Planowanie czasu pracy pracownikowi zatrudnionemu na niepełnym etacie nierzadko bywa prawdziwym wyzwaniem. Teoretycznie sprawa jest prosta, w praktyce już niekoniecznie. To nie jest tak, że jeśli pracownik pełnoetatowy pracuje np. od poniedziałku do piątku od 8 do 16, to pracownik zatrudniony na pół etatu po 4 godziny dziennie, a zatrudniony na 1/4 etatu po 2 godziny dziennie itd.
Niestety nie działa tu prosta proporcja – skoro pół etatu, to pół dniówki. Skoro 1/8 etatu, to jedna godzina pracy na dobę. Wiesz, że pracownik zatrudniony np. na 1/8 etatu może pracować 24 godziny na dobę? I nie będzie tu nadgodzin. Jest to jak najbardziej zgodne z przepisami, oczywiście pod pewnymi warunkami.
Omówimy ten temat od strony praktycznej. Zostań z nami do końca, a dowiesz się, jak w praktyce wygląda planowanie pracy pracownikowi na niepełnym etacie, na co zwracać uwagę i jakich błędów nie popełniać.
Planowanie czasu pracy na niepełnym etacie – na co zwracać uwagę?
Pierwsza rzecz do omówienia. Normy czasu pracy dla pracowników niepełnoetatowych są takie same, jak dla pracowników pełnoetatowych. A więc kodeksowa norma dobowa wynosi 8 godzin i norma średniotygodniowa 40 godzin. Czyli nawet w przypadku niepełnego etatu nadgodziny pojawią się dopiero po przekroczeniu norm, a więc np. przy pracy ponad 8 godzin na dobę.
Pracownikowi niepełnoetatowemu można planować 8-godzinne dniówki. Co więcej, w równoważnym systemie czasu pracy mogą one być nawet dłuższe. Wrócimy do tego za chwilę. W każdym razie już teraz zapamiętaj – pół etatu nie oznacza zawsze pracy po 4 godziny na dobę. Równie dobrze to może być 2 dni po 8 godzin, 1 dzień 4 godziny i pozostałe 2 dni wolne.
Trzeba pamiętać, że pracownik ma również pracować nie więcej niż średnio 5 dni w tygodniu. Czyli można planować np. 6 dni roboczych pod rząd, w następnym tygodniu 4 dni robocze i mamy już średnio 5 dni. Oczywiście tu dochodzi kolejny element – obowiązek zapewnienia pracownikowi odpoczynku tygodniowego, niemniej taka możliwość istnieje.
Jeśli planujemy czas pracy pracownikowi na niepełnym etacie, to pierwsza rzecz, na jaką musimy zwrócić uwagę, to jego umowa o pracę. Stosownie do art. 151 §5 kodeksu pracy strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151(1) § 1 kodeksu pracy, czyli dodatków za nadgodziny.
Ma to ogromne znaczenie praktyczne przy planowaniu pracy niepełnoetatowcom. Dlaczego? Otóż załóżmy, że mamy pracownika na pół etatu. Jak już wspomnieliśmy, nadgodziny dla tego pracownika powstaną przy przekroczeniu normy dobowej 8 godzin albo normy średniotygodniowej 40 godzin, czy przedłużonych dobowych wymiarów w systemie równoważnym (więcej o tym za chwilę).
No i teraz – mamy zapis w umowie, że pracownikowi przysługują te dodatki jak za nadgodziny po przekroczeniu 6 godzin pracy na dobę. Pracownik ma planowaną pracę po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. Pracował danego dnia 7 godzin, musiał zostać dłużej w pracy. Czy ma nadgodziny? Nie, bo nie przekroczył normy dobowej 8 godzin ani średniotygodniowej 40 godzin. Natomiast ma tzw. godziny nadwymiarowe.
A ponieważ w umowie jest zapis, że praca powyżej 6 godzin na dobę uprawnia do dodatku jak za nadgodziny, to pracownik za ten dzień otrzyma normalne wynagrodzenie za 7 godzin pracy, bo tyle przepracował, a za tę 1 godzinę dodatek jak za nadgodzinę.
