Stosownie do przepisu art. 151 §1 kodeksu pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Generalnie więc, jeśli pracownik danego dnia przepracuje więcej godzin, niż miał na ten dzień zaplanowane, jak również wykonywał pracę w dniu wolnym (grafikowo, z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy czy w niedzielę albo święta), to znaczy, że pracował w nadgodzinach. Nadgodziny te pracodawca musi pracownikowi odpowiednio zrekompensować – albo zapłacić za te nadgodziny wynagrodzenie wraz ze stosownymi dodatkami albo oddać czas wolny. Oddawanie czasu wolnego za nadgodziny i pracę w nadgodzinach jest jedną z form rekompensaty pracy ponadwymiarowej i to na nim skupimy się w niniejszym artykule.
Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe i oddawanie czasu wolnego za nadgodziny
Norma dobowa czasu pracy to 8 godzin na dobę. Norma ta obowiązuje zawsze, jedynie w niektórych systemach czasu pracy możliwe jest wykonywanie pracy ponad normę, w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy (np. po 12, 16 czy nawet 24 godziny), a nie skutkuje to powstaniem nadgodzin pod warunkiem, że praca ta zostanie skompensowana odpowiednio krótszymi dniówkami albo w ogóle dniami wolnymi tak, aby pracownik nie pracował więcej niż średnio 40 godzin tygodniowo (albo proporcjonalnie mniej w razie zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy). W praktyce, jeśli danego dnia pracownik miał do przepracowania 8 godzin pracy, a pracował więcej, skutkuje to powstaniem nadgodzin dobowych. Podobnie, jeśli pracował więcej niż 40 godzin średnio w tygodniu, skutkuje to powstaniem nadgodzin średniotygodniowych. O ile powyższe nie budzi wątpliwości, tak w praktyce problem z rozliczaniem nadgodzin dobowych może pojawić się w sytuacji, gdy pracownik pracuje np. w równoważnym systemie czasu pracy, z wymiarem dobowym przedłużonym do np. 12 godzin. Oczywiście, jeśli danego dnia miał zaplanowane 12 godzin pracy, a pracował w tym dniu 13 godzin, to pojawia się nadgodzina dobowa. Podobnie, jeśli pracownik ten miał danego dnia zaplanowane np. 10 godzin pracy, a pracował 12 godzin. Tu również pojawiają się 2 nadgodziny dobowe. Nieco inaczej jednak będzie w sytuacji, gdy danego dnia pracownik ten miał zaplanowane np. 4 godziny pracy, a przepracował w tym dniu 6 godzin. Nie przekroczył on ani normy dobowej (8 godzin) ani przedłużonego dobowego wymiaru (12 godzin). W takim wypadku nie ma mowy o nadgodzinach dobowych, ale skoro pracował jednak więcej, niż powinien, to praca ta skutkuje pojawieniem się nadgodzin średniotygodniowych (co ma znaczenie w przypadku, gdy pracodawca za pracę w nadgodzinach nie oddaje czasu wolnego, ale płaci wynagrodzenie z dodatkami za nadgodziny – nadgodziny dobowe to dodatek 50%, nadgodziny średniotygodniowe to dodatek 100%).
Nadgodziny średniotygodniowe pojawiają się najczęściej w przypadku, w którym pracownik miał zaplanowany dzień wolny, a jednak w dniu tym wykonywał pracę (np. pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, mający zaplanowaną pracę w ten sposób: 12 12 12 4 0 Sb Nd pracował 12 12 12 4 8 Sb Nd) a pracodawca nie oddał mu za to innego dnia wolnego. Nadgodziny średniotygodniowe ustala się na zakończenie okresu rozliczeniowego i podobnie jak nadgodziny dobowe, należy je odpowiednio zrekompensować – albo wynagrodzeniem wraz ze stosownymi dodatkami albo oddaniem czasu wolnego za nadgodziny.
Jedną z form rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych jest oddawanie czasu wolnego za nadgodziny. Wymiar oddawanego czasu wolnego zależy od tego, kto inicjuje to oddawanie czasu wolnego za nadgodziny. Kwestię tę reguluje przepis art. 151(2) kodeksu pracy. Jeśli z wnioskiem o oddanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach występuje pracownik, wskazując konkretny dzień, w którym chciałby te nadgodziny odebrać, to oddawanie nadgodzin czasem wolnym odbywa się w stosunku 1:1, czyli za jedną godzinę nadliczbową pracodawca oddaje pracownikowi jedną godzinę wolną (przykładowo, jeśli w poniedziałek pracownik przepracował 10 godzin zamiast planowanych 8, a następnie składa wniosek o oddanie mu tych dwóch nadgodzin w środę, to w środę pracuje 6 godzin). Z kolei, jeśli pracownik nie występuje z wnioskiem o oddanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, a oddawanie to odbywa się z inicjatywy pracodawcy, to pracodawca oddaje czas wolny w stosunku 1,5:1 (w powyższym przykładzie, gdyby pracownik nie wystąpił z wnioskiem o oddanie mu czasu wolnego, a pracodawca chciał ten czas wolny za nadgodziny oddać w środę, to w tę środę pracownik pracowałby jedynie 5 godzin, gdyż za 2 godziny nadliczbowe pracownikowi przysługują wówczas 3 godziny wolne).
