Rozliczanie nadgodzin w równoważnym systemie czasu pracy

W poprzednim artykule pisaliśmy o planowaniu czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy pracownika. Dziś omówimy zasady rozliczania nadgodzin w równoważnym systemie czasu pracy. Z racji tego, że system równoważny czasu pracy jest stosunkowo często wykorzystywany przez pracodawców, warto wiedzieć, jak wygląda rozliczanie nadgodzin w równoważnym systemie czasu pracy, co się pracownikowi należy z tytułu pracy w nadgodzinach (czas wolny lub wynagrodzenie z dodatkami), jakich zasad należy przestrzegać, aby prawidłowo rozliczyć nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy.

Nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy

Stosownie do art. 151 §1 kodeksu pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Norma dobowa czasu pracy wynosi 8 godzin, z kolei norma średniotygodniowa to 40 godzin pracy (art. 129 §1 kodeksu pracy). W kontekście równoważnego systemu czasu pracy zwrócić należy uwagę szczególnie na zwrot „a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy”. O co tu chodzi? O to, że w równoważnym systemie czasu pracy możliwe jest wydłużenie wymiaru dobowego pracy do 12, 16 a nawet 24 godzin. Jeśli pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy i danego dnia ma zaplanowane do przepracowania 12 godzin, to nie można założyć, że w tym dniu pracował w nadgodzinach, gdyż pracował więcej, niż wynosi norma dobowa 8 godzin. Jego dobowy wymiar czasu pracy jest przedłużony do 12 godzin (na co pozwala art. 135 kodeksu pracy), a przekroczenie wymiaru dobowego, skutkujące powstaniem nadgodzin dobowych, powstanie dopiero w przypadku pracy powyżej 12 godzin (praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy – pracownika obowiązuje równoważny system czasu pracy.


Nadgodziny dobowe i tygodniowe w równoważnym systemie czasu pracy

Oczywiście, powyższe nie wyklucza, że nawet w równoważnym systemie czasu pracy przy założeniu, że pracownik nie pracuje więcej niż 12 godzin (wydłużony dobowy wymiar czasu pracy) i tak powstaną nadgodziny. Może się bowiem okazać, że w danym dniu pracownik ma zaplanowane do przepracowania jedynie np. 8 godzin pracy (mniej niż przedłużony dobowy wymiar), a i tak w tym dniu pracował w nadgodzinach, gdyż w sumie przepracował w tym dniu 10 godzin. Jeśli te 2 dodatkowe godziny nie zostaną zrekompensowane w innym dniu roboczym, będą one stanowić pracę w godzinach nadliczbowych. Do ustalenia pozostaje jedynie kwestia, czy są to nadgodziny dobowe czy tygodniowe (z dodatkiem 50% czy 100%) – więcej na ten temat już za chwilę.

Może się też okazać, że – skoro pracownik, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, pracuje np. po 12 godzin w niektóre dni, to aby zachować jego normę średnio 40 godzin pracy w tygodniu, wybrane dni w tygodniu musi mieć wolne. Okazało się jednak, że w takim grafikowo wolnym od pracy dniu pracownik musiał pojawić się w zakładzie pracy i wykonywał pracę np. przez 5 godzin. To również, jeśli nie zostanie zrekompensowane w zmianie harmonogramu czasu pracy, będzie stanowić pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej (pracownik będzie pracował więcej niż średnio 40 godzin tygodniowo).

Rozliczając godziny nadliczbowe w równoważnym systemie czasu pracy należy pamiętać o jednej bardzo istotnej kwestii. Nadgodziny te mogą wypadać w dni robocze, jak również dni wolne (np. soboty, które są dniami wolnymi z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy czy niedziele, które są dniami ustawowo wolnymi od pracy). W szczególności pracodawca musi się pilnować, jeśli za nadgodziny oddaje pracownikowi czas wolny, a nie płaci wynagrodzenie wraz z odpowiednimi dodatkami.

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje czas wolny albo wynagrodzenie wraz z dodatkami z tytułu pracy w nadgodzinach. Należy pamiętać, iż jeśli oddawanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach odbywa się na wniosek pracownika, to pracownik „odbiera” taką samą liczbę godzin, jaką przepracował w godzinach nadliczbowych. Jeśli natomiast oddawanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach odbywa się bez wniosku pracownika, a z inicjatywy pracodawcy, to pracodawca oddaje czas wolny za nadgodziny w wymiarze o połowę większym niż liczba przepracowanych nadgodzin.

