Urlop szkoleniowy – ustalanie wymiaru i wynagrodzenia

W artykule omówiono zasady udzielania pracownikowi urlopu szkoleniowego oraz ustalania wynagrodzenia za ten urlop. Przykładowe rozliczenie wynagrodzenia urlopowego przedstawiono na końcu niniejszego artykułu. Zainteresowanych tą tematyką zapraszam do lektury wpisu.

Jedną z naczelnych zasad prawa pracy jest zasada umożliwienia pracownikowi przez pracodawcę podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Kwalifikacje pracownik może podnosić na różne sposoby – uczestnicząc w kursach i szkoleniach, podejmując naukę w szkołach wyższych itp. Pracownik może swoje kwalifikacje podnosić bądź to z własnej inicjatywy, bądź za namową czy wręcz poleceniem pracodawcy. Pracodawca powinien jednakże pamiętać, iż niektóre z form podnoszenia przez pracownika swoich kwalifikacji zawodowych przyznają temu pracownikowi dodatkowe uprawnienia pracownicze, m.in. w postaci urlopu szkoleniowego.

Stosownie do treści art. 103¹ kp przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Dodatkowo za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wymiar tego urlopu określony został w przepisie art. 103² kp. Zgodnie z tym przepisem urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Pamiętać należy, iż prawo do urlopu szkoleniowego (oraz wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego) nie należy się pracownikowi, który fakt pobierania nauki zataił przed pracodawcą. Prawo do urlopu szkoleniowego jest ściśle związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, przez co należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo z własnej inicjatywy pracownika, ale za zgodą pracodawcy.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu szkoleniowego w wymiarze wyższym, niż wynikający z przepisów, realizując zasadę uprzywilejowania pracownika. W takim wypadku zasady udzielania urlopów szkoleniowych oraz ich wymiar powinny się znaleźć w regulaminie pracy albo w innych wewnętrznych aktach w zakładzie pracy (informacja o warunkach zatrudnienia, regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników, itp.). Oprócz wynagrodzenia za urlop szkoleniowy pracodawca może przyznać pracownikowi inne świadczenia, jak np. partycypacja w kosztach kształcenia, dopłaty do przejazdów na zajęcia, zakup podręczników itp.

Urlop szkoleniowy na wniosek pracownika

Urlopu szkoleniowego udziela się na wniosek pracownika. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jak zatem wyliczyć wynagrodzenie pracownika za urlop szkoleniowy?

Ustalanie wysokości wynagrodzenia za urlop szkoleniowy pracownika

Zaczynamy od ustalenia podstawy wynagrodzenia. W tym celu składniki wynagrodzenia pracownika, które zostały określone w stałej stawce miesięcznej (np. pensję zasadniczą, dodatek funkcyjny stały, wysługę lat), należy przyjąć w takiej wysokości, w jakiej przysługują one w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia (np. prowizje, wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za porę nocną, premie itp.) należy przyjąć w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu szkoleniowego.

Jeśli między wysokością poszczególnych składników zmiennych w kolejnych miesiącach kalendarzowych występują znaczne wahania (np. prowizje, które pracownik osiągnął w ostatnich trzech miesiącach znacznie różnią się wielkością), to przyjmuje się te składniki w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu szkoleniowego. Pamiętać należy, iż do podstawy wynagrodzenia za urlop szkoleniowy nie wlicza się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• nagród jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Po ustaleniu podstawy obliczamy następnie stawkę za godzinę pracy. W tym celu należy podzielić podstawę wynagrodzenia przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, czyli jeśli np. pracownik korzystał z urlopu szkoleniowego w kwietniu, to obliczamy, ile godzin pracował w styczniu, lutym i marcu, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych. Po ustaleniu stawki godzinowej możemy już wyliczyć wynagrodzenie urlopowe pracownika. W tym celu należy pomnożyć stawkę za godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu szkoleniowego.

W praktyce nie ma konieczności ustalania wysokości wynagrodzenia za urlop szkoleniowy w wypadku, jeśli pracownik ma tylko stałe składniki wynagrodzenia, np. tylko pensję zasadniczą i wysługę lat. W takim wypadku wynagrodzenie za urlop szkoleniowy będzie dokładnie takie, jakie pracownik osiągnąłby, gdyby zamiast korzystać z urlopu szkoleniowego normalnie pracował.

