Stosownie do treści art. 161 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Może się jednak zdarzyć sytuacja, w której pracownik nie zdąży wykorzystać w całości należnego mu urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Powstaje wówczas tzw. urlop zaległy – niewykorzystany w danym roku kalendarzowym urlop wypoczynkowy nie przepada od razu, a przechodzi na rok następny. Należy pamiętać, iż to, że pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego nie oznacza automatycznie, iż może z tego urlopu korzystać wedle własnego uznania. Jednocześnie należy pamiętać, że urlop zaległy, nawet w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta go w ustawowym terminie, nie przepada od razu.
W nawiązaniu do powyższego należy mieć na względzie, że pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego z ważnych przyczyn, czy też odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Może się też zdarzyć sytuacja, w której pracownik na skutek choroby, rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego itp. nie wykorzysta w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego. Urlop ten wówczas przechodzi na kolejny rok kalendarzowy jako tzw. urlop zaległy (o ile pracownik nadal w kolejnym roku będzie pracował, jeśli nie, to za ten niewykorzystany urlop pracodawca ma obowiązek wypłacić mu ekwiwalent.
Urlop zaległy – do kiedy należy go udzielić
Co do zasady urlopu zaległego za poprzedni rok kalendarzowy pracodawca udziela pracownikowi do 30 września następnego roku. Stanowi o tym wprost przepis art. 168 kodeksu pracy wskazując, iż urlopu niewykorzystanego zgodnie z planami urlopów (a jeśli planów urlopowych nie ma, zgodnie z ustaleniami z pracodawcą) pracodawca udziela pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy, a więc urlopu na żądanie.
Powyższe jest bardzo ważne – urlop, który potencjalnie w danym roku kalendarzowym mógł być urlopem na żądanie, a nie został w tym roku kalendarzowym w ogóle wykorzystany, pracownik może wykorzystać nie do 30 września następnego roku, ale do końca tego następnego roku. O co tu chodzi? Pokażmy na przykładzie. Załóżmy, że w 2018 roku pracownik ma prawo do 20 dni urlopu ze względu na staż pracy. Wykorzystał w tym 2018 roku 13 dni urlopu, w tym 1 dzień urlopu na żądanie (urlopu na żądanie udziela się z „podstawowej” puli urlopów, nie jest to dodatkowy urlop wypoczynkowy, a pracownik może, ale nie musi z tego urlopu na żądanie korzystać). Ponieważ w 2018 roku pracownik zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy mógł wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie, a wykorzystał tylko 1, to te pozostałe 3 dni, które mogły być urlopem na żądanie, przechodzą jako normalny urlop wypoczynkowy na kolejny rok, z tym, że pracodawca nie musi udzielać ich do końca września. W praktyce zatem, skoro nasz pracownik wykorzystał w 2018 roku 13 dni urlopu, w tym 1 na żądanie, to na 2019 rok jako urlop zaległy przechodzi mu 7 dni urlopu. Z tych 7 dni urlopu wypoczynkowego 4 dni pracodawca musi udzielić jako urlopu zaległego do 30 września 2019, a pozostałych 3 dni do 31 grudnia 2019 roku.
Urlop zaległy nie przepada więc, nawet, jeśli pracodawca nie udzielił go do końca września, choćby z powodu opisanego powyżej. Do tego może się okazać, że ze względu na braki kadrowe i np. problemy organizacyjne pracodawca nie ma „technicznych” możliwości udzielenia tego urlopu zaległego, więc urlop zaległy udzielany jest w terminie późniejszym (w ekstremalnych przypadkach jeszcze w kolejnym roku kalendarzowym).
Urlop zaległy a choroba, urlop macierzyński i inne nieobecności.
Co więcej – może się okazać, że urlop zaległy nie może zostać udzielony nie z powodów leżących po stronie pracodawcy, ale po stronie pracownika. Przykładowo pracownicy mają urlopy zaległe z 2018 roku, różną ilość dni. Pracodawca planuje, że udzieli tych urlopów w sierpniu i wrześniu 2019 roku. Okazało się jednak, że część pracowników w tym terminie była niezdolna do pracy z powodu choroby i kontynuuje tę niezdolność po 30 września. Urlop zaległy siłą rzeczy zatem nie może zostać udzielony dopóty, dopóki nie ustanie przeszkoda, a więc pracownik nie powróci do pracy.
Kolejna rzecz – pracownica ma urlop zaległy z 2018 roku. W marcu 2019 roku dostarczyła pracodawcy „zwolnienie lekarskie”, z którego wynika, iż jest w ciąży. Po porodzie rozpoczęła korzystanie z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, a koniec rodzicielskiego przypadł na listopad 2020 roku. Pracownica nie wykorzystała zatem urlopu zaległego nie tylko z 2018 roku, ale również i z 2019 roku w terminie do 30 września 2020 roku. To normalna sytuacja, pracodawca udzieli jej tego urlopu niezwłocznie po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (jeśli pracownica nadal będzie pozostawać w zatrudnieniu).
Należy pamiętać, że pracownik w czasie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, w czasie urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego. Jedynie okres urlopu bezpłatnego, wychowawczego czy nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy są okresami, za które pracownik prawa do urlopu wypoczynkowego nie nabywa.
Urlop zaległy – czy i kiedy przepada
Opisane w niniejszym artykule przypadki nie oznaczają, że urlop wypoczynkowy, w tym urlop zaległy nigdy nie przepada. Jeśli pracownik przez określony czas nie wykorzysta należnego mu urlopu, to prawo do niego przedawni się i wówczas udzielenie tego urlopu nie jest już obowiązkiem pracodawcy (choć oczywiście pracodawca nadal może go udzielić, ale już nie musi). Kodeks pracy nie wskazuje w jakim terminie prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się i w tym zakresie należy sięgnąć do przepisów kodeksu cywilnego. Należy pamiętać, iż kwestię przedawnienia prawa do urlopu wypoczynkowego rozpatruje się osobno dla urlopu za każdy rok, czyli jeśli np. pracownik ma urlop zaległy za lata 2018 i 2019, to data przedawnienia prawa do urlopu za 2018 rok będzie inna niż za 2019 rok.
Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stał się on wymagalny. Jeśli zatem dzień 30 września jest ostatnim dniem udzielenia urlopu zaległego, to prawo do tego urlopu przedawni się po 3 latach, licząc od 1 października. Jeśli zatem pracownik ma np. 13 dni zaległego urlopu za 2018 rok, które co do zasady powinien wykorzystać do 30 września 2019 roku, to prawo do tego urlopu zaległego przedawni się z dniem 30 września 2022 roku i po tej dacie pracodawca nie ma już obowiązku udzielenia tego urlopu (przy czym może to zrobić).
Uwaga – podobnie, jak przedawnia się prawo do urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu zaległego, przedawnia się również
prawo do ekwiwalentu za urlop. Jednocześnie nieco na innych zasadach następuje przedawnienie prawa do „zwykłego” urlopu wypoczynkowego (nie zaległego) – te 3 lata do przedawnienia prawa do tego urlopu liczy się nie od 1 października, ale od końca roku, w którym pracownik miał ten urlop wypoczynkowy wykorzystać.