Co do zasady rodzaj pracy określa się bezpośrednio w umowie o pracę, np. poprzez wskazanie konkretnej nazwy stanowiska pracy czy poprzez wskazanie ogólnie pewnego zakresu obowiązków, które pracownik w ramach umowy o pracę ma wykonywać. W praktyce najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wskazanie w treści umowy o pracę konkretnego stanowiska pracy, a sam „katalog” umownych obowiązków pracownika doprecyzowuje się tzw. zakresem czynności – dodatkowym dokumentem, który pracownik otrzymuje po podjęciu zatrudnienia. Zgodnie z art. 94 ust. 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Jednocześnie kodeks pracy nie przewiduje obowiązku tworzenia zakresu czynności. Zakres obowiązków, rozumiany jako zakres czynności, nie jest formalnie w stosunku pracy wymagany. Podobnie, zmiana zakresu czynności technicznie nie jest sprawą skomplikowaną, niemniej wymaga dopilnowania kilku kwestii.
Co bardzo ważne – sam zakres czynności (jeśli już pracodawca go tworzy) jedynie konkretyzuje warunki pracy, określone w umowie o pracę, ale nie zastępuje ich (należy o tym bezwzględnie pamiętać). Jeśli w umowie o pracę określono stanowisko pracy jako np. sekretarka, to zakres czynności dla tej sekretarki jedynie precyzuje, czym osoba zatrudniona na tym stanowisku ma się zajmować. Wskazanie w umowie o pracę stanowiska czy rodzaju wykonywanej pracy jest jednym z istotnych warunków zatrudnienia – podejmując zatrudnienie pracownik godzi się na ten konkretny warunek (czyli np. pracę w charakterze sekretarki) i nie można sztucznie tego stanowiska zmieniać poprzez opracowanie kompletnie nieprzystającego do niego zakresu czynności. Jeśli już zakres czynności powstaje, to powinien on być logicznie i merytorycznie związany ze wskazanym w umowie o pracę rodzajem pracy czy stanowiskiem.
Zmiana zakresu czynności – czy i kiedy jest dopuszczalna
Skoro zakres czynności nie tworzy warunków zatrudnienia w obszarze rodzaju pracy (ten jest bowiem wskazany w umowie o pracę), to zmiana zakresu czynności nie pociąga za sobą zmiany wskazanego w umowie rodzaju pracy czy stanowiska pracy. A skoro tak, to zakres czynności pracodawca może zmieniać co do zasady dowolnie – musi tu jedynie pamiętać, aby wskazane w tym zakresie czynności były faktycznie powiązane z rodzajem pracy, na jaki zgodził się pracownik podejmując zatrudnienie. Gdyby pracodawca zamierzał zmienić stanowisko pracy pracownika, wymaga to albo sporządzenia aneksu do umowy o pracę (który z kolei wymaga zgody pracownika) albo wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Sama natomiast zmiana zakresu czynności warunków pracy nie zmienia – ona zmienia jedynie katalog czynności, których wykonanie należeć będzie do obowiązków pracownika, nadal zatrudnionego na tym samym stanowisku (czy przy tym samym rodzaju pracy), co przed zmianą zakresu czynności.
Co ważne – pracodawca nie musi zmiany zakresu czynności konsultować z pracownikiem ani oczekiwać jego ewentualnej zgody na zmianę. Jeśli zamierza ten zakres czynności pracownika zmienić, to po prostu to robi jako podmiot w stosunku do pracownika nadrzędny. Pracodawca musi jednak pamiętać, aby ten zmieniony zakres czynności nie wykraczał poza ramy stanowiska pracy, określonego w umowie o pracę czy też rodzaj pracy wskazany w umowie. Gdyby bowiem okazało się, że zmiana zakresu czynności ma prowadzić do istotnej zmiany rodzaju pracy (jako jednego z warunków zatrudnienia), to na ten nowy zakres czynności zgoda pracownika byłaby już wymagana.
Zmiana zakresu czynności pracownika jest dopuszczalna i nie wymaga zgody tego pracownika, o ile nie zmienia warunków zatrudnienia – rodzaju pracy. Gdyby ten rodzaj pracy miał się w związku ze zmianą zakresu czynności zmienić, konieczne jest uzyskanie zgody pracownika albo wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy.
Rozszerzenie obowiązków pracownika może odbywać się nie tylko poprzez zmianę zakresu czynności. Możliwe jest, jeśli pracodawca zamierza powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki – wskazanie w treści umowy o pracę drugiego stanowiska pracy. Tyle, że ponieważ zmienia to warunki zatrudnienia (rodzaj pracy wskazany w umowie), to wymaga to albo zgody pracownika i sporządzenia aneksu do umowy albo wręczenia mu wypowiedzenia zmieniającego. Rozszerzenie obowiązków pracownika poprzez dodanie nowego stanowiska w umowie o pracę powinno wiązać się również z podniesieniem wynagrodzenia. Pracownik, podpisując umowę o pracę, zgodził się na pracę na konkretnym stanowisku i za konkretnym wynagrodzeniem. Jeśli to stanowisko pracy się zmienia (w sensie – rozszerza o drugie stanowisko), to zwiększeniu powinno ulec również wynagrodzenie. Przykładowo, jeśli pracodawca zatrudnił pracownicę na stanowisku sekretarki, z pensją 3000 zł, a zamierza „dołożyć” jej w umowie o pracę stanowisko np. archiwistki, to ponieważ zwiększy to zakres obowiązków pracownika, powinno prowadzić również do zwiększenia wskazanego w umowie o pracę wynagrodzenia.
Czasowe powierzenie innej pracy
Istnieje jeszcze jedna możliwość powierzenia pracownikowi wykonywania innych niż dotychczas obowiązków. Nie wymaga ona zmiany umowy o pracę, ale jest ograniczona w czasie do 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 42 §4 kodeksu pracy pracodawca może czasowo powierzyć pracownikowi inną niż umowna pracę, jeśli jest to podyktowane uzasadnionymi potrzebami pracodawcy i nie prowadzi do obniżenia wynagrodzenia pracownika. To powierzenie może odbyć się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. W praktyce wygląda to tak, że pracownik nadal pozostaje zatrudniony na stanowisku, które zostało określone w jego umowie o pracę, ale wykonuje inne rodzajowo obowiązki. Oczywiście to czasowe powierzenie innej pracy musi uwzględniać kwalifikacje pracownika i jego doświadczenie zawodowe – nie jest dopuszczalne powierzenie pracownikowi pracy, która nie jest dla niego możliwa do wykonania ze względu na brak posiadanych kwalifikacji, w szczególności nie jest również dopuszczalne wyciąganie wobec pracownika konsekwencji służbowych, jeśli pracodawca powierzył mu czasowo inną pracę, mając świadomość, że pracownik nie ma odpowiednich kwalifikacji do jej wykonywania. To czasowe powierzenie innej pracy może odbyć się zwykłym poleceniem służbowym, nie jest do niego wymagana odpowiednia forma, ale oczywiście najlepiej, aby zachowana została forma pisemna.
Może się też okazać, że czasowe powierzenie innej pracy może wiązać się z koniecznością skierowania pracownika na
badania lekarskie pod kątem wykonywania pracy w nowych warunkach. Dodatkowo może okazać się, że wymagane będzie również szkolenie BHP, jeśli warunki pracy na „czasowo powierzonym stanowisku” różnią się od tego, na którym na co dzień pracuje pracownik.