Ruchomy czas pracy wprowadza się w zakładach pracy ze względów praktycznych – chodzi tu głównie o naruszanie doby pracowniczej, jeśli pracownik rozpoczyna pracę drugi raz w tej samej dobie. Zgodnie z art. 129 §1 kodeksu pracy czas pracy co do zasady nie może przekraczać 8 godzin na dobę (norma dobowa) i przeciętnie 40 godzin tygodniowo (norma średniotygodniowa). Od tej zasady są pewne odstępstwa, związane chociażby z wprowadzeniem w zakładzie pracy równoważnego systemu czasu pracy, pozwalającego na wydłużenie dniówki pracowniczej do 12, 16 a nawet 24 godzin. Co do zasady jednak pracownicy pracują nie więcej niż 8 godzin na dobę, a praca ponad 8 godzin na dobę jest pracą w godzinach nadliczbowych, za którą należy się pracownikowi czas wolny albo wynagrodzenie wraz z odpowiednim dodatkiem za pracę w nadgodzinach (aktualizacja 2021).
Decydujące znaczenie a tu doba pracownicza, czyli kolejne 24 godziny zegarowe, liczone od momentu rozpoczęcia pracy w danym dniu. A co to jest ruchomy czas pracy? Idealne rozwiązanie na unikanie podwójnego rozpoczynania pracy dwa razy w tej samej dobie pracowniczej, skutkującego powstawaniem nadgodzin.
W większości zakładów pracy pracownicy pracują w „sztywnych” godzinach, nierzadko zgodnie z ustalonym grafikiem, w określonych dniach i godzinach. Przykładowo pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, od 8.00 do 16.00. Dla niego nawet nie trzeba tworzyć grafików – on pracuje zawsze w sztywnych godzinach.
Nie w każdym zakładzie pracy jednak da się wdrożyć taki system pracy, aby pracownicy pracowali w określonych sztywno godzinach. Czasem zdarza się, że muszą oni rozpocząć pracę wcześniej, czasem później, mogą mieć różną liczbę godzin do przepracowania w danym dniu itp. Dla pracodawcy to spory problem, musi on bowiem pilnować, aby pracownicy mieli zapewnione 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, a także aby nie rozpoczynali pracy dwa razy w tej samej dobie pracowniczej. Ruchomy czas pracy służy właśnie uelastycznieniu godzin pracy. W jaki sposób?
Ruchomy czas pracy – różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy
Ruchomy czas pracy oznacza, że pracownicy mogą rozpoczynać i kończyć pracę niekoniecznie w tych samych godzinach. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma tu pełną swobodę. W praktyce, jeśli ruchomy czas pracy nie został wdrożony w zakładzie pracy, to pracownik nie może swobodnie wybierać sobie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Inaczej skutkować by to mogło naruszeniem doby pracowniczej.
Doba pracownicza – zgodnie z art. 128 §3 ust. 1 kodeksu pracy – to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Do tego jeszcze, zgodnie z art. 129 §1 kodeksu pracy czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę (jest to tzw. norma dobowa czasu pracy).
Może zdarzyć się w praktyce sytuacja, w której pracownik ma zaplanowane codziennie po 8 godzin pracy, ale w poniedziałek rozpoczął te swoje 8 godzin pracy o godzinie 9.00, zakończył o 17.00 (a więc nie ma póki co nadgodzin), natomiast we wtorek przyszedł do pracy na godzinę 7.00 i pracował do 15.00. Pracował 8 godzin, a więc pozornie nie ma nadgodzin.
W praktyce doszło do naruszenia doby pracowniczej – skoro pracownik w poniedziałek rozpoczął pracę o 9.00, to jego doba pracownicza trwa do wtorku do 9.00. Tymczasem we wtorek przyszedł do pracy na godzinę 7.00, a więc w tym dniu te dwie pierwsze godziny jego pracy przypadały jeszcze na poprzednią dobę pracowniczą. A skoro tak, doszło do naruszenia doby pracowniczej i okazuje się, że w jednej dobie pracownik przepracował 10 godzin, a nie 8, jak miał zaplanowane.
Po to właśnie wprowadza się ruchomy czas pracy (system ruchomego czasu pracy), aby uniknąć tego typu sytuacji. A na czym ten ruchomy czas pracy polega? Otóż zgodnie z art. 140(1) §1 kodeksu pracy rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.
Jednocześnie zgodnie z §2 powołanego przepisu rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy. W praktyce chodzi tu o to, że pracownik nie musi rozpoczynać pracy zawsze o ustalonej godzinie i o ustalonej godzinie jej kończyć, ale sam decyduje, o jakiej godzinie w danym dniu rozpoczyna pracę, byle przepracował w tym dniu tyle, ile ma do przepracowania.
Aby jednak pracownik nie miał zbyt dużej swobody i nie narażał pracodawcy na zarzut naruszenia odpoczynku dobowego (o którym więcej za chwilę), pracodawca może wyznaczyć przedział godzinowy, w jakim pracownik ma rozpocząć swoją pracę. Przykładowo w zakładzie pracy wprowadzono zasadę, że pracownik może rozpocząć pracę między godziną 7.00 a 9.00 i zakończyć ją po 8 godzinach.
