Planowanie czasu pracy pracowników to jedno z trudniejszych dla pracodawcy zadań. Co do zasady to pracodawca odpowiada za odpowiednie rozplanowanie czasu pracy pracowników – musi planować pracę pracowników tak, aby zapewnić normalny tok funkcjonowania zakładu pracy. Projektując grafiki czasu pracy pracodawca musi uwzględniać szereg elementów – nie tylko wymiar czasu pracy pracowników, ilość godzin do przepracowania itp., ale również uwzględniać potencjalne planowane i nieplanowane nieobecności (urlopy, zwolnienia lekarskie itp.), nadgodziny, które mogą się pojawić ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, okoliczności siły wyższej itp. Układanie grafików czasu pracy nie jest sprawą prostą, natomiast co do zasady, zgodnie z przepisem art. 129 §3 kodeksu pracy jest to obowiązek pracodawcy (przypadki, kiedy nie trzeba tworzyć harmonogramów – grafików czasu pracy wskazane zostały w art. 129 §4 kodeksu pracy – omówimy je w dalszej części artykułu). Układając dla pracownika harmonogram – grafik czasu pracy pracodawca musi uwzględnić wymiar zatrudnienia tego pracownika, liczbę godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym, a także opracowane w zakładzie plany urlopowe czy wnioski o udzielenie urlopów wypoczynkowych i innych oraz szereg innych okoliczności, jak przerwy w pracy, odpoczynki dobowe i tygodniowe itp. W niniejszym artykule omówimy harmonogramy czasu pracy – opiszemy zasady ich tworzenia i zwolnienie z obowiązków tworzenia grafików czasu pracy.
Harmonogram – grafik czasu pracy – co to jest i jak go prawidłowo stworzyć
Harmonogram – grafik czasu pracy to nic innego, jak zaplanowany na określony przyszły przedział czasowy rozkład dni roboczych i godzin pracy pracownika. Zgodnie z art. 129 §3 kodeksu pracy taki harmonogram czasu pracy pracodawca tworzy na okresy nie krótsze niż 1 miesiąc i zapoznaje z nimi pracownika z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Inaczej mówiąc – pracownik musi na co najmniej tydzień wcześniej wiedzieć, jaki będzie jego rozkład czasu pracy na co najmniej miesiąc do przodu. Taki harmonogram – grafik czasu pracy określa, które dni dla pracownika są dniami roboczymi (to ważne, bo nie każdy pracownik pracuje np. od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, w zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy czy równoważnym systemie czasu pracy pracownicy mogą danego dnia pracować krócej, innego dłużej, a jeszcze inny mieć wolny, oprócz zwyczajowo wolnej soboty i niedzieli), o jakiej godzinie rozpoczyna i kończy pracę danego dnia. Harmonogram – grafik czasu pracy uwzględnia również zaplanowane uprzednio zwolnienia od pracy (np. urlopy okolicznościowe), urlopy wypoczynkowe, szkoleniowe i inne. Taki harmonogram – grafik czasu pracy uwzględnia również dni wolne oddawane za pracę w soboty, w nadgodzinach, w niedziele i święta (więcej o tym pisaliśmy tu: co się należy za pracę w soboty i niedziele).
Samo ułożenie harmonogramu – grafiku czasu pracy odbywa się w oparciu o przyjęty dla pracownika wymiar zatrudnienia, system czasu pracy i wymiar czasu pracy do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Ten wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ustala się w oparciu o wytyczne, wskazane w art. 130 kodeksu pracy. W praktyce wygląda to tak, że należy ustalić, ile w okresie rozliczeniowym jest pełnych tygodni, liczbę tygodni pomnożyć przez 40 godzin oraz dodać po 8 godzin za każdy tzw. dzień wystający poza pełne tygodnie, a następnie tak ustalony wymiar obniża się o 8 godzin za każde święto przypadające w tym okresie rozliczeniowym, które jest dniem ustawowo wolnym od pracy (więcej o tym pisaliśmy tu: dni ustawowo wolne od pracy), a które wypada w dniu innym niż niedziela. Oczywiście wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym dla pracownika, zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Jak to wygląda w praktyce? Pokażmy na przykładach.
