Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku powoduje konieczność ustalenia od nowa wymiaru urlopu należnego pracownikowi za ten rok. Ze względu na specyfikę ustalania wymiaru i zaokrąglanie niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia zdarza się, że zmiana wymiaru etatu w trakcie roku nie ma wpływu na wymiar urlopu, ale znacznie częściej w praktyce ten urlop przelicza się.
Przykładowo – wymiar etatu zmienia się z pełnego na 7/8 w grudniu. To za ten rok w zasadzie nie wpłynie to na wymiar urlopu, ale gdyby ta zmiana miała miejsce już w styczniu albo była bardziej radykalna, np. z pełnego etatu na 1/8 etatu, to już zmiana w wymiarze należnego za ten rok urlopu będzie poważna.
Omówmy ten temat, szczególnie, że np. zmiana wymiaru urlopu w trakcie roku już w ogóle może spowodować pewne problemy z naliczaniem należnego urlopu. A jeśli do tego ta zmiana występuje kilka razy w roku, plus nigdy z początkiem miesiąca, ale np. w trakcie miesiąca, to może to sporo w liczeniu namieszać. Poświęć te kilkanaście minut i posłuchaj, a dowiesz się, jak ustalać wymiar urlopu pracownika w danym roku, jeśli zmienia się raz czy nawet kilka razy wymiar etatu w tym roku. Omówimy to ze wskazaniem podstaw prawnych i konkretnymi wyliczeniami na przykładach.
Jak liczyć urlop przy zmianie wymiaru etatu? Wymiary urlopu – pełny i niepełny etat
Pewnie orientujesz się, że pracownik ma prawo do 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok. A wiesz również, że niekoniecznie oznacza to 20 albo 26 dni wolnych? To nie jest tak, że jeśli pracownik ma np. 20 dni urlopu wypoczynkowego za rok, to – mówiąc w uproszczeniu – 20 razy może go nie być w pracy z powodu urlopu. Może się zdarzyć, że tych nieobecności urlopowych będzie mieć mniej albo więcej.
Taka sytuacja może wystąpić, jeśli pracownik pracuje np. w równoważnym czasie pracy z dniówkami wydłużonymi do 12 godzin. Te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok oznacza 20 albo 26 dni po 8 godzin przeliczeniowych (albo mniej niż 8, jeśli pracownika obejmują normy szczególne czasu pracy, np. jest pracownikiem niepełnosprawnym w stopniu umiarkowanym czy znacznym).
Przepis art. 154(2) §2 kodeksu pracy wskazuje jasno – jeden dzień przeliczeniowy urlopu wypoczynkowego to 8 godzin. No więc jeśli pracownik nie pracuje codziennie po 8 godzin, ale np. w systemie równoważnym raz po 12 godzin, raz po 8, w innych dniach po 4, a pracuje na pełnym etacie, to może to wyglądać teoretycznie tak:
Załóżmy, że ma prawo do 20 dni urlopu za rok ze względu na staż (o wymiarze urlopu mówiliśmy w jednym z innych materiałów poświęconych urlopom – Urlop wypoczynkowy 20 czy 26 dni). Czyli 20 dni po 8 godzin, a więc 160 godzin. No i chce korzystać z urlopów wyłącznie w dni, w które ma planowane 4 godziny. Da mu to 160 / 4 = 40 nieobecności urlopowych. On idzie na cały „fizyczny” dzień na urlop, ale ponieważ jego dzień roboczy to 4 godziny, to wykorzystuje również 4 godziny urlopu, a więc pół dnia przeliczeniowego z należnej puli.
Z drugiej strony – gdyby chciał korzystać z urlopu jedynie w dni, w które ma planowane 12 godzin pracy, to w sumie mógłby na urlop iść 160 / 12 = 13 razy – wykorzystałby w ten sposób 156 godzin urlopu. Zostałoby mu 4 godziny urlopu do wykorzystania. Czyli należy mu się 20 dni urlopu za rok, ale tylko 14 razy może go nie być w pracy z tego powodu.
Wiesz już, dlaczego nie utożsamiać 20 albo 26 dni urlopu z należnego wymiaru z 20 albo 26 dniami nieobecności urlopowej? To ważne, bo dokładnie to samo może dotyczyć niepełnoetatowców.
Zgodnie z art. 154(2) §1 kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego udziela się w dni robocze w takim wymiarze, jaki pracownik ma zaplanowany do przepracowania danego dnia. Jak ma planowane 8 godzin pracy, udziela mu się 8 godzin urlopu. Jak ma zaplanowane 4 godziny pracy – udziela się 4 godzin urlopu itd.
