Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy [konsekwencje]
Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy może, ale nie musi, być powodem przykrych dla pracownika konsekwencji. Pomijając już obniżenie wynagrodzenia z powodu nieobecności nieusprawiedliwionej w pracy, konsekwencje nieobecności nieusprawiedliwionej w pracy mogą być dużo poważniejsze – aż do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika.
Tak, niestety dla pracownika, w niektórych wypadkach wystarczy jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, aby pracodawca mógł pracownika zwolnić. Jednodniowa nieobecność w pracy – nieusprawiedliwiona – może być powodem nawet dyscyplinarki.
Dlaczego? O tym i wielu innych konsekwencjach, jakie niosą za sobą nieusprawiedliwione nieobecności w pracy poczytasz w tym artykule. Postaramy się temat omówić na wylot.
Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy – o co w tym chodzi?
Pracownik pracujący na etacie ma pewne obowiązki (i od razu należy zaznaczyć, że to, o czym napiszę za chwilę, dotyczy pracownika, a więc osoby zatrudnionej w stosunku pracy, a nie np. zleceniobiorcy czy innej osoby zatrudnionej nie na etacie, ale na umowie cywilnoprawnej. O umowach zlecenia więcej m.in. tutaj: Zatrudnienie emeryta na zleceniu).
Jednym z tych podstawowych obowiązków pracownika, zgodnie z art. 100 §2 ust. 1 kodeksu pracy jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Czas pracy w zakładzie pracy ustala pracodawca.
Oczywiście nie może robić tego dowolnie – jest tutaj związany normami czasu pracy, średnio pięciodniowym tygodniem pracy, ale również okresem rozliczeniowym, systemem czasu pracy (pisaliśmy m.in. Systemy czasu pracy), ewentualnym stopniem niepełnosprawności pracownika (pisaliśmy m.in. Czas pracy pracowników niepełnosprawnych), dobą pracowniczą, koniecznością zapewnienia odpowiedniej ilości przerw w pracy oraz odpoczynków dobowych i tygodniowych (pisaliśmy: Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami).
Sprawdź także: Czy pracownik może odmówić nadgodzin
Generalnie pracownik pracuje zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy (pisaliśmy m.in. Harmonogram – grafik czasu pracy). Rozkład czasu pracy, czyli w praktyce wskazanie dni roboczych, dni wolnych oraz godzin pracy „od do” w te dni robocze, ustala pracodawca. W rzadko spotykanych przypadkach, np. w indywidualnym rozkładzie czasu pracy (o którym mowa w art. 142 kodeksu pracy), rozkład czasu pracy ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem.
W skrócie – pracownik ma wyznaczone pewne dni i godziny pracy i musi ich przestrzegać. Chyba, że pracuje w zadaniowym czasie pracy (pisaliśmy m.in. nienormowany czas pracy). Jeśli pracownik z jakiegoś powodu jest nieobecny w pracy czy planuje nieobecność w pracy, musi ją odpowiednio usprawiedliwić.
To ważne, bo nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy to pewne „odstępstwo od normy” – nieobecność usprawiedliwiona niekoniecznie pomniejszy wynagrodzenie (a nawet jeśli, to pracownik za jej czas otrzyma pewną formę rekompensaty, np. jeśli nieobecność jest spowodowana zwolnieniem lekarskim, pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek (pisaliśmy m.in. Jak się liczy wynagrodzenie chorobowe oraz Jak się liczy zasiłek chorobowy). Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy jest tymczasem bezpłatna.
W ogólne należy zwrócić uwagę na pewną rzecz – co to w ogóle jest nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy.
Co oznacza nieobecność nieusprawiedliwiona? Nieobecność nieusprawiedliwiona konsekwencje
Pytanie nie jest takie trywialne. Jeśli pracownik jest nieobecny w pracy, w żaden sposób nie usprawiedliwi swojej nieobecności, pracodawca nie zna przyczyny nieobecności pracownika w pracy, to oczywiście będzie to nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy – niepłatna.
