Kadry w praktyce
No Result
View All Result
  • Strona Główna
  • Szkolenia kadrowo-płacowe
  • O blogu
  • Kontakt
Kadry w praktyce
No Result
View All Result

Kopia dowodu osobistego, odpis aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu w aktach osobowych pracownika – czy jest to dopuszczalne w kontekście przepisów RODO i ochrony danych osobowych?

in Zatrudnianie pracownika
0
0
SharePodziel się na TT

Jeśli w aktach osobowych pracowników pracodawca przechowuje kopie dowodów osobistych pracowników (czy innych dokumentów tożsamości) oraz odpisy zupełne i skrócone aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, powinien je niezwłocznie usunąć. To ważne w świetle nowych regulacji, dotyczących postępowania z danymi osobowymi osób fizycznych. Dowód osobisty jako dokument tożsamości, akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu zawierają szereg danych osobowych, które podlegają ochronie. Jest to szczególnie ważne w świetle obowiązywania od 25 maja 2018 roku przepisów tzw. RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). W związku z wejściem w życie nowych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych wielu pracodawców staje przed problemem przechowywania w aktach osobowych pracowników kopii dowodów osobistych, paszportów, wszelkiego rodzaju aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu czy ich odpisów skróconych. Powstaje zatem pytanie – czy kopia dowodu osobistego czy te wymienione akty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika? Od nowo zatrudnianych pracowników pracodawca nie może już żądać tych dokumentów w celu załączenia ich do akt osobowych, ale co zrobić z tymi, które do akt załączono przed wejściem w życie i obowiązywaniem RODO?

Od razu należy wyraźnie podkreślić – RODO nie wskazuje, jakich informacji czy dokumentów z danymi osobowymi może od pracowników żądać pracodawca i w jaki sposób może je przetwarzać. Należy jednak pamiętać, gromadząc dane osobowe pracowników, o istotnej w kontekście RODO zasadzie minimalizacji – przetwarza się tylko tyle danych osobowych pracowników, ile rzeczywiście jest potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy (jako administratora danych osobowych) wobec ZUS, US czy innych instytucji państwowych.

Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych pracownika

O tym, jakich informacji (danych osobowych) może żądać pracodawca od osoby, która ubiega się o zatrudnienie (przyszłego pracownika) decyduje treść art. 22(1) kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu do tych informacji (danych osobowych) należą: imiona i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania czy adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo od już zatrudnionego pracownika pracodawca może żądać innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz podania numeru PESEL. Porównując ten katalog danych osobowych z danymi osobowymi, jakie zawarte są w dowodzie osobistym już na pierwszy rzut oka widać, że dowód osobisty jako dokument tożsamości zawiera więcej danych, niż od kandydata do pracy czy pracownika może żądać pracodawca. Nie budzi zatem wątpliwości w kontekście przepisów RODO, iż przechowywanie kopii dowodu osobistego czy paszportu w aktach osobowych pracownika jest niedopuszczalne, nawet za zgodą pracownika. Co prawda zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest jedną z podstaw przetwarzania (art. 4 ust. 11 RODO, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), niemniej mając na względzie zasadę minimalizacji danych osobowych nie należy – nawet za zgodą osoby fizycznej – gromadzić ich i przetwarzać w zakresie szerszym, niż jest to konieczne.

Powołany powyżej przepis art. 22(1) kodeksu pracy wskazuje, jakich informacji (danych osobowych) pracodawca może żądać od przyszłego czy obecnego pracownika. Jednocześnie o tym, jakimi dokumentami pracownik potwierdza te informacje (dane osobowe) i jakich dokumentów można od pracownika żądać, decyduje treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. §1 powołanego aktu prawnego nie wymienia dowodu osobistego, ani żadnego innego dokumenty tożsamości, a więc już chociażby samo to determinuje konieczność usunięcia z akt osobowych pracowników kopii dowodów osobistych, jeśli zostały pozyskane, nawet przed wejściem w życie regulacji RODO.

