Reklama

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami – zasady planowania czasu pracy

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami prawa pracy jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Zgodnie z art. 94 ust. 2 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy.

Aby prawidłowo planować czas pracy, należy przestrzegać kilku zasad. Należy też pamiętać, że planowanie czasu pracy niekoniecznie oznacza pracę zgodnie z planem – w rzeczywistości pojawia się szereg odstępstw – pracownicy chorują, pracują w nadgodzinach itp. Zasady planowania czasu pracy nie są skomplikowane, omówimy je w niniejszym artykule. Na początek kilka podstawowych kwestii, które należy mieć na względzie w związku z planowaniem czasu pracy.

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami – najważniejsze zagadnienia

Planowanie czasu pracy polega na przygotowani odpowiednich harmonogramów – grafików czasu pracy, zgodnie z którymi pracownicy pracują. Pracodawca planując czas pracy musi uwzględniać plan urlopów w zakładzie pracy oraz to, że mogą zdarzyć się nieprzewidziane czy przewidziane nieobecności – zwolnienia lekarskie pracowników, urlopy szkoleniowe (pisaliśmy m.in. tutaj: urlop na napisanie pracy magisterskiej), ale też np. praca w nadgodzinach, którą należy odpowiednio zrekompensować.

A skoro za pracę w nadgodzinach pracodawca oddaje czas wolny, to właściwe planowanie czasu pracy musi również je uwzględniać – aby nie okazało się nagle, że po prostu brakuje rąk do pracy. Planując czas pracy należy uwzględnić długość okresu rozliczeniowego, przyjęte systemy i rozkłady czasu pracy, wymiary etatów pracownika (pisaliśmy m.in. tutaj: co traci pracownik zatrudniony na pół etatu), porę nocną w zakładzie pracy, doby pracownicze, normy czasu pracy itp.

Planowanie czasu pracy - zasady planowania czasu pracy
Planowanie czasu pracy – zasady planowania czasu pracy

Planowanie czasu pracy – przygotowywanie harmonogramów czasu pracy – nie zawsze jest obowiązkowe. Co do zasady rozkład czasu pracy pracodawca przygotowuje w formie pisemnej lub elektronicznej na okres co najmniej jednego miesiąca. Plan pracy pracodawca przekazuje pracownikowi na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na jaki ten plan pracy przygotowano.

Grafiki czasu pracy – kiedy są obowiązkowe

Planowanie czasu pracy w postaci grafików nie jest obowiązkowe, jeśli rozkład czasu pracy pracownika wynika z obwieszczenia (np. w zakładzie pracy funkcjonuje obwieszczenie, zgodnie z którym pracownicy działu produkcji pracują od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00, z kolei pracownicy biurowi pracują od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00). Planowanie czasu pracy nie jest również obowiązkowe, jeśli pracownik pracuje w indywidualnym rozkładzie czasu pracy czy w zadaniowym czasie pracy)

Planowanie czasu pracy – zasady planowania czasu pracy

Omawianie planowania czasu pracy zgodnie z przepisami i zasady planowania czasu pracy zacznijmy od wyjaśnienia pojęć „normy czasu pracy” i „wymiar czasu pracy”. Normy czasu pracy wskazane zostały w przepisie art. 129 §1 kodeksu pracy:

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy

I tu już pierwsza zasada planowania czasu pracy: nie można planować pracy powyżej norm, gdyż praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy jest pracą w nadgodzinach, a tej co do zasady planować nie wolno. Nie oznacza to jednak, że nie można planować więcej niż 8 godzin pracy na dobę czy więcej niż 40 w danym tygodniu. Można, jeśli pracownik pracuje np. w równoważnym systemie czasu pracy – więcej o tym za chwilę.

Jedna ważna rzecz – normy czasu pracy są takie same, bez względu na wymiar etatu. Jeśli norma dobowa czasu pracy dla pracownika pełnoetatowego wynosi 8 godzin (zgodnie z powołanym przepisem), to dla pracownika niepełnoetatowego również wynosi ona 8 godzin. To nie jest tak, że pracownik zatrudniony na pół etatu może pracować tylko 4 godziny na dobę, czyli połowę normy. Może pracować więcej.

Jak planować czas pracy na niepełnym etacie zgodnie z przepisami kodeksu pracy

Tyle, że w przypadku pracowników niepełnoetatowych należy mieć na uwadze przepis art. 151 §5 kodeksu pracy:

Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1.

