Równoważny czas pracy polega na tym, że w niektóre dni pracownik może pracować więcej niż 8 godzin, np. 12, 16 czy nawet 24 godziny, a aby zachowana została norma średniotygodniowa 40 godzin pracy, w inne dni pracuje mniej albo po prostu ma wolne.
W praktyce w równoważnym systemie czasu pracy pracownik nie pracuje np. po 8 godzin od poniedziałku do piątku, ale np. po 12 godzin w poniedziałek i wtorek, środę ma wolną, w czwartek i piątek znów 12 godzin, z kolei w przyszłym tygodniu ma trzy dniówki dwunastogodzinne i cztery dni wolne itd.
Generalnie w systemie tym chodzi o to, że możemy planować pracownikowi pracę ponad 8 godzin na dobę, a więc ponad normę dobową z art. 129 kodeksu pracy i nie powoduje to powstania nadgodzin. Nie oznacza to, że w równoważnym systemie czasu pracy nadgodziny nie mogą wystąpić – mogą jak najbardziej. W tym materiale omówimy rozliczanie nadgodzin w równoważnym czasie pracy. Kilka minut i dowiesz się, kiedy w równoważnym czasie pracy nadgodziny w ogóle powstają i jak je prawidłowo rozliczać.
Najpierw minimum niezbędnej teorii, aby łatwiej Ci było wszystko zrozumieć i przyswoić, a potem konkretne przykłady.
Rozliczanie nadgodzin w równoważnym czasie pracy
Równoważny system czasu pracy to elastyczny system organizacji czasu pracy, który pozwala pracodawcy na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy pracownika (np. do 12 godzin na dobę) przy jednoczesnym skróceniu liczby dni pracy w danym okresie rozliczeniowym. W ten sposób pracownik może mieć więcej dni wolnych, o ile średni tygodniowy czas pracy nie przekracza 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym.
W równoważnym systemie pracownik pracuje dłużej w poszczególne dni, ale potem ma odpowiednio dłuższe przerwy między godzinami pracy lub całe dni wolne, co pozwala lepiej dostosować czas pracy do potrzeb zakładu pracy i zadań, które wymagają większej ilości godzin w konkretnych dniach.
O samym systemie równoważnym kilka bardzo praktycznych porad pod koniec. Nadgodziny powstają, jeśli pracownik pracuje ponad normę dobową (norma dobowa podstawowa to 8 godzin) albo ponad przedłużony dobowy wymiar. I właśnie w systemie równoważnym mamy ten przedłużony dobowy wymiar, pozwalający na planowanie pracy do 12, 16 czy 24 godzin.
Sam system równoważny czasu pracy zdefiniowany został w art. 135 do 137 kodeksu pracy. Dopuszczają one przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy właśnie do 12, 16 czy 24 godzin. Najczęściej równoważny czas pracy oznacza pracę do 12 godzin i na tym wymiarze się skupimy, ale zasady, które omówimy, są analogiczne do pozostałych wymiarów.
Praca w nadgodzinach jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Nie powinna być ona planowana.
Nadgodziny dobowe powstają, kiedy pracownik pracuje więcej niż wynosi norma dobowa albo przedłużony dobowy wymiar. Jak to się ma do systemu równoważnego czasu pracy?
Nadgodziny dobowe w równoważnym czasie pracy
Załóżmy, że pracownik ma danego dnia planowane 12 godzin pracy. Przepracował 13 godzin. Ma więc jedną nadgodzinę – dobową. Co do zasady nie może on mieć więcej nadgodzin, bo pracownik ma prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego, a więc jeśli pracuje 13 godzin, to w tej dobie zostaje jeszcze 11 na odpoczynek. Gdyby miał więcej godzin pracy, np. zdarzyła się awaria i pracował 16 godzin, to ma 4 nadgodziny dobowe, ale musi mieć zachowane te 11 godzin odpoczynku, a więc następnego dnia przyjdzie do pracy później.
Może się zdarzyć inna sytuacja. Skoro w jedne dni pracownik ma planowane 12 godzin, to w inne dni musi mieć planowane odpowiednio mniej, byle średnio nie pracował więcej niż 40 godzin tygodniowo. Jeśli średnio pracuje więcej niż te 40 godzin tygodniowo, powstają nadgodziny średniotygodniowe. Więcej o nich za chwilę, póki co wracamy do nadgodzin dobowych.