Podsumowując – jeśli w aktach osobowych zatrudnionych pracowników zalegają kopie dowodów osobistych czy innych dokumentów tożsamości, należy je usunąć. Aby zachować numerację akt osobowych, w miejsce usuniętej z nich kopii dokumentu tożsamości można załączyć kartę z adnotacją, że w tym miejscu znajdował się dokument, który został usunięty wobec konieczności zapewnienia ochrony danych osobowych. Może też oczywiście kopię dowodu osobistego czy aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu usunąć i akta osobowe przenumerować.

Od nowo zatrudnianych pracowników nie można już żądać kopii dowodu osobistego. Dla pracodawcy wymagany do zgłoszenia pracownika do ZUS komplet danych osobowych zawierać będzie kwestionariusz osobowy, którego na mocy §1 powołanego powyżej rozporządzenia o aktach osobowych można (i nawet należy) od pracownika żądać. Jednocześnie w przypadku, gdy pracownik chce nabyć określone uprawnienie pracownicze (np. prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu zawarcia małżeństwa czy określone uprawnienia pracownicze, związane z rodzicielstwem), zamiast dostarczania pracodawcy kserokopii aktu ślubu czy aktu urodzenia dziecka może dostarczyć stosowne oświadczenie. Ewentualnie (choć jest to kontrowersyjne) – akt ślubu czy urodzenia okazuje pracodawcy jedynie do wglądu, aby wykazać, że prawo do określonych uprawnień pracowniczy nabył.

Dowód osobisty zawiera zdjęcie twarzy pracownika – jako dana biometryczna wizerunek twarzy traktowany jest jako dana szczególnej kategorii. Żaden przepis polskiego prawa pracy nie uprawnia pracodawcy do pozyskania tego typu danej. Jeśli wizerunek pracownika ma znaleźć się np. w legitymacji służbowej, identyfikatorze czy przepustce, to pracodawca może wizerunek pracownika pozyskać, ale w tym konkretnym celu, np. przygotowania stosownej legitymacji. Tymczasem w świetle RODO nie może pozyskać wizerunku pracownika „dla celów ogólnych”. Bardzo ważne jest tu zachowanie zasady celowości przetwarzania danych. Dane pracownika przetwarza się w celu zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia, zgłoszenia do ZUS, przygotowania formularzy podatkowych itp. Szczegółowo określony jest tu więc cel przetwarzania danych, a w kontekście przepisów RODO dane muszą być przetwarzane właśnie w określonym celu. Kopia dowodu osobistego zawiera szereg danych osobowych, dla których celu przetwarzania pracodawca nie jest w stanie wykazać, gdyż dane te są mu po prostu zbędne, a zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b RODO dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Dla porządku wspomnieć należy tu o wyrażonej w art. 5 ust. 2 zasadzie rozliczalności RODO – pracodawca jako administrator jest zobowiązany do wykazania w każdym momencie, że przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami.

Od nowo zatrudnianych pracowników nie pozyskuje się już kopii dowodu osobistego ani tym bardziej nie załącza jej do akt

kopia-dowodu-osobistego-w-aktach-osobowych
kopia-dowodu-osobistego-w-aktach-osobowych

osobowych. Natomiast te kopie dowodów osobistych, które zostały do akt osobowych załączone kilka, kilkanaście lat temu, należy (dla własnego bezpieczeństwa pracodawcy jako administratora danych) usunąć.

Tags: kopia dowodu osobistego w aktach osobowych
Previous Post

Monitoring w zakładzie pracy – czy jest dozwolony i jak to się ma do przepisów prawa pracy i RODO?