Ma to znaczenie praktyczne, bo skoro w umowie mamy ustalony limit 6 godzin na dobę, to tyle na dobę możemy planować. Czyli np. 3 dni po 6 godzin, 1 dzień 2 godziny i mamy 20 godzin pracy.
Można też oczywiście ustalić w umowie ten limit inaczej, np. pracownik na pół etatu ma limit 30 godzin średniotygodniowo (albo mniej czy więcej, byle nie więcej niż 40, bo wtedy są i tak nadgodziny kodeksowe). No i wtedy możemy mu planować pracę nawet po 8 godzin na dobę. Nie więcej, bo wówczas planowalibyśmy z góry pracę w nadgodzinach, a to jest co do zasady zabronione.
Będziemy do tego wracać jeszcze. W każdym razie godziny nadliczbowe powstają w przypadku wykonywania pracy powyżej norm, a więc powyżej 8 godzin na dobę i powyżej średnio 40 godzin tygodniowo co do zasady. Dotyczy to również pracowników niepełnoetatowych.
Planowanie czasu pracy na niepełnym etacie – wymiar do przepracowania
Teraz kolejna rzecz. Wymiar do przepracowania. Generalnie wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ustala się zgodnie z art. 130 kodeksu pracy. Dla pełnego etatu będzie to 40 godzin razy pełne tygodnie w okresie rozliczeniowym plus 8 godzin za każdy tzw. dzień wystający poza pełne tygodnie i minus 8 godzin za każde święto ustawowo wolne od pracy, wypadające w dniu innym niż niedziela.
Przykładowo – mamy trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W okresie styczeń do marca mamy do przepracowania na pełnym etacie 168 za styczeń + 160 za luty + 176 za marzec = 504 godziny. Mamy pracownika na 1/3 etatu. Czyli on ma w tym okresie rozliczeniowym do przepracowania 1/3 z 504 = 168 godzin. Pracownik na 1/5 etatu miałby 100,8 godzin, czyli 100 godzin 48 minut, pracownik na 3/4 etatu 3/4 z 504 = 378 godzin itd.
Przy czym, jak wspominaliśmy, jeśli mamy tego pracownika na 1/3 etatu i ma on do przepracowania w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym te 168 godzin, to nawet, gdy przepracuje więcej, nie oznacza to pracy w godzinach nadliczbowych. Oczywiście wynagrodzenie dostanie za te przepracowane więcej, ale niekoniecznie z dodatkami za nadgodziny.
O nadgodzinach mówiliśmy niedawno w naszym innym materiale – Nadgodziny w równoważnym czasie pracy. W każdym razie – jedną z kluczowych kwestii w zakresie planowania czasu pracy (nie tylko na niepełnym etacie zresztą) w przyjętym okresie rozliczeniowym jest ustalenie właściwej liczby godzin do przepracowania w tym okresie, wynikającej z obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy, obliczanego na podstawie art. 130 § 1 i 2 kodeksu pracy.
I to oczywiście jeszcze nie koniec. Oprócz zaplanowania odpowiedniej ilości godzin pracy, musimy zaplanować odpowiednią ilość dni wolnych. Art. 147 kodeksu pracy wskazuje wprost:
W każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.
Do tego pracownik pracuje średnio 5 dni w tygodniu i oprócz zapewnienia mu tych średnio 3 dni wolnych w tygodniu musi mieć zapewnione odpoczynki dobowe i tygodniowe. Odpoczynek tygodniowy to co do zasady nieprzerwane 35 godzin odpoczynku, który w miarę możliwości powinien przypadać na niedzielę.
Praca na niepełnym etacie oznacza, że pracownik może pracować różną liczbę godzin w różnych dniach. Jeśli pracuje on – mówiąc kolokwialnie – na sztywno, tzn. przykładowo pracownik półetatowy pracuje od poniedziałku do piątku od 8 do 12, a godziny pracy wynikają z obwieszczenia czy regulaminu pracy, nie ma konieczności sporządzania grafików.