Jedyna dopuszczalna sytuacja, gdzie można udzielić urlopu wypoczynkowego na część dnia jest taka, że np. pracownikowi pozostaje jakaś końcówka np. 3 godziny urlopu a pracuje po np. 6 godzin dziennie. Wówczas dopiero można udzielić urlopu na część dnia – wrócimy do tego jeszcze, bo to się często zdarza przy zmianie wymiaru etatu w trakcie roku.
Urlop wypoczynkowy na niepełnym etacie
Stosownie do przepisu art. 154 §2 kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego, należnego pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc pod uwagę odpowiednio wymiar 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Pisaliśmy: Praca na pół etatu co traci pracownik
Ten niższy wymiar – 20 dni – przysługuje pracownikowi na pełnym etacie, jeśli nie ma on stażu pracy co najmniej 10 lat wraz z tzw. okresami zaliczanymi (ukończona szkoła, udokumentowana praca za granicą, staże ze stypendium stażowym itp.). Z kolei do 26 dni urlopu za rok kalendarzowy ma prawo pracownik, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, legitymujący się stażem pracy co najmniej 10 lat, wraz z okresami zaliczalnymi.
Wskazane powyżej wymiary (20 i 26 dni) przysługują oczywiście za rok kalendarzowy – w przypadku zatrudnienia przez okres krótszy niż rok należy je przeliczyć proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Może się jednak w praktyce zdarzyć sytuacja, w której wymiar etatu zatrudnienia zmienia się w trakcie roku kalendarzowego, np. do 11 czerwca pracownik pracuje na pełnym etacie, a od 12 czerwca na 1/3 etatu. Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie wymiaru etatu?
Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika na niepełnym etacie
Zgodnie z powołanym na wstępie art. 154 §2 kodeksu pracy wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego przelicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Oznacza to, że pracownik, zatrudniony np. na pół etatu ma prawo do odpowiednio 1/2 z 20 = 10 albo 1/2 z 26 = 13 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od stażu pracy, pracownik zatrudniony na 1/4 etatu ma analogicznie prawo do 5 albo 7 dni urlopu wypoczynkowego (zgodnie z powyższym art. 154 §2 kodeksu pracy niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a więc 1/4 z 26 dni daje 6,5 dnia, a po zaokrągleniu właśnie 7 dni urlopu wypoczynkowego).
O ile dzień urlopu wypoczynkowego przeliczeniowo wynosi zawsze 8 godzin (art. 154(2) §2 kodeksu pracy), tak w praktyce urlopu udziela się oczywiście w takim wymiarze, w jakim pracę danego dnia pracownik ma zaplanowaną. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu nie musi pracować po 4 godziny dziennie – równie dobrze on może pracować w takim systemie, że dwa dni pracuje po 8 godzin, jeden dzień 4 godziny, a pozostałe dni ma wolne albo jeszcze inaczej, w zależności również od przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy (średnio pracuje 20 godzin tygodniowo).
A skoro pracownik ten ma prawo do 10 albo 13 dni urlopu (połowa z 20 albo 26, bo pół etatu), czyli odpowiednio do 80 albo 104 godzin tego urlopu, to jeśli ma on danego dnia zaplanowane np. 6 godzin pracy i tego dnia chciałby skorzystać z urlopu wypoczynkowego, to „fizycznie” będzie on miał jeden dzień nieobecności urlopowej (tak zostanie oznaczona ta nieobecność w ewidencji czasu pracy), ale faktycznie wykorzystał 6 godzin urlopu, a nie dzień urlopu. Należy o tym bezwzględnie pamiętać. Z należnej mu puli urlopu wypoczynkowego zostanie odjęte 6 godzin urlopu, a nie jeden dzień urlopu (80 godzin minus 6 godzin, a nie 10 dni minus 1 dzień).
Należy też pamiętać o zasadzie udzielania urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy. Zgodnie z art. 153 §1 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku – sprawdź tutaj: Urlop w pierwszej pracy
Oznacza to, że jeśli pracownik zostaje zatrudniony np. w dniu 1 marca na 1/2 etatu, to po raz pierwszy z urlopu wypoczynkowego będzie mógł skorzystać dopiero z upływem miesiąca pracy 31 marca, a wymiar tego urlopu wyniesie 1/12 z 10 dni, czyli 0,83 dnia urlopu.
Należy nadmienić, iż przy naliczaniu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu do pełnego dnia. A jeśli taka sytuacja ma miejsce, czyli wymiar urlopu po naliczeniu to liczba niecałkowita (np. wskazane 0,83 dnia), to pracodawca ma tu dwie możliwości – może albo zaokrąglić ten wynik do pełnego dnia (choć obowiązku takiego nie ma, to jest to działanie na korzyść pracownika, a więc dopuszczalne) albo naliczyć urlop wypoczynkowy z podziałem na godziny i minuty – w naszym przykładzie 0,83 dnia urlopu to po przeliczeniu 6 godzin i 38 minut urlopu.
