W niniejszym artykule omówimy szczegółowo urlop okolicznościowy – kiedy należy się pracownikowi i na jaką okoliczność, ile razy w roku pracownik może dostać urlop okolicznościowy, co to w ogóle jest urlop okolicznościowy i jakie dokumenty pracownik musi dostarczyć, aby urlop okolicznościowy dostać.
Od razu na wstępie należy zaznaczyć, iż formalnie czegoś takiego jak urlop okolicznościowy nie ma – to nie jest rodzaj urlopu, a zwolnienie od pracy (płatne) z tytułu wystąpienia pewnej przyczyny – okoliczności. Pojęcie urlop okolicznościowy jest pojęciem potocznym, niemniej, ponieważ funkcjonuje ono w praktyce kadrowej, w artykule również będziemy się nim posługiwać.
Urlop okolicznościowy – komu się należy
Urlop okolicznościowy jest zwolnieniem od pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Aby pracownik mógł skorzystać z urlopu okolicznościowego, musi wystąpić konkretna przyczyna (okoliczność). Samo prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego należy się wyłącznie pracownikom, a więc osobom pozostającym w stosunku pracy.
Tym samym urlop okolicznościowy NIE należy się np. zleceniobiorcy czy osobie, zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło. Prawo do urlopu okolicznościowego jest uprawnieniem wyłącznie pracowniczym. W praktyce strony umowy zlecenia, jeśli tak postanowią w treści te umowy, mogą przewidzieć, że zleceniobiorca ma prawo do płatnej nieobecności z tytułu wystąpienia okoliczności, w praktyce jest to jednak bardzo rzadko spotykane.
Nie ma znaczenia rodzaj zawartej z pracownikiem umowy o pracę. Czy to umowa na czas nieokreślony, czy to umowa na okres próbny – z uprawnienia do urlopu okolicznościowego może skorzystać jeden i drugi pracownik.
Urlop okolicznościowy – ile się należy
Nie ma znaczenia, w jakim wymiarze etatu pracownik pozostaje zatrudniony. Urlop okolicznościowy należy się tak samo pracownikom, zatrudnionym na pełnym, jak i niepełnym etacie. Nie udziela się go również proporcjonalnie w tym sensie, że skoro np. pracownik na pełnym etacie ma prawo do 2 dni urlopu okolicznościowego, to pracownik na 1/2 etatu do połowy z tego, czyli do 1 dnia.
Urlop okolicznościowy przysługuje w wymiarze 1 albo 2 dni, w zależności od rodzaju okoliczności. Od razu zaznaczyć należy, iż ten 1 czy 2 dni urlopu okolicznościowego nie należą się za cały rok kalendarzowy, ale na każdą okoliczność.
A o tym, ile urlopu okolicznościowego przysługuje na ślub, narodziny dziecka, pogrzeb itp. mówi przepis §15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do powołanego przepisu pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
A przecież może się zdarzyć, że w jednym roku kalendarzowym pracownik i weźmie ślub i urodzi mu się dziecko, a zatem z obu okoliczności przysługuje mu urlop okolicznościowy . Nie ma limitu rocznego urlopów okolicznościowych – jeśli pojawia się dana okoliczność, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi tego typu zwolnienia od pracy.
Należy jednak podkreślić, iż urlop okolicznościowy jest prawem pracownika, a nie jego obowiązkiem. Jeśli pracownik nie chce, nie musi z urlopu okolicznościowego korzystać. Co istotne – jeśli pracownik z urlopu okolicznościowego nie skorzysta, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty pracownikowi żadnego świadczenia rekompensującego, nie należy mu się np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop (ten bowiem należy się wyłącznie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy).
Co ważne – urlop okolicznościowy należy się również po rozwodzie, w przypadku śmierci byłego małżonka, teścia czy teściowej. Zgodnie bowiem z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego rozwód nie powoduje ustania powinowactwa – powinowactwo może ustać wyłącznie po unieważnieniu małżeństwa przez sąd).