Dlaczego to takie ważne? Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, soboty i niedziele ma wolne, a przepracował na polecenie pracodawcy np. w jedną sobotę 8 godzin, to oddając mu dzień wolny za pracę w sobotę należy zwrócić uwagę, ile godzin do przepracowania pracownik ma w dniu, w którym pracodawca oddaje mu to wolne. Jeśli bowiem pracownik w sobotę przepracował 8 godzin, a na jego wniosek oddawanie dnia wolnego odbywa się w dniu, w którym ma on do przepracowania jedynie 6 godzin, to pracodawca oddaje pracownikowi tak naprawdę jedynie 6 godzin, a te 2 pozostałe musi dodatkowo zrekompensować (czasem wolnym w innym dniu). Należy jednak pamiętać, iż nie działa to odwrotnie, tzn. jeśli pracownik pracował w sobotę np. 4 godziny, a odbiera cały dzień wolny w dniu, w którym ma zaplanowane 12 godzin pracy, to pracodawca udziela dnia wolnego na pełne 12 godzin pracy.

Jedna uwaga – przepisy kodeksu pracy nie przewidują innej formy rekompensaty pracy w sobotę (czy innym dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) niż oddanie dnia wolnego. Nie ma co do zasady możliwości, aby pracownik pracował w sobotę, a pracodawca wypłacił za to wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych.

Nadgodziny dobowe w równoważnym czasie pracy występują z reguły w dniach, w których pracownik przepracował więcej godzin, niż miał na ten dzień zaplanowane. Z kolei nadgodziny tygodniowe wystąpią, jeśli pracownik wykonywał pracę w dniu wolnym (np. pracownik ma grafikowo wolny piątek, bo od poniedziałku do czwartku ma już zaplanowane 40 godzin pracy, a mimo to w ten piątek przyszedł do zakładu pracy i wykonywał pracę).

Nadgodziny dobowe w równoważnym czasie pracy

Jeśli pracownik w swoim dniu roboczym pracuje więcej, niż ma ustalone w harmonogramie czasu pracy, dojdzie do powstania nadgodzin dobowych. Jeśli pracodawca nie oddaje za nie czasu wolnego zgodnie z art. 151(2) kodeksu pracy, należy pracownikowi przyznać stosowne dodatki. Ustalenie, jakie to dodatki, bywa niekiedy problematyczne. W praktyce jest na to prosty sposób. Pamiętając, iż norma dobowa wynosi 8 godzin (zawsze, niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w podstawowym czy równoważnym czasie pracy), należy po prostu badać przekroczenie tej normy. Załóżmy, że w danym dniu roboczym pracownik ma do przepracowania 12 godzin, a pracował 13. Ta jedna godzina dodatkowa przekracza jego dobowy wymiar (12 godzin), a co więcej, przekracza normę dobową (8 godzin). Jest to zatem nadgodzina z dodatkiem 50% (art. 151(1) §1 pkt 2 kodeksu pracy). Podobnie – jeśli w danym dniu pracownik miał do przepracowania np. 10 godzin, a pracował 13, to te dodatkowe 3 godziny również będą pracą w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej (dodatek 50% wynagrodzenia).

Nieco inaczej będzie natomiast, jeśli w danym dniu pracownik miał do przepracowania np. 6 godzin, a pracował 8. Pojawiają się nadgodziny (dwie), ale nie dochodzi do przekroczenia normy dobowej 8 godzin, a więc nie ma tu mowy o nadgodzinach z tytułu przekroczenia normy dobowej. Jest za to przekroczenie normy średniotygodniowej, a więc będą to nadgodziny z dodatkiem 100% (art. 151(1) §2 kodeksu pracy). Co istotne – te przekroczenia normy średniotygodniowej można ustalić dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, z kolei nadgodziny dobowe widać na pierwszy rzut oka, porównując faktycznie przepracowany czas z planowanym harmonogramem.

Podobnie – jeśli w danym dniu pracownik miał do przepracowania np. 6 godzin, a pracował 9, to ma w tym dniu w sumie 3 nadgodziny, z czego jedna (powyżej ósmej godziny pracy) to przekroczenie normy dobowej z dodatkiem 50% wynagrodzenia. Pozostałe dwie „wyjdą” jako nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Nadgodziny średniotygodniowe w równoważnym systemie czasu pracy

Nadgodziny średniotygodniowe ustala się – jak już wspomniałem powyżej – po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Uwzględniając konieczność oddawania dnia wolnego za pracę w soboty (albo inne dni z tytułu przekroczenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) do końca okresu rozliczeniowego oraz dzień wolny za niedzielę w ciągu 6 dni przed albo po tej niedzieli, nadgodziny średniotygodniowe w równoważnym systemie czasu pracy najczęściej występują w dwóch przypadkach:

  1. Praca w dniu, który normalnie jest dniem roboczym, ale był dla pracownika dniem wolnym grafikowo, aby nie przekroczyć średnio 40 godzin pracy w tygodniu
  2. Praca w dniu, który normalnie jest dniem roboczym, w którym zaplanowano mniej niż norma dobowa, a więc mniej niż 8 godzin pracy.

