłą rzeczy nie można udzielić, dopóki trwa przeszkoda. Pracodawca udziela go po powrocie pracownika do pracy.

Inny przykład. Pracownica ma zaległy urlop za 2025 r. W marcu 2026 r. przynosi zwolnienie lekarskie w związku z ciążą, potem rodzi i korzysta z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, który kończy się w listopadzie 2027 r. Do tego czasu ma do wykorzystania urlop zaległy za 2025 i 2026 r. oraz bieżący za 2027 r. To normalna sytuacja – żaden z tych urlopów nie przepada. Na wniosek pracownicy pracodawca musi udzielić jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim (art. 163 § 3 Kodeksu pracy). Jeśli takiego wniosku nie złoży, pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu niezwłocznie po jej powrocie do pracy.

Pamiętaj, że w czasie choroby, urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego pracownik normalnie nabywa prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego. Inaczej jest z urlopem bezpłatnym, urlopem wychowawczym czy nieusprawiedliwioną nieobecnością – jeśli trwały łącznie co najmniej miesiąc, wymiar urlopu w roku powrotu do pracy obniża się proporcjonalnie (art. 155² Kodeksu pracy).

Zaległy urlop a wypowiedzenie i ekwiwalent

W okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeśli pracodawca go udzieli (art. 167¹ Kodeksu pracy). Dotyczy to także urlopu zaległego. To często najprostszy sposób na rozliczenie zaległości przed odejściem pracownika.

Jeżeli w dniu rozwiązania umowy pracownikowi zostanie niewykorzystany urlop – bieżący albo zaległy – pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny (art. 171 Kodeksu pracy). Jak go policzyć: ekwiwalent za urlop 2027. Ekwiwalent należy się wyłącznie przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy. W trakcie zatrudnienia pracodawca nie może „wykupić” zaległego urlopu, nawet jeśli pracownik o to prosi.

Kiedy przepada urlop wypoczynkowy – przedawnienie po 3 latach

Urlop zaległy nie przepada po 30 września, ale nie jest też wieczny. Prawo do urlopu, jak każde roszczenie ze stosunku pracy, przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Przedawnienie liczy się osobno dla urlopu za każdy rok.

Najczęściej przyjmuje się, że roszczenie o urlop zaległy staje się wymagalne z upływem terminu z art. 168, czyli 30 września następnego roku. W praktyce wygląda to tak:

• urlop za 2022 r. – termin udzielenia 30 września 2023 r., przedawnił się 30 września 2026 r.,
• urlop za 2023 r. – termin udzielenia 30 września 2024 r., przedawni się 30 września 2027 r.,
• urlop za 2024 r. – termin udzielenia 30 września 2025 r., przedawni się 30 września 2028 r.

Przedawnienie nie oznacza, że urlop automatycznie znika z karty urlopowej. Po tej dacie pracodawca nie ma już obowiązku go udzielić (ale może, jeśli chce), a gdyby sprawa trafiła do sądu, musiałby sam podnieść zarzut przedawnienia. Bieg przedawnienia przerywa m.in. uznanie roszczenia przez pracodawcę (art. 295 Kodeksu pracy). Przedawnia się też prawo do ekwiwalentu – po 3 latach od dnia rozwiązania umowy o pracę.

UWAGA: przedawnienie nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za to, że wcześniej urlopu nie udzielił.

Urlop zaległy – najczęstsze pytania

Kurs kadr i płac online – urlopy w praktyce

Wymiar urlopu, urlop zaległy, urlop na żądanie, ekwiwalent i karta urlopowa – tego uczymy na przykładach z codziennej pracy w kadrach. Możesz wybrać pełny kurs albo tylko część, której potrzebujesz. Sprawdź naszą ofertę.

• Specjalista do spraw kadr i płac – kurs online – kadry i płace w jednym kursie, od podstaw, z zaświadczeniem MEN,
• Specjalista ds. kadr – kurs online – sama część kadrowa: urlopy, zatrudnianie, rozwiązywanie umów, dokumentacja,
• Specjalista do spraw płac – kurs online – sama część płacowa: wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalenty, listy płac.