Praca w nadgodzinach powinna zostać odpowiednio zrekompensowana. To niby oczywiste, w praktyce jednak rekompensata nadgodzin sprawia pewne problemy. Szczególnie dotyczy to pracowników pracujących na niepełnym etacie. Ale nie tylko ich. Co się należy za nadgodziny i jak je rekompensować?
Nadgodziny to praca powyżej norm albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Za pracę w nadgodzinach pracownikowi należy się wynagrodzenie z dodatkami, które mogą zostać w pewnych przypadkach zastąpione czasem wolnym. Omówmy ten temat kompleksowo od strony praktycznej. Dowiesz się, jak rozliczać nadgodziny – jako pracodawca czy kadrowa oraz co Ci się należy za pracę w nadgodzinach, jeśli jesteś pracownikiem.
Co się należy za nadgodziny? Kiedy w ogóle powstają nadgodziny?
Zacznijmy od najważniejszego – kiedy powstają nadgodziny? Czy każda praca ponad 8 godzin na dobę albo praca w wolną sobotę to już są nadgodziny? Niekoniecznie. Zgodnie z definicją z art. 151 §1 kodeksu pracy praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.
Normy czasu pracy są sztywne – 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo, bez względu na wymiar etatu. Jedynie w określonych w przepisach przypadkach normy są obniżone, np. do 7 godzin na dobę i 35 tygodniowo w przypadku pracowników ze znacznym czy umiarkowanym stopniem niepełnosprawności czy personelu medycznego. Ponieważ jednak zasada ustalania i rozliczania nadgodzin jest taka sama, skupimy się na najbardziej powszechnych normach kodeksowych, czyli 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo.
I od razu jedna ważna uwaga, mająca znaczenie w kontekście nadgodzin. Jeśli pracownik pracuje np. na pół etatu, to może pracować np. od poniedziałku do piątku po 4 godziny na dobę. Czy jeśli danego dnia pracuje 5 czy 6 godzin, to już ma nadgodziny? Nie, no nie przekroczył normy dobowej. Oczywiście za tę godzinę czy dwie ekstra pracodawca mu zapłaci, bo w końcu pracownik pracował więcej, ale to nie są nadgodziny. Musiałby pracować ponad 8 godzin na dobę, aby powstały nadgodziny dobowe wymagające odpowiedniej rekompensaty.
Druga rzecz. Pracownik może pracować w systemie równoważnym z dniówką wydłużoną do 12, 16 czy nawet 24 godzin. Jeśli ma planowane dniówki dwunastogodzinne, nadgodzinami będzie praca ponad 12 godzin na dobę. Jeśli ma planowane np. dniówki 4 godzinne, a pracuje 6 godzin, to powstaną dwie nadgodziny średniotygodniowe, bo na koniec okresu rozliczeniowego okazuje się, że nie pracował średnio 40 godzin tygodniowo, ale średnio 40,5. Jeśli miał planowane 4 godziny pracy, a pracował 10, to ma dwie nadgodziny dobowe – praca ponad normę dobową 8 godzin oraz 4 nadgodziny średniotygodniowe.
A zatem – nadgodziny to praca ponad normy albo praca ponad przedłużony dobowy wymiar, a nie każda ekstra praca. Nadgodziny mogą powstać również, jeśli pracownik pracował np. w wolną sobotę, a pracodawca nie oddał za to dnia wolnego – mówiliśmy o tym w naszym innym artykule – Praca w soboty. Tu omówiliśmy szczegółowo zasady oddawania wolnego za sobotę.
Teraz druga rzecz. Co się należy za nadgodziny. Tu są dwie możliwości. Załóżmy najpierw, że pracodawca nie oddaje czasu wolnego za nadgodziny. Wówczas za pracę w nadgodzinach należy się pracownikowi normalne wynagrodzenie plus dodatki.
Dodatki z tytułu przekroczenia normy dobowej to 50%. Dodatki 100% przysługują za nadgodziny przypadające w nocy, niedziele, święta oraz z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.
Czyli np. jeśli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie, soboty i niedziele ma wolne, ale pracodawca nakazał mu przyjść do pracy w jedną sobotę i pracownik pracował tego dnia 6 godzin. Nadgodziny dobowe nie powstają, bo żadnego dnia nie pracował więcej niż 8 godzin, ale powstają nadgodziny średniotygodniowe, bo pracował więcej niż średnio 40 godzin tygodniowo.