Planowanie czasu pracy - zasady planowania czasu pracy
Planowanie czasu pracy – zasady planowania czasu pracy

Powyższe oznacza, że jeśli zatrudniamy pracownika na niepełnym etacie, to w umowie o pracę musimy wskazać, powyżej której godziny będziemy wypłacać mu dodatki jak za nadgodziny (pisaliśmy m.in. nadgodziny na niepełnym etacie). Taki zapis może ustalać tę granicę na poziomie np. 6 czy 7 godzin na dobę, 25, 30 35 itd. godzin tygodniowo. To pracodawca w porozumieniu z pracownikiem sam ustala tę granicę.

Efektem takich ustaleń jest to, że np. pracownik zatrudniony na pół etatu pracuje do 6 godzin na dobę i nadal nie ma tu mowy o nadgodzinach. Pół etatu oznacza co do zasady 20 godzin pracy na dobę, ale jeśli pracownik przepracuje np. 30, to nadal nie ma nadgodzin – nie została przekroczona norma dobowa 8 godzin, nie została przekroczona norma średniotygodniowa 40 godzin, nie przekroczono zapisu w umowie, że pracownik ma prawo do dodatków dopiero po przekroczeniu 6 godzin pracy na dobę.

Jedna uwaga – nie można w umowie z niepełnoetatowcem zapisać, że dodatki jak za nadgodziny należą się po przekroczeniu 8 godzin pracy na dobę – one się wówczas należą z automatu, kodeks pracy w art. 151(1) przyznaje je pracownikowi bez względu na zapis w umowie.

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy musi uwzględniać normy czasu pracy oraz – jeśli dotyczy pracowników niepełnoetatowych – zapisy w umowach o pracę o limitach, powyżej których pracodawca płaci dodatki jak za nadgodziny. Należy też pamiętać, że są przypadki, w których normy czasu pracy mogą być obniżone. Takim wyjątkiem od 8-godzinnej normy czasu pracy są pracownicy niepełnosprawni, z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności.

Planowanie czasu pracy niepełnosprawnych

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych czas pracy pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym i znacznym nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Od tego warunku są pewne odstępstwa – ograniczenie to nie ma zastosowania do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz jeśli lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników (lekarz medycyny pracy) albo lekarz sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym wyrazi zgodę na pracę powyżej 7 godzin na dobę i powyżej 35 godzin tygodniowo (pisaliśmy m.in. czas pracy pracowników niepełnosprawnych)

Wróćmy jeszcze na chwilę do normy średniotygodniowej 40 godzin. Jak sama nazwa wskazuje – jest to norma średniotygodniowa, a więc pracownik może pracować więcej niż 40 godzin na tydzień, ale nie może pracować więcej niż średnio 40 godzin na tydzień. Oznacza to, że w jednym tygodniu może pracować np. 45 godzin, byle w drugim pracował 35 itd. – średnia ma wynieść nie więcej niż 40 godzin pracy na tydzień.

Złe planowanie czasu pracy może powodować niedopracowanie godzin pracy. Jeśli pracodawca tak planuje czas pracy, że pracownik przepracuje mniej niż by mógł, nie może to powodować obniżenia wynagrodzenia pracownika. Przykładowo – w danym miesiącu są 22 dni robocze, czyli 176 godzin do zaplanowania. Tymczasem planowanie czasu pracy dotyczyło pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, pracującego do 12 godzin na dobę bez nadgodzin i okazało się, że pracodawca tak zaplanował czas pracy, że pracownik miał do przepracowania jedynie 168 godzin i tyle przepracował – nie można pomniejszyć mu wynagrodzenia, otrzyma on pensję za 176 godzin.

Planowanie czasu pracy w soboty i niedziele

W kontekście normy średniotygodniowej warto jeszcze wspomnieć, że pracownik pracuje średnio 5 dni w tygodniu. Nie dokładnie 5 dni w tygodniu, ale średnio 5 dni w tygodniu. Sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Wolne od pracy są niedziele i święta ustawowo wolne od pracy (pisaliśmy m.in. tutaj: święta i dni wolne od pracy oraz tutaj: oddawanie dnia wolnego za niedzielę i jeszcze tutaj: oddawanie dnia wolnego za sobotę).

