Potrącenia z wynagrodzenia za pracę – kiedy i ile wolno potrącić

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę w ujęciu kompleksowym

Wynagrodzenie za pracę, stanowiące niejako podstawę utrzymania pracownika i jego rodziny, podlega szczególnej ochronie prawnej. Pracownik nie może się zrzec wynagrodzenia, a pracodawca co do zasady nie może odmówić jego wypłaty. W niektórych sytuacjach dopuszczalne jest jednak dokonywanie potrąceń z kwoty należnego pracownikowi wynagrodzenia, przy czym dokonując potrąceń pracodawca powinien dochować szczególnej staranności. Dlaczego?

W uzasadnieniu do wyroku z dnia 14 października 1997 roku sygn. I PKN 319/97Sąd Najwyższy stwierdził, iż wynagrodzenie za pracę z założenia przeznaczone jest na zaspokajanie bieżących potrzeb własnych pracownika i jego rodziny. W związku z tym chronione jest w sposób bezwzględny, nawet z ograniczeniem swobody dysponowania prawem do niego przez samego uprawnionego.

Ochrona wynagrodzenia za pracę polega przede wszystkim na ograniczeniach w dokonywaniu potrąceń z należnej pracownikowi kwoty wynagrodzenia, i to zarówno w zakresie przedmiotu potrącenia jak i jego wysokości.

Potrącenia ze składników wynagrodzenia

Przesłanki dokonywania potrąceń z wynagrodzenia określone zostały m.in. w treści art. 87 § 1 kp. Pamiętać jednak należy, iż pojęcie wynagrodzenia należy tu rozumieć szeroko – nie jest to bowiem tylko świadczenie za wykonaną pracę, ale również różnego rodzaju dodatki do wynagrodzenia – premie, prowizje, nagrody, wynagrodzenie za nadgodziny, odprawy itp.

Wszystkie wymienione elementy są świadczeniami związanymi ze stosunkiem pracy, a zatem podlegają ochronie tak samo, jak wynagrodzenie zasadnicze pracownika.

Powyższe oznacza, iż w danym miesiącu, jeśli pracownik oprócz pensji zasadniczej otrzymywał również inne składniki wynagrodzeń, to pracodawca powinien je zsumować, obliczyć wynagrodzenie netto pracownika, ustalić dopuszczalne granice potrącenia oraz zastosować jedną kwotę wolną.

Potrąceń co do zasady dokonuje się z pensji netto pracownika, a co można potrącać z pensji, zależy z jednej strony z przepisów, a z drugiej z ustaleń między pracownikiem i pracodawcą. Kodeks pracy dzieli potrącenia na dwie grupy:

• przymusowe (wynikające wprost z ustawy)
• dobrowolne, dokonywane na rzecz pracodawcy lub innych podmiotów (składki związkowe, programy dobrowolnych ubezpieczeń na życie itp.)

Do potrąceń przymusowych, zgodnie z powołanym przepisem, zalicza się:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne, o których mowa w art. 108 kp.

Podana kolejność nie jest przypadkowa – jeśli pracownik różne posiada zobowiązania, czyli. np. alimentacyjne i z tytułu niespłaconych kredytów, które egzekwowane są z jego pensji, to potrąceń najpierw dokonuje się na rzecz świadczeń alimentacyjnych, niespłacone kredyty mają z punktu widzenia przepisów niejako mniejszą ważność.

Potrącenia przymusowe dokonywane są niezależnie od woli pracownika. Jeśli pracodawca otrzyma od komornika informację o zajęciu wynagrodzenia pracownika za pracę, to pracownik nie ma w tej gestii nic do powiedzenia – pracodawca dokonuje bowiem potrąceń bez jakichkolwiek uzgodnień z pracownikiem.

Pamiętać jednak należy, iż aby potrącenia dokonywane były prawidłowo, to komornik musi przesłać pracodawcy orzeczenie sądu zaopatrzone w klauzulę wykonalności. Potrąceń na świadczenia alimentacyjne pracodawca może również dokonywać bez postępowania egzekucyjnego, jeśli odbywa się to na wniosek wierzyciela na mocy przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego.

Potrącanie należności niealimentacyjnych odbywa się natomiast w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Zaliczki pieniężne, potrącane z wynagrodzenia za pracę to głównie kwoty pobrane przez pracownika kasy zakładowej np. na zakup materiałów biurowych, narzędzi, paliwa, czy na podróże służbowe.

Są one traktowane jako mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem wyliczenia się, zatem jeśli pracownik nie rozliczy się z nich z pracodawcą, to pracodawca ma możliwość potrącania nierozliczonych należności z wynagrodzenia pracownika, przy czym do takich potrąceń nie jest wymagana zgoda pracownika.

