Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik do tego urlopu nabył prawo. Pracownik nie musi wykorzystać tego urlopu jednorazowo, może go podzielić na części, przy czym stosownie do treści art. 162 kodeksu pracy jedna z tych części powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (przepis posługuje się miękkim stwierdzeniem „powinna”, nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby na wniosek pracownika podzielić urlop na takie części, z których żadna nie rwa co najmniej 14 kolejnych dni).

Aby jednak uniknąć zamieszania, które nierzadko powstaje na skutek korzystania przez pracowników z urlopów wypoczynkowych (obowiązek zastępstwa, zlecenia zadań pracownika innym zatrudnionym itp.), pracodawcy opracowują harmonogram, który przewiduje terminy korzystania przez pracowników z dominującej części urlopu wypoczynkowego) więcej, na temat, jak udzielać urlopów wypoczynkowych,  a tutaj jak liczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy).

Stosownie do treści art. 163 § 1 kodeksu pracy urlopów wypoczynkowych pracodawca udziela pracownikom zgodnie z tzw. planem urlopów. Plan urlopów to nic innego, jak wspólne ustalenia pracodawcy i zatrudnionych w firmie pracowników, dotyczących terminów, w jakich pracownicy zamierzają skorzystać z urlopów wypoczynkowych. Oczywiście w planie urlopów nie uwzględnia się precyzyjnie każdego dnia urlopu, a jedynie dominującą jego część. Pracownik może bowiem incydentalnie korzystać z urlopu wypoczynkowego na załatwieni swoich prywatnych spraw, takie urlopy z reguły trwają jeden, maksymalnie dwa dni, a nie da się ich przewidzieć z odpowiednim wyprzedzeniem.

Plan urlopów ma na celu zapewnienie prawidłowego toku funkcjonowania zakładu pracy w sytuacji braków kadrowych, spowodowanych urlopami wypoczynkowymi. Należy pamiętać, iż pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec, natomiast pracodawca w uzasadnionych przypadkach może odmówić pracownikowi możliwości skorzystania z urlopu. Plan urlopów jest niejako obietnicą pracodawcy, że jeśli nie nastąpią szczególne okoliczności, to nie odmówi pracownikowi możliwości skorzystania z urlopu wypoczynkowego zgodnie z ustalonym planem, natomiast pracownik zobowiązuje się wykorzystać ten urlop w zaplanowanym czasie.

Kiedy nie tworzy się planów urlopowych

Należy zaznaczyć, że obowiązku tworzenia planów urlopowych nie mają pracodawcy, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Jeśli zatem pracodawca nie tworzy planów urlopowych, to urlop udzielany jest każdorazowo po porozumieniu z pracownikiem. Zaznaczyć należy, iż to pojęcie „po porozumieniu”, którym posługuje się przepis art. 163 §1(1) kodeksu pracy oznacza, iż tak naprawdę termin urlopu ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wniosek pracownika, a także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.

Pracodawca tym samym nie jest związany wnioskiem pracownika, powinien jedynie podjąć próbę wspólnego z pracownikiem ustalenia terminu urlopu. Z drugiej strony pracownik – w braku porozumienia z pracodawcą – nie musi korzystać z urlopu w terminie, wskazanym przez pracodawcę. Warto w tym miejscu przytoczyć jednak wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 roku sygn. I PKN 590/00, w którym Sąd Najwyższy stwierdził, iż Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego. Jest jednak związany takim wnioskiem pochodzącym od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, jak również wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 marca 2001 roku sygn. I PKN 306/00: Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Jak stworzyć plan urlopów

W praktyce opracowanie planu urlopowego polega na pozyskaniu od pracowników (najlepiej na piśmie) informacji, w jakich orientacyjnie terminach zamierzają skorzystać ze swoich urlopów wypoczynkowych. Po zebraniu tych informacji tworzy się harmonogram urlopów, przy czym zaznaczyć należy, iż ostateczna decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy (jak już wspomniałem powyżej, pracodawca tak tworzy plany urlopowe, aby zapewnić normalny tok funkcjonowania zakładu pracy).

Procedura opracowywania planów urlopowych może zostać uregulowana w regulaminie pracy. Przykładem takiego unormowania jest np. sytuacja, w której w wypadku pokrywania się terminów urlopów kilku pracowników, którzy chcieliby z wypoczynku skorzystać w okresie wakacyjnym. W takim wypadku można w regulaminie pracy zawrzeć zapis, który pierwszeństwo skorzystania z urlopu w okresie wakacji szkolnych daje pracownikom, którzy posiadają uczęszczające do szkoły dzieci.

Plan urlopowy pracodawca musi udostępnić pracownikom. Najczęściej podaje się go do wiadomości pracowników w sposób powszechnie przyjęty w zakładzie pracy, np. wywieszając na gazetce zakładowej, wysyłając pracownikom na służbowe skrzynki e-mail itp. Pracodawca nie ma możliwości, aby plan urlopów przed pracownikami zataić – mają oni pełne prawo wglądu do ustalonego harmonogramu urlopów.

Plan urlopowy nie musi być tworzony od razu na cały rok kalendarzowy, co jest o tyle istotne, że np. tworząc plan urlopowy w styczniu trudno przewidzieć, co wydarzy się w miesiącach letnich i czy pracownicy nie będą chcieli przesuwać terminów swoich urlopów. Dopuszczalne jest i w wielu przypadkach korzystniejsze tworzenie kwartalnych czy półrocznych planów urlopowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu w zakresie korzystania z urlopów wypoczynkowych kilkumiesięczny plan urlopowy

bardziej odpowiada rzeczywistości.

Ważne jednak, aby plan urlopów sporządzać z pewnym wyprzedzeniem. To o tyle ważne, że na czas nieobecności jednego pracownika, który przebywa na urlopie wypoczynkowym, ktoś musi realizować należące do niego obowiązki (bez nadmiernego narażania pracodawcy na konieczność „zmuszania” pracowników do pracy w dni wolne czy w godzinach nadliczbowych).