Załóżmy, że w miesiącu mamy 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania – pracownik przepracował ekstra w tę sobotę 6 godzin, nie została ona oddana dniem wolnym, a więc łącznie pracownik pracował 182 godziny. Ma nadgodziny, średniotygodniowe, a więc z dodatkiem 100%. Zaraz to pokażemy na konkretnych kwotach.
Może się też zdarzyć, że pracownik pracował w niedzielę, pracodawca zaplanował mu do oddania dzień wolny, a ostatecznie w tym dniu i tak pracownik musiał przyjść do pracy – wówczas takie nadgodziny ma rozliczane również z dodatkiem 100%.
Jeszcze jedna rzecz. Pracownik może pracować w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym. Nadgodziny dobowe rozlicza się w miesiącu, w którym powstały, z kolei nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego.
Kiedy płacić za nadgodziny?
O co tu chodzi? Załóżmy, że mamy trzymiesięczny okres rozliczeniowy, obejmujący styczeń do marca. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy po 8 godzin na dobę od poniedziałku do piątku. Sobota jest wolna z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, niedziela jest wolna ustawowo.
No i ten pracownik przyszedł do pracy w jedną sobotę na 5 godzin, dodatkowo w jeden poniedziałek pracował 11 godzin zamiast 8. Ta praca w sobotę powinna zostać zrekompensowana dniem wolnym do końca okresu rozliczeniowego, czyli pracodawca ma czas do końca marca, aby oddać za nią dzień wolny. Natomiast te 3 nadgodziny z poniedziałku – dnia roboczego – są nadgodzinami dobowymi i jeśli pracodawca nie oddaje za nie czasu wolnego – o czym więcej za chwilę – to płaci wynagrodzenie za nie oraz dodatki wraz z wypłatą wynagrodzenia za styczeń. Nie może czekać do końca okresu rozliczeniowego.
Teraz kolejna ważna sprawa. Jak w ogóle liczyć wynagrodzenie za nadgodziny i dodatki. Przepis art. 151(1) §1 kodeksu pracy mówi tak: Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 50 albo 100%. Co oznacza normalne wynagrodzenie? Przecież pracownik może mieć nie tylko pensję zasadniczą, ale prowizje, premie, nagrody, dodatki specjalne i masę innych składników wynagrodzeń. Które z nich uznać za normalne wynagrodzenie?
Kodeks pracy tego nie definiuje, ale w tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy wskazując, iż za normalne wynagrodzenie uważa się wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. No więc jeśli pracownik ma pensję zasadniczą, dodatek funkcyjny, premię regulaminową miesięczną itd., to te składniki będą uznawane za normalne wynagrodzenie.
To bardzo ważne orzeczenie z dnia 3 czerwca 1986 roku sygn. I PRN 40/86. Sąd Najwyższy stwierdził w nim, iż „normalne wynagrodzenie jest oczywiście pojęciem szerszym niż dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Normalne wynagrodzenie bowiem jest to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat, a więc którego wysokość obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia, jeżeli zgodnie z obowiązującymi w zakładzie pracy przepisami o wynagradzaniu pracowników takowe dodatkowe składniki przysługują pracownikowi.
Wynagrodzenie to więc może obejmować również dodatek funkcyjny czy dodatek za staż pracy, jak również dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia czy inne dodatki, albowiem stałe dodatkowe składniki wynagrodzenia mają charakter wynagrodzenia jak najbardziej «normalnego». W skład normalnego wynagrodzenia pracownika może wchodzić również premia, jeżeli ma ona charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych”.
Przykład: Pracownik pracuje w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. Mamy styczeń 21 dni roboczych, czyli 168 godzin do przepracowania, luty 20 dni roboczych, czyli 160 godzin i marzec 23 dni robocze, czyli 184 godziny. Pracuje 8 godzin na dobę od poniedziałku do piątku. Niebawem przygotujemy materiał o nadgodzinach w równoważnym systemie czasu pracy oraz dla niepełnetatowców, ale nie wszystko na raz, aby łatwiej było Ci opanować temat.
