Dokumentacja pracownicza – akta osobowe – ewidencje. Część II.

Oprócz prowadzenia akt osobowych pracowników, na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia szeregu ewidencji, w tym przede wszystkim dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, wypłatami wynagrodzeń oraz przydziałem odzieży roboczej.

Pracodawca powinien sporządzić i aktualizować kartę ewidencji czasu pracy każdego pracownika. W takiej karcie ewidencji czasu pracy należy uwzględnić następujące elementy:

  • pracę w poszczególnych dniach roboczych w tym prace w niedziele i święta
  • pracę w porze nocnej
  • pracę w nadgodzinach oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy
  • dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Ponadto pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika:

  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego  oraz środków ochrony indywidualnej,  a także wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży oraz obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej

W razie przejścia w trybie art. 23kp zakładu pracy na innego pracodawcę albo gdy odrębne przepisy przewidują  następstwo prawne nowego pracodawcy, w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przyjmującego tego pracownika.

Obowiązki pracodawcy dotyczące ochrony danych osobowych pracownika oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zakres przedmiotowy regulacji ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych obejmuje również pracodawców, a także osoby zarządzające w ich imieniu zakładem pracy. Z powyższego wynika, że wszelkie dane gromadzone przez pracodawców, umożliwiające bezpośrednie lub pośrednie ustalenie tożsamości pracownika, podlegają szczególniej ochronie. Ochrona danych osobowych obejmuje wszelkie zbiory posiadające strukturę zestawu danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, nie zależnie od formy tych zbiorów. Obecnie szczególnie istotne znaczenie ma właściwe zabezpieczenie danych osobowych przechowywanych w systemach informatycznych.

Zgodnie z art. 27 ust. 1 powołanej ustawy zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Wyjątki od tej zasady określone są w/w wymienionej ustawie.

Obowiązki pracodawcy związane z należytym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej

W obowiązującym stanie prawnym, aktem prawnym, określającym obowiązki pracodawców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej jest Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Regulacje dotyczące w szczególności tych dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, takich jak:

  • listy płac
  • karty wynagrodzeń albo inne dowody mogące posłużyć określeniu podstawy świadczeń emerytalno-rentowych (dokumentacja płacowa i osobowa).

Szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji dotyczącej pracy i płacy określone zostały w załączniku nr 2 do rozporządzenia z dnia  16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów. Podmioty zajmujące się przechowywaniem dokumentacji, w tym również pracodawcy, są zobowiązane spełnić wymogi określone w rozporządzeniu w sprawie warunku przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników.

Poprzednia strona  |||  Powrót do menu głównego  |||  Następna strona