Kadry w praktyce
No Result
View All Result
  • Strona Główna
  • Szkolenia kadrowo-płacowe
  • O blogu
  • Kontakt
Kadry w praktyce
No Result
View All Result

Dane osobowe pracowników w starych aktach osobowych a przepisy rozporządzenia RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych

in Zatrudnianie pracownika
0
0
SharePodziel się na TT

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawców (art. 94 ust. 9a kodeksu pracy). Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie mógł wybrać, czy dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe pracowników, prowadzi w formie papierowej czy elektronicznej. Jedna i druga forma prowadzenia tej dokumentacji pracowniczej (akta osobowe papierowe i elektroniczne) wymagają od pracodawcy zapewnienia, że dane osobowe pracowników, pozyskane w procesie rekrutacji i w trakcie zatrudnienia są odpowiednio przetwarzane. Samo pojęcie przetwarzania w świetle regulacji RODO jest dość szerokie, w szczególności przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi już samo w sobie jest przetwarzaniem danych osobowych. Powstaje zatem pytanie, co zrobić z dokumentami, które zostały zawarte w aktach osobowych pracowników jeszcze przed powszechnym wejściem w życie przepisów rozporządzenia RODO (przed 25 maja 2018 roku). Czy jeśli dokumenty te zawierają więcej danych, niż pozwala na to RODO, to czy trzeba je z akt osobowych usunąć?

Dane osobowe pracowników w starych aktach osobowych

Z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników wiąże się obowiązek pozyskania szeregu dokumentów (umów z poprzednich zakładów pracy, świadectw pracy, dyplomów, kserokopii certyfikatów i zaświadczeń itp.), w których zawarte są dane osobowe pracowników. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, iż przedłożone przez pracownika dokumenty mogą zawierać dane osobowe w zakresie szerszym niż pracodawca może pozyskać – mogą zawierać dane osobowe, które z punktu widzenia zatrudnienia czy przebiegu zatrudnienia są pracodawcy zbędne. Należy pamiętać o tym, że RODO wprowadziło zasadę minimalizacji danych osobowych – pracodawca powinien gromadzić wyłącznie te dane osobowe, które są mu rzeczywiście niezbędne do prawidłowej realizacji przebiegu zatrudnienia i obowiązków wobec organów państwowych (zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS, sporządzenie deklaracji PIT itp.).

O tym, jakich danych pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy pracownika, decyduje treść art. 22(1) kodeksu pracy. Stosownie do powołanego przepisu od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać takich danych osobowych, jak imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania czy adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Z kolei od pracownika (a więc od osoby już zatrudnionej) pracodawca może żądać powyższych danych osobowych plus dodatkowo imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, numeru PESEL, a od 1 stycznia 2019 roku również numeru rachunku bankowego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (w gotówce).

Oprócz wskazanych powyżej danych osobowych pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy od pracownika szeregu dokumentów, które również mogą zawierać dane osobowe pracowników. Zgodnie z §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca może żądać wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia gimnazjum, orzeczenia lekarskiego, a także innych dokumentów, jeśli obowiązek ich przedłożenia wynika z przepisów szczególnych. W praktyce może okazać, się, że takie dokumenty pracodawca pozyskał od pracownika już wiele lat temu, załączył je do akt osobowych, a dopiero potem zmieniły się przepisy oraz weszło w życie rozporządzenie RODO i nagle okazuje się, że zakres danych osobowych w tych dokumentach jest szerszy niż dopuszczalny obecnie.

Czy usuwać z akt osobowych dokumenty ze zbędnymi danymi osobowymi?

Aby ustalić, czy określone dokumenty z akt osobowych usunąć, czy nie, należy zwrócić uwagę na fakt, kiedy w ogóle przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne i w jakim zakresie. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne m.in. jeśli osoba fizyczna, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, jeśli jest ono niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba fizyczna, której z kolei dane osobowe dotyczą, a także jeśli jest to uzasadnione obowiązkami administratora danych (czyli np. obowiązkami zgłoszeniowymi). Co do zasady zatem do przetwarzania danych osobowych pracowników nie jest wymagana oddzielna zgoda, w szczególności pisemna. Pracodawca ma bowiem podstawę prawną (przepis art. 22(1) kodeksu pracy) pozwalającą mu na pozyskanie i przetwarzanie danych osobowych. Zgoda pracownika jest natomiast wymagana (najlepiej w formie pisemnej), jeśli pozyskany przez pracodawcę zakres danych osobowych, w tym danych zalegających w „starych” aktach osobowych jest szerszy niż zakres, wskazany w art. 22(1) kodeksu pracy.