Sobota jest z reguły wolna, bo to wynika właśnie z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Niedziela jest wolna ustawowo, a więc musi być jeszcze jeden dodatkowy dzień wolny, bo pracownik pracuje w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami musi ten dzień wolny uwzględniać.

Na ogół, w większości polskich firm jest to sobota (tzw. wolna sobota), ale dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy mogą przypadać w różnych dniach tygodnia, np. w jednym tygodniu będzie to sobota, w drugim poniedziałek, a w trzecim jeszcze inny dzień. To pracodawca ustala termin takiego dnia wolnego w firmie i należy to uwzględnić.

Planowanie czasu pracy zgodnie z kodeksem pracy musi uwzględniać odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy to miesiąc, dwa miesiące, trzy miesiące czy cztery miesiące, a w pewnych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać wydłużony do 12 miesięcy. W każdym razie w okresie rozliczeniowym pracownik ma do przepracowania pewien wymiar czasu pracy.

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami – zasady planowania czasu pracy 1
Planowanie czasu pracy – zasady planowania czasu pracy

Wymiar czasu pracy ustala się w ten sposób, że mnoży 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym, do otrzymanego wyniku dodaje 8 godzin za każdy dzień wystający poza pełne tygodnie i od tak otrzymanego wyniku odejmuje się 8 godzin za każde święto wypadające w dniu innym niż niedziela (pisaliśmy m.in. tutaj: oddawanie dnia wolnego za święto przypadające w sobotę).

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami zaczyna się właśnie od ustalenia ilości godzin, jakie powinni przepracować poszczególni pracownicy w obowiązującym w zakładzie pracy okresie rozliczeniowym. Ilość godzin pracy będzie się różnić, bo różna jest ilość dni roboczych w miesiącach, różnie rozkładają się niektóre święta ustawowo wolne od pracy. Pod uwagę bierze się też wymiar czasu pracy pracownika ze względu na różną ilość dni wolnych w każdym miesiącu.

Dobrze. Wiesz już, że planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami wymaga uwzględniania wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, zapewnienia pracownikowi odpowiedniej ilości dni wolnych od pracy, przestrzegania normy czasu pracy. A czego jeszcze – jak planować czas pracy zgodnie z przepisami i na co jeszcze zwrócić uwagę?

Doba pracownicza – uwzględniaj przy planowaniu czasu pracy

Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami musi uwzględniać tzw. dobę pracowniczą. Naruszenie doby pracowniczej może skutkować powstaniem nadgodzin, a zatem planowanie czasu pracy z naruszeniem doby pracowniczej oznacza planowanie nadgodzin, co jest zabronione. Doba pracownicza zdefiniowana została w przepisie art. 128 §3 ust. 1 kodeksu pracy: przez dobę – należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Na czym może polegać naruszenie doby pracowniczej? Załóżmy, że pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy po 8 godzin na dobę. Pracodawca zaplanował pracownikowi pracę w poniedziałek, środę i piątek od 8.00 do 16.00, a we wtorek i czwartek od 7.00 do 15.00.

Teoretycznie wszystko OK, pracodawca planuje 8 godzin pracy na dobę. Planowanie czasu pracy w tym wypadku jest jednak wadliwe – zwróć uwagę, że doba pracownicza rozpoczyna się w poniedziałek o 8.00 i trwa do 8.00 we wtorek. Tymczasem we wtorek pracownik zgodnie z rozkładem przychodzi do pracy na 7.00, a więc zaczyna pracę drugi raz w tej samej dobie pracowniczej. A skoro tak, to tę godzinę pracy między 7.00 a 8.00 we wtorek należy jeszcze zaliczyć do doby poniedziałkowej, a więc w dobie poniedziałkowej pracownik przepracował 9 godzin, a nie 8.

Powyższy problem nie wystąpi, jeśli pracownicy pracują w tzw. ruchomym czasie pracy. Ruchomy czas pracy polega m.in. na tym, że ustalone zostają widełki, w których pracownicy mają rozpocząć pracę i przepracować danego dnia to, co mają do przepracowania zgodnie z planem czasu pracy. Przykładowo w zakładzie pracy ustalono, że pracownicy rozpoczynają pracę między 7.00 a 9.00. Wówczas jeśli pracownik w poniedziałek rozpoczyna pracę o 9.00, a we wtorek o 7.00, nie dochodzi do naruszenia doby pracowniczej (pisaliśmy m.in. tutaj: nadgodziny przed godzinami pracy).

