Czy wiesz, co się wlicza do czasu pracy, a co nie? A wiesz, że możesz sporo przez to stracić? Wyobraź sobie – pracownik przychodzi do pracy, siedzi w niej 8 godzin od 8 do 16, zgodnie z grafikiem, a szef mu za to nie zapłaci. I to zgodnie z prawem. Albo odwrotnie – pracownik przychodzi na te 8 godzin do pracy, nie robi kompletnie nic, a szef i tak musi zapłacić, bo tak każą przepisy prawa pracy.
A wszystko to dlatego – w dużym skrócie na początek – że są okresy zaliczane i niezaliczane do czasu pracy. Jeśli jesteś pracownikiem pracującym na etacie albo pracodawcą czy kadrową, zostań z nami do końca, a wszystko już będziesz wiedzieć – co się zalicza do czasu pracy pracownika, za jakie godziny szef musi zapłacić, a za jakie nie musi.
A do tego dochodzą różne przerwy – niektóre wliczane, niektóre niewliczane do czasu pracy. Na tym tle nierzadko powstają spory między pracownikiem i pracodawcą, warto zatem wiedzieć, kiedy w ogóle mowa o czasie pracy, co się do niego zalicza, a co nie. Przyjrzyjmy się temu tematowi od strony praktycznej.
Co się wlicza do czasu pracy – za co szef musi zapłacić, a za co nie musi
Omówimy łopatologicznie przepisy, które to regulują oraz różne przypadki z życia. To pierwszy materiał z cyklu o czasie pracy. Najpierw ogólnie o zasadach wliczania i niewliczania do czasu pracy, a potem już konkretne przypadki wskazane w przepisach – szczegółowo, co się wlicza do czasu pracy, a co nie.
Co to w ogóle jest czas pracy? Definicję zawiera art. 128 §1 kodeksu pracy i brzmi ona następująco – to ważne:
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Jak widzisz, już sam przepis nie mówi, że czasem pracy jest czas, kiedy pracownik pracuje. On ma pozostawać w dyspozycji pracodawcy, w gotowości do pracy. Pracownik uważany jest za pozostającego w dyspozycji pracodawcy, gdy albo świadczy po prostu pracę albo pozostaje w gotowości do pracy w takim kontakcie z pracodawcą, że jest w stanie niezwłocznie pracę podjąć na polecenie pracodawcy.
I teraz – nawet, jeśli pracownik nie pracuje z jakiegoś powodu, ale pozostaje w gotowości do pracy w dyspozycji pracodawcy, to te okresy wlicza się do czasu pracy i przysługuje za nie normalne wynagrodzenie, jak za pracę. Powiemy o tym więcej za chwilę.
W praktyce powstaje czasem problem z ustaleniem, czy w danej chwili pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. I generalnie uważa się, że jest to właśnie czas, kiedy pracownik po prostu pracuje albo co prawa nie pracuje, ale w każdej chwili na polecenie pracodawcy jest w stanie od razu wykonać polecenia pracodawcy. To już jest czas pracy.
Czasem pracy będzie również czas, gdy pracownik zgłasza gotowość do pracy, ale nie może jej wykonywać z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Przykładowo – pracownik przychodzi do pracy, a tu jest awaria i nie ma prądu. A bez tego pracownik po prostu nie może wykonywać swoich obowiązków.
To nie jego wina – przyszedł do pracy na 8.00, jak każdego dnia i wyraża gotowość do pracy, ale nie ze swojej winy nie może pracować. Ten czas, kiedy nie wykonuje pracy, ale pozostaje w gotowości do jej wykonywania zostanie oczywiście zaliczony do czasu pracy i pracodawca normalnie ma obowiązek za to zapłacić.
Powstaje od razu pytanie, czy na ten czas pracodawca może polecić pracownikowi inną pracę. Przykładowo – skoro nie ma prądu i nie możesz pracować przy komputerze, to porządkuj archiwum. Może. Pracodawca może takie polecenia wydawać i pracownik ma co do zasady obowiązek je wykonać.
Oczywiście nie każde – pracownik może odmówić, jeśli np. pracodawca nakaże mu odśnieżać teren wokół budynku firmy. Mówiliśmy o tym w naszym innym materiale – zobacz tutaj: Odmowa przyjścia do pracy w dzień wolny
Naturalnie jeśli pracownik nie może wykonywać pracy, ale ze swojej winy, to ten czas nie zostanie zaliczony do czasu pracy.
Co bardzo ważne – nie każde pozostawanie w zakładzie pracy będzie zaliczone do czasu pracy. Przykładowo – pracownik ma normalne godziny pracy 8.00 – 16.00, ale wyjeżdża z domu o 7.00, bo odwozi po drodze dziecko do przedszkola i w zakładzie pracy stawia się o 7.30. Pracownik nie może rościć sobie o zaliczenie czasu między 7.30 a 8.00 do czasu pracy. Dlaczego?