Przykład

Pracownik został zatrudniony w dniu 1 stycznia 2012 roku z wynagrodzeniem w wysokości 2000 zł. Od lutego 2012 roku pracownik otrzymał ponadto dodatek funkcyjny w wysokości 300 zł. Od marca 2012 roku pensja zasadnicza pracownika wynosiła 2300 zł. W kwietniu pracownik skorzystał z 6 dni urlopu szkoleniowego. W takim wypadku, skoro pracownik ma wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (pensja zasadnicza i dodatek funkcyjny są stałe), to nie ma potrzeby ustalania wysokości wynagrodzenia za urlop szkoleniowy, a za cały miesiąc, uwzględniając ten urlop, pracownik osiągnie wynagrodzenie w wysokości 2600 zł (2300 podstawa + 300 dodatek funkcyjny).

Bez znaczenia jest, że w ciągu ostatnich trzech miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik korzystał z urlopu szkoleniowego, wysokość tych składników się zmieniła. Skoro są one ustalone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości, do ustalenia podstawy wynagrodzenia za urlop bierzemy je z tego miesiąca, w którym pracownik korzystał z urlopu.

Jeśli natomiast pracownik otrzymuje również zmienne składniki wynagrodzeń, to należy postępować zgodnie ze sposobem, opisanym powyżej i zobrazowanym na przykładzie:

Przykład

Pracownik został zatrudniony w dniu 1 stycznia 2012 roku z wynagrodzeniem w wysokości 2000 zł. Od lutego 2012 roku pracownik otrzymał ponadto prowizję w wysokości 7 % od sprzedaży, a prowizja ta w lutym 2012 roku wynosiła 200 zł, a w marcu 2012 roku wynosiła 350 zł. W kwietniu prowizja pracownika wyniosła 250 zł. W kwietniu pracownik skorzystał z 6 dni urlopu szkoleniowego.

Ustalenie podstawy wynagrodzenia za urlop szkoleniowy:

2000 zł (pensja zasadnicza za styczeń) + 2000 zł (pensja zasadnicza za luty) + 200 zł (prowizja za luty) + 2000 zł (pensja zasadnicza za marzec) + 350 zł (prowizja za marzec) = 6550 zł

Ustalenie ilości godzin przepracowanych:

21 dni w styczniu * 8 godzin + 21 dni w lutym * 8 godzin + 22 dni w marcu * 8 godzin = 512 godzin, przepracowanych przez pracownika w trzech miesiącach, poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu szkoleniowego

Ustalenie stawki godzinowej:

6550 : 512 zł = 12,79 zł

Ustalenie wysokości wynagrodzenia za urlop szkoleniowy:

12,79 zł * 6 (dni urlopu) * 8 (godzin urlopu na dzień) = 613,92 zł

Powyższa kwota to właśnie wysokość wynagrodzenia za urlop szkoleniowy w kwietniu. Pozostała nam do ustalenia wysokość wynagrodzenia za pozostałą część miesiąca.

2000 (pensja zasadnicza) : 160 (godzin do przepracowania w kwietniu) = 12,50

12,50 * 6 (dni urlopu) * 8 (godzin urlopu na dzień) = 600 zł

2000 – 600 = 1400 zł – tyle pracownik zarobi za pozostałą część miesiąca

Łączne wynagrodzenie pracownika wyniesie zatem:

1400 zł (pensja zasadnicza za kwiecień) + 250 zł (prowizja za kwiecień) + 613,92 zł (wynagrodzenie za urlop szkoleniowy) = 2263,92 zł.

Jak widać, nie jest to specjalnie trudne. Gdyby pracownik np. w miesiącu lutym miał 10 nadgodzin, to należałoby je uwzględnić, jak również wynagrodzenie za nie. Wówczas zamiast dzielić przez 512, dzielimy przez 522, a wysokość tego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe uwzględniamy w podstawie wynagrodzenia za urlop szkoleniowy.

Zapraszam do komentowania.