Planowanie czasu pracy a systemy i rozkłady czasu pracy

Planowanie czasu pracy musi uwzględniać systemy czasu pracy, w jakich pracują pracownicy. W systemie równoważnego czasu pracy pracownicy mogą pracować do 12, 16 a nawet do 24 godzin na dobę bez nadgodzin, oczywiście nadal obowiązuje tu norma średniotygodniowa 40 godzin (pisaliśmy m.in. tutaj: praca po 12 godzin a urlop wypoczynkowy i tutaj: nadgodziny w równoważnym czasie pracy).

Co ważne, w równoważnym systemie czasu pracy mogą pracować również pracownicy na niepełnych etatach. Przykładowo mamy pracownika na 1/2 etatu, który pracuje w przedłużonym wymiarze dobowym do 12 godzin. Tak też można planować mu pracę – do max 12 godzin na dobę.

Kolejna ważna rzecz – planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami może dotyczyć zakładu, w którym dozwolona jest praca w niedziele, np. placówki użyteczności publicznej typu stacja benzynowa. W takim wypadku planowanie czasu pracy może obejmować również niedziele – one są co prawda dniami ustawowo wolnymi od pracy, ale przepis art. 151(10) kodeksu pracy wskazuje przypadki, w których praca w niedziele jest dozwolona i planowanie czasu pracy w niedzielę odbywa się zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Planując pracę w niedzielę pracodawca musi pamiętać, że nie może być tak, że każda niedziela w miesiącu będzie dla pracownika dniem roboczym. Jedna niedziela na każde kolejne cztery musi być wolna. Niemniej, planowanie czasu pracy w niedziele jest dopuszczalne w zakładach, w których w ogóle dopuszczalna jest praca w niedziele, czyli tych wymienionych w art. 151(1) kodeksu pracy.

nadgodziny przed godzinami pracy
Planowanie czasu pracy – zasady planowania czasu pracy

Jak planować czas pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy – uwzględniać odpoczynki dobowe i tygodniowe

Planowanie czasu pracy musi uwzględniać prawo pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Odpoczynek dobowy to 11 godzin nieprzerwanych, z kolei odpoczynek tygodniowy to (co do zasady) 35 godzin nieprzerwanych. Co ważne, przynajmniej część tego odpoczynku tygodniowego powinna przypadać na niedzielę. Odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony do 24 godzin w przypadku:

Możliwe jest to w przypadku:

  • pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
  • zmiany pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Nie może zatem być tak, że planowanie czasu pracy obejmuje np. 3 tygodnie pracy bez dnia wolnego – teoretycznie dałoby się zmieścić w średnio pięciu dniach pracy tygodniowo, ale takie planowanie czasu pracy narusza prawo pracownika do odpoczynku tygodniowego.

Prawidłowe planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy musi uwzględniać:

  • obowiązujące w zakładzie systemy czasu pracy;
  • czas rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • dobę pracowniczą w danym zakładzie,
  • odpoczynki dobowe i tygodniowe,
  • zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
  • dni wolne od pracy oraz przepisy związane z dniami wolnymi (minimum jedną wolną niedzielę na 4 kolejne niedziele),
  • urlopy pracownicze wskazane w planie urlopowym, jeśli plany urlopowe wdrożono w zakładzie pracy

Należy pamiętać, że nieprawidłowe planowanie czasu pracy może pracodawcę narażać na grzywnę. Zgodnie z art. 281 §1 pkt 5 kodeksu pracy pracodawca, który narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych, podlega grzywnie do 30.000 złotych.

Podsumowując. Planowanie czasu pracy zgodnie z przepisami opiera się na:

  • ustaleniu wymiaru do przepracowania w okresie rozliczeniowym
  • uwzględnieniu dni wolnych od pracy, odpoczynków dobowych i tygodniowych
  • uwzględnieniu planowanych z wyprzedzeniem nieobecności pracowników i zwolnień od pracy
  • sporządzeniu grafików i przekazaniu ich pracownikom, jeśli pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku ich tworzenia.

Szkolenie online Rozliczanie czasu pracy w praktyce

Dodaj komentarz