Stosownie do art. 154 §2 kodeksu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego, należnego pracownikowi zatrudnionemu na niepełnym etacie, ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu, bazując na wymiarze tego urlopu dla pełnego etatu (wymiar urlopu wypoczynkowego to 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy). Jeśli zatem pracownik na pełnym etacie ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni, to pracując na pół etatu miałby prawo do 10 dni urlopu wypoczynkowego w roku i odpowiednio 26 dni dla pełnego etatu i 13 dni dla pół etatu. Z kolei będąc zatrudnionym na 3/4 etatu miałby prawo odpowiednio do 3/4 z 20 = 15 dni urlopu wypoczynkowego albo 3/4 z 26 = 19,5, czyli po zaokrągleniu do 20 dni urlopu wypoczynkowego za rok.
Od razu zwrócić należy uwagę na brzmienie powołanego przepisu: „wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w § 1 (czyli te 20 albo 26 dni); niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia”. Ma to istotne znaczenie, szczególnie w kontekście ustalania prawa i wymiaru urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy pracownika. Dlaczego? O tym za chwilę.
Urlop wypoczynkowy pracownika na 1/2, 1/4 czy 3/4 etatu w pierwszym roku pracy
Kodeks pracy przewiduje dwa przypadki, w których pracodawca obowiązkowo zaokrągla w górę do pełnego dnia niepełny dzień urlopu. Pierwszy z nich to wskazany powyżej art. 154 §2, a drugi w art. 155(1) i 155(2), czyli w przypadku tzw. urlopu proporcjonalnego. Niektórzy pracodawcy – dla bezpieczeństwa, ale i z niewiedzy – zaokrąglają również do pełnego dnia niepełny dzień urlopu, udzielany w pierwszym roku pracy, co jest rozwiązaniem na pewno korzystnym dla pracownika, ale nie jest to obowiązkowe. Zgodnie bowiem z art. 153 §1 kodeksu pracy, pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Oznacza to, że jeśli pracownik został zatrudniony np. z dniem 1 kwietnia, a jest to jego pierwsze zatrudnienie w życiu, to prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego nabędzie on z upływem miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 z wymiaru, który będzie mu przysługiwał po przepracowaniu roku (zakładając, że jest to praca na pół etatu, będzie to 1/12 z 20 dni, czyli 0,83 dnia, dla 3/4 etatu będzie to 1/12 z 15 dni czyli 1,25 dnia, a dla 1/4 etatu 1/12 z 5 dni, czyli 0,41 dnia przeliczeniowego urlopu wypoczynkowego.
Problem pojawia się wówczas, gdy pracownik, pracujący np. na pół etatu, ma w danym dniu zaplanowane 8 godzin pracy, a po przepracowanym miesiącu prawo jedynie od 0,83 dnia urlopu. Wówczas nie ma możliwości, aby wykorzystał on cały dzień urlopu. Natomiast zgodnie ze stanowiskiem, wyrażonym przez Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 5 lipca 2010 r., znak: GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP, pracodawca może postąpić na korzyść pracownika i udzielić tego urlopu w wymiarze pełnego dnia, choć po przepracowanym miesiącu pracownik nabył prawo jedynie do 0,83, a więc do niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego.
Należy pamiętać o tym, że w pierwszym roku pracy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego dopiero z upływem miesiąca pracy. Trzeba jednak wyraźnie odróżnić prawo do urlopu od wymiaru urlopu. Prawo do urlopu oznacza samą możliwość skorzystania z niego. Jeśli zatem pracownik zostaje zatrudniony na pół etatu, jest to jego pierwsza praca w życiu, to wymiar należnego urlopu to od razu 10 dni (1/2 z 20, czyli właśnie 10), ale pracownik nie może z nich skorzystać od razu – pierwszy urlop, w wymiarze 1/12 z tych 10 dni, będzie mu przysługiwał dopiero z upływem miesiąca pracy.
Ważna jest jeszcze jedna rzecz – znów, wracając do analizy treści przepisu: pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Co to oznacza? Wymiar urlopu wypoczynkowego to co do zasady 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi (i odpowiednio 10 albo 13 dni dla pół etatu itp.). Zatem już w chwili zatrudnienia pracownika, aby wiedzieć, jak naliczać należny mu urlop wypoczynkowy, musimy „rzucić okiem” na wymiar, jaki będzie pracownikowi przysługiwał po roku od zatrudnienia. Przykładowo zatrudniamy pracownika z dniem 1 września 2018 roku (jest to dla niego pierwsze zatrudnienie w życiu). Będzie on pracował na pół etatu. Aby ustalić, czy w tym 2018 roku będziemy naliczać mu urlop wypoczynkowy z 10 czy 13 dni, musimy ustalić, do jakiego urlopu będzie on miał prawo po roku od zatrudnienia, a więc 1 września 2019 roku. Okazuje się, że pracownik ten nadal nie będzie miał 10 lat stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi (m.in. okresem nauki), a więc już w 2018 orku naliczamy mu urlop wypoczynkowy z 10, a nie z 13 dni. Gdyby natomiast okazało się, że za rok od dnia zatrudnienia pracownik ma ze względu na staż pracy wraz z okresami zaliczalnymi prawo do 13 dni urlopu, to już w 2018 roku musielibyśmy pracownikowi naliczać urlop wypoczynkowy z puli 13, a nie 10 dni. W praktyce kadrowej ten rok nazywa się potocznie rokiem dopisanym.