Ostatni rodzaj potrąceń przymusowych to potrącenia z wynagrodzenia kar pieniężnych, nałożonych na pracownika na skutek naruszenia przez niego obowiązków pracowniczych. Kary pieniężne pracodawca może nałożyć na pracownika za nieprzestrzeganie przepisów BHP, samowolne oddalenie się z miejsca pracy lub opuszczenie go bez usprawiedliwienia, spożywanie alkoholu lub przyjście do pracy w stanie nietrzeźwości.

Potrącenia dobrowolne nie zostały szczegółowo uregulowane w przepisach prawa pracy. Ważne jest natomiast jedno – dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia mogą być dokonywane jedynie za pisemną zgodą pracownika.

Jakakolwiek inna forma (np. ustna zgoda pracownika) jest nieważna (tak wypowiedział się np. Sąd Najwyższy w swym wyroku z dnia 1 października 1998 roku sygn. I PKN 366/98). Pracodawca musi zatem bezwzględnie dopilnować, aby pisemna zgoda pracownika znalazła się w jego dokumentacji pracowniczej.

Jeśli pracodawca dokona potrącenia dobrowolnego (nawet słusznie) bez zgody pracownika, to dochodzi do wadliwej wypłaty wynagrodzenia (naruszenia w sposób ciężki podstawowych obowiązków pracodawcy). Zaznaczyć należy, iż ważna jest tylko pisemna zgoda na dokonanie konkretnego potrącenia i w konkretnej kwocie. Nie można zatem wymagać od pracownika zgody na dokonywanie potrąceń np. w przyszłości, jeśli nie są one bliżej określone.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeżeli z uwagi na nieobecność w pracy pracownik nie zachował do nich prawa. Pracodawca ma możliwość dokonania takiego potrącenia tylko w terminie wypłaty następującym bezpośrednio (zobacz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 kwietnia 1996 roku sygn. I PRN 32/96.

Przykład

Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną i otrzymuje wynagrodzenie 25 dnia każdego miesiąca kalendarzowego za ten konkretny miesiąc. W dniu 28 sierpnia, już po sporządzeniu listy płac i wypłacie wynagrodzenia, pracownik dostarczył pracodawcy zaświadczenie o niezdolności do pracy spowodowanej chorobą na okres od 28 do 31 sierpnia.

Pracodawca musi zatem dokonać korekty wynagrodzenia pracownika za sierpień a następnie nadpłacone wynagrodzenie potrącić przy wypłacie za kolejny miesiąc. Pracodawca musi również pamiętać, iż jeżeli potrącenia takiego tego nie uczynił we wskazanym terminie (przy następnej wypłacie), to późniejsze potrącenie nadpłaconej kwoty może nastąpić tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

W opisany powyżej sposób nie można natomiast potrącać kwot, nadpłaconych pracownikowi na skutek omyłki pracodawcy albo księgowej. Takie potrącenie wymaga bezwzględnie zgody pracownika. Jeśli pracownik na takie potrącenie nie wyrazi zgody, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie do sądu.

Przykład

Pracodawca omyłkowo obliczył wynagrodzenie pracownika, przebywającego na kilkudniowym zwolnieniu lekarskim, od niewłaściwej podstawy wynagrodzenia chorobowego. W związku z tym pracownik otrzymał kwotę wyższą niż mu się należała. Pracodawca nie ma jednak możliwości dokonania korekty poprzez odliczenie nadwyżki z wynagrodzenia pracownika za kolejny miesiąc.

Potrącenia takiego może dokonać tylko wówczas, gdy uzyska na to zgodę pracownika wyrażoną na piśmie

Ograniczenia w potrąceniach z wynagrodzeń

Pracodawca musi pamiętać, iż przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia nie ma pełnej swobody. W pełnej wysokości może pracownikowi potrącić nagrodę z zakładowego funduszu nagród czy trzynastą pensję (jeśli taką wypłaca), jeśli dokonuje potrąceń na należności alimentacyjne. W zakresie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości 3/5 wynagrodzenia pracownika, natomiast w zakresie egzekucji innych świadczeń – do wysokości 1/2 wynagrodzenia.

Celem ustanowienia kwoty wolnej od potrąceń jest zapewnienie pracownikowi gwarancji zachowania określonego minimum bytowego, przy czym kwoty wolnej nie można potrącać nawet na podstawie zgody pracownika, a nawet jego żądania. Kwota wolna nie występuje jedynie przy potrąceniach należności alimentacyjnych.