Co ważne, oddawanie czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika i z inicjatywy pracodawcy może spowodować, że pracownik przepracuje w danym miesiącu mniej godzin, niż powinien. Nie może to absolutnie skutkować obniżeniem wynagrodzenia pracownika. W dużym skrócie – jeśli w danym miesiącu jest do przepracowania 168 godzin (21 dni roboczych), pracownik przepracował 10 nadgodzin, a pracodawca oddaje za to 15 godzin czasu wolnego, to pracownik przepracuje w istocie 168+10-15, czyli 163 godziny, a więc mniej niż powinien, natomiast wynagrodzenie otrzyma oczywiście za pełny przepracowany miesiąc.
Należy pamiętać, iż oddawanie nadgodzin dobowych na wniosek pracownika wymaga pisemnej formy tego wniosku. Wniosek o oddanie czasu wolnego za nadgodziny nie musi mieć jakiejś formalnej treści – wystarczy, że pracownik wskaże dzień, w którym chce te nadgodziny odebrać, natomiast wniosek ten bezwzględnie musi mieć formę pisemną (wniosek ten pracodawca załącza do ewidencji czasu pracy pracownika, co wynika z przepisu §6 ust. 1 lit. c rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Oddawanie czasu wolnego za nadgodziny – do kiedy oddać czas wolny za nadgodziny dobowe?
W praktyce uzgodnienie terminu oddawania czasu wolnego za nadgodziny dobowe może mieć miejsce najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym te nadgodziny dobowe powstały. Jeśli pracodawca do dnia wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc nie ustali z pracownikiem daty oddania czasu wolnego za nadgodziny dobowe, nie pozostaje mu nic innego, jak naliczyć wynagrodzenie za te nadgodziny wraz ze stosownymi dodatkami i wypłacić je. Ważne jest zatem, aby do dnia wypłaty wynagrodzenia ustalić choć termin, w którym pracownik te nadgodziny odbierze.
Co bardzo ważne w praktyce – jeśli oddawanie czasu wolnego za nadgodziny odbywa się z inicjatywy pracodawcy, nadgodziny te należy oddać do końca okresu rozliczeniowego. Z kolei, jeśli pracownik składa w tym zakresie stosowny wniosek (wniosek o oddanie czasu wolnego za nadgodziny), to we wniosku tym może wskazać termin wykraczający poza okres rozliczeniowy.
Zgodnie z art. 151(2) §3 kodeksu pracy, jeśli za pracę w nadgodzinach pracodawca oddaje pracownikowi czas wolny, za te nadgodziny nie wypłaca już dodatków (50%).
Oddawanie czasu wolnego za nadgodziny średniotygodniowe
Nieco inaczej niż opisano powyżej sytuacja wygląda w przypadku wystąpienia nadgodzin średniotygodniowych. Ponieważ nadgodziny średniotygodniowe ustala się dopiero na zakończenie okresu rozliczeniowego, odpada możliwość oddawania za nie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy (zgodnie z art. 151(2) §2 kodeksu pracy oddawanie czasu wolnego za nadgodziny z inicjatywy pracodawcy możliwe jest jedynie do końca okresu rozliczeniowego, a skoro okres rozliczeniowy się skończył, a dopiero na tym etapie możliwe jest ustalenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych, to pozostaje pracodawcy jedynie albo oddanie ich na wniosek pracownika albo wypłata wynagrodzenia za nadgodziny wraz ze stosownymi dodatkami 100%). Należy jednak pamiętać, iż aby było możliwe oddanie czasu wolnego za nadgodziny średniotygodniowe na wniosek pracownika, to wniosek ten pracownik musi złożyć przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym te nadgodziny pojawiły się.
W jednym z kolejnych artykułów omówimy zagadnienie oddawania czasu wolnego za pracę w dniu wolnym grafikowo, w sobotę (albo inny dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), niedziele i święta.