Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 – nowa forma akt osobowych i skrócenie okresu ich przechowywania

Z początkiem roku 2019 wchodzą w życie istotne dla pracodawców zmiany w kodeksie pracy w zakresie zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej, a także okresów ich przechowywania. Najważniejsza z tych zmian – akta osobowe od 2019 roku można będzie prowadzić wyłącznie w postaci elektronicznej – w obowiązującym obecnie stanie prawnym obowiązkowa jest papierowa forma akt osobowych, a forma elektroniczna może być prowadzona dodatkowo. Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, będzie równoważna z tą w wersji papierowej. Elektroniczne akta osobowe to z pewnością duże ułatwienie, szczególnie w kontekście wymogów, jakie na pracodawców (administratorów danych osobowych) nakłada rozporządzenie RODO. W szczególności odpadnie tu bowiem kwestia zapewnienia odpowiedniego sposobu przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, co w przypadku zatrudniania kilkuset czy kilku tysięcy pracowników (a nierzadko i więcej) dla pracodawców bywa sporym problemem techniczno – organizacyjnym.

Elektroniczne akta osobowe

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją nowelizuje m.in. art. 94 ust. 9a kodeksu pracy. Obecnie zgodnie z powołanym przepisem pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, natomiast od 1 stycznia 2019 powołany przepis stanowi, iż pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). A to jeszcze nie wszystko. Powołana ustawa nowelizująca m.in. kodeks pracy wprowadza do niego dodatkowe przepisy, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł zmieniać formę prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i odwrotnie (gdyby okazało się, że jednak wygodniej jest mu prowadzić akta osobowe papierowo).

Zgodnie z wchodzącym w życie 1 dniu 1 stycznia 2019 art. 94(8) § 1 kodeksu pracy pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, przy czym zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym, a zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jeśli pracodawca zmienia formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej, dotychczas prowadzone akta osobowe może przekazać pracownikowi. O samej zmianie formy prowadzenia akt osobowych oraz możliwości odbioru dotychczas prowadzonej formy pracodawca informuje pracownika, przy czym robi to w sposób zwyczajowo przyjęty (np. ogłoszeniem na gazetce zakładowej, zarządzeniem itp.). Co ważne – jeśli pracodawca podjął decyzję, że np. od dnia 1 lutego 2019 prowadzi akta osobowe w wersji elektronicznej, to ta wersja elektroniczna musi oczywiście zawierać wszystko, co znajdowało się w wersji papierowej do dnia przejścia na wersję elektroniczną. Elektroniczne akta osobowe musza być bowiem kompletne i uwzględniać cały przebieg zatrudnienia pracownika.

W przypadku śmierci pracownika, zgodnie z (wchodzącym w życie w dniu 1 stycznia 2019) art. 94(9) §3 kodeksu pracy dokumentacja pracownicza w formie prowadzonej przed zmianą może zostać przekazana dzieciom pracownika, małżonkowi, rodzicom. Jeśli dokumentacja taka nie zostanie odebrana w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o możliwości jej odbioru, pracodawca ma prawo poprzednią postać dokumentacji pracowniczej zniszczyć. Oczywiście zniszczenie dotyczy jedynie wersji, która była prowadzona przed zmianą, a nie akt osobowych w ogóle. Jeśli np. pracodawca prowadził akta osobowe w postaci papierowej, następnie przeszedł na wersję elektroniczną, to wersję papierową może zniszczyć, jeśli we wskazanym powyżej terminie nie zostanie odebrana przez pracownika czy członków jego rodziny (w wypadku śmierci pracownika).

Jak długo przechowywać akta osobowe – zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku skróceniu ulegnie również okres przechowywania pracowniczych akt osobowych. Elektroniczne akta osobowe (oraz te prowadzone w dotychczasowej formie) będą przechowywane już nie przez 50, a jedynie przez 10 lat. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przy okazji niejako ustawa o zmianie kodeksu pracy wprowadza dla pracodawców jeszcze jedno ułatwienie. Obecnie jeśli pracodawca rozstaje się z pracownikiem, a następnie ponownie go zatrudnia, to wielu pracodawców ma wówczas wątpliwości, czy muszą dla ponownie zatrudnianego pracownika zakładać nowe akta osobowe, czy też dokumenty dla nowego stosunku pracy prowadzić w „starych” aktach osobowych. Po zmianie przepisów z dniem 1 stycznia 2019 (art. 94(5) §1 kodeksu pracy) w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wówczas okres 10 lat, przez który pracodawca przechowuje akta osobowe pracowników (elektroniczne akta osobowe i papierowe akta osobowe), liczy się od dnia zakończenia tego ostatniego stosunku pracy.

Omówione w artykule zmiany wymuszą również w nieodległej przyszłości zmiany rozporządzenia o zakresie i sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika. Zmiany tego rozporządzenia wymusza również poniekąd powszechne już obowiązywanie od 25 maja 2018 roku przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO.

Nowe przepisy nie wskazują, jak – w sensie technicznym – mają być prowadzone akta osobowe. Czy wystarczy utworzyć

na komputerze osobny folder i w nim przechowywać (podpisane elektronicznie) skany dokumentów pracowniczych? Rozwiązania wypracuje zapewne praktyka – już teraz szereg programów kadrowo – płacowych umożliwia przechowywanie w kartotekach pracowników skanów dokumentów. Należy jedynie zadbać o to, aby były one sporządzone zgodnie z regułami i opatrzone podpisem elektronicznym czy pieczęcią elektroniczną.