Z drugiej strony – pracownik był nieobecny w pracy, ale usprawiedliwił się – wskazał przyczyny nieobecności w pracy. Tyle, że pracodawca uznał, że usprawiedliwienie jest naciągane i w jego ocenie nieobecność pracownika w pracy to nieobecność nieusprawiedliwiona. Czy można uznać, że usprawiedliwienie nieobecności w pracy, co do którego pracodawca ma wątpliwości, jest brakiem usprawiedliwienia?
Czytaj także: Samowolne opuszczenie stanowiska pracy
Przecież może się zdarzyć sytuacja, w której pracownik jest nieobecny w pracy, usprawiedliwia swoją nieobecność, ale pracodawca usprawiedliwienia nie uznaje, za to uznaje, że była to nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy i wyciąga konsekwencje nieobecności nieusprawiedliwionej – pomniejsza wynagrodzenie pracownika.
Wadliwa wypłata wynagrodzenia jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracodawcy, a więc uznać należy, że to, czy nieobecność w pracy jest usprawiedliwiona czy nieusprawiedliwiona nie powinno opierać się na uznaniowości pracodawcy.
Na szczęście dla pracownika tak nie jest. Są bowiem przepisy, regulujące kwestie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Chodzi tu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
Jak można usprawiedliwić nieobecność w pracy? Jednodniowa nieobecność w pracy
Stosownie do §1 powołanego powyżej rozporządzenia:
„Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy”.
Od razu należy zwrócić uwagę, że powołane rozporządzenie nie zawiera katalogu zamkniętego tych zdarzeń i okoliczności, które usprawiedliwiają nieobecność w pracy. W praktyce nie da się stworzyć takiego katalogu, można za to wskazać najbardziej typowe powody nieobecności pracownika w pracy – niezdolność do pracy z powodu choroby, opieka nad chorym członkiem rodziny, siła wyższa typu pożar, katastrofa drogowa itd.
Pracownik musi pamiętać, że co do zasady o przyczynie i planowanym okresie trwania nieobecności w pracy powinien pracodawcę poinformować najpóźniej drugiego dnia tej nieobecności.
Obecnie, jeśli pracownik idzie np. na zwolnienie lekarskie, to pracodawca wie o tym praktycznie od razu – na koncie pracodawcy na tzw. PUE pojawia się e-ZLA – elektroniczne zwolnienie lekarskie, ze wskazaniem okresu, a więc pracodawca wie, jak długo i z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy.
Natomiast nie zawsze oczywiście nieobecność w pracy spowodowana jest zwolnieniem lekarskim. Może ona zostać spowodowana inną okolicznością, o której pracownik powinien pracodawcę poinformować. Jeśli tego nie zrobi, nieobecność może zostać potraktowana jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy ze wszelkimi tego konsekwencjami. Tych konsekwencji może być wiele, wymieńmy teraz dla formalności te najważniejsze
Konsekwencje nieobecności nieusprawiedliwionej w pracy
- Obniżenie wynagrodzenia za pracę
- Wypowiedzenie umowy o pracę
- Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarka dla pracownika wzór)
- Upomnienie, nagana albo kara pieniężna
- Obniżenie podstawy do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku (pisaliśmy m.in. Ile się należy za dzień chorobowego)
I teraz jeszcze jedna ważna rzecz. Jak pracownik może usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy? Zgodnie z §3 powołanego rozporządzenia, dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
- Zaświadczenie lekarskie
- Decyzja o izolacji czy kwarantannie
- Oświadczenie pracownika w razie nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego czy przedszkola
- Oświadczenie pracownika o niezdolności niani do sprawowania opieki nad dzieckiem
- Wezwanie pracownika w charakterze strony lub świadka do sądu, prokuratur, na Policję czy do innego organu
- Oświadczenie pracownika o zakończeniu podróży służbowej w nocy w takiej godzinie, że do rozpoczęcia pracy nie ma 8 godzin w warunkach umożliwiających wypoczynek nocny.