Pracownik pracuje na pełnym etacie w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. Ten okres rozliczeniowy obejmuje miesiące maj, czerwiec, lipiec i sierpień 2019 roku. W maju 2019 jest 21 dni roboczych (4 pełne tygodnie plus 3 dni wystające minus 2 święta wolne ustawowo od pracy), w czerwcu 2019 jest 19 dni roboczych (4 pełne tygodnie minus jedno święto ustawowo wolne od pracy, w lipcu 2019 są 23 dni robocze (4 pełne tygodnie plus 3 dni wystające), z kolei w sierpniu 2019 jest 21 dni roboczych (4 pełne tygodnie plus 2 dni wystające minus 1 święto ustawowo wolne od pracy. W tym okresie rozliczeniowym są zatem 84 dni robocze, czyli 672 godziny do przepracowania. Gdyby ten pracownik pracował np. na pół etatu, to do przepracowania ma połowę z tego, a więc 336 godzin.
Oczywiście pracodawca nie musi układać harmonogramów – grafików czasu pracy na cały okres rozliczeniowy od razu. Zgodnie z powołanym wcześniej art. 129 §3 kodeksu pracy musi to robić na okresy nie krótsze niż miesiąc. Może zatem ułożyć grafik najpierw na maj, potem na czerwiec itd., przy czym musi pamiętać, aby ten harmonogram – grafik czasu pracy wręczyć pracownikowi (czy zaznajomić z nim pracownika) najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem danego miesiąca.
Harmonogram – grafik czasu pracy ustala się zgodnie z pewnymi zasadami. Przede wszystkim należy pamiętać, iż pracownicy pracują co do zasady w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Należy też pamiętać, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy – równie dobrze pracownik może mieć weekend niedziela-poniedziałek. Projektując grafik czasu pracy pracodawca musi zapewnić pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy, z uwzględnieniem przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, wolnych niedziel oraz ustawowo wolnych świąt, szczególnie, jeśli planuje pracę w soboty (czy inne dni wolne), niedziele czy święta. Przy tworzeniu grafików czasu pracy należy również pamiętać o odpoczynkach dobowych (11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego – art. 132 §1 kodeksu pracy) oraz odpoczynkach tygodniowych (35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego niedzielę – art. 133 §1 i §3 kodeksu pracy), a także o definicji doby pracowniczej.
Zgodnie z art. 128 §3 pkt 1 kodeksu pracy przez dobę pracowniczą należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W praktyce zatem, jeśli danego dnia pracodawca planuje pracownikowi 8 godzin pracy, np. od 8.00 do 16.00, to następnego dnia nie może mu zaplanować pracy od godziny 7.00, gdyż oznaczałoby to, że pracownik drugi raz rozpocznie pracę w tej samej dobie pracowniczej – rozpoczęta dzień wcześniej o godzinie 8.00 doba pracownicza kończy się w tym dniu o godzinie 8.00, a skoro pracownik ma zacząć pracę o 7.00, to miałby ją zacząć drugi raz w tej samej dobie pracowniczej (z pewnym odstępstwem, wskazanym w art. 140(1) kodeksu pracy, tzw. ruchomym czasem pracy, w którym pracownik sam decyduje, o której godzinie rozpoczyna pracę danego dnia).