Czytaj także: Ile urlopu na pół etatu
Jeśli pracownik np. w roku 2017 zawarł związek małżeński, na którą to okoliczność wykorzystał 2 dni urlopu okolicznościowego, w 2018 roku rozwiódł się, następnie w 2020 roku zmarł jego były małżonek, a w 2022 roku teściowa, to w 2020 i 2022 roku pracownikowi również będzie przysługiwać urlop okolicznościowy (jeśli tylko zechce z niego skorzystać).
W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, gdzie jeden dzień urlopu to przeliczeniowo 8 godzin, urlopu okolicznościowego udziela się w takim wymiarze, jaki pracownik ma do przepracowania danego dnia.
Urlop okolicznościowy – jaki wniosek i dokumenty?
Przepisy prawa pracy nie wskazują dokładnie, jak ma wyglądać wniosek o urlop okolicznościowy. W takim wniosku pracownik musi po prostu napisać, iż wnosi o udzielenie mu zwolnienia od pracy z tytułu wystąpienia okoliczności.
Jeśli tą okolicznością jest narodzenie się dziecka – przy składaniu wniosku pracownik numer odpisu skróconego (albo zupełnego) aktu urodzenia albo zaświadczenie lekarskie o przewidywanej dacie porodu (urlop okolicznościowy może bowiem zostać udzielony jeszcze przed wystąpieniem okoliczności – więcej o tym w dalszej części artykułu).
Z kolei, jeśli tą okolicznością jest np. ślub, we wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego pracownik wskazuje numer odpisu skróconego (albo zupełnego) aktu małżeństwa itd.
Ze względu na fakt, iż akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu mogą zawierać szerszy zakres danych osobowych niż pracodawca może żądać od pracownika, a także ze względu na fakt, iż problematyczna jest (w świetle ochrony danych osobowych) kwestia przechowywania tego typu dokumentów w aktach osobowych pracownika, pracodawca nie musi żądać od, aby swój wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego pracownik poparł stosownym dokumentem (aktem urodzenia, małżeństwa czy zgonu).
Czy urlopu okolicznościowego można udzielić przed wystąpieniem okoliczności?
Można. Co więcej, sam urlop okolicznościowy może zostać udzielony niekoniecznie bezpośrednio tuż przed albo bezpośrednio tuż po samej okoliczności. Ważne jest jedynie, aby urlopem okolicznościowym (zwolnieniem od pracy) a samą okolicznością wystąpił pewien związek czasowy.
Przykładowo, jeśli pracownik zawiera związek małżeński w dniu 30 czerwca (sobota), to urlopu okolicznościowego z tego tytułu pracodawca może udzielić mu przed albo po 30 czerwca, przy czym jeśli urlop okolicznościowy ma mieć miejsce np. 22 – 23 czerwca (kilka dni przed ceremonią) albo 7 – 8 lipca (kilka dni po ceremonii) to jest to dopuszczalne – pracownik może chcieć wykorzystać ten urlop okolicznościowy na załatwienie spraw administracyjnych, związanych ze zmianą nazwiska i dokumentu tożsamości.
Natomiast absolutnie nie wchodzi w grę sytuacja, w której pracownik z urlopu okolicznościowego na pogrzeb w marcu korzysta np. w listopadzie. W takiej sytuacji związek czasowy między samą okolicznością a urlopem okolicznościowym z tego tytułu nie zachodzi.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?
Co do zasady nie może. Jeśli pojawia się okoliczność, wskazana w powołanym powyżej art. 15 rozporządzenia, pracodawca udziela pracownikowi stosownego zwolnienia od pracy na 1 albo 2 dni. Odmowa może nastąpić, jeśli pracownik nie jest w stanie udokumentować faktu okoliczności albo jest ona niepewna.
W skrajnie ekstremalnym przypadku może się zdarzyć, że np. w dniu 24 marca pracownik zamierzał zawrzeć związek małżeński, na którą to okoliczność w dniach 22 – 23 marca wykorzystał urlop okolicznościowy.
Okazało się jednak, że (z różnych względów) w dniu 24 marca do zawarcia związku małżeńskiego nie doszło. Nie zmienia to niczego – urlop okolicznościowy został przez pracownika wykorzystany, miał do niego prawo, a samego faktu, że do okoliczności nie dojdzie, nie mógł przewidzieć w chwili korzystania z urlopu okolicznościowego..