W praktyce pracodawca może np. w regulaminie pracy czy innym akcie wewnątrzzakładowym wskazać również inne sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Ważne, aby pracownik się ich trzymał – jeśli te sposoby usprawiedliwiania nieobecności są w zakładzie unormowane i te unormowania są dla pracownika jasne, musi ich przestrzegać, inaczej jego nieobecność to będzie nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy (pisaliśmy też: Co grozi za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy oraz Zwolnienie pracownika za nieobecność nieusprawiedliwioną).
Zatrzymajmy się na chwilę przy zwolnieniu lekarskim. Co do zasady wystawienie zwolnienia lekarskiego wygląda tak, że pracownik idzie do lekarza, uprawniony lekarz wystawia to zwolnienie lekarskie od dnia wizyty pracownika. Może się jednak zdarzyć, że zwolnienie zostanie wystawione nawet z datą do trzech dni wstecz. Należy o tym pamiętać. Dlaczego?
Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Pracownik jest na zwolnieniu lekarskim do 30 czerwca. 1 lipca nie pojawia się w pracy, nie ma go również w pracy ani 2, ani 3 lipca. Pracodawca uznaje, że skoro pracownik nie poinformował o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności najpóźniej drugiego dnia, to jest to nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy i na tej podstawie rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę dyscyplinarnie (pisaliśmy m.in. Dyscyplinarka w pracy oraz Za co można zwolnić pracownika).
Pracodawca zadzwonił do pracownika i poinformował go, że zwalnia go natychmiast – dyscyplinarnie. Pracownik odpowiedział, że nadal jest na zwolnieniu lekarskim. I faktycznie, tego samego dnia zwolnienie lekarskie pracownika pojawiło się na koncie PUE pracodawcy. Czy taka dyscyplinarka jest skuteczna? Tak. Ona kończy stosunek pracy natychmiast. A czy jest wadliwa?
Tak. Abstrahując już od braku zachowania właściwej formy (dyscyplinarka powinna mieć formę pisemną, ze wskazaniem przyczyny jej wręczenia), okazało się, że nie było przyczyny do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika – nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy nie miała miejsca, bo zwolnienie lekarskie zostało wystawione z datą 3 dni wstecz.
Nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna – do ilu dni wstecz można wystawić zwolnienie lekarskie?
Należy pamiętać, że zgodnie z §7 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.11.2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie do 3 dni wstecz (od dnia poprzedzającego badanie pracownika).
Nie należy zatem działać pochopnie, zwalniając pracownika dyscyplinarnie. Może się bowiem okazać, że konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trzeba będzie odkręcać, bo nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy okazała się jednak być usprawiedliwioną.
Dla formalności warto w tym miejscu wspomnieć o jednej kwestii. Zwolnienie lekarskie, czy inna usprawiedliwiona nieobecność w pracy chronią pracownika przed wypowiedzeniem umowy o pracę ze strony pracodawcy.
Wypowiedzeniem, a więc nie rozwiązaniem bez wypowiedzenia. W trybie dyscyplinarnym można zatem zwolnić pracownika nawet, jeśli przebywa na zwolnieniu lekarskim. Nie można mu natomiast w tym czasie wypowiedzieć umowy o pracę (ale już można ją rozwiązać np. za porozumieniem stron – pisaliśmy szerzej: Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron).
Skoro jesteśmy przy temacie, co grozi za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Można oczywiście z tego powodu pracownika zwolnić dyscyplinarnie, powołując się na naruszenie podstawowego obowiązku pracownika przestrzegania czasu pracy.
Należy jednak pamiętać, że naruszenie obowiązków pracowniczych, aby mogło zostać uznane za przyczynę dyscyplinarki, musi mieć charakter ciężki. I tu dochodzimy do drugiej ważnej kwestii.
Do kiedy można usprawiedliwić nieobecność w pracy?
Pracownik ma 2 dni na usprawiedliwienie nieobecności w pracy. Nie oznacza to jednak, że usprawiedliwienie nieobecności w pracy trzeciego dnia powoduje, że powstaje nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.