Od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego pracownik, zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, nabywa już prawo do całej, przysługującej mu puli urlopu. Oczywiście należna pracownikowi pula będzie się zmieniać, w zależności od tego, czy w trakcie roku kalendarzowego zmienia się jego wymiar zatrudnienia. Pokażmy to na przykładach.
Przykład: pracownik został zatrudniony z dniem 1 sierpnia 2018 roku, na pół etatu. Jest to jego pierwsza praca w życiu. Prawo do pierwszego urlopu, w wymiarze 1/12 z 10 dni (bo pół etatu) pracownik nabędzie z dniem 31 sierpnia, bo wtedy upływa miesiąc jego pracy. Z kolei za cały rok 2018 pracownik nabędzie prawo do 5/12 z 10, a więc do 4,16 dnia urlopu. Natomiast z dniem 1 stycznia 2019 pracownik nabywa prawo od razu do 10 dni urlopu i od razu też może z nich skorzystać – ten 2019 rok nie jest pierwszym rokiem pracy, a więc prawo do urlopu pracownik nabywa od razu, a nie dopiero z upływem miesiąca pracy.
Ten sam pracownik pracował na 1/2 etatu do końca maja 2019, a następnie od 1 czerwca 2019 na 3/4 etatu. Oznacza to, że należy mu osobno naliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego za czas, gdy pracował na pół etatu, a osobno wymiar, gdy pracował na 3/4 etatu. Za cały rok pracownik nabędzie zatem prawo do 5/12 z 10 = 4,16, a po zaokrągleniu do 5 dni plus 7/12 z 15 = 8,75, a po zaokrągleniu do 9 dni. Łącznie zatem za rok 2019 ma on do wykorzystania 14 przeliczeniowych dni urlopu.
Podkreślić należy jedną rzecz. Może się okazać, że pracownik, który pracował na pełnym etacie i nabył prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego, zdążył ten urlop wykorzystać w całości, a dopiero w trakcie roku obniżono mu wymiar etatu. Oznacza to, że na tym obniżonym etacie pracownik już nie ma prawa do urlopu, gdyż urlop wypoczynkowy, należny za cały rok, zdążył już wykorzystać.
Rozwiązanie umowy o pracę w trakcie roku a wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, zatrudnionego na niepełnym etacie
Jeśli stosunek pracy z pracownikiem kończy się w trakcie roku kalendarzowego, to zgodnie z art. 155(1) §1 kodeksu pracy należny mu urlop wypoczynkowy nalicza się proporcjonalnie do dnia rozwiązania się stosunku pracy. Przykładowo jeśli zatrudniony na pół etatu pracownik z dniem 1 stycznia 2018 roku nabył prawo do 13 dni urlopu (ma już staż pracy co najmniej 10 lat), a umowa o pracę rozwiązała się z dniem 17 września, to należny mu urlop należy naliczyć proporcjonalnie do 17 września, a więc liczymy go jako 9/12 z 13 = 9,75, czyli po zaokrągleniu 10 dni urlopu wypoczynkowego. Może się jednak okazać, że w dniu 1 stycznia nie było wiadome, że pracownik w trakcie roku odejdzie, a więc naliczono mu normalnie 13 dni urlopu wypoczynkowego i pracownik zdążył ten urlop wykorzystać przed 17 września. To zupełnie normalnie i dopuszczalne.
Podobnie urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do okresu zatrudnienia nalicza się dla pracowników niepełnoetatowych (zresztą dla pełnoetatowych również) od dnia zatrudnienia. Jeśli pracownik zostaje zatrudniony z dniem 20 maja 2018, na pół etatu, to w roku 2018 będzie miał prawo do 8/12 z 10 dni (zakładając, że ma staż pracy uprawniający go do 10 dni urlopu za rok), a więc do 6,66, czyli po zaokrągleniu do 7 dni urlopu wypoczynkowego w 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 nabywa on już prawo do urlopu w pełnym należnym mu wymiarze 10 dni.
Należy jeszcze pamiętać, iż zgodnie z art. 158 kodeksu pracy jeśli pracownik w trakcie roku kalendarzowego uzyskuje staż
pracy, wynoszący 10 lat, to jednocześnie nabywa prawo do urlopu uzupełniającego. Oznacza to, że jeśli np. do 15 lipca naliczano pracownikowi, zatrudnionemu na pół etatu urlop wypoczynkowy z puli 10 dni, a z dniem 15 lipca ma on już za sobą staż pracy 10 lat (wraz z okresami zaliczalnymi), to od tego dnia udziela mu się urlopu z puli 13, a nie 10 dni.