Jeśli pracownik ma planowane 8 godzin pracy, a pracował 10, to ma dwie nadgodziny dobowe. Norma dobowa to 8 godzin. Te 12 godzin to przedłużony dobowy wymiar. No i w praktyce działa to tak: jeśli ma planowane 12, a pracował więcej, ma nadgodziny dobowe. Jeśli miał planowane 10, a pracował więcej, ma nadgodziny dobowe. Jeśli miał planowane 8, a pracował więcej, ma również nadgodziny dobowe.
Inaczej będzie jednak, jeśli np. danego dnia miał mieć wolną dniówkę, a pracował 6 godzin. Nie przekroczył normy dobowej 8 godzin, a więc nie ma tu nadgodzin dobowych. Właśnie takie godziny powodują powstanie nadgodzin średniotygodniowych. Zaraz je policzymy na konkretnym przykładzie.
Nadgodziny średniotygodniowe w równoważnym systemie czasu pracy
Może się zdarzyć, że np. pracownik pracujący w równoważnym systemie czasu pracy miał planowaną wolną dniówkę, a musiał na polecenie pracodawcy przyjść do pracy i tego dnia pracował 12 godzin. A więc ma 4 nadgodziny dobowe – ponad normę 8 godzin, a pierwsze 8 godzin pracy w tym dniu to będą nadgodziny średniotygodniowe.
Na ten moment do zapamiętania – w systemie równoważnego czasu pracy nadgodziny powstają, jeśli pracownik pracował więcej niż wynosi norma dobowa albo przedłużony dobowy wymiar.
W systemie równoważnym nadgodziny powstaną po przekroczeniu normy dobowej wynoszącej 8 godzin (lub mniej, w zależności jakiej grupy pracowników dotyczy) lub przedłużonego wymiaru dobowego, który wynosi od 9 do 12 godzin (w wersji podstawowej), w zależności od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Przykładowo, gdy grafik przewiduje pracę przez 12 godzin, to nadgodziny dobowe wystąpią od 13. godziny pracy. W dniu pracy zaplanowanej na 6 godzin, nadgodziny dobowe powstaną po przekroczeniu normy dobowej, wynoszącej 8 godzin.
Pisaliśmy także: Co się należy za nadgodziny
Przekroczenia dobowe ustala się oddzielnie dla każdej doby pracowniczej, z kolei przekroczenia średniotygodniowe ustala się na koniec okresu rozliczeniowego.
Ważna jest kwestia doby pracowniczej. Doba pracownicza obejmuje kolejne 24 godziny licząc od chwili, w której pracownik danego dnia rozpoczyna pracę. Dlaczego to ważne?
Wyobraź sobie taką sytuację. Pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. W poniedziałek pracodawca zaplanował mu pracę od 8.00 do 20.00, a we wtorek od 7.00 do 19.00. W każdym z tych dni pracownik ma zaplanowane do przepracowania 12 godzin – teoretycznie wszystko prawidłowo.
W praktyce jednak – w poniedziałek rozpoczyna pracę o 8.00, następnie pracuje 12 godzin. A pierwsza godzina pracy we wtorek między 7.00 a 8.00 przypada jeszcze na poprzednią dobę pracowniczą, bo doba pracownicza rozpoczęta w poniedziałek o 8.00 kończy się we wtorek o 8.00, a tymczasem we wtorek pracownik zaczyna pracę o 7.00. Zaczyna pracę drugi raz w tej samej dobie, a więc w dobie poniedziałkowej ma 13 godzin pracy, czyli jedną nadgodzinę.
Rozliczanie nadgodzin w równoważnym czasie pracy – przykład
Czas na konkretny przykład. Załóżmy jednomiesięczny okres rozliczeniowy – marzec 2025. W marcu jest 21 dni roboczych, pracownik pracuje na pełnym etacie z wymiarem przedłużonym do 12 godzin na dobę. Na obrazku planowane godziny pracy na niebiesko oraz rzeczywiście przepracowane godziny na czerwono.
Przykładowo – we wtorek 4 marca pracownik miał planowane 12 godzin pracy, a pracował 13, w środę 5 marca miał planowane 8 godzin, a pracował 10, piątek 7 marca miał mieć grafikowo wolny, ale przyszedł do pracy i pracował 4 godziny. Sobota 15 marca miała być dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, ale pracownik przyszedł i pracował 6 godzin.