Spóźnienie się z usprawiedliwieniem nieobecności to nie to samo, co nieusprawiedliwienie jej w ogóle. To bardzo ważne. Nie można absolutnie zwolnić pracownika dyscyplinarnie za to, że swoją nieobecność w pracy usprawiedliwił za późno.
Jeśli usprawiedliwienie było uzasadnione, można oczywiście wymierzyć mu np. karę upomnienia (pisaliśmy m.in. Upomnienie i nagana dla pracownika), ale nie można go zwolnić dyscyplinarnie.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 20 sierpnia 2020 roku sygn. III PK 203/18 stwierdził, iż:
pracownik nie narusza w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli po jego stronie występują okoliczności usprawiedliwiające nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym jej usprawiedliwieniu
Co ciekawe, pracodawca nie może również zwolnić pracownika, który jest na zwolnieniu lekarskim, pracodawca o tym wie, chociaż na konto PUE nie wpłynęło jeszcze zwolnienie lekarskie. Może się tak zdarzyć, jeśli pracownik przebywa np. w szpitalu – szpital wystawia zwolnienie lekarskie najpóźniej w dniu wypisu.
Konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy pomniejsza wynagrodzenie pracownika. To oczywiste. Zgodnie z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za okres niewykonywania pracy jedynie, jeśli ustawa tak stanowi.
Żadna ustawa nie stanowi, że za okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (o wynagrodzeniu pracownika pisaliśmy szerzej m.in. tutaj: Wynagrodzenie w umowie o pracę).
Jak wygląda pomniejszenie wynagrodzenia za nieobecność nieusprawiedliwioną w pracy? Załóżmy, że pracownik pracuje na pełnym etacie, z wynagrodzeniem brutto w kwocie 5000 zł (pisaliśmy niedawno: Wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto). W czerwcu miał do przepracowania 168 godzin (21 dni roboczych), w tym miesiącu wystąpiła jednodniowa nieobecność w pracy – nieusprawiedliwiona.
Ostatecznie za czerwiec pracownik otrzyma następujące wynagrodzenie (zakładając, że nie miał innych nieobecności, nadgodzin itp.):
5000 zł – 5000 zł / 168 godzin do przepracowania w czerwcu * 8 godzin nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy = 4761,90 zł
Oczywiście, jeśli pracownik pracuje np. w równoważnym systemie czasu pracy (pisaliśmy m.in. praca po 12 godzin na dobę) i ma tego dnia zaplanowane np. 12 godzin pracy, to oczywiście nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy spowoduje pomniejszenie wynagrodzenia o te 12 godzin:
5000 zł – 5000 zł / 168 godzin do przepracowania w czerwcu * 12 godzin nieobecności nieusprawiedliwionej = 4642,86 zł.
A to oczywiście jeszcze nie wszystko. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy powoduje pomniejszenie podstawy do wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku (pisaliśmy niedawno: Jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe – przykłady). Co ważne – zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej, podstawa wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku nie może być niższa niż pensja minimalna, w proporcji do etatu.
Może się jednak okazać, że nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy pomniejszy podstawę w taki sposób, że będzie ona jednak niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym roku (pisaliśmy też na naszym innym blogu: czy pracownik może zarabiać mniej niż pensja minimalna).
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a kodeks pracy
Przepisy kodeksu pracy pozwalają pracodawcy na stosowanie wobec pracownika kar porządkowych. Jeśli w przypadku danego pracownika pojawia się nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy, pracodawca niekoniecznie musi np. zwalniać pracownika dyscyplinarnie.
Być może to jedyne przewinienie pracownika, a generalnie pracodawca jest z niego zadowolony. Postanawia jednak nałożyć na pracownika karę porządkową. Może to zrobić, byle dochował procedury przewidzianej w kodeksie pracy.
Najpierw należy pracownika wysłuchać – być może jednak usprawiedliwi jakoś swoją nieobecność w pracy. Pracownik nie musi skorzystać z możliwości bycia wysłuchanym. Po wysłuchaniu pracownika pracodawca decyduje, czy nakłada na pracownika karę porządkową. Kodeks pracy przewiduje kary upomnienia, nagany oraz karę pieniężną.