Jak wyliczyć nadgodziny?
Pracownik ma pensję zasadniczą 5500 zł. W styczniu ma 5 nadgodzin dobowych. Pracował również w jedną sobotę 5 godzin. Pracodawca ustalił z pracownikiem, że odda mu dzień wolny za tę sobotę w lutym. A więc w tym wypadku nie naliczamy nadgodzin za tę sobotę – na jej rozliczenie mamy czas do końca marca.
Mamy 5 nadgodzin dobowych, bo np. pracownik raz pracował 11 godzin i raz 10 godzin. Dostanie więc za styczeń pensję 5500 zł oraz wynagrodzenie za nadgodziny i dodatki.
Normalne wynagrodzenie za nadgodziny:
Wartość jednej godziny pracy: 5500 zł / 168 godzin do przepracowania w styczniu = 32,74 zł
32,74 zł * 5 nadgodzin = 163,69 zł
Dodatki za nadgodziny:
50% z 5500 / 168 * 5 nadgodzin = 81,85 zł
Łącznie za nadgodziny pracownik otrzyma 163,69 zł + 81,85 zł = 245,54 zł
Jak widzisz, nadgodziny kosztują. A jak by to wyglądało, gdyby pracownik oprócz pensji zasadniczej miał premię? Jeśli np. premia za styczeń wyniosła 700 zł, to wliczamy ją do wartości jednej godziny pracy w nadgodzinach, ale już nie do dodatku. Czyli:
Wynagrodzenie za nadgodziny:
(5500 + 700) / 168 * 5 nadgodzin = 184,52
I dodatki: 5 * 50% z 5500 / 168 = 81,85
Dodatkowe składniki wynagrodzenia liczy się tylko przy ustalaniu wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach, natomiast przy ustalaniu dodatków za nadgodziny uwzględnia się tylko wynagrodzenie zasadnicze.
Pracodawca nie musi płacić dodatków, jeśli oddaje pracownikowi czas wolny za nadgodziny. I tu mamy dwa przypadki do omówienia – oddawanie wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika i oddawanie wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika.
W pierwszym przypadku, czyli jeśli pracodawca oddaje wolne za nadgodziny z własnej inicjatywy, narzucając pracownikowi termin ich odbioru, oddaje czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba nadgodzin. Pracownik z omawianego wcześniej przykładu ma 5 nadgodzin, a więc jeśli pracodawca chce oddać wolne za te nadgodziny z własnej inicjatywy, oddaje 7,5 godziny wolnego. Na oddanie wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika pracodawca ma czas do końca okresu rozliczeniowego. Wynika to wprost z art. 151(2) §2 kodeksu pracy.
I co ważne, takie oddawanie wolnego nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika. Przykładowo – w miesiącu mamy 22 dni robocze, czyli 176 godzin do przepracowania. Pracownik ma 4 nadgodziny dobowe, za które pracodawca oddaje mu 6 godzin wolnego – o połowę więcej. No i ostatecznie pracownik przepracował 174 godziny – mniej niż nominał, ale nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia.
Drugi przypadek – pracodawca oddaje wolne na wniosek pracownika. Wniosek pracownik może złożyć na piśmie. Co ważne, na wniosek pracownika można czas wolny za nadgodziny oddać nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym. Nie ma tu ograniczenia.
Jeszcze jedna ważna w praktyce rzecz. Jeśli np. nadgodziny dobowe powstają w styczniu, to pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem termin oddania wolnego przed terminem wypłaty za styczeń. Jeśli nie uzgodni, musi za te nadgodziny zapłacić.
Główny Inspektorat Pracy wskazał, iż działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia. W przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu.
Jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe. Jeśli cokolwiek niejasne, dopytuj w komentarzu. Niebawem kolejny artykuł o nadgodzinach – zajmiemy się nadgodzinami w równoważnym czasie pracy.
Jeśli interesuje Cię tematyka rozliczania czasu pracy, to więcej na ten temat, w tym oczywiście rozliczania nadgodzin, w naszym szkoleniu online z rozliczania czasu pracy. Mamy też inne kursy online z zakresu kadry i płac – sprawdź tutaj: https://spd2.pl/szkolenia-kadry-i-place-online/
