Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego – część 1. Ustalanie stażu urlopowego

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego zostały określone w Dziale VII Kodeksu pracy. Przepisy tego działu precyzują, w jakich wymiarach udziela się urlopów wypoczynkowych oraz jakie są zasady ustalania tego wymiaru. W praktyce niektóre z tych przepisów mogą rodzić dalsze pytania, nie regulują bowiem całości zagadnienia, a dodatkowych unormowań należy szukać w innych aktach prawnych.

Dlatego też w niniejszym artykule omówiono kompleksowo zagadnienie ustalania stażu pracy na potrzeby udzielania urlopów wypoczynkowych. Zasady ustalania wymiaru urlopu można znaleźć tutaj, natomiast zasady ustalania wysokości wynagrodzenia urlopowego omówiono tutaj, a zasady ustalania wysokości ekwiwalentu za urlop można znaleźć tutaj.

Ogólnie o udzielaniu urlopu – co wliczamy do stażu pracy, jak ustalamy wymiary

Stosownie do treści art. 154 §1 kp pracownik zatrudniony na pełnym etacie ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu, przy czym ten wyższy wymiar przysługuje pracownikowi, który jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest od ogólnego stażu pracy, w którym uwzględnia się wykształcenie pracownika i inne tzw. okresy zaliczane. Ustalając staż pracy należy uwzględnić wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia pracownika, bez względu na podstawę nawiązania wcześniejszego stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę), jak również bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób rozwiązania stosunku pracy.

Pamiętać należy, iż jeśli pracownik pozostaje jednocześnie w dwóch lub więcej stosunkach pracy, zaliczeniu do stażu pracy na potrzeby wymiaru urlopu podlega również okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w tej części, która przypada przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy, co wprost wynika z treści art. 154¹ §2 kp. Zobrazowano to na poniższym przykładzie:

Przykład:

Pracownik został zatrudniony na pół etatu w firmie X. Pracownik od ponad 10 lat jest jednocześnie zatrudniony w firmie Y. W związku z powyższym w firmie X do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu pracownika, należy zaliczyć mu staż pracy w jego podstawowym miejscu pracy, czyli firmie Y.

Jak wspomniano powyżej, do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu pracownika, zalicza się okres nauki w szkole (wykształcenie pracownika). Stosownie do treści art. 155 kp, do okresów tych wlicza się z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• szkoły wyższej – 8 lat.

Pamiętać należy, iż zaliczeniu do stażu urlopowego podlegają jedynie okresy nauki ukończonej, czyli stwierdzonej odpowiednim świadectwem lub dyplomem. Okresy te nie podlegają sumowaniu, a zaliczeniu do stażu urlopowego podlega okres nauki, wynikający z tytułu ukończenia ostatniej szkoły.

Pamiętać należy również, iż zaliczeniu podlega faktyczny czas nauki przewidziany programem nauczania (np. okres nauki w średniej szkole zawodowej), albo określona liczba lat nauki, bez względu na to, ile faktycznie trwała nauka.

Zgodnie z tym pracownik, który np. studia ukończył w 5 lat, jest tak samo traktowany jak pracownik, który studiował 7 lat. Obaj do stażu urlopowego będą mieć zaliczone 8 lat. Jednocześnie jeśli pracownik np., w trakcie nauki pracował, to do stażu urlopowego wlicza się to, co jest korzystniejsze dla pracownika, czyli albo okres pracy, w trakcie której pracownik pobierał naukę (jeśli dzięki temu jego staż pracy będzie większy), albo okres nauki zgodnie z powołanym powyżej przelicznikiem.

Przykład:

Pracownik został zatrudniony w dniu 10 marca 2012 roku. Pracownik przedstawił pracodawcy dyplom ukończenia szkoły wyższej, z którego wynika, iż studiował w okresie od dnia 1 października 2005 do dnia 15 czerwca 2010, oraz świadectwo pracy, z którego wynika, iż pracował w okresie od 1 lutego 2009 do 1 maja 2011.

