Od razu na wstępie należy wyraźnie podkreślić – nie jest prawdą, że pracownik ma wykorzystać urlop zaległy do 30 września następnego roku kalendarzowego. To powszechne przekonanie jest mylne i w praktyce kadrowej prowadzi do wielu nieporozumień czy nawet sporów między pracownikami i pracodawcami. Otóż z przepisu art. 168 kodeksu pracy wynika, iż urlop zaległy 2019 ma zostać UDZIELONY najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie WYKORZYSTANY najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. To zasadnicza różnica – urlop zaległy udzielony do 30 września następnego roku pracownik może wykorzystywać również po 30 września. A to jeszcze nie wszystko – nie cały urlop zaległy zawsze musi zostać udzielony do 30 września roku następnego. Od tej zasady są pewne odstępstwa, które omówimy w niniejszym artykule o urlopie zaległym 2019.
Urlop zaległy 2019 – kiedy powstaje?
Zgodnie z art. 152 §1 kodeksu pracy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, a z prawa tego nie może zrezygnować. W praktyce oznacza to, iż prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa już w pierwszym roku pracy (z upływem miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 przysługującego mu wymiaru po przepracowaniu roku), a w kolejnych latach zatrudnienia pracownik nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego, już od 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy pracownika wraz z tzw. okresami zaliczalnymi – ukończoną szkołą, stażami, pracą za granicą itp. O ile powołany powyżej przepis mówi o urlopie nieprzerwanym, to w praktyce na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy może zostać podzielony na części, przy czym jedna z tych części powinna trwać nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych. Co ważne, może się okazać, że pracownik zatrudniony w danym roku, np. w roku 2019, nie uzyska w tym roku prawa do urlopu wypoczynkowego, a prawo to uzyska dopiero w roku następnym – przykładowo, jeśli pracownik zostaje zatrudniony np. z dniem 10 grudnia 2019 roku, a jest to jego pierwsza praca w życiu, prawo do pierwszego urlopu nabywa on dopiero z upływem miesiąca pracy, a zatem w grudniu 2019 prawa do urlopu jeszcze nie nabędzie, gdyż miesiąc jego pracy mija dopiero w styczniu 2020 roku.
Może się jednak okazać, iż w danym roku kalendarzowym pracownik nabędzie co prawda prawo do urlopu wypoczynkowego, ale na skutek różnych okoliczności z urlopu tego nie skorzysta w całym przysługującym mu wymiarze. Wówczas ta niewykorzystana w danym roku kalendarzowym część urlopu przechodzi na rok następny jako tzw. urlop zaległy 2019.
Urlop zaległy 2019 – kiedy najpóźniej pracownik musi go wykorzystać?
Jak już wspomnieliśmy na wstępie – w praktyce kadrowej powszechne jest przekonanie, że urlop zaległy 2019 pracownik powinien wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Od razu należy wyraźnie podkreślić, iż nie jest to do końca prawda. Z przepisu art. 168 kodeksu pracy wynika, iż urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie, że do 30 września ma on ten urlop wykorzystać. W praktyce zatem, jeśli pracownik ma urlop zaległy 2019 w wymiarze np. 6 dni, to nie oznacza to, że on te 6 dni musi wykorzystać najpóźniej do 30 września 2020 roku, ale że najpóźniej 30 września 2020 roku musi on rozpocząć korzystanie z tego urlopu. To bardzo istotne – urlop zaległy ma zostać udzielony do 30 września następnego roku kalendarzowego, a nie już wykorzystany do tej daty.
