Lista płac to dokument naliczenia wynagrodzenia pracownika. Pracownika, a więc osoby zatrudnionej na etacie, a nie np. na zleceniu. W praktyce lista płac to wyliczenie wynagrodzenia od brutto do netto, z reguły z wyszczególnieniem składników wynagrodzenia, składek ZUS, parametrów podatkowych i podatku.
Naliczenie listy płac nie jest specjalnie skomplikowane – sekwencja dość prostych operacji matematycznych. Zaraz zobaczysz, jak to wygląda, ale najpierw trochę niezbędnej teorii. Lista płac łopatologicznie, z rozłożeniem na czynniki pierwsze, tak, aby wszystko było zrozumiałe nawet dla laika. Spróbuj naszym sposobem rozliczyć swoją pensję brutto do netto.
Artykuł aktualny na 2026 rok!
Lista płac 2025 – od czego liczyć?
Na wynagrodzenie brutto pracownika składa się niekoniecznie tylko pensja zasadnicza. Pracownik może mieć inne składniki obowiązkowe czy dobrowolne. Obowiązkowe to takie, które pracodawca musi wypłacić, np. dodatek za pracę w porze nocnej. Z kolei dobrowolne to te, które wprowadza w zakładzie pracy z własnej inicjatywy, np. premie, nagrody, dodatki itd.
Nie czas teraz na szczegółowe ich omawianie, w każdym razie na potrzeby listy płac musisz wiedzieć, że niektóre z tych składników są w pełni ozusowane i opodatkowane, niektóre są zwolnione z ZUS, ale opodatkowane (np. nagroda jubileuszowa, wypłacana nie częściej niż co 5 lat), a niektóre zwolnione ze składek ZUS i podatku (np. ekwiwalent za pranie odzieży).
Do tego jeszcze są sytuacje, w których pracownik może korzystać ze zwolnienia podatkowego. Przykładowo osoba w wieku do 26 roku życia pracująca na etacie jest zwolniona z podatku dochodowego do pewnej kwoty, stanowiącej próg zwolnienia. Obecnie ten próg to 85.528 zł przychodu, liczonego od stycznia narastająco. Taką listę płac pokażemy również.
Pisaliśmy także niedawno: Minimalne wynagrodzenie 2025 od brutto do netto
Przykładowa lista płac 2025 – naliczenie krok po kroku
Zaczniemy od składek ZUS. Składki ZUS na etacie są obowiązkowe. Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Do tego dochodzą – nie zawsze – składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Te akurat są finansowane przez pracodawcę, a więc póki co zostawiamy je z boku – nie mają wpływu na wyliczenie listy płac od brutto do netto.
Składniki wynagrodzenia a lista płac – co wchodzi do podstawy składek ZUS?
Podstawą do składek jest co do zasady przychód, a więc wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, wynagrodzenie za nadgodziny itd. Katalog składników wyłączonych z podstawy składek ZUS (zwolnionych z tych składek) znajdziesz w §2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W tej części cyklu o listach płac zaczniemy od przypadków, kiedy składników zwolnionych z ZUS nie ma. W praktyce, jeśli takie składniki są, po prostu dolicza się je do podstawy podatku, zamiast podstawy składek ZUS. A jeśli są dodatkowo zwolnione z podatku, to dolicza się je do kwoty netto.
Składki ZUS pracownika – stawki i sposób finansowania
Dobrze. Pracownik podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Sposób finansowania tych składek jest następujący.
- Składka emerytalna: 19,52% podstawy, z czego 9,76% jest finansowane z wynagrodzenia pracownika i 9,76% ze środków pracodawcy
- Składka rentowa: 8% podstawy, z czego 1,5% jest finansowane z wynagrodzenia pracownika, a 6,5% ze środków pracodawcy
- Składka chorobowa: 2,45% podstawy, w całości finansowana przez pracownika
- Składka wypadkowa: może się różnić w zależności od zakładu pracy. W różnych zakładach są różne szanse na wypadek, różna liczba pracujących w warunkach zagrożenia itd. Przyjmiemy na nasze potrzeby stopę bazową, czyli 1,67% podstawy
- Składka zdrowotna: 9% podstawy, w całości finansowana przez pracownika.
Teraz kolejna rzecz. Zakładamy póki co, że pracownik nie jest zwolniony z podatku i podatek na naszej liście płac będziemy musieli naliczyć. Mamy tu do uwzględnienia dwa parametry.
Pierwszy z nich to koszty uzyskania przychodu. Koszty mogą przyjąć wartość 250 zł albo 300 zł. Może się zdarzyć, że będą niższe – po prostu jeśli pracownik dostaje bardzo niskie wynagrodzenie rzędu 200 zł brutto (np. za jeden dzień pracy tylko), to przychód brutto jest niższy niż koszty, a więc nie ma sensu stosować kosztów w całości.
Koszty uzyskania przychodu na liście płac – 250 zł czy 300 zł?