Sprawdź także: L4 a dni wolne w grafiku
Co ważne, nie można na pracownika nakładać żadnych innych rodzajów kar. Jeśli pracodawca wymyśla jakieś specyficzne kary, które nie są przewidziane w przepisach prawa pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, za które grozi mu nawet grzywna. Zgodnie bowiem z art. 281 kodeksu pracy:
Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł
Dodajmy jeszcze, że przepisy prawa pracy nie wskazują, ile ma trwać nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, żeby można było wyciągać wobec pracownika konsekwencje służbowe. Już zatem nawet jednodniowa nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy upoważnia pracodawcę do podjęcia działań.
Wielu pracowników zastanawia się, co grozi za nieprzyjście do pracy. Omówiliśmy już te najważniejsze konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W każdym razie dodać należy, że jeśli pracownik przestaje pojawiać się w pracy i jego nieobecność jest nieusprawiedliwiona, pracodawca może uznać, że pracownik pracę porzucił. Porzucenie pracy nie jest trybem rozwiązania umowy o pracę, aby do rozwiązania umowy o pracę doszło, pracodawca musi doręczyć pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę (pisaliśmy m.in. Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę) albo rozwiązanie bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarka).
Nie ma reguły, ile dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy stanowi dla pracownika ryzyko – wystarczy choćby jednodniowa nieobecność nieusprawiedliwiona.
Powstaje pytanie, czy jeśli pracownik ma nieobecność nieusprawiedliwioną w pracy, to czy można np. zmienić grafik pracy i nakazać mu odpracować ten dzień? Nie ma na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi. Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii zmian harmonogramów czasu pracy. Powszechnie przyjmuje się, że zmiana grafika czasu pracy jest dopuszczalna, o ile jest uzasadniona np. szczególnymi potrzebami pracodawcy, a także dokonywana w granicach obowiązujących przepisów oraz systemu czasu pracy.
Pracodawca ma obowiązek sporządzania grafików (z pewnymi wyjątkami) oraz zapoznania z nimi pracowników. Nieobecność nieusprawiedliwiona w pracy nie powinna być przyczyną zmiany grafika. Oczywiście, jeśli pracownik nie chce stracić na wynagrodzeniu i chce tę nieobecność nieusprawiedliwioną w pracy odpracować, to za zgodą pracodawcy może, ale taka zgoda może być dla pracodawcy ryzykowna. Odpracowanie nieobecności nieusprawiedliwionej może doprowadzić do naruszenia normy dobowej, doby pracowniczej, odpoczynków dobowych itd.
Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy a praca w dniu wolnym
Może się okazać, że pracodawca wyda pracownikowi polecenie pracy w sobotę, niedzielę, święto czy innym dniu wolnym od pracy (dodajmy, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy – ona jest wolna z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Pisaliśmy więcej m.in. tutaj: Co się należy za pracę w sobotę).
Jeśli pracownik odmówi, nie pojawi się w zakładzie pracy w tym dniu, to jest to nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, związana z odmową wykonania polecenia służbowego (pisaliśmy na naszym innym blogu: kiedy pracownik może odmówić wykonywania pracy oraz Do czego pracodawca może zmusić pracownika).
Na zakończenie dodajmy, że nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może, ale nie musi powodować konsekwencji. Jeśli pracodawca przymknie oko, to „zysk” pracownika. Tyle, że należy te konsekwencje za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy wyciągać. Przymykanie oka grozi rozluźnieniem dyscypliny, utratą autorytetu przez pracodawcę, niesnaskami między pracownikami (mówimy o tym szerzej w m.in. naszym szkoleniu: Szkolenie Zarządzanie zasobami Ludzkimi). Podsumowując: nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być powodem nałożenia na pracownika kary porządkowej, obniżenia wynagrodzenia, wypowiedzenia mu umowy o pracę a nawet rozwiązania jej bez zachowania okresu wypowiedzenia, w trybie dyscyplinarnym.
