Kadry w praktyce
No Result
View All Result
  • Strona Główna
  • Szkolenia kadrowo-płacowe
  • O blogu
  • Kontakt
Kadry w praktyce
No Result
View All Result

Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 – nowa forma akt osobowych i skrócenie okresu ich przechowywania

in Zatrudnianie pracownika
0
0
SharePodziel się na TT

Z początkiem roku 2019 wchodzą w życie istotne dla pracodawców zmiany w kodeksie pracy w zakresie zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej, a także okresów ich przechowywania. Najważniejsza z tych zmian – akta osobowe od 2019 roku można będzie prowadzić wyłącznie w postaci elektronicznej – w obowiązującym obecnie stanie prawnym obowiązkowa jest papierowa forma akt osobowych, a forma elektroniczna może być prowadzona dodatkowo. Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, będzie równoważna z tą w wersji papierowej. Elektroniczne akta osobowe to z pewnością duże ułatwienie, szczególnie w kontekście wymogów, jakie na pracodawców (administratorów danych osobowych) nakłada rozporządzenie RODO. W szczególności odpadnie tu bowiem kwestia zapewnienia odpowiedniego sposobu przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, co w przypadku zatrudniania kilkuset czy kilku tysięcy pracowników (a nierzadko i więcej) dla pracodawców bywa sporym problemem techniczno – organizacyjnym.

Elektroniczne akta osobowe

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją nowelizuje m.in. art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Obecnie zgodnie z powołanym przepisem pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, natomiast od 1 stycznia 2019 powołany przepis stanowi, iż pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). A to jeszcze nie wszystko. Powołana ustawa nowelizująca m.in. kodeks pracy wprowadza do niego dodatkowe przepisy, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł zmieniać formę prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i odwrotnie (gdyby okazało się, że jednak wygodniej jest mu prowadzić akta osobowe papierowo).

Zgodnie z wchodzącym w życie 1 dniu 1 stycznia 2019 art. 94(8) § 1 kodeksu pracy pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, przy czym zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym, a zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jeśli pracodawca zmienia formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej, dotychczas prowadzone akta osobowe może przekazać pracownikowi. O samej zmianie formy prowadzenia akt osobowych oraz możliwości odbioru dotychczas prowadzonej formy pracodawca informuje pracownika, przy czym robi to w sposób zwyczajowo przyjęty (np. ogłoszeniem na gazetce zakładowej, zarządzeniem itp.). Co ważne – jeśli pracodawca podjął decyzję, że np. od dnia 1 lutego 2019 prowadzi akta osobowe w wersji elektronicznej, to ta wersja elektroniczna musi oczywiście zawierać wszystko, co znajdowało się w wersji papierowej do dnia przejścia na wersję elektroniczną. Elektroniczne akta osobowe musza być bowiem kompletne i uwzględniać cały przebieg zatrudnienia pracownika.

W przypadku śmierci pracownika, zgodnie z (wchodzącym w życie w dniu 1 stycznia 2019) art. 94(9) §3 kodeksu pracy dokumentacja pracownicza w formie prowadzonej przed zmianą może zostać przekazana dzieciom pracownika, małżonkowi, rodzicom. Jeśli dokumentacja taka nie zostanie odebrana w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o możliwości jej odbioru, pracodawca ma prawo poprzednią postać dokumentacji pracowniczej zniszczyć. Oczywiście zniszczenie dotyczy jedynie wersji, która była prowadzona przed zmianą, a nie akt osobowych w ogóle. Jeśli np. pracodawca prowadził akta osobowe w postaci papierowej, następnie przeszedł na wersję elektroniczną, to wersję papierową może zniszczyć, jeśli we wskazanym powyżej terminie nie zostanie odebrana przez pracownika czy członków jego rodziny (w wypadku śmierci pracownika).

Jak długo przechowywać akta osobowe – zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku skróceniu ulegnie również okres przechowywania pracowniczych akt osobowych. Elektroniczne akta osobowe (oraz te prowadzone w dotychczasowej formie) będą przechowywane już nie przez 50, a jedynie przez 10 lat. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przy okazji niejako ustawa o zmianie kodeksu pracy wprowadza dla pracodawców jeszcze jedno ułatwienie. Obecnie jeśli pracodawca rozstaje się z pracownikiem, a następnie ponownie go zatrudnia, to wielu pracodawców ma wówczas wątpliwości, czy muszą dla ponownie zatrudnianego pracownika zakładać nowe akta osobowe, czy też dokumenty dla nowego stosunku pracy prowadzić w „starych” aktach osobowych. Po zmianie przepisów z dniem 1 stycznia 2019 (art. 94(5) §1 kodeksu pracy) w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wówczas okres 10 lat, przez który pracodawca przechowuje akta osobowe pracowników (elektroniczne akta osobowe i papierowe akta osobowe), liczy się od dnia zakończenia tego ostatniego stosunku pracy.

Omówione w artykule zmiany wymuszą również w nieodległej przyszłości zmiany rozporządzenia o zakresie i sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika. Zmiany tego rozporządzenia wymusza również poniekąd powszechne już obowiązywanie od 25 maja 2018 roku przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.