Te koszty 250 zł to koszty podstawowe, a 300 zł to koszty podwyższone, przysługujące pracownikom dojeżdżającym do miejsca pracy z innej miejscowości. Pracownik może w ogóle zrezygnować z kosztów, bo koszty są limitowane w skali roku – póki co pomijamy ten temat, zajmiemy się przypadkami szczegółowymi w kolejnej części cyklu.
Dobrze, mamy już póki co całą teorię niezbędną do naliczenia listy płac. Zaczniemy od przypadków najprostszych.
5000 brutto ile to netto
Załóżmy, że pracownik zarabia 5000 zł brutto. Nie ma żadnych innych składników wynagrodzenia. Nie przystąpił do PPK. Najpierw policzymy składki społeczne.
- Przychód brutto: 5000 zł
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% z 5000 = 488 zł
- Ubezpieczenie rentowe: 1,5% z 5000 = 75 zł
- Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% z 5000 = 122,50
- Łącznie ZUS pracownika: 488 + 75 + 122,50 = 685,50 zł
Na dzień dobry tyle mniej pracownik zarobi. To są części składek finansowane z wynagrodzenia.
Składka zdrowotna na liście płac – jak obliczyć podstawę i wysokość?
Teraz na liście płac mamy podstawę do składki zdrowotnej. Co do zasady podstawa do składki zdrowotnej to podstawa do składek społecznych pomniejszona o sumę składek, finansowanych z wynagrodzenia pracownika. Do tej podstawy dolicza się wynagrodzenie chorobowe, przysługujące pracownikowi za czas niezdolności do pracy z powodu choroby. To póki co zostawiamy, chorobowymi zajmiemy się w innym materiale.
Nasza podstawa do składki zdrowotnej:
- 5000 – 685,50 = 4314,50 zł
I teraz składka zdrowotna to 9% z tej kwoty, a więc
- 9% z 4314,50 = 388,31 zł
Te wartości już pomniejszają wynagrodzenie. Dla formalności – są przypadki, w których składka zdrowotna jest obniżana. Tak się może zdarzyć, jeśli składka zdrowotna wychodzi wyższa niż naliczona zaliczka na podatek. Tym również zajmiemy się w kolejnej części cyklu już niebawem.
Teraz na liście płac jest pozycja, o której wspominaliśmy, czyli koszt uzyskania przychodu. Zakładamy, że pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu 250 zł
- Koszt uzyskania przychodu: 250 zł
I teraz pozycja pod nazwą podstawa podatku. Podstawą podatku jest dochód, czyli przychód pomniejszony o składki społeczne finansowane z wynagrodzenia pracownika i koszty uzyskania przychodu. Tu dolicza się również składniki wynagrodzenia, które są zwolnione z ZUS. Tu też dolicza się wpłatę pracodawcy na PPK pracownika, jeśli pracownik do PPK przystąpił. Podstawę podatku zaokrąglamy do pełnej złotówki.
- Podstawa podatku: 5000 – 685,50 – 250 = po zaokrągleniu 4065 zł
I teraz do uwzględnienia kolejny parametr podatkowy – ulga podatkowa. Cała ulga to 300 zł. Co ważne, te 300 zł to jest miesięczna ulga bez względu na liczbę źródeł przychodu. Przykładowo pracownik pracuje u nas i jeszcze w innej firmie na pół etatu. Może mieć u nas całą ulgę, może mieć pół i tam pół albo całą ulgę w tamtym zakładzie. Może ją tak podzielić na maksymalnie trzy źródła dochodu. O tym, jaką ulgę stosować i czy w ogóle stosować dowiesz się, jeśli pracownik złożył tzw. PIT-2. Zakładamy, że pracownik pracuje tylko u nas i cała ulga przysługuje u nas.
Czym jest ulga podatkowa 300 zł i kiedy ją stosować?
Pamiętaj, że ona może w całości przysługiwać np. przy emeryturze, jeśli zatrudniamy emeryta. Wówczas jeśli pracownik nie zrezygnuje z całości czy części ulgi w ZUS, to my ulgi nie liczymy albo liczymy jedynie część. Odpowiednią wartość pracownik wskazuje w PIT-2.
Stawka podatku w pierwszym progu to 12% podstawy podatku:
- 12% z 4065 = 487,80 zł
I tę wartość pomniejszamy jeszcze o ulgę 300 zł
- Zaliczka na podatek: 487,80 – 300 = 187,80, a po zaokrągleniu do pełne złotówki 188 zł.
Mamy już wszystko do wyliczenia wynagrodzenia netto. Netto to brutto minus ZUS pracownika minus składka zdrowotna minus podatek. Liczymy:
- 5000 – 685,50 – 388,31 – 188 = 3738,20 zł
Tyle dostanie pracownik zarabiając 5000 brutto. Gdyby ten pracownik korzystał ze zwolnienia z podatku typu Zerowy PIT dla młodych czy seniora czy jeszcze innego, to wówczas zarobi o kwotę podatku więcej, bo podatek będzie zerowy, a więc w tym wypadku netto wyniesie:
5000 – 685,50 – 388,31 – 0 = 3926,20 zł
Z kolei gdyby pracownik nie złożył PIT-2 i nie korzystał z ulgi podatkowej 300 zł, to zaliczka na podatek wyniesie nie 188, a 488 zł, a wówczas do wypłaty będzie:
5000 – 685,50 – 388,31 – 488 = 3438,20 zł
Jeśli cokolwiek niejasne, daj znać. Niebawem kolejna część cyklu – policzymy w niej listy płac dla niskich wynagrodzeń, np. na 1/4 etatu, w drugim progu podatkowym itd.