Na tym właśnie polega ruchomy czas pracy. Jednego dnia pracownik przychodzi na 7.00 i pracuje do 15.00, następnego dnia przychodzi na 9.00 i pracuje do 17.00, jeszcze kolejnego dnia przychodzi do pracy na 8.30 i pracuje do 16.30 itd. Co ważne, wprowadzenie ruchomego czasu pracy nie narusza przepisów o dobie pracowniczej.
Nawet, jeśli pracownik zaczyna pracę dziś o 9.00 (jego doba pracownicza kończy się zatem jutro o 9.00), a następnego dnia rozpoczyna pracę o 7.00, czyli teoretycznie drugi raz w tej samej dobie pracowniczej, to wprowadzenie formalnie ruchomego czasu pracy nie narusza przepisów o dobie pracowniczej. Wynika to wprost z art. 140(1) §4 kodeksu pracy.
W praktyce kadrowej ruchomy czas pracy występuje niejako w dwóch wersjach – w pierwszej z nich pracodawca wskazuje różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy w rozkładach, które pracodawca ustala dla pracowników na co najmniej miesięczne okresy. Drugi z kolei polega na przyznaniu pracownikom pewnej swobody – w ramach ustalonych widełek godzinowych pracownicy sami decydują, o jakiej godzinie rozpoczynają i kończą pracę.
Ruchomy czas pracy a odpoczynek dobowy
To, że pracownik może sam zdecydować, kiedy w ruchomym czasie pracy rozpoczyna i kiedy kończy pracę nie znaczy, że ma tu pełną swobodę. Przede wszystkim pracodawca musi ustalić widełki tak, aby rozpoczynanie i kończenie pracy w różnych godzinach nie naruszało prawa pracownika do odpoczynku dobowego. Zgodnie z art. 132 §1 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje co do zasady prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
W praktyce oznacza to, że te widełki rozpoczynania pracy mogą zostać ustalone w maksymalnym rozstawie 3 godzin. Przykładowo – dziś pracownik rozpoczyna pracę o 11.00, kończy ją o 19.00. Z kolei jutro rozpoczyna pracę o 8.00, a kończy o 16.00. Ta 11.00 to maksymalna godzina rozpoczęcia pracy – gdyby pracownik rozpoczął pracę np. o godzinie 13.00 i pracował do 21.00, a następnego dnia przyszedł do pracy na 7.00, to nie miałby zapewnionych tych 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
A z tego odpoczynku pracownik nie może zrezygnować, choćby chciał (należy tu oczywiście wspomnieć o systemach czasu pracy, przewidujących pracę ponad 8 godzin na dobę, np. w równoważnym systemie czasu pracy pracownik może pracować nawet do 24 godzin na dobę. Wówczas siłą rzeczy ten odpoczynek dobowy nie jest zachowany, niemniej dla takich pracowników przepisy kodeksu pracy przewidują inną formę odpoczynku – po jednej 24-godzinnej dniówce pracownik musi mieć przerwę co najmniej 48 godzin).
Ruchomy czas pracy a grafiki czasu pracy – jak to pogodzić?
Należy pamiętać, że ruchomy czas pracy (wprowadzenie systemu ruchomego czasu pracy) nie zwalnia pracodawcy z obowiązkowego – co do zasady – tworzenia dla pracowników grafików czasu pracy. Zgodnie z art. 129 §3 kodeksu pracy rozkład czasu pracy danego pracownika (grafik) może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc.
Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Nie w każdym jednak wypadku pracodawca ma obowiązek tworzenia grafików – przykładowo grafików nie tworzy się w razie stosowania indywidualnego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy, jeśli wynika on z obwieszczenia w zakładzie pracy, w zadaniowym systemie czasu pracy (więcej o grafikach i ich tworzeniu pisaliśmy tutaj: harmonogram – grafik czasu pracy). Ruchomy czas pracy z pewnością ma wpływ na projektowane grafiki – pracodawca musi zapewnić normalny tok funkcjonowania zakładu pracy, szczególnie takiego, który pracuje w sposób ciągły.
Wprowadzając ruchomy czas pracy należy mieć na względzie również obowiązek zaznaczania w ewidencji czasu pracy godzin rozpoczynania i kończenia pracy. Taki obowiązek nakłada na pracodawców przepis §6 ust. 1 lit a) rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązującego od 1 stycznia 2019 roku.
Ruchomy czas pracy jest z pewnością wygodny, niemniej nie da się go wdrożyć w każdym zakładzie pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wdrażania ruchomego czasu pracy nawet, jeśli większość pracowników optuje za takim rozwiązaniem. Pracownicy mają obowiązek przestrzegania czasu pracy, a godziny pracy może im sztywno ustalić pracodawca, mając na względzie konieczność zapewnienia toku normalnego funkcjonowania zakładu pracy. O samym czasie pracy w 2020 roku więcej pisaliśmy tutaj: wymiar czasu pracy 2020 – omówione normy, wymiary czasu pracy w 2020 roku, dla pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy.
Więcej o systemach i rozkładach czasu pracy w naszych szkoleniach internetowych – kurs kadr online z zaświadczeniem MEN oraz kurs kadr i płac online, również z zaświadczeniem MEN