Ukończenie przez pracownika szkoły wyższej w roku 2010 pozwala na zaliczenie mu do stażu urlopowego 8 lat, z wyłączeniem biegnącego równolegle do studiów zatrudnienia (rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika).

Pozostały okres pracy, czyli okres od dnia 16 czerwca 2010 roku do dnia 1 maja 2011 roku zaliczamy do stażu urlopowego. Podejmując zatrudnienie pracownik ma zatem 8 lat stażu urlopowego za studia wyższe oraz niecały rok z tytułu pracy w trakcie studiów. Pracownik ma zatem prawo do urlopu w wymiarze 20 dni w roku.

Gdyby w powyższym przykładzie pracownik nie przedstawił dyplomu ukończenia szkoły wyższej, a jedynie np. zaświadczenie o uzyskaniu absolutorium, to pracodawca nie miałby podstaw do zaliczenia pracownikowi 8 lat do stażu urlopowego, a jedynie 4 albo 5 lat, w zależności od rodzaju ukończonej szkoły średniej.

Zaświadczenie o absolutorium nie jest bowiem równoważne z dyplomem. Jednocześnie pamiętać należy, iż na potrzeby ustalania stażu urlopowego licencjat traktowany jest jak wykształcenie wyższe.

Zdarza się nierzadko, iż pracownik kończy studia wyższe już w trakcie trwania zatrudnienia. Wówczas, jeśli np. pracownik pracuje już w firmie 3 lata a następnie skończy szkołę wyższą, to pracodawca powinien przeliczyć jego staż urlopowy, uwzględniając te 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej.

W chwili ustalenia, że pracownik posiada w sumie 10 – letni okres zatrudnienia (szkoła wyższa + okres pracy), należy pracownikowi wyrównać urlop wypoczynkowy za okres, w którym osiągnął wyższy wymiar tego urlopu.

Co oprócz wykształcenia wliczamy do stażu urlopowego

Poza okresami zatrudnienia i wykształcenia do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, zalicza się również inne okresy zaliczane: okres prowadzenia gospodarstwa rolnego przez pracownika, okres odbywania służby wojskowej, okres pracy za granicą i okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych albo stypendium oraz inne okresy, wymienione poniżej.

Stosownie do treści art. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 roku o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, ilekroć przepisy prawa lub postanowienia układu zbiorowego pracy albo porozumienia w sprawie zakładowego systemu wynagradzania przewidują, wliczanie do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy, okresów zatrudnienia w innych zakładach pracy, do stażu tego wlicza się pracownikowi także:

• okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka,
• przypadające przed dniem 1 stycznia 1983 r. okresy pracy po ukończeniu 16 roku życia w gospodarstwie rolnym prowadzonym przez rodziców lub teściów, poprzedzające objęcie tego gospodarstwa i rozpoczęcie jego prowadzenia osobiście lub wraz ze współmałżonkiem,
• przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin.

Pracodawca powinien zatem pamiętać, iż okres pracy w gospodarstwie rolnym, jeśli postanowienia zakładowe tak przewidują, wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego.

Pod pojęciem prowadzenia gospodarstwa rolnego należy rozumieć samodzielną lub przy pomocy innych osób (osób bliskich, pracowników najemnych) faktyczną pracę w gospodarstwie rolnym wykonywaną na własny rachunek w charakterze właściciela bądź posiadacza.  

Zaliczenie pracy w gospodarstwie po 16 roku życia do stażu pracy uzależnione jest od spełnienia łącznie dwóch warunków: objęcia gospodarstwa, tj. gospodarstwa rodziców lub teściów i rozpoczęcia jego prowadzenia osobiście lub ze współmałżonkiem.

Nie jest natomiast konieczne, aby objęcie i prowadzenie gospodarstwa rolnego następowało bezpośrednio po zaprzestaniu pracy w tym gospodarstwie. Z kolei jak należy rozumieć domownika, wyjaśnia m.in. art. 6 pkt 2 powołanej ustawy.

