Spora grupa pracowników korzysta przy wykonywaniu swoich obowiązków z samochodów służbowych. Wielu z nich na mocy stosownych przepisów wewnętrznych (np. regulamin użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych) korzysta z pojazdów służbowych również w swoich prywatnych celach. Za zgodą (a czasem nawet na polecenie) pracodawcy pracownik otrzymuje do swojej dyspozycji i użytku samochód służbowy, który po spełnieniu określonych warunków może również użytkować na dojazdy prywatne. Wyjazd na wakacje służbowym samochodem jest jedną z korzyści, jakie pracownik może uzyskać za zgodą szefa.
Dla osoby, rozliczającej wynagrodzenia w zakładzie, używanie samochodów służbowych do celów prywatnych może rodzić pewne problemy. Pracownik, któremu pracodawca powierzył samochód służbowy i który może go wykorzystywać do celów prywatnych, osiąga w ten sposób dodatkowy przychód. Przychodu tego nie da się zmierzyć czy obliczyć. Przykładowo wyjazd na wakacje służbowym samochodem wiąże się z pokonaniem znacznych nierzadko odległości, powstaje zatem pytanie, jaką wartość przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych przyjąć.
Wyjazd na wakacje służbowym samochodem jako nieodpłatne świadczenie
Szczególne unormowania w tym zakresie zawiera ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Unormowania te pozwalają na jednoznaczne przyjęcie wysokości osiąganego przychodu w przypadku używania pojazdu służbowego do celów prywatnych. Wyjazd na wakacje służbowym samochodem, dojazdy do pracy służbowym samochodem czy weekendowe wykorzystywanie pojazdów służbowych – ustalając wysokość przychodu pracownika nie bierze się pod uwagę przejechanych dystansów i ilości kilometrów. Stosownie do treści art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, jakie przysługuje zatrudnionemu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalony został w następujących wysokościach:
- 250 zł miesięcznie w przypadku użytkowania do celów prywatnych samochodów służbowych o pojemności silnika do 1600 cm3
- 400 zł miesięcznie w przypadku użytkowania do celów prywatnych samochodów służbowych o pojemności silnika powyżej 1600 cm3
Takie rozwiązanie (ryczałtowe ustalenie wysokości przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych) jest z pewnością wygodne dla pracodawcy. Nie musi on ewidencjonować ilości kilometrów, jakie pracownik przebywa pojazdem służbowym w ramach swoich obowiązków pracowniczych czy też prywatnie. Istotna tu jest jeszcze jedna rzecz – jeśli pracownik użytkuje samochód służbowy do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wartość osiągniętego przez pracownika z tego tytułu przychodu (kwota 250 albo 400 zł) ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Kwotę ryczałtu za niepełny miesiąc ustala się w wysokości 1/30 kwoty ryczałtu miesięcznego za każdy dzień użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych.
Taki proporcjonalny sposób liczenia wartości ryczałtu jest korzystny dla pracowników, którzy planują wyjazd na wakacje służbowym samochodem. Jeśli z samochodu służbowego korzystają sporadycznie w celach prywatnych, ale za zgodą szefa mogą użyć go do wakacyjnego wyjazdu, to w ich przypadku wysokości osiągniętego przychodu ustalona zostanie proporcjonalnie, w zależności od ilości dni wakacyjnego odpoczynku.
Wyjazd na wakacje służbowym samochodem w podstawie składek ZUS i podatku
Może się zdarzyć sytuacja, że szef wyrazi zgodę na wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych, ale pracownik będzie musiał za to zapłacić. Takie rozwiązanie jest zgodne z prawem, a co więcej, jeśli jest ono praktykowane, to kwota ryczałtu, stanowiąca przychód pracownika z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych ulega obniżeniu o kwotę, jaką pracownik musiał pracodawcy za to zapłacić. Dzięki takiemu rozwiązaniu ustalenie przychodu pracownika
z tytułu użytkowania pojazdów służbowych prywatnie nie jest skomplikowane. Ma to ogromne znaczenie w kontekście ustalenia składek ZUS i podatku dochodowego, jakim co do zasady podlega przychód pracownika.
Należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt. Powołane powyżej kwoty ryczałtów są przychodem pracownika wyłącznie z tytułu prawa do użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych. W kwocie tych ryczałtów nie mieści się zatem koszt eksploatacji pojazdu, w szczególności zakupu paliwa, olejów itp., który to koszt pracownik ponosi z własnych środków. Gdyby jednak zdarzyła się sytuacja, że koszty te (np. zakup paliwa) ponosi pracodawca nawet, jeśli pracownik użytkuje pojazd służbowy do celów prywatnych, to koszt zakupu paliwa czy eksploatacji samochodu, w wysokości w jakiej jest ponoszony przez pracodawcę, traktowany jest jako dodatkowy przychód pracownika, a jego wysokość ustala się w oparciu o ceny paliwa czy wartość poniesionych przez pracodawcę kosztów eksploatacji pojazdu służbowego w celach prywatnych.