Ten pracownik z własnej woli stawia się w miejscu pracy wcześniej. Pracodawca go do tego nie zmusza, ani nawet tego nie oczekuje. Nie ma to żadnego związku z potrzebami pracodawcy, to wcześniejsze przychodzenie do pracy wynika wyłącznie z wygody pracownika, któremu nie opłaca się po prostu wracać do domu po odwiezieniu dziecka do przedszkola.
Sprawdź także: Jak planować czas pracy na niepełnym etacie
Nawet jeśli w ciągu tych pół godziny pracownik wykonuje swoje obowiązki, to nie są to żadne nadgodziny ani też pracodawca nie musi tego zaliczać do czasu pracy (chociaż może, ale w tym wypadku nie musi)
Pamiętaj też, że pozostawanie w dyspozycji pracodawcy oznacza przebywanie, czyli fizyczną obecność w zakładzie pracy lub innym miejscu wskazanym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Chodzi to o możliwość podjęcia pracy niemal natychmiast.
Odmowa pracy z powodu zagrożenia zdrowia i życia – okres wliczany do czasu pracy
Inny przypadek z praktyki – pracownik przychodzi do pracy, zaczyna swoją pracę normalnie i nagle musi ją przerwać, bo np. doszło do sytuacji zagrażającej zdrowiu i życiu. Np. jakiś lokalny pożar. Pracownik informuje o tym przełożonego czy pracodawcę i pomimo faktu, że przerwał wykonywanie pracy, nadal pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a więc zalicza się to normalnie do czasu pracy.
Pozostawanie w dyspozycji do pracy oznacza również psychiczną i fizyczną zdolność do wykonywania pracy. Bardzo obrazowo – pracownik złamał rękę, ale nie chce iść na zwolnienie lekarskie tylko twierdzi, że jakoś będzie w stanie pracować. Nie będzie. Z kolei jeśli pójdzie na to L4, to jako osoba niezdolna do pracy z powodu stanu zdrowia po prostu nie jest uważany za osobę pozostającą w dyspozycji pracodawcy.
Oczywiście np. pracownik pod wpływem alkoholu nie jest uważany za pozostającego w dyspozycji pracodawcy. Nawet, jeśli czuje się na siłach i rzeczywiście mógłby wykonywać pracę, to pracodawca ma po prostu obowiązek odsunąć go od pracy. To oczywiście nie zostanie zaliczone do czasu pracy.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2000 roku sygn. I PKN 586/99 wskazał jasno, iż stawienie się pracownika w miejscu wykonywania pracy w stanie nietrzeźwości wyklucza zarówno możliwość świadczenia przez niego pracy, jak też pozostawania w gotowości do jej świadczenia.
Jeśli pracownik przychodzi do pracy, przebywa np. w biurze 8.00 – 16.00, ale w tym czasie zamiast realnie pracować zajmuje się sprawami prywatnymi czy siedzi na social mediach, czy też np. bezpodstawnie odmawia wykonywania poleceń służbowych, nie jest uważany za pozostającego w dyspozycji pracodawcy i pracodawca może mu te zmarnowane godziny obciąć z czasu pracy. Po prostu pracownik nie dostanie za to wynagrodzenia.
Tu kolejna rzecz warta omówienia. Jeśli pracownik pracuje np. 7 – 15, to czy on ma o tej 7.00 stawić się w zakładzie pracy, czy już realnie rozpocząć pracę? Może się zdarzyć, że pracownik musi np. przebrać się w odzież roboczą, a to chwilę zajmuje.
Od kiedy liczy się godziny rozpoczęcia pracy?
Czy on w tej odzieży roboczej ma od 7.00 już być na stanowisku pracy? Czy dopiero o 7.00 ma zacząć się przebierać? To w ogóle nie jest regulowane przepisami, ale w podobnych sprawach kilka razy wypowiadał się Sąd Najwyższy.
Czas pracy rozpoczyna się z chwilą podjęcia wykonywania obowiązków służbowych, przy czym chodzi tu nie tylko o faktyczne podjęcie wykonywania konkretnych zadań, lecz także o czynności przygotowawcze, np. dojazd do klienta lub przejęcie zmiany w zakładzie produkcyjnym. I tu trzeba odróżnić dwie sprawy – przygotowanie stanowiska pracy do pracy i przygotowanie się pracownika do pracy, np. przebranie w odzież roboczą.
W praktyce zatem przygotowywanie stanowiska pracy już jest zaliczane do czasu pracy. Czyli co do zasady, jeśli pracownik o 7.00 przygotowuje stanowisko pracy (np. pobiera narzędzia, uzupełnia materiały do pracy itd.), a dopiero 7.10 zaczyna realnie pracę na nim, to do czasu pracy zostanie zaliczony czas od 7.00, a nie 7.10.
