Jeśli w aktach osobowych pracowników pracodawca przechowuje kopie dowodów osobistych pracowników (czy innych dokumentów tożsamości) oraz odpisy zupełne i skrócone aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, powinien je niezwłocznie usunąć. To ważne w świetle nowych regulacji, dotyczących postępowania z danymi osobowymi osób fizycznych. Dowód osobisty jako dokument tożsamości, akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu zawierają szereg danych osobowych, które podlegają ochronie. Jest to szczególnie ważne w świetle obowiązywania od 25 maja 2018 roku przepisów tzw. RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). W związku z wejściem w życie nowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych wielu pracodawców staje przed problemem przechowywania w aktach osobowych pracowników kopii dowodów osobistych, paszportów, wszelkiego rodzaju aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu czy ich odpisów skróconych. Powstaje zatem pytanie – czy kopia dowodu osobistego czy te wymienione akty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika? Od nowo zatrudnianych pracowników pracodawca nie może już żądać tych dokumentów w celu załączenia ich do akt osobowych, ale co zrobić z tymi, które do akt załączono przed wejściem w życie i obowiązywaniem RODO?
Od razu należy wyraźnie podkreślić – RODO nie wskazuje, jakich informacji czy dokumentów z danymi osobowymi może od pracowników żądać pracodawca i w jaki sposób może je przetwarzać. Należy jednak pamiętać, gromadząc dane osobowe pracowników, o istotnej w kontekście RODO zasadzie minimalizacji – przetwarza się tylko tyle danych osobowych pracowników, ile rzeczywiście jest potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy (jako administratora danych osobowych) wobec ZUS, US czy innych instytucji państwowych.
Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika
O tym, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od osoby, która ubiega się o zatrudnienie (przyszłego pracownika) decyduje treść art. 22(1) kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu do tych informacji (danych osobowych) należą: imiona i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania czy adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo od już zatrudnionego pracownika pracodawca może żądać innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz podania numeru PESEL. Porównując ten katalog danych osobowych z danymi osobowymi, jakie zawarte są w dowodzie osobistym już na pierwszy rzut oka widać, że dowód osobisty jako dokument tożsamości zawiera więcej danych, niż od kandydata do pracy czy pracownika może żądać pracodawca. Nie budzi zatem wątpliwości w kontekście przepisów RODO, iż przechowywanie kopii dowodu osobistego czy paszportu w aktach osobowych pracownika jest niedopuszczalne, nawet za zgodą pracownika. Co prawda zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest jedną z podstaw przetwarzania (art. 4 ust. 11 RODO, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), niemniej mając na względzie zasadę minimalizacji danych osobowych nie należy – nawet za zgodą osoby fizycznej – gromadzić ich i przetwarzać w zakresie szerszym, niż jest to konieczne.
Powołany powyżej przepis art. 22(1) kodeksu pracy wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) pracodawca może żądać od przyszłego czy obecnego pracownika. Jednocześnie o tym, jakimi dokumentami pracownik potwierdza te informacje (dane osobowe) i jakich dokumentów można od pracownika żądać, decyduje treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. §1 powołanego aktu prawnego nie wymienia dowodu osobistego, ani żadnego innego dokumenty tożsamości, a więc już chociażby samo to determinuje konieczność usunięcia z akt osobowych pracowników kopii dowodów osobistych, jeśli zostały pozyskane, nawet przed wejściem w życie regulacji RODO.
Podsumowując – jeśli w aktach osobowych zatrudnionych pracowników zalegają kopie dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości, należy je usunąć. Aby zachować numerację akt osobowych, w miejsce usuniętej z nich kopii dokumentu tożsamości można załączyć kartę z adnotacją, że w tym miejscu znajdował się dokument, który został usunięty wobec konieczności zapewnienia ochrony danych osobowych. Może też oczywiście kopię dowodu osobistego czy aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu usunąć i akta osobowe przenumerować.
Od nowo zatrudnianych pracowników nie można już żądać kopii dowodu osobistego. Dla pracodawcy wymagany do zgłoszenia pracownika do ZUS komplet danych osobowych zawierać będzie kwestionariusz osobowy, którego na mocy §1 powołanego powyżej rozporządzenia o aktach osobowych można (i nawet należy) od pracownika żądać. Jednocześnie w przypadku, gdy pracownik chce nabyć określone uprawnienie pracownicze (np. prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu zawarcia małżeństwa czy określone uprawnienia pracownicze, związane z rodzicielstwem), zamiast dostarczania pracodawcy kserokopii aktu ślubu czy aktu urodzenia dziecka może dostarczyć stosowne oświadczenie. Ewentualnie (choć jest to kontrowersyjne) – akt ślubu czy urodzenia okazuje pracodawcy jedynie do wglądu, aby wykazać, że prawo do określonych uprawnień pracowniczy nabył.
Dowód osobisty zawiera zdjęcie twarzy pracownika – jako dana biometryczna wizerunek twarzy traktowany jest jako dana szczególnej kategorii. Żaden przepis polskiego prawa pracy nie uprawnia pracodawcy do pozyskania tego typu danej. Jeśli wizerunek pracownika ma znaleźć się np. w legitymacji służbowej, identyfikatorze czy przepustce, to pracodawca może wizerunek pracownika pozyskać, ale w tym konkretnym celu, np. przygotowania stosownej legitymacji. Tymczasem w świetle RODO nie może pozyskać wizerunku pracownika „dla celów ogólnych”. Bardzo ważne jest tu zachowanie zasady celowości przetwarzania danych. Dane pracownika przetwarza się w celu zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia, zgłoszenia do ZUS, przygotowania formularzy podatkowych itp. Szczegółowo określony jest tu więc cel przetwarzania danych, a w kontekście przepisów RODO dane muszą być przetwarzane właśnie w określonym celu. Kopia dowodu osobistego zawiera szereg danych osobowych, dla których celu przetwarzania pracodawca nie jest w stanie wykazać, gdyż dane te są mu po prostu zbędne, a zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b RODO dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Dla porządku wspomnieć należy tu o wyrażonej w art. 5 ust. 2 zasadzie rozliczalności RODO – pracodawca jako administrator jest zobowiązany do wykazania w każdym momencie, że przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami.
Od nowo zatrudnianych pracowników nie pozyskuje się już kopii dowodu osobistego ani tym bardziej nie załącza jej do akt
osobowych. Natomiast te kopie dowodów osobistych, które zostały do akt osobowych załączone kilka, kilkanaście lat temu, należy (dla własnego bezpieczeństwa pracodawcy jako administratora danych) usunąć.