Jeśli rozkład czasu pracy wynika z przepisów wewnętrznych, nie ma obowiązku tworzenia harmonogramu czasu pracy – grafika. Natomiast jeśli liczba godzin pracy ma być różna w różnych dniach, to co do zasady takie harmonogramy się tworzy.
Organizacja czasu pracy polegająca na planowaniu pracownikowi niepełnoetatowemu naprzemiennie w jednym tygodniu kalendarzowym pracy w wymiarze np. 8 godzin na dobę, a w kolejnym 4 godzin na dobę, itd., wymaga sporządzania rozkładów czasu pracy, obejmujących co najmniej 1 miesiąc i przekazywania ich pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który ten rozkład został sporządzony.
Ten obowiązek wynika wprost z art. 129 §3 kodeksu pracy – rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Jeśli planujemy pracę pracownikowi niepełnoetatowemu, to tu również co do zasady mamy zakaz planowania pracy w godzinach nadliczbowych. Pamiętaj, że pracownik niepełnoetatowy może pracować także w innych niż podstawowy systemach czasu pracy. Przykładowo może on pracować w równoważnym systemie czasu pracy z dniówką wydłużoną do 12 godzin (pisaliśmy także: Grafiki w równoważnym czasie pracy).
I teraz dla zobrazowania – mamy taką sytuację: mamy pracownika na pół etatu. Pracuje w systemie równoważnym czasu pracy z przedłużonym do 12 godzin wymiarem dobowym. I takiemu pracownikowi możemy spokojnie planować pracę po 12 godzin na dobę, ale nadal z zachowaniem wymiaru w okresie rozliczeniowym.
Czyli taki pracownik może np. jeden dzień w tygodniu pracować 12 godzin plus w dwa inne dni po 4 godziny albo podobnie. I przy takim planowaniu pracy grafiki dla pracownika będą obowiązkowe. On po prostu musi dokładnie wiedzieć, w jakie dni i po ile godzin ma pracować.
Na tym etapie – planując pracę pracownikowi niepełnoetatowemu zwracamy uwagę na:
- System czasu pracy, w jakim pracuje
- Jaki limit wskazano w umowie o pracę, powyżej którego płacimy dodatki jak za nadgodziny
- Wymiar do przepracowania w okresie rozliczeniowym
- Pilnujemy nienaruszania doby pracowniczej
- Pilnujemy nie więcej niż średnio 5 dni pracy w tygodniu
- Pilnujemy odpoczynków dobowych i tygodniowych
Wspominaliśmy, że pracownik niepełnoetatowy może również pracować w nadgodzinach. W jego przypadku praca w nadgodzinach to praca ponad obowiązujące normy albo przedłużony dobowy wymiar czasu pracy. Trzeba tu odróżnić pracę w godzinach nadliczbowych od pracy ponadwymiarowej.
Załóżmy, że pracownik pracuje na pół etatu w podstawowym systemie czasu pracy. Norma dobowa 8 godzin, średniotygodniowa 40 godzin. Wymiar tygodniowy – 20 godzin średnio. Pracuje po 4 godziny dziennie od poniedziałku do piątku. W umowie o pracę wskazano, że dodatki jak za nadgodziny będą mu przysługiwać po przekroczeniu 5 godzin pracy na dobę.
Planowanie czasu pracy na niepełnym etacie – kiedy godziny nadliczbowe, a kiedy nadwymiarowe?
Pracownik pewnego dnia przepracował 7 godzin. Powstają godziny nadliczbowe? Nie, bo nie pracował więcej niż norma dobowa 8 godzin. Powstają za to godziny nadwymiarowe. Jego wymiar do przepracowania w tym dniu to 4 godziny, a przepracował 7. Za te 3 godziny pracy ekstra oczywiście otrzyma stosowne wynagrodzenie, a ponadto za 2 godziny dodatki jak za nadgodziny, bo w umowie o pracę z nim zawartej wskazano, że te dodatki będą wypłacane przy pracy ponad 5 godzin na dobę.