Tu oczywiście w grę wchodzą czynniki technologiczne i np. tok produkcji. W praktyce pracodawca jako odpowiedzialny za organizację pracy powinien przewidzieć, że jeśli np. biuro jest czynne dla klientów od 8.00, to pracownik musi być punkt 8.00 na swoim stanowisku, ale on musi mieć te parę minut na przygotowanie się i te parę minut powinno się zaliczyć do czasu pracy.
Natomiast nie zalicza się do czasu pracy czasu, w którym pracownik przygotowuje niejako siebie do pracy, czyli przebiera w odzież roboczą, robi poranną kawę itd. Oczywiście nie liczy się również do czasu pracy okres dojścia pracownika do stanowiska pracy.
Dwa przykłady, żeby to bardziej rozróżnić.
Przykład 1. Wyobraź sobie zakład produkcyjny – pracownik przychodzi i odbija się przepustką na bramie o 7:45, po czym idzie kilka budynków dalej, o 8.00 stawia się na swoim stanowisku pracy i zaczyna pracę. Czas pracy liczy się od 8.00.
Przykład 2. Pracownik sklepu czynnego od 7.00 musi być już w tym sklepie o 6:30, aby przeliczyć gotówkę w kasach, przygotować i uzupełnić towar, powyłączać alarmy itd. Jego czas pracy będzie się liczył od 6:30, bo to wszystko są czynności przygotowawcze, niezbędne w ogóle do pracy.
Szkolenia wliczane do czasu pracy
Kolejna rzecz. Do czasu pracy wlicza się czas przeznaczony na szkolenia BHP dla pracownika i inne szkolenia czy kursy, które pracownik odbywa na polecenie pracodawcy czy w związku z wykonywaniem pracy.
Work-life Balance wprowadził do polskiego kodeksu pracy przepis art. 94(13), zgodnie z którym szkolenia pracowników powinny w miarę możliwości odbywać się w ich godzinach pracy. Jeśli nie jest to możliwe i pracownik uczestniczy w szkoleniu poza jego normalnymi godzinami pracy, czas takiego szkolenia należy wliczyć do czasu pracy szkolącego się pracownika.
Oczywiście nie chodzi o wszystkie szkolenia, ale te, które są niezbędne do wykonywania pracy, odbywają się na polecenie pracodawcy czy zgodnie z ustalonym w firmie planem szkoleń, czy wprost wynikają z przepisów prawa, jak np. szkolenie BHP. Mówiliśmy o tym w naszym materiale niedawno – link tutaj: Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników.
Przykład: Anna Nowak pracuje jako młodszy specjalista do spraw marketingu. Godziny pracy normalne – 8:00 – 16:00. Pracodawca wdraża w swoim zakładzie nowe narzędzia do analizy danych, w związku z tym firma wdrożeniowa prowadzi szkolenie dla pracowników. Odbywa się w godzinach 10 – 18. Anna Nowak przychodzi do pracy normalnie na 8.00, od 10.00 jest na szkoleniu do 18. Czyli czas między 8 a 18 zostaje zaliczony do czasu pracy.
Powstają tu nadgodziny, za które pracodawca płaci albo oddaje czas wolnych – zasady rekompensowania nadgodzin omówiliśmy w naszym innym materiale – link tutaj: Oddawanie wolnego za nadgodziny.
Gdyby to szkolenie odbywało się np. w wolną dla Anny Nowak sobotę, to również zalicza się do czasu pracy i za taką sobotę pracodawca oddaje Pani Annie dzień wolny – mówiliśmy o tym w naszym innym materiale, link tutaj: Oddawanie czasu wolnego za sobotę.
Następna rzecz. Do czasu pracy wlicza się niektóre przerwy, np. przerwę na karmienie czy tzw. przerwy śniadaniowe. Przerwa na karmienie to co do zasady pół godziny przy pracy danego dnia od 4 do 6 godzin i kolejne pół godziny przy pracy danego dnia powyżej 6 godzin.
Pracownica może te przerwy połączyć, może je przesunąć za zgodą pracodawcy na początek czy koniec dnia i np. przyjść do zakładu pracy godzinę później albo wyjść godzinę wcześniej, ale za tę godzinę i tak dostanie wynagrodzenie, bo ta przerwa wlicza się do czasu pracy.
Podobnie wlicza się do czasu pracy przerwy 15-minutowe, udzielane na podstawie art. 134 kodeksu pracy:
Art. 134. § 1. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:
- 1) wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
- 2) jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
- 3) jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.
Kolejne okresy wliczane do czasu pracy – okresy badań lekarskich. Przy czym nie chodzi tylko o wstępne czy okresowe albo kontrolne badania lekarskie, ale również np. badania lekarskie zalecone pracownicy w ciąży.