Zgodnie z treścią tego przepisu domownik to osoba bliska rolnikowi, która spełnia następujące warunki: – ukończyła 16 lat, – pozostaje z rolnikiem we wspólnym gospodarstwie domowym lub zamieszkuje na terenie jego gospodarstwa rolnego albo w bliskim sąsiedztwie, – stale pracuje w tym gospodarstwie rolnym i nie jest związana z rolnikiem stosunkiem pracy.

Pracodawca dokonuje zaliczenia na wniosek pracownika, udokumentowany odpowiednim zaświadczeniem z gminy. Sam wniosek pracownika, nie poparty stosownym zaświadczeniem, nie jest podstawą do zaliczenia do stażu urlopowego okresu pracy w gospodarstwie rolnym.

Jeśli pracownik chce udowodnić, iż pracował w gospodarstwie rolnym, to powinien zwrócić się do właściwego urzędu gminy o wydanie stosownego zaświadczenia. Urząd wydaje takie zaświadczenie w oparciu o np. wyciągi z ewidencji gruntów, ewidencji ludności, zeznania świadków itp.

Przykład zaliczania prowadzenia gospodarstwa rolnego do stażu pracy

Pracownik przez 10 lat prowadził wraz z żoną gospodarstwo rolne, w którym stale mieszkał i pracował. Po zatrudnieniu się w firmie X, w której obowiązuje regulamin pracy, przewidujący m.in. zaliczanie stażu pracy u innych pracodawców, jak również zaliczanie stażu pracy w gospodarstwie rolnym, przy ustalaniu prawa pracownika do wysługi lat czy okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu.

Pracownik, dysponując stosownym zaświadczeniem z gminy, złożył pracodawcy wniosek o zaliczenie pracy w gospodarstwie rolnym do stażu pracy, chcąc uzyskać prawo do urlopu w wymiarze 26 dni w skali roku.

Pracodawca wiedząc, iż w zakładzie pracy regulamin przewiduje zaliczanie takich okresów do stażu pracy, zalicza pracownikowi pracę na roli do stażu pracy. Gdyby pracodawca odmówił, pracownik miałby prawo do wystąpienia z odpowiednim roszczeniem do sądu pracy.

Zasady wliczania okresu pracy za granicą do stażu urlopowego pracownika uregulowane zostały w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Stosownie do treści art. 86 powołanej ustawy udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawców zagranicznych, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych, a zatem prawa do zwiększonego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Regulacja ta wynika z zasadą niedyskryminacji ze względu na przynależność państwową. Stosownie do treści art. 7 rozporządzenia Rady EWG z dnia 15 października 1968 roku nr 1612/68 w sprawie swobodnego przepływu pracowników wewnątrz wspólnoty pracownik będący obywatelem państwa członkowskiego nie może być na terytorium innego państwa członkowskiego ze względu na swą przynależność państwową nie może być traktowany odmiennie niż pracownicy krajowi pod względem warunków zatrudnienia i pracy.

Okresem wliczanym do stażu pracy na potrzeby wymiaru urlopu jest również, stosownie do treści art. 79 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, okres pobierania zasiłku i stypendium przyznanego na okres stażu (stażu z urzędu pracy) wlicza się do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu. Jednocześnie zaznaczyć należy, iż Wymienionych okresów nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego.

Przykładowo osoba bezrobotna pobierająca zasiłek ma okres zasiłkowy wliczany do stażu pracy na potrzeby stażu urlopowego, ale jeśli podejmie zatrudnienie, jest traktowana jak pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, a zatem musi upłynąć miesiąc, zanim nabędzie prawo do urlopu.

Podobnie absolwent studiów, który odbywał staż z urzędu pracy i miał wypłacane stypendium, ma okres stażu zaliczany do stażu pracy, ale również w razie podjęcia zatrudnienia musi odczekać miesiąc, jak osoba po raz pierwszy podejmująca pracę.