W pozostałych przypadkach wolną od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, 75% ww. wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych, 90% ww. wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych,

Natomiast w razie potrąceń dokonywanych na podstawie pisemnej zgody pracownika

kwota wolna to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa wyżej – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy, 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa wyżej – przy potrącaniu innych należności.

Przykład

W trakcie przeprowadzanych w zakładzie pracy zwolnień grupowych pracodawca wypowiedział umowę o pracę pracownikowi, którego wynagrodzenie zostało wcześniej zajęte na poczet należności niealimentacyjnych.

W związku z faktem, iż przyczyna rozwiązania umowy nie leżała po stronie pracodawcy, pracodawca ma obowiązek wypłacić temu pracownikowi odprawę, zatem w miesiącu rozwiązania umowy pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę za ten miesiąc oraz odprawę pieniężną z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracownika.

Dokonując potrącenia egzekwowanej należności pracodawca powinien ustalić jego wielkość od każdego z wymienionych świadczeń odrębnie, czyli 1/2 wynagrodzenia za pracę oraz 1/2 odprawy (w każdym przypadku po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych).

Ponadto powinien zastosować dwie kwoty wolne. Nie może bowiem w całości potrącić ani wynagrodzenia zasadniczego, ani odprawy.

Ważne!!!

Z brzmienia art. 87 § 1 kp wynika, iż dla celów ustalenia kwoty potrącenia odlicza się tylko składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie jednak z poglądem, wyrażonym przez Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 kp, obejmują również składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Wynagrodzenie pracownika, którego wynagrodzenie podlega potrąceniom na poczet należności alimentacyjnych wynosi 3.122 zł. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł, a ponieważ jest to jego jedyne źródło przychodów, pracodawca jest właściwy do stosowania ulgi podatkowej 46,33 zł. Wysokość potrącenia na poczet zadłużenia alimentacyjnego wynosi 1.344,91 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

ZUS pracownika:

1. ubezpieczenie emerytalne: 3.122 zł x 9,76% = 304,71 zł,
2. ubezpieczenie rentowe: 3.122 zł x 1,5% = 46,83 zł,
3. ubezpieczenie chorobowe: 3.122 zł x 2,45% = 76,49 zł,

łącznie: 304,71 zł + 46,83 zł + 76,49 zł = 428,03 zł;

Składka zdrowotna:

1. do pobrania: (3.122 zł – 428,03 zł) x 9% = 242,46 zł,
2. zmniejszająca zaliczkę na podatek: (3.122 zł – 428,03 zł) x 7,75% = 208,78 zł;

Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

3.122 zł – (111,25 zł + 428,03 zł) = 2.582,72 zł, po zaokrągleniu 2.583 zł,

2.583 zł x 18% – 46,33 zł = 418,61 zł,

418,61 zł – 208,78 zł = 209,83 zł, po zaokrągleniu 210 zł;

Kwota potrącenia:

3/5 x [3.122 zł – (428,03 zł + 242,46 zł + 210 zł)] = 1.344,91 zł.

Przy nakładaniu i potrącaniu kar pieniężnych pracodawca musi pamiętać, iż kara za jedno przewinienie pracownika nie może przekraczać wynagrodzenia za jeden dzień pracy. Wartość tę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, z zastosowaniem współczynnika obowiązującego dla danego roku kalendarzowego.

Łącznie natomiast kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych.

Kwotę wolną od potrąceń oblicza się na podstawie minimalnego wynagrodzenia, które obowiązuje w danym roku, niezależnie od tego, za jaki okres czasu wypłaca się świadczenie podlegające potrąceniu (jeśli np. w lutym 2012 pracownik dostał nagrodę za poprzedni rok, to ustalając kwotę wolną od potrąceń należy przyjąć minimalne wynagrodzenie, obowiązujące w 2012 roku.

Sprawdź także: Urlop na obronę pracy magisterskiej

Liczy się bowiem data wypłaty, co potwierdził Główny Inspektorat Pracy w swym piśmie z dnia 3 lipca 2008 roku GPP-306-4560-457/08/PE.

Wątpliwości budzić może ustalanie kwoty wolnej od potrąceń w pierwszym roku pracy pracownika, w którym zgodnie z przepisami pracodawca może ustalić jego wynagrodzenie na poziomie 80 % minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmniejszenie płacy minimalnej pracowników w pierwszym roku pracy nie oznacza automatycznie, iż kwotę wolną od potrąceń należy również liczyć od 80 %.

UWAGA – W ROKU 2020 MINIMALNE WYNAGRODZENIE WZRASTA – nowe rozliczenia w tym artykule: minimalne wynagrodzenie 2020

Masz jakieś wątpliwości czy pytania? Podziel się w komentarzach.