Art. 185 §2 kodeksu pracy wskazuje tu jasno: Pracodawca jest obowiązany udzielać pracownicy ciężarnej zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy. Za czas nieobecności w pracy z tego powodu pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Oczywiście do czasu pracy wlicza się przestój i oczywiście tylko wtedy, gdy nie został zawiniony przez pracownika. Pracownikowi za czas niewykonywania pracy – jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy – przysługuje wynagrodzenie. Jeżeli jednak przestój nastąpił z winy pracownika, wynagrodzenie się nie należy.
Czyli jeśli np. pracownik przychodzi do pracy, ale nie może pracować, bo pracodawca nie zapewnił narzędzi, bo ma miejsce awaria itd., to jeśli pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, zalicza się to normalnie do czasu pracy.
Następna rzecz – dyżur. Pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas jego pełnienia pracownik nie wykonywał pracy.
Co ważne – w przypadku dyżuru wliczeniu do czasu pracy podlegają wyłącznie godziny efektywnej pracy. Czyli dyżur może trwać np. 3 godziny, ale z tych 3 godzin do czasu pracy wliczy się tylko jedna efektywnie przepracowana godzina.
W tej sprawie wypowiadał się Sąd Najwyższy stwierdzając m.in. w wyroku z dnia 10 listopada 2009 roku sygn. II PK 51/09, że:
czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik, pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 k.p. lub jedynie przebywając w zakładzie pracy, nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 k.p.). Tego rodzaju czas może być, w szczególności, prawnie kwalifikowany jako dyżur zakładowy (art. 151(5) § 1 i 2 k.p.) lub czas wolny od pracy.
Do czasu pracy wlicza się również czas przemieszczania w podróży służbowej, przypadający na normalne godziny pracy. To ważne, bo co do zasady czas dojazdu do pracy nie wlicza się do czasu pracy. I to nawet, jeśli pracownik np. 2 godziny dziennie jedzie do pracy i potem 2 godziny wraca.
W przypadku podróży służbowej czas przemieszczania się przypadający na normalne godziny pracy wlicza się do czasu pracy. Jeśli np. pracownik normalnie pracuje 9 – 17, wyjeżdża o 8.00 w podróż służbową, na miejsce dojeżdża o 12., to czas między 9 a 12 zostanie zaliczony do czasu pracy, chociaż pracownik w tym czasie nie pracował, ale się przemieszczał.
Oczywiście jeśli praca pracownika polega na przemieszczaniu się, to czas przemieszczania zostaje zaliczony do czasu pracy. Wyobraź sobie pracownika ekipy remontowej – jedzie w ciągu dnia w kilka miejsc w mieście i coś naprawia. Oczywistym jest, że u niego dojazd do miejsca remontu czy naprawy będzie wliczony do czasu pracy, bo natura tej pracy jest związana z przemieszczaniem się.
Co się nie wlicza do czasu pracy?
A teraz co się nie zalicza do czasu pracy. Jednym z najczęstszych w praktyce przypadków jest pozostawanie w zakładzie pracy poza normalnymi godzinami pracy bez polecenia pracodawcy czy jego zgody.
Czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik – pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 k.p. lub jedynie przebywając w zakładzie pracy – nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych.
Jeśli pracownik normalnie pracuje do 16.00, ale na 17.30 ma wizytę u stomatologa i nie opłaca mu się jechać do domu i po prostu zostaje dłużej w pracy, to ten czas nie zostanie zaliczony do czasu pracy.
Do czasu pracy nie wlicza się przerwa, jaką pracodawca może wprowadzić w zakładzie na podstawie art. 141 kodeksu pracy: Pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych.
Nie wlicza się również czas przerwy w tzw. przerywanym systemie czasu pracy. W dużym skrócie polega on na tym, że np. pracownik pracuje 8 – 12, następnie ma przerwę do 17, a potem pracuje 17 – 21. Czas tej przerwy, jeśli pracownik w jej trakcie nie wykonywał pracy, nie wlicza się do czasu pracy.
I jeszcze jeden przypadek czasu niewliczanego do czasu pracy. Wspominaliśmy, że pracodawca może nie zaliczyć do czasu pracy okresu, kiedy pracownik zamiast pracować zajmuje się prywatnymi sprawami. Można również nie zaliczyć do czasu pracy czasu, w jakim pracownik zostaje np. dłużej w zakładzie i naprawia błędy.
Jeśli pracownik pracuje np. 8 – 16 i np. część pracy wykonał wadliwie, ze swojej winy, musi zostać do 19 i te błędy naprawić, to tego się również nie zalicza do czasu pracy.
Wpadaj również na nasz blog firmowy: https://spd2.pl/blog/, sprawdź również naszą ofertę kursów online dla kadrowych od podstaw (ale nie same podstawy)