Sprawdź także: Jak planować czas pracy zgodnie z przepisami
Inny przypadek – pracownik półetatowy, zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, z dniówką wydłużoną do 12 godzin. Pracuje w poniedziałki po 12 godzin, wtorki i czwartki po 4 godziny.
W tym wypadku nie ma sensu zapisywania w umowie o pracę limitów dobowych. I tak norma dobowa wynosi 8 godzin, a więc jeśli pracownik danego dnia miał planowane mniej niż 8, a pracuje więcej niż 8, to ma dodatki za nadgodziny dobowe.
Ten pracownik pracuje na pół etatu, czyli wymiar tygodniowy średnio to 20 godzin. W umowie o pracę korzystniej je zapisać, że dodatki jak za nadgodziny będą wypłacane po przekroczeniu np. 25 czy 30 godzin średniotygodniowo.
Co ważne – Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 kwietnia 2014 roku sygn. I PK 249/13 stwierdził, iż nieustalenie powyższego limitu spowoduje, że pracownik straci prawo do dodatku. Czyli w praktyce ten dodatek będzie liczony dopiero po przekroczeniu normy dobowej 8 godzin lub średniotygodniowej 40 godzin.
Co również ważne. Za czas pracy w godzinach ponadwymiarowych, które nie stanowią pracy nadliczbowej przysługuje, w świetle art. 151(1) § 1 kodeksu pracy, pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy jedynie dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie jest to zatem praca nadliczbowa tylko praca traktowana jak praca w godzinach nadliczbowych (za którą przysługuje dodatek jak za pracę nadliczbową).
Ma to duże znaczenie praktyczne. Otóż za pracę w nadgodzinach można pracownikowi zapłacić albo oddać czas wolny. A czy można niepełnoetatowcowi oddać czas wolny za te godziny ponadwymiarowe?
Przepis art. 151(2) kodeksu pracy regulujący zasady udzielania czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, nie ma zastosowania do czasu przepracowanego w godzinach ponadwymiarowych, traktowanych tylko jak praca nadliczbowa. Dotyczy to także godzin pracy mieszczących się poniżej ustalonej umownie liczby godzin, które nie są traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych.
W praktyce zatem za godziny ponadwymiarowe do ustalonego w umowie limitu, jedyną formą rekompensaty jest wypłata normalnego wynagrodzenia, a za godziny ponadwymiarowe powyżej ustalonego w umowie limitu – normalnego wynagrodzenia i dodatku jak za godziny nadliczbowe.
Co ważne – w przypadku pracowników niepełnoetatowych również istnieje konieczność rekompensaty pracy w niedzielę. Przykładowo – pracownik pracujący na pół etatu po 8 godzin poniedziałek i wtorek oraz 4 godziny w czwartek dostaje od pracodawcy polecenie pracy w niedzielę. Pracował w niedzielę 5 godzin.
Ta niedziela musi zostać zrekompensowana. Nie można wyjść z założenia, że skoro i tak nie powoduje ona powstania nadgodzin, jak również nie powoduje, że pracownik pracuje średnio więcej niż 5 dni w tygodniu, to wystarczy za nią po prostu zapłacić normalne wynagrodzenie.
Co do zasady za taką pracę w niedzielę oddajemy dzień wolny. Przy czym oczywiście musi to być oddany dzień, w którym pracownik miał zaplanowaną pracę. Nie można np. uznać, że w omawianym przykładzie oddajemy pracownikowi wolne np. w piątek, skoro piątki on ma i tak wolne grafikowo. Niebawem kolejne poradniki z zakresu rozliczania czasu pracy. Omówimy odpracowywanie wyjść z pracy na załatwianie spraw prywatnych.
Sprawdź również nasze kursy kadrowo – płacowe online
