Czy pracownik może dostać wolne na obronę pracy magisterskiej? A na egzamin zawodowy albo kurs? Czy taki urlop jest płatny, ile dni przysługuje i czy pracodawca może odmówić? Urlop szkoleniowy to płatne wolne dla pracownika, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Kodeks pracy przewiduje 6 dni na egzamin maturalny, eksternistyczny lub zawodowy i 21 dni w ostatnim roku studiów na pracę dyplomową i egzamin dyplomowy. Pracownik, który uczy się „na własną rękę”, bez zgody pracodawcy, takiego urlopu nie dostanie.
W skrócie
- Podstawa prawna: art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy.
- Komu przysługuje: pracownikowi na umowie o pracę, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Nie przysługuje zleceniobiorcom ani osobom na B2B.
- Ile dni: 6 dni na egzamin eksternistyczny, maturalny, zawodowy lub potwierdzający kwalifikacje w zawodzie, 21 dni w ostatnim roku studiów na pracę dyplomową i egzamin dyplomowy.
- Czy jest płatny: tak – za urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia na zajęcia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
- Wynagrodzenie liczy się jak za urlop wypoczynkowy, ale składniki zmienne bierze się z miesiąca, w którym przypadł urlop szkoleniowy.
Stan prawny: październik 2026 r.
Urlop szkoleniowy a kodeks pracy
Urlop szkoleniowy kodeks pracy reguluje w art. 103(1)–103(5). Zgodnie z art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi, który tak się kształci, przysługują dwa rodzaje płatnego wolnego (art. 103(1) § 2 KP):
- urlop szkoleniowy – w wymiarze określonym w art. 103(2) KP,
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy – na czas niezbędny, żeby punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia, i na czas ich trwania.
Za obydwa pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Pracodawca może też dodatkowo pokryć np. opłaty za naukę, przejazdy, podręczniki czy zakwaterowanie (art. 103(3) Kodeksu pracy), ale nie musi.
Urlop szkoleniowy ile dni
| Czego dotyczy | Wymiar urlopu szkoleniowego |
| Egzamin eksternistyczny | 6 dni |
| Egzamin maturalny | 6 dni |
| Egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie lub egzamin zawodowy | 6 dni |
| Ostatni rok studiów – przygotowanie pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego | 21 dni |
Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy (art. 103(2) § 2 Kodeksu pracy). Pracownik pracujący od poniedziałku do piątku nie dostanie więc urlopu szkoleniowego „na sobotę”. Dla formalności dodajmy, że wskazany powyżej wymiar to wymiar minimalny urlopu szkoleniowego – pracodawca może dać więcej wolnego na naukę, jeśli zechce.
Najwięcej pytań z reguły w praktyce dotyczy tych 21 dni na napisanie i obronę pracy magisterskiej, inżynierskiej czy licencjackiej. Szczegóły, czyli kiedy można je wykorzystać, czy przysługują na studiach podyplomowych i jak złożyć wniosek, opisaliśmy w osobnym wpisie: urlop szkoleniowy na napisanie i obronę pracy dyplomowej.
Urlop szkoleniowy komu przysługuje
Kluczowe są dwa warunki: chodzi o pracownika (umowa o pracę) i o naukę podjętą z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinno mieć charakter zawodowy, ale nie musi ograniczać się wyłącznie do obowiązków wykonywanych obecnie przez pracownika. Może również dotyczyć umiejętności potrzebnych na innym stanowisku, np. w związku z planowanym awansem lub zmianą zakresu obowiązków. Istotne jest, aby kształcenie odbywało się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Gdy pracownik uczy się bez zgody pracodawcy
Pani Agnieszka pracuje jako sekretarka. Zapisała się na licencjat z administracji, ale nie zgłosiła tego pracodawcy. Teraz zbliża się obrona. Czy dostanie urlop szkoleniowy? Nie, bo studia nie były ani z inicjatywy pracodawcy, ani za jego zgodą.
Taki pracownik może natomiast poprosić o urlop bezpłatny albo zwolnienie z części dnia pracy bez wynagrodzenia. Wymiar takiego wolnego ustala się w porozumieniu z pracodawcą (art. 103(6) KP), przy czym pracodawca nie ma obowiązku się zgodzić.