Sam urlop zaległy 2019 może wystąpić w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta w 2018 roku należnego mu za ten rok urlopu (a także urlopów z lat poprzednich). Pracodawcy powinni pilnować, aby pracownicy wykorzystywali należne im urlopu wypoczynkowe niejako na bieżąco, w tym roku, w którym nabyli do nich prawo, jednakże może się okazać w praktyce, że wystąpią okoliczności, które uniemożliwiają korzystanie z urlopu wypoczynkowego – przykładowo długotrwała choroba pracownika, urlop macierzyński czy wychowawczy. W takiej sytuacji niewykorzystany w 2019 roku urlop wypoczynkowy przejdzie na rok 2020 jako urlop zaległy. Nie cały jednak ten urlop zaległy 2019 musi zostać udzielony do końca września 2020 roku. Przede wszystkim należy mieć na względzie, jak pracownik w 2019 roku korzystał z tzw. urlopu na żądanie.
Urlop na żądanie a urlop zaległy 2019
Stosownie do art. 168 kodeksu pracy urlopu zaległego udziela się pracownikowi do 30 września roku następnego, jednakże nie dotyczy to urlopu udzielanego w trybie art. 167(2) kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie. W praktyce zatem do 30 września roku następnego należy udzielić pracownikowi urlopu zaległego, ale z zastrzeżeniem, że tej części urlopu, która w roku poprzednim mogła być urlopem na żądanie, udziela się nie do 30 września, ale do 31 grudnia następnego roku. O co tu chodzi? Najlepiej omówić to na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że w 2019 roku pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Z tej puli wykorzystał 18 dni, w tym 1 dzień urlopu na żądanie. Na następny rok jako urlop zaległy 2019 „przechodzi” zatem 8 dni urlopu, w tym 3 dni, które w 2019 roku mogły być udzielone jako urlop na żądanie. Sam urlop na żądanie to 4 dni w roku, przy czym są one udzielane z puli urlopu wypoczynkowego i nie przechodzą na kolejny rok jako urlop na żądanie – jeśli w danym roku pracownik tych 4 dni urlopu na żądanie nie wykorzysta, to od 1 stycznia kolejnego roku i tak ma nadal prawo do 4 dni urlopu na żądanie.
Wracając do naszego pracownika – przenosi on z roku 2019 na rok kolejny 8 dni urlopu zaległego. Z tych 8 dni pracodawca musi mu – do 30 września 2020 roku – udzielić 5 dni urlopu zaległego. Pozostałe 3 dni, które w 2019 roku mogły być urlopem na żądanie, udzielane są do 31 grudnia 2020 roku. Podobnie, gdyby pracownik w 2019 roku wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie, to przenosząc na rok olejny 8 dni urlopu pracodawca musiałby mu udzielić 6 dni do 30 września, a pozostałych 2 (które w poprzednim roku mogły być urlopem na żądanie) pracodawca udziela do końca roku.
Czy można pracownika zmusić, aby wykorzystał urlop zaległy 2019 w ustawowym terminie?
Urlop zaległy 2019 i konieczność jego wykorzystania w 2020 roku na zasadach, określonych w niniejszym artykule to jedna z dwóch okoliczności, w których pracodawca może – poleceniem służbowym – niejako zmusić pracownika do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Co do zasady z urlopu wypoczynkowego pracownik korzysta w terminie, uzgodnionym z pracodawcą, jednakże jeśli pracownik posiada jakiś urlop zaległy, a nie planuje z niego korzystać, pracodawca może pracownika do tego zmusić. Drugą taką sytuacją, w której pracodawca może pracownika zmusić do skorzystania z urlopu wypoczynkowego, jest urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia.
Należy pamiętać, iż prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się po 3 latach. Jeśli urlop zaległy 2019 nie został wykorzystany (na zasadach opisanych powyżej) w roku 2020, to po 3 latach, licząc od końca 2020 roku, prawo do tego urlopu przedawni się. Oznacza to, że pracodawca może tego zaległego urlopu udzielić, ale nie ma już takiego obowiązku. W praktyce dobrze jest zatem pilnować, aby urlop wypoczynkowy pracownik wykorzystywał na bieżąco, aby nie dopuścić do sytuacji, w której w razie rozwiązania stosunku pracy pracodawca będzie musiał pracownikowi wypłacić wysoki ekwiwalent za urlop wypoczynkowy 2019 czy też po prostu prawo do tego urlopu zaległego przedawni się.