Jak prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy to świadczenie, które przysługuje pracownikowi, jeśli nabył w trakcie obowiązywania umowy o pracę prawo do urlopu w określonym wymiarze, ale z urlopu tego nie zdążył skorzystać, np. na skutek dyscyplinarnego zwolnienia go z pracy czy przebywania w okresie wypowiedzenia na zwolnieniu lekarskim.
Tu pisaliśmy: Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop 2025
Oczywiście do ustalania wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy możesz wykorzystać program do obsługi kadr, jeśli taki posiadasz, warto jednak wiedzieć, jak zrobić to samemu.
Sposób obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy wskazany został w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dni a 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W celu prawidłowego ustalenia wysokości ekwiwalentu należy zbadać kilka czynników.
Czytaj także: Jak wyliczyć urlop za 3 miesiące pracy?
Po pierwsze ustalić należy, w jakim wymiarze czasu pracy pracuje pracownik oraz czy nie jest on osobą niepełnosprawną, która pracuje w skróconych normach czasu pracy (np. pracownikowi ze względu na treść zaświadczenia lekarskiego obniżono normę dobową do 7 godzin pracy na dobę). Jeśli to ustalimy, następnym krokiem jest ustalenie liczby dni niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Następnie ustalamy, jakie składniki wynagrodzenia pracownika należy uwzględnić w podstawie ekwiwalentu:
- składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składnikami takimi z reguły są wskazane w umowie o pracę wynagrodzenia zasadnicze jednakże jako takie składniki należy traktować również inne stałe składniki wynagrodzenia, wypłacane co miesiąc, np. dodatki funkcyjne czy stażowe.
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych bądź wynagrodzenie za pracę w porze nocnej
- składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Do takich z kolei składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne. Ustaloną podstawę ekwiwalentu dzieli się następnie przez tzw. współczynnik ekwiwalentowy (czyli średnią ilość dni roboczych do przepracowania w danym miesiącu, w skali całego roku). Tak otrzymany wynik dzielimy przez 8 (dzień urlopu to właśnie 8 godzin), a następnie mnożymy przez ilość godzin urlopu, jakiego pracownik nie zdążył wykorzystać
Przykład
Do dnia 31 marca 2012 roku pracownik otrzymywał pensję zasadniczą w wysokości 2000 zł miesięcznie. Pozostało mu do wykorzystania 11 dni urlopu, w tym urlop wypoczynkowy zaległy.
Ponieważ pracownik ma wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, zgodnie z tym, co pisaliśmy powyżej, przy ustalaniu jego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.
Wyliczenie ekwiwalentu wygląda zatem następująco:
Podstawa ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy: 2000 zł
Kwotę tą dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2012 wynosi 21.
2000 zł : 21 = 95,23 zł
Powyższa kwota to ekwiwalent za 1 dzień urlopu. Kwotę tą należy podzielić przez dobowy wymiar czasu pracy pracownika:
95,23 zł : 8 = 11,90 zł
A następnie pomnożyć ją przez ilość godzin urlopu:
11,90 zł * 11 (dni urlopu) * 8 (godzin za każdy dzień urlopu) = 1047,20 zł
Powyższa kwota to właśnie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. A co, jeśli pracownik ma zmienne składniki wynagrodzenia?
Przykład
Pracownik został zwolniony w trybie dyscyplinarnym w dniu 31 marca 2012 roku. W chwili rozwiązania umowy o pracę pracownikowi przysługiwało jeszcze 9 dni urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika składało się z wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 2000 zł/miesiąc oraz prowizji, która w lutym 2012 roku wyniosła 500 zł, styczniu 2012 wyniosła 500 zł, a w grudniu 2011 roku wyniosła 400 zł (należy pamiętać, iż pod uwagę bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu)
Pracownik pracował w podstawowym systemie czasu pracy z normą dobową czasu pracy wynoszącą 8 godzin.
Ustalenie podstawy ekwiwalentu:
- miesięczne wynagrodzenie pracownika– 2.000 zł
- średnia wysokość prowizji – 300 zł + 500 zł + 400 zł = 1.200 zł : 3 = 400 zł
Łącznie: 2.400 zł – ta kwota jest podstawą do wyliczenia ekwiwalentu
Kwotę tą dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy, który w roku 2012 wynosi 21.