Jeśli okazuje się, że w aktach osobowych zalegają dokumenty, zawierające szerszy zakres danych osobowych niż pozwalają na to obecnie obowiązujące przepisy, to takich dokumentów nie trzeba z akt osobowych usuwać. To bardzo ważne – jeśli w aktach osobowych są dokumenty, które powstały przed wejściem w życie przepisów rozporządzenia RODO, to one nadal w aktach osobowych mogą zostać. Nawet, jeśli zakres danych osobowych w nich zawartych jest szerszy niż na to pozwalają przepisy obowiązujące obecnie.

Najważniejsze jest, aby zakres danych osobowych, pozyskanych w przeszłości, był zgodny z tym, na co pozwalały przepisy obowiązujące w chwili pozyskania tych danych. Przykładowo, jeśli w aktach osobowych pracownika znajdują się dokumenty, które przedłożył on np. w 1993 roku, to dokumenty te w aktach osobowych mogą zostać, pod warunkiem, że zostały pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w 1993 roku. Nie ma potrzeby „działania w panice” i przeglądania każdych akt osobowych pod kątem tego, czy zawarte w nich dokumenty spełniają kryteria obowiązujące obecnie. Ważne, że spełniały kryteria przepisów obowiązujących w czasie ich pozyskania.

Oczywiście obecnie, pod rządami rozporządzenia RODO i nowej polskiej ustawy o ochronie danych osobowych od pracowników można pozyskiwać jedynie te dokumenty i dane osobowe, na które pozwala przepis art. 22(1) kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia o aktach osobowych i przepisy szczególne. W praktyce zatem, jeśli pracownik np. ubiegając się o udzielenie mu urlopu okolicznościowego na ślub  składa stosowny wniosek i do wniosku dołącza kopię aktu małżeństwa, to ta kopia aktu małżeństwa nie powinna zostać załączona do akt osobowych, gdyż zawiera szersze dane osobowe, niż pracodawca może od pracownika żądać, a których pracodawca nie powinien przetwarzać (dane osobowe małżonka). Wystarczające będzie zatem, aby pracownik jedynie okazał ten akt małżeństwa, a na wniosku pracownika można dopisać numer tego aktu.

Konkludując – jeśli pracodawca w chwili pozyskania określonych dokumentów z określonymi danymi osobowymi miał podstawę do ich pozyskania i przetwarzania, to dokumenty te (dane osobowe) mogą w aktach osobowych pracowników pozostać. Nie może jednak obecnie pozyskiwać danych, które zawierają zakres danych osobowych szerszy niż pozwalają na to obecnie obowiązujące przepisy.

Więcej informacji na ten temat w naszym szkoleniu online: Szkolenie „Inspektor Ochrony Danych – ochrona danych

dane-osobowe-w-aktach-osobowych-rodo
dane-osobowe-w-aktach-osobowych-rodo

osobowych w zakładzie pracy”. Szkolenie w całości odbywa się przez internet, uwzględnia obecnie obowiązujące przepisy, zawiera wszelkie niezbędne wzory pism, formularzy itp., przydatnych w codziennej praktyce kadrowej.

Tags: dane osobowe w aktach osobowych
Previous Post

Zmiana zakresu czynności pracownika – jak powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki i czy musi się on na to zgadzać?

Next Post

Minimalne wynagrodzenie 2019 od brutto do netto dla umowy o pracę i umowy zlecenia

Polecamy również

minimalne wynagrodzenie 2021
Wynagrodzenia

Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto

16 września 2020
koronawirus i praca zdalna
Zatrudnianie pracownika

Koronawirus, praca zdalna i dodatkowy zasiłek opiekuńczy

18 października 2020
elektroniczne-akta-osobowe
Zatrudnianie pracownika

Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 – nowa forma akt osobowych i skrócenie okresu ich przechowywania

31 maja 2018

Dodaj komentarz Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polityka cookies https://kadrywpraktyce.pl/o-blogu-2/.