W uproszczeniu – jeśli zamykamy okres rozliczeniowy, sprawdzamy, ile w tym okresie było godzin do przepracowania, następnie ile pracownik przepracował, następnie ile z nadgodzin to nadgodziny z przekroczeń dobowych. Ewentualna różnica to będą nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

Wróćmy teraz do przykładu grafika czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy z poprzedniego artykułu. Miesiąc sierpień 2018 (kliknij na obrazek – otworzy się większy w nowym oknie).

planowanie-rownowaznego-czasu-pracy

Załóżmy, że przy tak ułożonym grafiku w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, pracownik w dniu 21 sierpnia 2018 pracował 13 godzin zamiast 12, w dniu 24 sierpnia pracował 12 godzin zamiast mieć dzień wolny, a w dniu 29 sierpnia pracował 8 godzin zamiast mieć dzień wolny. W sierpniu 2018 pracownik przepracował zatem łącznie 176 (do przepracowania) + 21 = 197 godzin.

Nadgodziny dobowe wystąpią w dniach 21 sierpnia (1 nadgodzina pracy ponad ustalony wymiar) i 24 sierpnia będą to 4 nadgodziny (praca powyżej normy dobowej 8 godzin). W dniu 29 sierpnia pracownik nie przekroczył normy dobowej 8 godzin, a więc nie ma tu mowy o nadgodzinach dobowych. Łącznie mamy zatem 5 nadgodzin dobowych. Z kolei 8 pierwszych godzin pracy w dniu 24 sierpnia oraz wszystkie godziny z 29 sierpnia będą przekroczeniami średniotygodniowymi – nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.

W jednym z najbliższych artykułów pokażemy, jak rozliczać nadgodziny w przypadku niepełnoetatowców.

10 komentarzy do wpisu „Rozliczanie nadgodzin w równoważnym systemie czasu pracy”

  1. Czy równoważny czas pracy może być ustalony w ten sposób, że w każdym roboczym dniu pracy potencjalnie może być 12 godzinna norma, ponieważ nie można z góry przewidzieć kiedy czas pracy przekroczy 8 godzin? Czas pracy pracowników w zakładzie prawie zawsze nie przekracza 8h/dobę, a praca ponad 8 h jeżeli występuje, to zwykle mniej niż 1 h/dobę, a max 2 h/dobę (czyli maksymalnie 10 godzin pracy na dobę, raz na kilka miesięcy).

    Odpowiedz
    • Dzień dobry

      A proszę o doprecyzowanie – bo w równoważnym chodzi o to, że Pani z góry może planować dniówki 12 godzin, przy czym te wydłużone dniówki w jednym dniu równoważy odpowiednio krótszą dniówką w innym dniu albo dniem wolnym. A Pani – jak rozumiem – pisze o przypadku, gdzie z góry planuje się pracę dzień w dzień roboczy po 12 godzin, przy czym i tak pracownik praktycznie nigdy tych 12 nie przepracuje, tylko mniej, tak? Jeśli tak, to nie za bardzo da się w ten sposób, bo wówczas planowałoby się pracę w wymiarze większym niż do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Jeśli ta praca ponad 8 na dobę zdarza się rzadko, to nie ma sensu rozważać równoważnego systemu czasu pracy, bo on Wam nic nie daje. Lepiej te nadwyżki ponad 8 rozliczać tradycyjnie jako nadgodziny – nie są one planowane (nadgodzin nie można planować z góry), a jeśli się zdarzą, są odpowiednio rozliczane.

      Odpowiedz
      • Dziękuję za odpowiedź. Przepraszam, nie opisałam całej sytuacji. Chodziło mi to, że nie wiadomo jak ustawić grafik, więc równoważny system jest stosowany bez konkretnych zapisów w grafiku albo z grafikiem 8 godzin x 5 dni tygodniowo. Wówczas godziny nadliczbowe z dni powyżej 8 h pracy są rozliczane w dniach, w których pracownik nie przepracował 8 godzin (a to zdarza się równie często jak przekroczenia dobowe). Czy można tak stosować równoważny system czasu pracy?