2.400 : 21 = 114,29 zł
Powyższa kwota to ekwiwalent za 1 dzień urlopu. Kwotę tą należy podzielić przez dobowy wymiar czasu pracy pracownika:
114,29 zł : 8 = 14,29 zł
Powyższa kwota to z kolei ekwiwalent za jedną godzinę urlopu. W celu uzyskania ostatecznej kwoty ekwiwalentu należy kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu pomnożyć przez liczbę godzin urlopu, którego pracownik nie wykorzystał:
14,29 * 9 (dni urlopu) * 8 (norma dobowa pracownika) = 1028,88 zł
Powyższa kwota jest kwotą ekwiwalentu, jaką należy wypłacić pracownikowi.
A co, jeśli pracownik ma wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej?
Przykład:
Pracownik był zatrudniony od 20 stycznia do 19 kwietnia 2012 roku. Pracownik nie korzystał w tym czasie z urlopu wypoczynkowego, ma staż pracy 5 lat. Pracownik ma wynagrodzenie ustalone w stawce godzinowej w wysokości 13 zł/godzina, przy czym wypłata jest dokonywana w ostatnim roboczym dniu miesiąca. Pracownik pracuje 8 godzin dziennie.
Za styczeń 2012 roku, w którym pracownik przepracował 8 dni, zarobił w sumie 832 zł. Za 20 dni pracy w lutym otrzymał łącznie 2080 zł, a za 21 dni przepracowanych w marcu – 2184 zł. Do obliczenia ekwiwalentu należy przyjąć wynagrodzenie z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy, czyli za styczeń, luty i marzec. W tych miesiącach pracownik powinien przepracować 63 dni, a przepracował w sumie 49 dni. Pracownik nabył prawo do 4/12 z 20 = 6,66 dnia, a po zaokrągleniu do 7 dni.
W celu uzupełnienia podstawy należy:
Sumę wynagrodzeń z 3 miesięcy wynoszącą 5.096 zł (832 zł + 2080 zł + 2184 zł) podzielić przez liczbę dni pracy, za które zostało wypłacone to wynagrodzenie, czyli przez 49 dni (8 dni w styczniu + 20 dni w lutym + 21 dni w marcu)
5.096 zł zł : 49 dni = 104 zł
otrzymany wynik 104 zł pomnożyć przez liczbę dni pracy, jakie pracownik w powyższym okresie powinien przepracować, czyli przez 63 dni:
104 zł x 63 dni = 6552 zł
otrzymaną kwotę podzielić przez 3:
6552 zł : 3 = 2.184 zł
Kwota 2.184 zł stanowi podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Podstawę tą dzielimy przez współczynnik:
2.184 zł : 21 = 104 zł
Powyższa kwota to ekwiwalent za 1 dzień urlopu. Kwotę tą należy podzielić przez dobowy wymiar czasu pracy pracownika:
104 : 8 = 13
Powyższa kwota to z kolei ekwiwalent za jedną godzinę urlopu. W celu uzyskania ostatecznej kwoty ekwiwalentu należy kwotę ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu pomnożyć przez liczbę godzin urlopu, którego pracownik nie wykorzystał:
13 * 7 (dni urlopu) * 8(godzin za dzień urlopu) = 728 zł
Powyższa kwota to ekwiwalent pracownika za niewykorzystany urlop
Na zakończenie warto przypomnieć te składniki wynagrodzenia, które pomija się przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu i jego ostatecznej kwoty:
- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie
- nagrody jubileuszowe oraz nagrody z zakładowego funduszu nagród
- dodatkowe wynagrodzenie roczne (trzynastki) i należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej
- wynagrodzenie oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy - dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju
- odprawy pieniężne, wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy
- premie uznaniowe, nieposiadające charakteru roszczeniowego
- świadczenia, wypłacane z tytułu zawieranych z macierzystym pracodawcą umów cywilnoprawnych
- należności wypłacone pracownikowi w celu zrekompensowania poniesionych wcześniej wydatków (zwroty kosztów paliwa samochodu prywatnego, używanego do celów służbowych, ekwiwalenty za pranie odzieży itp.)
