Urlop zaległy 2018 – do kiedy należy go udzielić – do końca marca, września czy może do końca roku?

Stosownie do art. 152 §1 kodeksu pracy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar tego urlopu wynosi 20 albo 26 dni dla pełnego wymiaru etatu, w zależności od stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi. Od razu należy podkreślić jedną rzecz. Może się okazać, że pracownik zatrudniony w danym roku kalendarzowym, np. w 2018, nie uzyska w tym roku prawa do urlopu wypoczynkowego, a więc urlop zaległy 2018 w takim wypadku odpada. Taka sytuacja będzie mieć miejsce, jeśli pracownik zostaje zatrudniony np. 10 grudnia 2018, a jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu. Stosownie bowiem do przepisu art. 153 §1 kodeksu pracy, Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. A zatem jeśli pracownik zostaje zatrudniony po raz pierwszy w dniu 10 grudnia 2018, to miesiąc jego pracy upływa dopiero w styczniu 2019, a więc w 2018 roku pracownik te nie może skorzystać z urlopu wypoczynkowego, gdyż nie nabył jeszcze do niego prawa.

Uwaga – w tym artykule urlop zaległy 2019

Co do zasady urlop zaległy 2018 powinien zostać udzielony do końca września następnego roku kalendarzowego. Nie jest to jednak takie oczywiste, a o wszystkim decyduje tu kwestia wykorzystywania przez pracownika urlopu na żądanie. W doniesieniach medialnych pojawiają się ostatnio informacje, że zasady udzielania urlopu zaległego mają się zmienić i ma on być udzielany do 31 marca (jak jeszcze kilka lat temu) – póki co jednak żadnych konkretów w tym zakresie nie ma.

Urlop zaległy 2018 – kiedy najpóźniej pracownik musi go wykorzystać?

Zgodnie z art. 161 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym (pisaliśmy również: Czy pracodawca może odmówić urlopu), w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których pracownik nie będzie miał możliwości skorzystania z urlopu wypoczynkowego, np. ze względu na przebywanie na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim czy wychowawczym, a także będąc niezdolnym do pracy z powodu choroby (na zwolnieniu lekarskim) czy też z powodu innej usprawiedliwionej nieobecności. W takim wypadku urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabył prawo w 2018 roku, ale nie mógł z niego skorzystać, przechodzi jako urlop zaległy 2018 na kolejny rok i pracownik co do zasady, zgodnie z art. 168 kodeksu pracy ma wykorzystać go do 30 września 2019 roku.

Od razu jedna uwaga. Nie zawsze jest tak, że jeśli pracownik ma urlop zaległy 2018 w wymiarze np. 9 dni, to te 9 dni musi wykorzystać do 30 września 2019 roku. Wszystko tu bowiem zależy od tego, ile dni urlopu wypoczynkowego w 2018 roku pracownik wykorzystał w trybie urlopu na żądanie. Zgodnie bowiem z art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) kodeksu pracy, a więc urlopu na żądanie.

O co tu chodzi? Pokażmy to na konkretnym przykładzie.

Przykład: urlop zaległy 2018 z uwzględnieniem urlopu na żądanie

Za rok 2018 pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. W tym 2018 roku wykorzystał on 12 dni urlopu, w tym 1 dzień wykorzystał jako urlop na żądanie (urlop na żądanie w wymiarze do 4 dni rocznie nie jest dodatkowym urlopem dla pracownika, a udziela się go z puli przysługujących dni urlopu wypoczynkowego). Na rok 2019 pracownikowi pozostaje zatem urlop zaległy 2018 w wymiarze 14 dni. Wśród tych 14 dni są 3 dni, które w 2018 roku mogły być urlopem na żądanie. Oczywiście w 2019 roku one już nie będą dniami urlopu na żądanie, gdyż ten urlop przysługuje w wymiarze 4 dni rocznie, niezależnie od tego, czy pracownik korzystał w danym roku z urlopu na żądanie czy nie.

Mamy zatem sytuację, w której pracownik „przenosi” na rok 2019 w sumie 14 dni urlopu, w tym 3 dni, które w roku 2018 mogły być urlopem na żądanie. Zgodnie z przepisem art. 168 kodeksu pracy, z tych 14 dni zaległego urlopu wypoczynkowego z 2018 roku pracownik musi 11 dni wykorzystać do 30 września 2019, a te 3 dni, które w roku 2018 mogły być urlopem na żądanie, musi wykorzystać do końca grudnia. Jak widzisz zatem, nie zawsze cały urlop zaległy 2018 pracownik musi wykorzystać do 30 września 2019 roku.

Urlop zaległy 2018 a nieobecność w pracy

Może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik nie może wykorzystać zaległego urlopu ze względu na nieobecność usprawiedliwioną, np. przebywanie na urlopie macierzyńskim. Wówczas urlop zaległy 2018 powinien wykorzystać w możliwie najszybszym terminie po zakończeniu trwania tej nieobecności. Pracodawca powinien tego urlopu zaległego udzielić w terminie, uzgodnionym z pracownikiem.

Należy pamiętać, że jeśli pracownik posiada jakiś urlop zaległy 2018, ale niespecjalnie kwapi się do wykorzystania go, to pracodawca może pracownika niejako zmusić poleceniem służbowym do wykorzystania tego urlopu. Zdarzają się przypadki, w których pracownicy specjalnie nie korzystają z przysługujących im urlopów wypoczynkowych (w tym urlopu zaległego), planują bowiem odejście z dotychczasowego zakładu pracy i liczą na to, że pracodawca zapłaci im odpowiednio wysoki ekwiwalent za urlop 2018. Jeśli pracodawca chce tego uniknąć, może pracowników na zaległy urlop wysłać stosownym poleceniem służbowym.

Oczywiście należy również pamiętać, iż prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po 3 latach. Oznacza to, że jeśli

urlop zaległy 2018 nie został wykorzystany w 2019 roku, to licząc od końca roku 2018 pracownik ma jeszcze 3 lata, aby go wykorzystać. Nie oznacza to, że pracodawca nie może udzielić pracownikowi tego urlopu nawet już po przedawnieniu się prawa do niego – może, ale pracownik nie ma już roszczenia o jego udzielenie. Dobrze jest zatem zadbać, aby pracownik wykorzystał należny mu urlop wypoczynkowy (pisaliśmy m.in. Urlop na umowie próbnej) i aby prawo do niego nie przedawniło się.