Harmonogram – grafik czasu pracy i planowanie pracy w niedziele i święta
Jeśli pracodawca planuje pracownikowi pracę w niedziele (co w określonych sytuacjach jest dopuszczalne, np. w placówkach użyteczności publicznej), to musi pamiętać o tym, iż jedna na cztery niedziele musi być wolna. Pracownik nie może zatem pracować we wszystkie niedziele w miesiącu (art. 151(12) kodeksu pracy – Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 144 kodeksu pracy, czyli pracownika zatrudnionego w tzw. weekendowym systemie czasu pracy). Co ważne w praktyce – z powyższego przepisu nie wynika, iż co czwarta niedziela ma być wolna. Wolna ma być jedna niedziela w okresie kolejnych czterech. Jeśli dla uproszczenia założymy, że dwa kolejne miesiące mają po 4 niedziele, to np. pierwszego miesiąca ostatnia niedziela może być pracująca, drugiego miesiąca pierwsza niedziela może być pracująca, czyli w praktyce pracownik pracuje przez dwie kolejne niedziele, ale na 4 kolejne niedziele jedna jest wolna, a więc wszystko jest zgodne z przepisami. Upraszczając – na każde 4 kolejne niedziele jedna musi być wolna, nieważne która.
Harmonogram – grafik czasu pracy – czy i kiedy może być zmieniony
Generalnie, jeśli pracodawca ustali grafik czasu pracy, to grafik ten nie powinien być zmieniany. Pracownik musi wiedzieć, w jakie dni i w jakich godzinach wykonuje pracę. Może się jednak zdarzyć sytuacja, że zmiana grafika czasu pracy zostanie wymuszona. Zmiana grafika jest dopuszczalna, jeśli pracodawca oddaje pracownikowi czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (więcej o tym pisaliśmy tutaj: oddawanie czasu wolnego za nadgodziny), jeśli oddaje dzień wolny w zamian za pracę w sobotę czy innym dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz jeśli pracodawca oddaje pracownikowi dzień wolny za pracę w niedzielę czy święto. Sama zmiana grafiku czasu pracy może zostać również wymuszona chorobą pracownika, wystąpieniem o udzielenie urlopu na żądanie, opieką nad chorym dzieckiem czy innym członkiem rodziny, nieobecnością nieusprawiedliwioną, koniecznością odsunięcia pracownika od pracy z powodu pozostawania przez niego pod wpływem alkoholu czy środków odurzających itp.
Sam harmonogram – grafik czasu pracy pracodawca przekazuje pracownikowi w formie pisemnej czy elektronicznej – może mu wręczyć wydruk z planem pracy, wysłać na służbową skrzynkę email itp. Należy jednak pamiętać, że samo tworzenie grafików – harmonogramów czasu pracy nie zawsze jest obowiązkowe.
Kiedy nie trzeba tworzyć grafików czasu pracy
Przede wszystkim obowiązku tworzenia grafików nie mają pracodawcy wobec pracowników, zatrudnionych w „sztywnych” godzinach pracy. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje zawsze od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, to nie ma konieczności tworzenia dla niego grafiku czasu pracy, pracownik ten doskonale bowiem wie, w jakie dni i w jakich godzinach ma pracować. Podobnie nie tworzy się grafików dla pracowników zatrudnionych w tzw. zadaniowym systemie czasu pracy (więcej o tym systemie pisaliśmy tutaj – zadaniowy system czasu pracy, czyli nienormowany czas pracy). Nie tworzy się również grafików czasu pracy dla pracowników, których pracodawca – na ich wniosek – zatrudnia w ruchomym lub indywidualnym systemie czasu pracy, jak również w przypadku, gdy rozkład czasu pracy wynika z obwieszczenia (np. o dniach roboczych i godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy), z przepisów czy wprost z umowy o pracę.
Na zakończenie warto wspomnieć o jednej rzeczy – harmonogram – grafik czasu pracy nie jest tożsamy z ewidencją czasu pracy. Grafik czasu pracy to pewien plan, który niekoniecznie musi zostać zrealizowany (np. z powodu choroby czy innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika), z kolei ewidencja czasu pracy odzwierciedla to, co de facto miało miejsce w minionym okresie. Oczywiście grafik czasu pracy może ostatecznie pokrywać się niejako z ewidencją czasu pracy, ale nie musi. Sam obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisu §6 rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wskazany przepis zawiera również informacje, co składa się na ewidencję czasu pracy pracownika i co ona zawiera.