W praktyce kadrowej zgodę na podnoszenie kwalifikacji warto zawsze mieć na piśmie, choćby krótką adnotację na wniosku pracownika albo osobne pismo. Gdy po dwóch latach pracownik przychodzi po 21 dni na obronę, nikt już nie pamięta, czy szef się zgodził, a od tego zależy urlop szkoleniowy.
Gdy kurs nie ma związku z pracą
Pracownik handlowy, który zapisze się na kurs higienistki stomatologicznej, nie może żądać urlopu szkoleniowego. Jeśli chce taki kurs zrobić, to jego sprawa, ale to nie jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy. Podobnie z kursem zakończonym „jakimś” egzaminem: 6 dni przysługuje przy egzaminie zawodowym albo potwierdzającym kwalifikacje w zawodzie, a nie przy każdym teście na koniec szkolenia.
Przykłady z praktyki
- Pan Janek, kierownik działu marketingu, w ramach budżetu szkoleniowego firmy studiuje zarządzanie i jest na ostatnim roku. Ma prawo do 21 dni urlopu szkoleniowego na pracę dyplomową i obronę. Nie musi wykorzystać wszystkich naraz, może wziąć np. 5 dni. Nie dostanie natomiast urlopu szkoleniowego na zwykłą sesję zimową czy letnią.
- Pani Krystyna, księgowa, za zgodą pracodawcy zapisała się na kurs kończący się egzaminem zawodowym. Przed rozpoczęciem kursu urlop szkoleniowy jej nie przysługuje, np. na złożenie dokumentów. Z kolei już po rozpoczęciu kursu przysługuje jej urlop na egzamin zawodowy, w wymiarze 6 dni.
- Magazynierzy wysłani przez firmę na egzamin potwierdzający kwalifikacje w zawodzie mają prawo do 6 dni urlopu szkoleniowego, nawet jeśli kurs to praktycznie sam egzamin, bo nauka odbywa się z inicjatywy pracodawcy.
- Słuchacz szkoły policealnej uczący się za zgodą pracodawcy ma 6 dni na egzamin zawodowy po jej ukończeniu.
Urlop szkoleniowy a umowa zlecenia
Urlop szkoleniowy przysługuje tylko pracownikom. Osoby na umowie zlecenia, o dzieło czy B2B nie mają do niego prawa z mocy Kodeksu pracy, chyba że strony umowy czy kontraktu same umówią się na płatne wolne, dodając odpowiednie zapisy w samej umowie.
Czy pracodawca może odmówić urlopu szkoleniowego
Jeśli pracownik podnosi kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą i spełnia warunki z art. 103² KP, urlop szkoleniowy mu się należy i pracodawca nie może go odmówić. Może natomiast nie wyrazić zgody na samą naukę.
Szkolenie obowiązkowe a urlop szkoleniowy
Co ważne w kontekście szkoleń, to od 26 kwietnia 2023 roku obowiązuje art. 94(13) Kodeksu pracy. Jeśli obowiązek odbycia szkolenia wynika z przepisów prawa, układu zbiorowego, regulaminu albo umowy o pracę, szkolenie odbywa się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy, a czas szkolenia poza godzinami pracy wlicza się do czasu pracy. To nie jest urlop szkoleniowy, ale zwykły czas pracy, np. szkolenie BHP czy obowiązkowe szkolenie stanowiskowe.
Wniosek o urlop szkoleniowy
Przepisy nie określają formy wniosku, ale w praktyce warto złożyć go na piśmie lub mailem. Wniosek o urlop szkoleniowy powinien zawierać:
- imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko,
- nazwę szkoły, uczelni lub instytucji szkoleniowej,
- cel urlopu (np. egzamin zawodowy, przygotowanie pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego),
- liczbę dni i daty urlopu,
- załączniki, np. zaświadczenie o terminie egzaminu albo o statusie studenta ostatniego roku.
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi 6 dni urlopu szkoleniowego w dniach 10–17 maja 2027 r. w związku z przystąpieniem do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, który odbędzie się 17 maja 2027 r. Kształcenie podjąłem za zgodą pracodawcy z dnia 4 października 2026 r. W załączeniu zaświadczenie o terminie egzaminu.
Czy urlop szkoleniowy jest płatny – wynagrodzenie za urlop szkoleniowy
Tak, za urlop szkoleniowy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Liczy się je według zasad obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym, z jedną różnicą: składniki zmienne (premie, prowizje, dodatki za nadgodziny) bierze się z miesiąca, w którym przypadł urlop szkoleniowy, a nie z trzech poprzednich miesięcy (§ 5 rozporządzenia z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy).