Next Post

Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 – nowa forma akt osobowych i skrócenie okresu ich przechowywania

Polecamy również

minimalne wynagrodzenie 2021
Wynagrodzenia

Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto

16 września 2020
koronawirus i praca zdalna
Zatrudnianie pracownika

Koronawirus, praca zdalna i dodatkowy zasiłek opiekuńczy

18 października 2020
dane-osobowe-w-aktach-osobowych-rodo
Zatrudnianie pracownika

Dane osobowe pracowników w starych aktach osobowych a przepisy rozporządzenia RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych

11 września 2018

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polityka cookies https://kadrywpraktyce.pl/o-blogu-2/.

Obserwuj nas

  • SPECJALISTA ds. KADR – nasz autorski CERTYFIKOWANY KURS ONLINE
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • W sądzie pracy
  • Umowy o pracę
  • Czas pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • Podróże służbowe
  • Obowiązki pracownika
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Kurs “Specjalista do spraw kadr i płac” – wideoszkolenie z zaświadczeniem MEN
  • Teoretyczne aspekty prawa pracy – ARCHIWUM
  • Wzory pism i umów – ARCHIWALNE
  • Porady

Ostatnio na blogu

  • Zasiłek chorobowy pracownika do 26 roku życia a podatek
  • Nadgodziny przed godzinami pracy – jak rozliczać
  • Zatrudnienie emeryta na zleceniu i na umowie o dzieło
  • Ile dostanę na zwolnieniu lekarskim w ciąży – jak się liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy w okresie ciąży i macierzyński po porodzie
  • Ekwiwalent za urlop 2021 – zasady naliczania i przykłady
  • Czas pracy pracownika niepełnosprawnego w praktyce
  • Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – czy jest ono skuteczne?
  • Zasiłek chorobowy na umowie zlecenia – jak naliczyć i wypłacić
  • Samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS i podatek – lista płac
  • Pensja minimalna 2021 na 1/2 i 1/4 etatu od brutto do netto
  • Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto
  • Choroba w dniu wolnym od pracy a czas pracy i wynagrodzenie
  • Długotrwała choroba pracownika – zwolnienie pracownika po długiej chorobie
  • Praca w wolną sobotę i choroba w jednym miesiącu – jak rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie?
  • Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po podwyżce pensji pracownika
Facebook Twitter RSS

Tagi

dyscyplinarka dyscyplinarka za alkohol długotrwała choroba pracownika ekwiwalent za urlop lista płac nadgodziny nagana dla pracownika obliczanie odprawy obowiązki pracownika odprawa podróże służbowe porzucenie pracy prawo do urlopu wychowawczego romans w pracy rozliczenie wynagrodzenia rozwiązanie umowy rozwiązanie umowy z pracownicą w ciąży równoważny system czasu pracy staż urlopowy umowa na czas określony umowa o pracę na czas określony umowa zlecenia urlop macierzyński urlop pod telefonem urlop wychowawczy urlop wypoczynkowy urlop wypoczynkowy na niepełnym etacie wniosek o urlop wychowawczy wyjścia prywatne w godzinach pracy wynagrodzenie chorobowe wynagrodzenie urlopowe wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2019 wypowiedzenie wypowiedzenie umowy o pracę wypowiedzenie umowy zlecenia wypowiedzenie zmieniające za co można wręczyć dyscyplinarkę zakres czynności zasiłek chorobowy zasiłek chorobowy na umowie zlecenia zasiłki chorobowe zatrudnianie pracownika zmiana umowy o pracę zwolnienie lekarskie

Nasze szkolenia

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą pełną ofertą szkoleniową: - kursy dla kadrowych, - kursy płacowe, - ochrona danych osobowych, - sekretariat, - i inne. Więcej na spdszkolenia.pl

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

No Result
View All Result
  • Home
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • Czas pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Obowiązki pracownika
  • Umowy o pracę
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • zwolnienia lekarskie

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Create New Account!

Fill the forms below to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Strona używa ciasteczek. Więcej o nich TUTAJ. W każdym momencie możesz dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies.
Go to mobile version