Okres odbywania przez pracownika czynnej służby wojskowej podlega zaliczeniu do stażu pracy stosownie do treści art. 120 ustawy z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, przy czym pamiętać należy, iż zasadnicza służba wojskowa nie jest już obowiązkowa.

Pracownikowi, który w ciągu 30 dni od dnia zwolnienia z czynnej służby wojskowej podjął pracę u pracodawcy, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby, czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w zakresie wszystkich uprawnień wynikających ze stosunku pracy.

Natomiast pracownikowi, który w tym samym terminie podjął pracę po raz pierwszy lub u innego pracodawcy niż ten, u którego był zatrudniony w dniu powołania do tej służby, czas odbywania służby wojskowej wlicza się do okresu zatrudnienia wymaganego do nabywania lub zachowania uprawnień wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem uprawnień przysługujących wyłącznie pracownikom u pracodawcy, u którego podjął pracę.

Oprócz wymienionych powyżej, najczęściej spotykanych okresów zaliczanych, do stażu pracy na potrzeby ustalania wymiaru urlopu wlicza się pracownikowi również:

• okres wykonywania pracy nakładczej, w którym wykonawca uzyskiwał wynagrodzenie w wysokości co najmniej 50% najniższego wynagrodzenia (§ 32 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą – Dz. U. z 1976 r. nr 3, poz. 19 z późn. zm.),
• okres wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych, na podstawie art. 128 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny wykonawczy
• okres, za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, na podstawie art. 36¹ § 2 kp
• okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie albo odszkodowanie pracownikowi odwołującemu się od wypowiedzenia albo rozwiązania umowy o pracę, na podstawie art. 51 § 2, art. 61 kp
• okres urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi celem podjęcia pracy u innego pracodawcy, na podstawie art. 174¹ § 2 kp
• okres urlopu bezpłatnego udzielanego młodocianym uczęszczającym do szkoły dla pracujących, na podstawie art. 205 § 4 kp
• okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru, na podstawie art. 25 ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych
• okres pobierania uposażenia przysługującego posłom i senatorom przypadającego w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę, na podstawie art. 28 ustawy z dnia 9 maja 1996 roku o wykonywaniu mandatu posła i senatora
• okres pełnienia zawodowej służby wojskowej, na podstawie art. 121 ustawy z dnia 11 września 2003 roku o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych
• okres działalności kombatanckiej, na podstawie art. 9 ustawy z dnia 24 stycznia 1991 roku o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego.

Podkreślić należy, iż wymienione powyżej okresy nie są jedynymi, zaliczanymi do stażu pracy pracownika na potrzeby ustalania wymiaru urlopu. W praktyce jednak innych okresów się raczej nie spotyka.

A co z pracownikiem, który przed podjęciem zatrudnienia prowadził działalność gospodarczą? Czy okres prowadzenia takiej działalności wlicza się do stażu pracy na potrzeby stażu urlopowego? Do stażu pracy pracownika wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia we wszystkich zakładach pracy oraz okresy zaliczane na podstawie przepisów szczególnych wymienione powyżej.

Sprawdź także: Urlop na pół etatu

Do takich okresów nie należy okres prowadzenia działalności gospodarczej. Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą nie jest pracownikiem, w związku z tym nie stosuje się wobec niej przepisów, dotyczących pracowników oraz ich uprawnień, jak również okresu prowadzenia działalności nie wlicza się do okresów pracy, od których zależą uprawnienia pracownicze, w tym również prawo do zwiększonego wymiaru urlopu.

Okres prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek nie jest zaliczany do stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, i to nawet w wypadku, gdy pracownik prowadził wcześniej działalność w postaci jednoosobowej firmy, na rzecz której sam wykonywał różnego rodzaju usługi.

Masz jakieś wątpliwości czy pytania? Podziel się w komentarzach.