Jeśli pracownik ma tylko stałą pensję, sprawa jest prosta – za dni urlopu szkoleniowego jej nie pomniejszamy.
Urlop szkoleniowy jak liczyć – przykład
Pan Roman zarabia 6000 zł brutto miesięcznie. W marcu 2027 r. wykorzystał 8 dni urlopu szkoleniowego, a za ten miesiąc dostał też premię regulaminową 1000 zł brutto (pomniejszoną wobec nieobecności urlopowej). W marcu 2027 r. jest 176 godzin do przepracowania (22 dni robocze, bo 29 marca to Poniedziałek Wielkanocny).
- Godziny urlopu szkoleniowego: 8 dni × 8 godzin = 64 godziny
- Godziny faktycznie przepracowane: 176 − 64 = 112 godzin
- Stawka ze składników zmiennych: 1000 zł : 112 godzin = 8,93 zł
- Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ze składników zmiennych: 8,93 zł × 64 godziny = 571,52 zł
- Razem za marzec: 6000 zł (pensja bez pomniejszenia) + 1000 zł (premia) + 571,52 zł = 7571,52 zł brutto
Oczywiście trzeba pamiętać, że urlop szkoleniowy nie zmniejsza puli urlopu wypoczynkowego, to dwa zupełnie osobne uprawnienia.
Umowa szkoleniowa i zwrot kosztów nauki
Jeśli pracodawca chce, żeby pracownik po ukończeniu nauki został w firmie albo zwrócił koszty, musi zawrzeć z nim umowę szkoleniową (art. 103(4) Kodeksu pracy). Określa ona wzajemne prawa i obowiązki stron, a okres lojalki nie może przekroczyć 3 lat.
Zgodnie z art. 103(5) KP pracownik, który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie nauki albo ją przerwie, rozwiąże umowę za wypowiedzeniem w trakcie nauki lub w okresie odpracowania albo zostanie zwolniony dyscyplinarnie, zwraca koszty poniesione przez pracodawcę, proporcjonalnie do okresu, który pozostał do odpracowania. Zwrot obejmuje dodatkowe świadczenia (np. czesne), a nie wynagrodzenie za urlop szkoleniowy.
Urlop szkoleniowy – najczęstsze pytania
Komu przysługuje urlop szkoleniowy?
Pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Nie przysługuje osobom uczącym się bez zgody pracodawcy ani zleceniobiorcom.
Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje?
6 dni na egzamin eksternistyczny, maturalny, zawodowy lub potwierdzający kwalifikacje w zawodzie oraz 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego.
Czy urlop szkoleniowy jest płatny?
Tak. Za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia z części dnia na zajęcia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, liczonego jak za urlop wypoczynkowy.
Czy pracodawca może odmówić urlopu szkoleniowego?
Jeśli nauka jest z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą i pracownik spełnia warunki z Kodeksu pracy – nie. Pracodawca może natomiast nie zgodzić się na samą naukę.
Czy przysługuje urlop szkoleniowy na studia podyplomowe?
Na zajęcia na studiach podyplomowych odbywanych za zgodą pracodawcy przysługuje płatne zwolnienie z części dnia pracy. 21 dni na pracę dyplomową dotyczy natomiast ostatniego roku studiów, a nie studiów podyplomowych.
Czy urlop szkoleniowy przysługuje na sesję egzaminacyjną?
Nie. Kodeks pracy nie przewiduje urlopu szkoleniowego na zwykłe sesje. Przysługuje on tylko na egzaminy wymienione w art. 103² oraz na pracę dyplomową i egzamin dyplomowy w ostatnim roku studiów.
Jak napisać wniosek o urlop szkoleniowy?
Wskaż swoje dane i stanowisko, nazwę szkoły lub instytucji, cel urlopu, liczbę dni i daty oraz dołącz zaświadczenie, np. o terminie egzaminu. Przepisy nie wymagają szczególnej formy, ale najlepiej złożyć wniosek na piśmie lub mailem.
Czy urlop szkoleniowy zmniejsza urlop wypoczynkowy?
Nie. To osobne uprawnienie, które nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego.
Urlopy, zwolnienia od pracy i wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy krok po kroku omawiamy w kursie Specjalista do spraw kadr i płac – kurs online z zaświadczeniem. Uczysz się na przykładach, we własnym tempie, z aktualnymi przepisami.