        Odpowiedz
        • Dzień dobry

          Czyli w zasadzie sprowadza się to do tego, że macie wdrożony równoważny z możliwością wydłużenia dniówki do 12 godzin, ale de facto praca i tak planowana jest po 8 godzin 5 dni w tygodniu. No i jak okazuje się, że pracownik w danym dniu przepracował np. nie 8, a 10, to oddajecie mu te 2 godziny w innym dniu, więc ostatecznie na koniec okresu rozliczeniowego okazuje się, że wymiar został zachowany.

          Teoretycznie tak może być, bo skoro w danym dniu są jakieś nadwyżki, to one są później rekompensowane. W równoważnym może Pani planować pracę do 12 godzin, ale nikt nie zrobi Pani zarzutu, że planuje Pani po 8. To może być. Tylko mnie zastanawia jedna rzecz – art. 129 kp:

          § 3. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

          Zakładam, że Was nie dotyczy wyjątek od obowiązku tworzenia grafików, więc te grafiki powinny być ustawiane – nawet jeśli są ustawiane 8g * 5d, a ostatecznie pracownik i tak pracuje inaczej, to grafiki muszą być. No więc ma Pani – załóżmy – grafik zaplanowany na 8g*5d. Okazuje się, że w poniedziałek pracował 9g, no więc z automatu oddaje Pani np. we wtorek 1g, czyli mamy poniedziałek 9, wtorek 7. Nie ma tu nadgodzin dobowych, bo skoro macie wdrożony równoważny, to nadgodziny dobowe są dopiero powyżej 12 godzin na dobę. Tyle, że pracownik jednak w poniedziałek pracuje ponadwymiarowo, co jest rekompensowane we wtorek. No i trzeba by wdrożyć jakiś system, który np. pracownik od razu składa wniosek o oddanie mu wolnego za tę jedną godzinę ekstra i Pani oddaje dnia następnego.

          Chodzi o to, że jak Pani ma zaplanowane np. 8g*5d, a coś zaplanowane Pani musi mieć, to zgodnie z 129 kp nie można grafików modyfikować ot tak sobie, wedle uznania, a do takiej sytuacji by dochodziło, jeśli on np. dziś pracuje 10 zamiast 8, a jutro od razu modyfikując grafik planuje mu Pani 6. Wie Pani, co mam na myśli – pracownik musi mieć pewność co do grafiku, on nie może być zaskakiwany zmianami z dnia na dzień (to można robić jedynie w wyjątkowych sytuacjach).

          Generalnie – w opisywanym przypadku najlepiej nadal stosować 8g*5d w grafikach, a nadwyżki rozliczać od razu, ale na wniosek pracownika, bo bez wniosku musi Pani oddawać o połowę więcej.

          Odpowiedz
  2. Jeżeli pracownik pracujący w przedłużonym czasie pracy do 12 godzin, był w pracy w wolną dla niego sobotę i pracował 13 godzin, to należy mu się wolne za 8 godzin i za resztę (czyli 5 godz.) nadgodziny 50%

    Odpowiedz
    • Dokładnie tak. Sobota jest dla niego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Gdyby to był planowy dzień roboczy, to nadgodziny z dodatkiem 50% miałby po przepracowaniu 12 godzin. Tymczasem w sobotę pracuje 13 godzin, a więc za pierwsze 8 należy mu oddać cały dzień wolny a pozostałe 5 rozliczyć jako nadgodziny dobowe, czyli również oddać czas wolny za nie albo wypłacić normalne wynagrodzenie za nadgodziny i dodatki 50%

      Odpowiedz
  3. Praca w porze nocnej a pracujący w nocy bo tego nie do końca rozumiem ☹ jeśli praca jest w systemie równoważnym 12h dniówka 6-18 następny dzień 12h 18-6 to 8h nocnych od 22-6 wypłacamy dodatek za pracę w godzinach nocnych? To jest ok?

    Odpowiedz
    • Tak, ten dodatek płaci Pani zawsze za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Bez względu na to, czy pracownik uważany jest za pracującego w nocy, czy nie. Chodzi o to, że “normalny pracownik” pracuje czasem w nocy, ale generalnie większość jego pracy przypada na dzień, a czasem z ułożonego grafika wynika, że on po prostu pracuje w porze nocnej. Z kolei pracownik pracujący w nocy to pracownik, który w praktyce większość swojej pracy wykonuje w nocy. Tu nie chodzi o dodatki – to pojęcie pracujący w nocy dotyczy kwestii związanych z np. badaniami lekarskimi itp. Ma Pani pracowników zwykłych, bo czasem pracują w nocy i czasem w dzień i są pracownicy pracujący w nocy – kodeksowo ich większość czasu pracy przypada na noc. Ale dodatek jest ten sam.

      Odpowiedz

Dodaj komentarz