Potem jeszcze 18 marca zamiast 12 pracował 13 godzin, 24 marca zamiast 4 pracował 6 godzin i 26 marca zamiast mieć grafikowo wolne, przyszedł do pracy i pracował 12 godzin.
Łącznie zatem zamiast przepracować 168 godzin, pracownik przepracował 28 godzin dodatkowo, czyli łącznie 196 godzin.
Ustalamy nadgodziny.
4 marca miał pracować grafikowo 12 godzin, a przepracował 13 – mamy jedną nadgodzinę dobową
5 marca miał pracować 8 godzin, a pracował 10 – mamy dwie nadgodziny dobowe
7 marca miał mieć wolne, a pracował 4 godziny. Nie ma przekroczenia dobowego, a więc mamy 4 nadgodziny średniotygodniowe
15 marca – sobota. Pracodawca nie oddał dnia wolnego, a więc na koniec okresu rozliczeniowego powstają nadgodziny. W tym wypadku również nie przekroczył normy dobowej 8 godzin, a więc mamy nadgodziny średniotygodniowe.
Gdyby w tę sobotę pracował np. 12 godzin, to nadwyżka ponad 8 to nadgodziny dobowe, bo sobota nie jest dniem wolnym od pracy ustawowo, a pierwsze 8 godzin to nadgodziny średniotygodniowej. O oddawaniu wolnego za sobotę mówiliśmy w naszym niedawnym materiale – Dzień wolny za pracę w sobotę.
18 marca miał pracować 12 godzin, a pracował 13. Mamy jedną nadgodzinę dobową
24 marca miał pracować 4 godziny, a pracował 6. Nie przekroczył normy dobowej 8 godzin, a więc ma dwie nadgodziny średniotygodniowe
26 marca miał mieć dzień grafikowo wolny, a pracował 12 godzin. Mamy 4 nadgodziny dobowe (praca ponad normę 8 godzin) plus 8 nadgodzin średniotygodniowych.
I tak to wygląda w praktyce. Jak widzisz – ważne, aby zwrócić uwagę, ile godzin miał planowane i ile przepracował, z uwzględnieniem normy dobowej 8 godzin albo przedłużonego dobowego wymiaru.
Jedna ważna rzecz – dodatek za nadgodziny dobowe to 50%, ale jeśli przypadają one na porę nocną, to 100%. O tym, jaka jest pora nocna, dowiesz się z informacji o warunkach zatrudnienia czy regulaminu pracy.
Jedna ważna rzecz. Zatrudniasz pracownicę w równoważnym systemie czasu pracy. Pracownica zachodzi w ciąże – i wówczas nie można jej i tak planować więcej niż 8 godzin pracy na dobę. Art. 148 pkt 2 wskazuje wprost. Jeśli nawet ma ona planowane dniówki np. dwunastogodzinne, to po 8 godzinach wychodzi do domu, a płacone ma oczywiście za pełne 12 godzin.
To samo dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia oraz pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody.
Kolejna ważna rzecz – możliwość wydłużenia dniówki pracowniczej nie oznacza skrócenia odpoczynku dobowego czy tygodniowego. Nadal wynosi on 11 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
Kolejna ważna rzecz – czas pracy łącznie z nadgodzinami nie powinien przekraczać 48 godzin średniotygodniowo. Nadgodzin nie można planować z góry, ale nie można też polecać ich pracownikom non stop.
Okres rozliczeniowy w równoważnym systemie czasu pracy może zostać przedłużony nawet do 12 miesięcy, ale wymaga to poinformowania właściwego Okręgowego Inspektoratu Pracy w terminie 5 dni od dnia zawarcia porozumienia o jego wprowadzeniu.
System równoważny czasu pracy jest wygodny – pozwala pracodawcy na planowanie dniówek dłuższych niż 8 godzin, ale może generować sporo nadgodzin średniotygodniowych, jeśli plany pracy są chaotyczne, powstaje konieczność doraźnego „łatania” nieobecności itd. Jeśli cokolwiek niejasne, dopytuj w komentarzu.
Sporo o czasie pracy mówimy w naszych szkoleniach online – sprawdź ofertę TUTAJ
A tu pisaliśmy o innym systemie czasu pracy – Nienormowany czas pracy
