Jak wyliczyć urlop za 3 miesiące pracy?

Jak wyliczyć urlop za 3 miesiące pracy? To zależy od kilku czynników. Przede wszystkim wpływ na wymiar urlopu po 3 miesiącach zatrudnienia ma wymiar etatu, na jakim pracownik pozostaje zatrudniony, staż urlopowy oraz to, czy pracownik w tym roku podjął zatrudnienie po raz pierwszy w życiu.

Te 3 miesiące to np. umowa na okres próbny – dla formalności dodajmy, że po zmianach obowiązujących od 26 kwietnia 2023 umowa na okres próbny może zostać zawarta na maksymalnie 3 miesiące, ale dodatkowo, zgodnie z art. 25 par. 2(1) strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.

Do tego jeszcze umowa na okres próbny jest zawierana na 1 miesiąc w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony 6 miesięcy oraz na 2 miesiące w przypadku zamiaru zawarcia umowy na czas określony 12 miesięcy (art. 25(2) par. 2 kodeksu pracy – pisaliśmy niedawno: Umowa na czas określony po nowemu.

Może się zatem okazać, że zawieramy z pracownikiem umowę na okres próbny 3 miesięcy, ale realne zatrudnienie potrwa dłużej. A skoro potrwa dłużej, to pracownik nabędzie odpowiednio więcej urlopu wypoczynkowego. Przyjrzyjmy się bliżej temu tematowi, omówmy również pokrótce np. wpływ urlopu bezpłatnego na wymiar urlopu wypoczynkowego.

Sprawdź także: Ile urlopu na pół etatu

Jeszcze dla formalności – umowa na okres próbny jest umową zawieraną w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika. Ona nie jest obowiązkowa. Zatrudniając pracownika możemy od razu zatrudnić go na czas określony albo na nieokreślony.

Zawarcie umowy na okres próbny a urlop wypoczynkowy

Mamy pracownika zatrudnionego na 3 miesiące okresu próbnego. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Wcześniej będąc na studiach dorabiał sobie na umowie zlecenia, ale umowa zlecenia nie jest formą nawiązania stosunku pracy, a więc zastosowanie znajduje tu ten przepis z kodeksu pracy:

Art. 153. § 1. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Teoretycznie sprawa jest prosta – z upływem każdego miesiąca pracy pracownik nabywa prawo do 1/12 z wymiaru należnego mu po przepracowaniu roku. Pytanie, jaki wymiar urlopu wypoczynkowego pracownik będzie miał po przepracowaniu roku?

Urlop wypoczynkowy – upływ miesiąca pracy. Ile dni urlopu za 3 miesiące pracy?

W praktyce kadrowej funkcjonuje takie pojęcie jak „rok dopisany”. Tu właśnie chodzi o taką sytuację – zatrudniamy pracownika na okres próbny np. w dniu 1 lipca. Już w tym momencie musimy popatrzyć niejako jeden rok wprzód i sprawdzić, jaki wymiar urlopu wypoczynkowego będzie miał w tym momencie (tu więcej o tym: Pierwsza praca w życiu i urlop wypoczynkowy).

Jeśli 20 dni (więcej o tym za chwilę), to z upływem każdego miesiąca pracy pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 z 20 dni = 1,67 dnia (w roku, w którym pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy urlopu nie zaokrąglamy w górę do pełnego dnia.

Nie ma do tego podstawy prawnej – ani kodeks pracy ani żaden inny akt prawa pracy nie przewidują jej; oczywiście możemy taki niepełny dzień urlopu zaokrąglilć, jest to dopuszczalne, bo to działanie na korzyść pracownika).

Jeśli natomiast po roku dopisanym pracownik ma 26 dni urlopu, to z upływem każdego miesiąca pracy od momenty zatrudnienia, w pierwszym roku pracy, nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 26 dni = 2,16 dnia.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Ta druga sytuacja w praktyce zdarza się bardzo rzadko, ale może się zdarzyć. Kiedy? O tym za chwilę. Warto w tym miejscu pokrótce chociaż omówić w ogóle wymiar urlopu, jaki jest, od czego zależy.

Otóż zgodnie z art. Art. 154. par. 1 kodeksu pracy:

wymiar urlopu wynosi:

• 1) 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;2) 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do tego stażu pracy – okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się m.in. czas trwania nauki – od 3 lat za zasadniczą szkołę zawodową do 6 w przypadku szkoły policealnej i 8 lat za szkołę wyższą (szczegółowe unormowanie w przepisie art. 155 kodeksu pracy).

Czytaj także: Zatrudnienie po stażu

Co się wlicza do stażu urlopowego?

Oprócz okresów nauki wlicza się również staże czy okresy legalnej pracy za granicą, pracę w gospodarstwie rolnym rodziców i parę innych okresów.