ZUS pracodawcy – ile pracodawca dopłaca do wynagrodzenia pracownika?
Do powyższych dochodzi jeszcze kwestia naliczenia ZUS pracodawcy. Tu akurat sprawa nie jest skomplikowana, gdyż wszystkie składki finansowane ze środków pracodawcy liczone są od postawy składek społecznych.
Emerytalne: 9,76% z 5000 = 488 zł
Rentowe: 6,5% z 5000 = 325 zł
Wypadkowe: 1,67% z 5000 = 83,50 zł
Fundusz Pracy (nie zawsze będzie): 2,45% z 5000 = 122,50
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (nie zawsze będzie): 0,10% z 5000 = 5 zł Łącznie 1024 zł. Tyle musi dołożyć pracodawca. A zatem pracownik zarabiający 5000 zł brutto, czyli 3738,20 zł netto kosztuje pracodawcę 6024 zł. Jak widzisz, to, co masz na rękę, to jedynie część tego, ile kosztujesz pracodawcę (pisaliśmy także: Ile pracownica w ciąży kosztuje pracodawcę).
Jak naliczyć listę płac od brutto do netto?
Naliczenie listy płac przebiega w kilku krokach. Najpierw od wynagrodzenia brutto odejmuje się składki społeczne finansowane przez pracownika — emerytalną 9,76%, rentową 1,5% i chorobową 2,45%. Następnie oblicza się podstawę składki zdrowotnej i samą składkę zdrowotną w wysokości 9%. Potem ustala się podstawę podatku, odejmując od brutto składki społeczne i koszty uzyskania przychodu, a od wyliczonej zaliczki na podatek 12% odejmuje się ulgę podatkową 300 zł. Wynagrodzenie netto to brutto minus składki społeczne pracownika, minus składka zdrowotna, minus zaliczka na podatek.
Ile wynoszą składki ZUS pracownika?
Pracownik finansuje ze swojego wynagrodzenia trzy składki: emerytalną w wysokości 9,76% podstawy, rentową w wysokości 1,5% podstawy i chorobową w wysokości 2,45% podstawy. Łącznie składki społeczne pracownika wynoszą 13,71% wynagrodzenia brutto. Do tego dochodzi składka zdrowotna w wysokości 9% podstawy, którą stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne pracownika.
Czym są koszty uzyskania przychodu na liście płac
Koszty uzyskania przychodu pomniejszają podstawę podatku. Wynoszą 250 zł miesięcznie dla pracowników mieszkających w tej samej miejscowości co zakład pracy i 300 zł dla pracowników dojeżdżających z innej miejscowości. Pracownik może również zrezygnować z kosztów — koszty są limitowane w skali roku.
Czym jest ulga podatkowa 300 zł i kiedy się ją stosuje?
Ulga podatkowa 300 zł miesięcznie pomniejsza bezpośrednio wyliczoną zaliczkę na podatek. Pracodawca stosuje ją na podstawie złożonego przez pracownika formularza PIT-2. Pracownik może podzielić ulgę między maksymalnie trzy źródła dochodu. Jeśli pracownik nie złożył PIT-2, pracodawca nie stosuje ulgi i zaliczka na podatek jest wyższa.
Ile wynosi wynagrodzenie netto przy zerowym PIT dla młodych?
Pracownik do 26. roku życia korzystający ze zwolnienia z podatku dochodowego przy wynagrodzeniu 5000 zł brutto otrzyma netto 3926,20 zł. Jest to kwota wyższa o 188 zł w porównaniu do standardowego wyliczenia, ponieważ zaliczka na podatek wynosi zero.
Ile pracodawca dopłaca do wynagrodzenia pracownika?
Pracodawca finansuje ze swoich środków część składki emerytalnej 9,76%, część składki rentowej 6,5%, składkę wypadkową 1,67%, a w większości przypadków również składkę na Fundusz Pracy 2,45% i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10%. Przy wynagrodzeniu 5000 zł brutto łączne koszty składek pracodawcy wynoszą 1024 zł, co oznacza że pracownik kosztuje pracodawcę łącznie 6024 zł.
Czy wszystkie składniki wynagrodzenia są podstawą do składek ZUS?
Nie. Niektóre składniki są zwolnione ze składek ZUS — przykładowo nagroda jubileuszowa wypłacana nie częściej niż co pięć lat czy ekwiwalent za pranie odzieży. Wykaz składników zwolnionych ze składek ZUS znajduje się w §2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
