Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy jest jednym z przypadków zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy, udzielanego pracownikowi w szczególnych przypadkach. Pomimo potocznego używania nazwy „urlop okolicznościowy”, to zwolnienie to nie jest urlopem w znaczeniu przepisów kodeksu pracy. Ponieważ jednak nazwa taka utarła się już w praktyce, w niniejszym artykule również będziemy się nią posługiwać.

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. W szczególności stosownie do treści §15 powołanego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, albo 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za czas tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, którego sposób ustalania został określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności, przewidzianych w kodeksie pracy. 

Obliczanie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy udzielany jest pracownikowi na jego wniosek. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika dokumentów, potwierdzających wystąpienie okoliczności, z powodu których pracownik wnosi o udzielenie urlopu okolicznościowego. Przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop okolicznościowy stosuje się podobne zasady, jak przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z pewnymi wyjątkami, przedstawionymi poniżej. Składniki wynagrodzenia pracownika, określone w stawce miesięcznej w stałej kwocie (wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, wysługa lat itp) uwzględnia się w wynagrodzeniu za czas urlopu okolicznościowego w wysokości należnej pracownikowi za miesiąc, w którym miał miejsce urlop okolicznościowy.

Natomiast składniki wynagrodzenia ustalane w zmiennej wysokości (prowizje, premie, nagrody itp) oblicza się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (a nie jak przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w wysokości średniej z 3 ostatnich miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego).

Obliczając wynagrodzenie za urlop okolicznościowy nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

  

Sposób ustalania wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego uzależniony jest od systemu wynagradzania, dotyczącego danego pracownika. Inaczej bowiem oblicza się je, gdy wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałych składników, a inaczej, gdy pracownik otrzymuje również zmienne składniki wynagrodzenia. Najmniej skomplikowane jest obliczenie wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego, w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest z godzinową stawką wynagrodzenia. W takim przypadku ustalenie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy przedstawia się następująco:

Przykład 1 – obliczanie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy dla pracownika, który ma wynagrodzenie za pracę ustalone w stawce godzinowej

W lutym 2012 roku pracownik korzystał z 1 dnia zwolnienia od pracy z tytułu ślubu dziecka. Pracownik ma określoną w umowie o pracę stawkę wynagrodzenia godzinową, w wysokości 15 zł/godzina. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, z normą dobową 8 godzin. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za wykorzystany w lutym 1 dzień urlopu okolicznościowego, stawkę godzinową wynagrodzenia pracownika należy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik miał do przepracowania w dniu, w którym korzystał z urlopu okolicznościowego. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy wyniesie zatem:

15 zł/godz. x 8 godzin = 120 zł

Podobnie prosta jest sprawa w wypadku ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy dla pracownika, który ma wynagrodzenie składające się z jednego składnika – stałej stawki miesięcznej. W takim wypadku nie ma w ogóle potrzeby dokonywania jakichkolwiek obliczeń, wynagrodzenie za urlop okolicznościowy pracownika jest bowiem dokładnie takie samo jak to, które pracownik normalnie w tych dniach zarobił. Aby jednak pokazać jak ustala się wynagrodzenie za urlop okolicznościowy w takim wypadku, przeanalizujmy poniższy przykład:

Przykład 2 – obliczanie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy dla pracownika, który ma wynagrodzenie za pracę ustalone w  stałej stawce miesięcznej.

Nieco inaczej wygląda sposób ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy w wypadku, gdy pracownik oprócz pensji zasadniczej otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia. W takim wypadku aby ustalić wysokość wynagrodzenia pracownika za czas urlopu okolicznościowego należy ustalić wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze stałych składników wynagrodzenia, a następnie ze zmiennych. Aby ustalić wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze składników zmiennych należy:

• ustalić zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące pracownikowi w miesiącu, w którym korzysta z urlopu okolicznościowego (sumujemy wysokości składników zmiennych – prowizji, premii itp.)
• ustalić liczbę godzin, które pracownik przepracował w miesiącu, w którym korzystał z urlopu okolicznościowego,
• obliczyć stawkę wynagrodzenia za jedną godzinę pracy ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu zmienne składniki wynagrodzenia, należne pracownikowi w miesiącu korzystania z urlopu okolicznościowego należy podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w tym miesiącu,
• ustalić wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu stawkę godzinową ze zmiennych składników wynagrodzenia należy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik miał przepracować w dniach, w których korzystał z urlopu okolicznościowego

Z powyższego wynika jedna bardzo ważna rzecz – ustalając stawki godzinowe wynagrodzenia ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia, stosuje się odmienne zasady. Stałe składniki wynagrodzenia umownego pracownika dzieli się  przez liczbę godzin pracy do przepracowania w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu okolicznościowego, natomiast zmienne składniki wynagrodzenia umownego dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu.

Przykład 3 – obliczanie wynagrodzenia za urlop okolicznościowy dla pracownika, który ma zmienne składniki wynagrodzenia

W marcu 2012 roku pracownik wykorzystał 2 dni urlopu okolicznościowego z tytułu własnego ślubu. Wynagrodzenie pracownika składa się z wynagrodzenia zasadniczego w stałej wysokości 2000 zł oraz zmiennej premii miesięcznej, która w marcu 2012 roku wyniosła 300 zł. Pracownik zatrudniony jest w podstawowym systemie czasu pracy. Stosownie zatem do powyższych zapisów, wynagrodzenie za urlop okolicznościowy pracownika będzie następujące:

1. wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze stałych składników pensji:

• 2000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) : 176 (godzin do przepracowania w marcu 2012) = 11,36 zł/godzina
• 11,36 zł/godzina * 16 godzin (które pracownik miał przepracować w czasie, gdy przebywał na urlopie okolicznościowym) = 181,76 zł

2. wynagrodzenie za urlop okolicznościowy ze zmiennych składników pensji:

• 300 zł (premia za marzec 2012) : 160 (godzin faktycznie przepracowanych w marcu 2012) = 1,87 zł/godzina
• 1,87 zł/godzina * 16 (godzin urlopu okolicznościowego) = 29,92 zł

Całkowite wynagrodzenie za urlop okolicznościowy pracownika wynosi zatem:

181,76 (wynagrodzenie liczone ze stałych składników pensji) + 29,92 zł (wynagrodzenie liczone ze zmiennych składników pensji) = 211,68 – tyle pracownik otrzyma za urlop okolicznościowy.

Na koniec zaznaczyć należy, iż aby ustalić całkowite wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym korzystał on z urlopu okolicznościowego, należy oprócz wynagrodzenia za urlop okolicznościowy ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. W tym celu należy miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin, przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a otrzymaną kwotę podzielić przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu urlopu wypoczynkowego. Tak otrzymany wynik należy odjąć od wynagrodzenia pracownika, przysługującego za cały miesiąc.