W każdym razie – zatrudniamy pracownika na 3 miesiące, np. okresu próbnego albo czas określony wynoszący 3 miesiące. Jest to rok jego debiutu zawodowego. No więc aby ustalić, ile urlopu wypoczynkowego pracownik będzie mieć z upływem miesiąca pracy musimy już w dniu zatrudnienia popatrzyć rok wprzód, z uwzględnieniem okresów zaliczalnych i dopiero w ten sposób ustalamy, czy liczymy urlop 1/12 z 20 czy 1/12 z 26 dni po każdym przepracowanym miesiącu.

Jak liczyć miesiąc przepracowany?

A co oznacza miesiąc przepracowany? Czy chodzi tu o to, że pracownik musi ten miesiąc efektywnie przepracować? Nie. Może się zdarzyć sytuacja, że pracownik już w pierwszym miesiącu pracy pójdzie np. na kilka dni zwolnienia lekarskiego. Nieobecność pracownika nie powoduje zawieszenia liczenia miesiąca pracy.

Dla formalności – wymiar urlopu zależy od wymiaru czasu pracy, a więc te 20 czy 26 dni urlopu wypocznkowego to wymiar dla pełnego etatu, dla pół etatu będzie to 1/2 z 20 albo 1/2 z 26 czyli odpowiednio 10 albo 13 dni przeliczeniowych.

Dzień urlopu przeliczeniowo to zawsze 8 godzin (jedynie w przypadku pracowników niepełnosprawnych z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności, pracujących w obniżonej normie dobowej dzień urlopu przeliczeniowo to 7 godzin).

Jeszcze jedna uwaga – jeśli pracownik w trakcie roku nabywa ten staż urlopowy 10 lat, przysługuje urlop uzupełniający. Nie ma to jednak zastosowania w naszym przypadku, a więc ten temat zostawiamy z boku.

Jaki urlop po 3 miesiącach pracy?

No więc mamy pracownika zatrudnonego na czas próbny 3 miesięcy. Pierwsza praca na etacie w życiu. Nabywa on prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem miesiąca pracy. W praktyce wygląda to tak:

• pracownik zatrudniony 1 lutego nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego 28 (albo 29) lutego,

• pracownik zatrudniony 1 marca nabywa urlop 31 marca,

• pracownik zatrudniony 1 kwietnia nabywa urlop 30 kwietnia,

• pracownik zatrudniony 10 maja nabywa urlop 9 czerwca.

Wynika to z faktu, że przepisy kodeksu pracy nie wskazują, jak liczyć upływ miesiąca pracy. Musimy zatem w tym zakresie posiłkować się przepisami kodeksu cywilnego.

Niepełny miesiąc pracy a urlop

Co ważne – jeśli zawieramy umowę na okres próbny czy czas określony na 3 miesiące, ale pracownik nie dopracuje nawet pełnego miesiąca (bo np. umowa o pracę została rozwiązana za porozumieniem stron), to w ogóle nie nabywa prawa do urlopu, bo nie upłynął miesiąc pracy.

Natomiast ma to znaczenie, jeśli pracownik w tym samym roku podejmuje zatrudnienie u kolejnego pracodawcy. Dlaczego? U tego innego pracodawcy należy do stażu, od którego zależy nabycie prawa do urlopu, zaliczyć ten okres pozostawania w zatrudnieniu i poprzedniej umowy, u poprzedniego pracodawcy.

Zmiana pracodawcy a urlop wypoczynkowy

Otóż ten nowy pracodawca dostaje świadectwo pracy i wie, ile dni pracownik pozostawał w zatrudnieniu u poprzedniego pracodawcy. Przykładowo ze świadectwa pracy wynika, że pracował od 1 do 13 maja.

No więc u nowego pracodawcy pracownik musi przepracować jedynie 17 dni (w przypadku przerwy w zatrudnieniu miesiąc liczymy jako 30 dni) i już nabędzie prawo do urlopu.

Wróćmy do nazego przykładu. Mamy pracownika zatrudnionego na okresie próbnym 3 miesiące. Po pierwszym przepracowanym miesiącu ma on do wykorzystania 1,67 dnia urlopu. Udzielamy mu 1 dnia, a te pozostałe 0,67 nie przepada.

Natomiast na upartego, gdybyśmy chcieli, możemy ten urlop przeliczyć – daje to 13 godzin 17 minut urlopu do wykorzystania.

Urlop w wymiarze godzinowym możliwy jest do udzielenia jedynie, jeśli mamy właśnie taką niepełną końcówkę.

Co ważne – umowa kończy się z upływem 3 miesiąca, bo na tyle została zawarta. Okazuje się, że za ten ostatni miesiąc pracownik już siła rzeczy nie wykorzysta urlopu, bo mógłby go wykorzystać dopiero następnego dnia, a następnego dnia już pracownikiem nie jest (chyba, że strony zdecydują o zawarciu kolejnej umowy).