Obserwuj nas

  • SPECJALISTA ds. KADR – nasz autorski CERTYFIKOWANY KURS ONLINE
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • W sądzie pracy
  • Umowy o pracę
  • Czas pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • Podróże służbowe
  • Obowiązki pracownika
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Kurs “Specjalista do spraw kadr i płac” – wideoszkolenie z zaświadczeniem MEN
  • Teoretyczne aspekty prawa pracy – ARCHIWUM
  • Wzory pism i umów – ARCHIWALNE
  • Porady

Ostatnio na blogu

  • Zasiłek chorobowy pracownika do 26 roku życia a podatek
  • Nadgodziny przed godzinami pracy – jak rozliczać
  • Zatrudnienie emeryta na zleceniu i na umowie o dzieło
  • Ile dostanę na zwolnieniu lekarskim w ciąży – jak się liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy w okresie ciąży i macierzyński po porodzie
  • Ekwiwalent za urlop 2021 – zasady naliczania i przykłady
  • Czas pracy pracownika niepełnosprawnego w praktyce
  • Błąd w wypowiedzeniu umowy o pracę – czy jest ono skuteczne?
  • Zasiłek chorobowy na umowie zlecenia – jak naliczyć i wypłacić
  • Samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS i podatek – lista płac
  • Pensja minimalna 2021 na 1/2 i 1/4 etatu od brutto do netto
  • Minimalne wynagrodzenie 2021 od brutto do netto
  • Choroba w dniu wolnym od pracy a czas pracy i wynagrodzenie
  • Długotrwała choroba pracownika – zwolnienie pracownika po długiej chorobie
  • Praca w wolną sobotę i choroba w jednym miesiącu – jak rozliczyć czas pracy i wynagrodzenie?
  • Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po podwyżce pensji pracownika
Facebook Twitter RSS

Tagi

dyscyplinarka dyscyplinarka za alkohol długotrwała choroba pracownika ekwiwalent za urlop lista płac nadgodziny nagana dla pracownika obliczanie odprawy obowiązki pracownika odprawa podróże służbowe porzucenie pracy prawo do urlopu wychowawczego romans w pracy rozliczenie wynagrodzenia rozwiązanie umowy rozwiązanie umowy z pracownicą w ciąży równoważny system czasu pracy staż urlopowy umowa na czas określony umowa o pracę na czas określony umowa zlecenia urlop macierzyński urlop pod telefonem urlop wychowawczy urlop wypoczynkowy urlop wypoczynkowy na niepełnym etacie wniosek o urlop wychowawczy wyjścia prywatne w godzinach pracy wynagrodzenie chorobowe wynagrodzenie urlopowe wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2019 wypowiedzenie wypowiedzenie umowy o pracę wypowiedzenie umowy zlecenia wypowiedzenie zmieniające za co można wręczyć dyscyplinarkę zakres czynności zasiłek chorobowy zasiłek chorobowy na umowie zlecenia zasiłki chorobowe zatrudnianie pracownika zmiana umowy o pracę zwolnienie lekarskie

Nasze szkolenia

Zapraszamy również do zapoznania się z naszą pełną ofertą szkoleniową: - kursy dla kadrowych, - kursy płacowe, - ochrona danych osobowych, - sekretariat, - i inne. Więcej na spdszkolenia.pl

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

No Result
View All Result
  • Home
  • Wynagrodzenia
  • Urlopy pracownicze
  • Rozwiązanie umowy
  • Czas pracy
  • Zlecenie i dzieło
  • Obowiązki pracownika
  • Umowy o pracę
  • Ochrona stosunku pracy
  • Zatrudnianie pracownika
  • zwolnienia lekarskie

© 2020 Wszelkie prawa zastrzeżone

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Create New Account!

Fill the forms below to register

All fields are required. Log In

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
Strona używa ciasteczek. Więcej o nich TUTAJ. W każdym momencie możesz dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies.
Go to mobile version