Nowe przepisy nie wskazują, jak – w sensie technicznym – mają być prowadzone akta osobowe. Czy wystarczy utworzyć

elektroniczne-akta-osobowe
elektroniczne-akta-osobowe

na komputerze osobny folder i w nim przechowywać (podpisane elektronicznie) skany dokumentów pracowniczych? Rozwiązania wypracuje zapewne praktyka – już teraz szereg programów kadrowo – płacowych umożliwia przechowywanie w kartotekach pracowników skanów dokumentów. Należy jedynie zadbać o to, aby były one sporządzone zgodnie z regułami i opatrzone podpisem elektronicznym czy pieczęcią elektroniczną.

Tags: elektroniczne akta osobowe
Previous Post

Kopia dowodu osobistego, odpis aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu w aktach osobowych pracownika – czy jest to dopuszczalne w kontekście przepisów RODO i ochrony danych osobowych?

Next Post

Choroba pracownika w okresie wypowiedzenia – co z rozwiązaniem umowy i urlopem wypoczynkowym?

Polecamy również

minimalne wynagrodzenie 2021
Wynagrodzenia

Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto

16 września 2020
koronawirus i praca zdalna
Zatrudnianie pracownika

Koronawirus, praca zdalna i dodatkowy zasiłek opiekuńczy

18 października 2020
dane-osobowe-w-aktach-osobowych-rodo
Zatrudnianie pracownika

Dane osobowe pracowników w starych aktach osobowych a przepisy rozporządzenia RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych

11 września 2018

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polityka cookies https://kadrywpraktyce.pl/o-blogu-2/.

Obserwuj nas

  • SPECJALISTA ds. KADR – nasz autorski CERTYFIKOWANY KURS ONLINE
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • W sądzie pracy
  • Umowy o pracę
  • Czas pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • Podróże służbowe
  • Obowiązki pracownika
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Kurs “Specjalista do spraw kadr i płac” – wideoszkolenie z zaświadczeniem MEN
  • Teoretyczne aspekty prawa pracy – ARCHIWUM
  • Wzory pism i umów – ARCHIWALNE
  • Porady

Ostatnio na blogu

  • Zasiłek chorobowy pracownika do 26 roku życia a podatek
  • Nadgodziny przed godzinami pracy – jak rozliczać
  • Zatrudnienie emeryta na zleceniu i na umowie o dzieło
  • Ile dostanę na zwolnieniu lekarskim w ciąży – jak się liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy w okresie ciąży i macierzyński po porodzie
  • Ekwiwalent za urlop 2021 – zasady naliczania i przykłady
  • Czas pracy pracownika niepełnosprawnego w praktyce
  • Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – czy jest ono skuteczne?
  • Zasiłek chorobowy na umowie zlecenia – jak naliczyć i wypłacić
  • Samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS i podatek – lista płac
  • Pensja minimalna 2021 na 1/2 i 1/4 etatu od brutto do netto
  • Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto
  • Choroba w dniu wolnym od pracy a czas pracy i wynagrodzenie
  • Długotrwała choroba pracownika – zwolnienie pracownika po długiej chorobie
  • Praca w wolną sobotę i choroba w jednym miesiącu – jak rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie?
  • Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po podwyżce pensji pracownika
Facebook Twitter RSS

Tagi

dyscyplinarka dyscyplinarka za alkohol długotrwała choroba pracownika ekwiwalent za urlop lista płac nadgodziny nagana dla pracownika obliczanie odprawy obowiązki pracownika odprawa podróże służbowe porzucenie pracy prawo do urlopu wychowawczego romans w pracy rozliczenie wynagrodzenia rozwiązanie umowy rozwiązanie umowy z pracownicą w ciąży równoważny system czasu pracy staż urlopowy umowa na czas określony umowa o pracę na czas określony umowa zlecenia urlop macierzyński urlop pod telefonem urlop wychowawczy urlop wypoczynkowy urlop wypoczynkowy na niepełnym etacie wniosek o urlop wychowawczy wyjścia prywatne w godzinach pracy wynagrodzenie chorobowe wynagrodzenie urlopowe wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2019 wypowiedzenie wypowiedzenie umowy o pracę wypowiedzenie umowy zlecenia wypowiedzenie zmieniające za co można wręczyć dyscyplinarkę zakres czynności zasiłek chorobowy zasiłek chorobowy na umowie zlecenia zasiłki chorobowe zatrudnianie pracownika zmiana umowy o pracę zwolnienie lekarskie

Nasze szkolenia

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą pełną ofertą szkoleniową: - kursy dla kadrowych, - kursy płacowe, - ochrona danych osobowych, - sekretariat, - i inne. Więcej na spdszkolenia.pl

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

No Result
View All Result
  • Home
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • Czas pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Obowiązki pracownika
  • Umowy o pracę
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • zwolnienia lekarskie

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Create New Account!

Fill the forms below to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Strona używa ciasteczek. Więcej o nich TUTAJ. W każdym momencie możesz dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies.
Go to mobile version