Na wniosek pracownika urlop może zostać przeniesiony na nową umowę porozumieniem, zaartym z pracodawcą. Wówczas nie ma obowiązku naliczania i wypłacania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Urlop po 3 miesiąch zatrudnienia pracownika ze stażem

Teraz inna sytuacja – zatrudniamy pracownika, dla którego nie jest to rok debiutu zawodowego, pracował on już na etacie w latach wcześniejszych. Jego również zatrudniamy na 3 miesiące. Różnica w stosunku do pracownika – „świeżaka” jest taka, że ten pracownik pracujący już na etacie w latach wcześniejszych nie musi czekać miesiąc, aby nabyć prawo do urlopu.

sprawdź także: 3/4 etatu wady

Jemu urlop należy się już od dnia zatrudnienia. Tyle, że musimy ten urlop przeliczyć w proporcji do okresu, na jaki zatrudniamy pracownika. No więc skoro zatrudniamy pracownika na 3 miesiące, to wymiar należnego mu urlopu to będzie odpowiednio 3/12 z 20 albo 3/12 z 26 dni, przy czym w tym wypadku urlop już zaokrąglamy do pełnego dnia (i oczywiście w przypadku niepełnego etatu urlop ustalamy w wymiarze proporcjonalnym).

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy. Nie ma możliwości, aby urlop wypoczynkowy obejmował weekendy i święta (chyba, że są dla pracownika dniami pracy).

Druga rzecz – urlopu udzielamy w takim wymiarze, jaki pracownik ma do przepracowania danego dnia. Jeśli pracuje na pół etatu i ma do przepracowania zgodnie z grafikiem czasu pracy np. 4 godziny, udzielamy mu 4 godzin urlopu. Jeśli pracuje w systemie równoważnym w dniówkach po 12 godzin – udzielamy mu 12 godzin urlopu (półtora dnia urlopu przeliczeniowego).

Czytaj także: Równoważny czas pracy

Niepełny etat a urlop po 3 miesiącach zatrudnienia

Wspominaliśmy – wymiar urlopu wypoczynkowego liczy się w proporcji do etatu (plus przy udzielaniu w proporcji do okresu, do którego trwa umowa w danym roku kalendarzowym).

Załóżmy teraz, że zatrudniamy pracownika na 3 miesiące na 1/4 etatu. Jest to jego pierwsza praca w życiu, nie pracował za granicą, ma wykształcenie wyższe. Zatrudnienie ma miejsce od 1 lipca.

No więc po roku dopisanym jego wymiar urlopu to 5 dni – w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru etatu. A więc po upływie każdego miesiąca pracy nabędzie on prawo do urlopu w wymiarze 1/12 z 5 dni, czyli 0,416 dnia przeliczeniowego urlopu.

Drugi przypadek – ten sam pracownik, ale nie podejmuje zatrudnienia po raz pierwszy w życiu, a więc urlop ma bez miesiąca karencji. No więc od razu od dnia zatrudnienia przysługuje mu urlop wypoczynkowy w wymiarze 1/4 z 20 dni = 5 dni.

Urlop po kilku miesiącach pracy

Najpierw ustalamy, czy pracownika dotyczy miesiąc karencji w oczekiwaniu na urlop, czy nie. Jeśli to pierwszy rok pracy na etacie w życiu, obowiązuje go miesiąc karencji, a więc prawo do urlopu nabywa z upływem każdego miesiąca pracy.

Czytaj także: Wniosek o emeryturę

Jeśli to nie jest pierwszy rok pracy, prawo do urlopu nabywa od razu, od dnia zatrudnienia.

Następnie ustalamy należny pracownikowi wymiar urlopu – pełny etat to 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy z okresami zaliczalnymi. Wymiar etatu ustalamy w proporcji do wymiaru zatrudnienia.

Jeśli z góry wiadomo, że umowa rozwiąże się w trakcie roku, bo np. została zawarta na okres próbny albo czas określony, liczymy urlop w proporcji do czasu, jaki umowa ma trwać.

Czy urlop bezpłatny pomniejsza wypoczynkowy?

Ustalając wymiar urlopu należy mieć na względzie regulację z art. 155(2) par. 1 kodeksu pracy – pomniejszamy proporcjonalnie urlop dla pracownika powracającego do pracy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

• 1) urlopu bezpłatnego;

  2) urlopu wychowawczego;

  3) odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;

  4) tymczasowego aresztowania;

  5) odbywania kary pozbawienia wolności;

  6) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Natomiast gdyby zdarzyło się, że pracownik zdąży wykorzystać cały urlop przed wystąpieniem którejś z tych nieobecności, to „jego szczęście”, urlopu już nie pomniejszamy proporcjonalnie.