Witam, nie wiem do końca jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Czy sie bierze stawkę brutto czy netto? Moja sytuacja wygląda tak: pracowałam na umowe o prace od. 01.03.2012 – 31.05.2012 i 01.06.2012 – 28.02.2013 za1500 zł brutto/m-c. Nie wykorzystałam ani jednago dnia urlopu wypoczynkowego z tym, że od 20 czerwca byłam na zwolnieniu lekarskim z powodu ciąży i po ustaniu zatrudniania pozostaję na zasiłku macierzyńskim do tej pory. Proszę o odpowiedź. Pozdrawiam Anna
Witam, mam pytanie, czy zgodnie z kodeksem pracy i odszkodowaniem z art. 99 k.p. tydzień to 5 czy 7 dni do wyliczenia (wiem, że się liczy jak za urlop wypoczynkowy) tylko dzienną kwotę tak wyliczoną mnoży się przez 5 czy 7 dni zgodnie z k.p.? (przyjmując jako tydzień) Proszę o odpowiedź jest to dla mnie bardzo ważne. Pozdrawiam Piotr S.
Witam, Pracownik choruje non stop od 25-06-2012 (obecnie na św.rehab.). W marcu zostanie z nim rozwiązana umowa o pracę (po 3-ech m-cach pobierania św.) . Bardzo proszę o informację czy czerwiec 2012 roku bierzemy pod wzgląd do obliczenia podstawy do obliczenia ekwiwalentu??? Dziękuję za odp.
Witam
A jakie pracownik ma składniki wynagrodzenia? Czy ma tylko wynagrodzenie zasadnicze, czy również jakieś prowizje, premie itp. Jeśli nie ma zmiennych składników, to do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop nie bierze Pani pod uwagę czerwca 2012, ale pensję, która należałaby się pracownikowi w marcu 2013, gdyby przepracował pełny miesiąc.
Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową 23 zł/h.
– w 06/2012 za przepracowane 15 dni (115,5 godz., 4,5 godz.to prywatne wyjście niepł.) otrzymał 2656,50 zł brutto. Za 6 dni wynagr.za czas choroby otrzymał 531,89 zł
– w 05/2012 za przepracowane 18 dni (143 godz, 1godz. to prywatne wyjście niepł.) otrzymał 3289 zł + za 3 dni urlopu 552 zł = 3841 zł brutto (nie chorował)
– w 04/2012 za przepracowane 19 dni (150godz., 2 godz.to prywatne wyjście niepł.) otrzymał 3450 zł + za 1dzień urlopu 184 zł = 3634 zł brutto (nie chorował)
Bardzo proszę jaka będzie wysokość podstawy ekwiwalentu za 24 dni (192g.) niewykorzystanego urlopu wypocz.
BARDZO DZIĘKUJĘ ZA POMOC.
w 06/12 do przepracowania było 20 dni
w 05/12 do przepracowania było 21 dni
w 04/12 do przepracowania było 20 dni
Bardzo
Witam
Proszę jeszcze o informację, czy wynagrodzenie np. za maj pracownik otrzymuje w maju, czy np. w następnym miesiącu (np. 10 czerwca)? To ważne, bo do ustalania podstawy ekwiwalentu za urlop bierze się wynagrodzenie wypłacone, a nie to, do którego pracownik nabył prawo.
Wynagrodzenie za maj pracownik otrzymuje 10 czerwca
W takim wypadku nie musi Pani zatem brać pod uwagę czerwca. Do podstawy ekwiwalentu bierze Pani wynagrodzenie, wypłacone w miesiącach kwiecień, maj i czerwiec, a zatem zarobki pracownika z marca (wypłacone w kwietniu), kwietnia (wypłacone w maju) i maja (wypłacone w czerwcu). Skoro wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest dopiero w miesiącu następnym, to zgodnie z przepisami do podstawy ekwiwalentu za urlop przyjmuje Pani te składniki wynagrodzenia, które zostały wypłacone, a nie te, które się pracownikowi należą za te trzy ostatnie miesiące.