W praktyce można pracownikowi udzielić np. 6 godzin urlopu, a te pozostałe 38 minut przenieść na kolejne miesiące.
Wskazany sposób naliczania urlopu (1/12 z należnego wymiaru z upływem miesiąca pracy) ma zastosowanie jedynie w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę po raz pierwszy. Z dniem 1 stycznia następnego roku pracownik ten nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego, już w pełnym należnym mu wymiarze (art. 153 §2 kodeksu pracy).
Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku a urlop wypoczynkowy
Jeśli w trakcie zatrudnienia pracownikowi zmienia się wymiar etatu, to ustala się wymiar urlopu dla każdego z wymiarów etatu oddzielnie. Najprostszy przykład, jeśli pracownik ze stażem pracy krótszym niż 10 lat został zatrudniony z dniem 1 października, na 1/2 etatu, a od 1 lipca następnego roku pracuje już na pełnym etacie, to za okres od 1 stycznia do 30 czerwca należy naliczyć urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do 1/2 etatu, a od 1 lipca do końca roku już jak dla pełnego etatu.
Najpierw ustalamy wymiar za cały rok w proporcji do wymiaru etatu, a następnie wymiar w proporcji do czasu pracy na tym wymiarze etatu. Będzie to odpowiednio 1/2 z 20 = 10 dni za cały rok, ale praca na pół etatu do czerwca, a więc w proporcji do czerwca 6/12 z 10, czyli 5 dni po 8 godzin plus analogicznie za okres od lipca do końca roku już z pełnej puli 20 dni, bo pełny etat, czyli 6/12 z 20, czyli 10 dni urlopu wypoczynkowego po 8 godzin – łącznie do wykorzystania 120 godzin).
Podobnie, jeśli np. w okresie od 1 stycznia do 31 lipca pracownik pracował na 3/4 etatu, a od 1 sierpnia do końca roku na 1/4 etatu, to wymiar urlopu należy ustalić osobno dla każdego z tych okresów (będzie to odpowiednio 7/12 z 3/4 z 20 dni, czyli po zaokrągleniu 9 dni, plus 5/12 z 1/4 z 20 dni, czyli po zaokrągleniu 3 dni, w sumie 12 dni urlopu przeliczeniowo za cały rok kalendarzowy).
Pisaliśmy także: Umowa na okres próbny a urlop na żądanie
Sprawa komplikuje się nieco, jeśli zmiana wymiaru etatu ma miejsce nie z początkiem, a w trakcie miesiąca (np. do 21 maja pracownik pracuje na pełnym etacie, a od 22 maja na pół etatu). Przepisy prawa pracy nie precyzują, w jaki sposób dokonać wówczas naliczenia wymiaru urlopu i jaki wymiar przyjąć dla miesiąca, w którym następuje zmiana – czy wymiar sprzed zmiany, czy po zmianie. W praktyce kadrowej spotkać można trzy rozwiązania:
- ten miesiąc zmiany przyjmuje się do tego wymiaru etatu, w jakim pracownik przepracował większość tego miesiąca. Przykładowo pracownik od 1 stycznia do 11 czerwca pracował na pół etatu, a od 12 czerwca do końca roku na pełnym etacie. Ponieważ większość czerwca przepracował już na pełnym etacie, ten miesiąc należy uwzględnić naliczając wymiar urlopu już dla pełnego etatu, czyli liczymy za ten rok odpowiednio 1/2 (pół etatu) z 5/12 z 20 dni i 1/1 (pełny etat) z 7/12 z 20 dni
- ten miesiąc zmiany przyjmuje się do okresu sprzed zmiany – wówczas, jeśli zmiana wymiaru etatu następuje 11 czerwca, to czerwiec przyjmujemy do okresu sprzed zmiany. A zatem w naszym przypadku byłoby to 1/2 (pół etatu) z 6/12 z 20 dni plus 1/1 (cały etat) z 6/12 z 20 dni)
- dla miesiąca zmiany przyjmuje się wymiar etatu, obowiązujący w pierwszym dniu miesiąca po zmianie. W naszym przypadku dla czerwca należałoby zatem przyjąć już pełny etat, gdyż taki wymiar obowiązuje w dniu 1 lipca. Mamy zatem 1/2 (pół etatu) z 5/12 z 20 dni plus 1/1 (pełny etat) z 7/12 z 20 dni.
Należy pamiętać, iż żaden z powyższych sposobów nie jest wskazany wprost w przepisach prawa pracy i to od pracodawcy zależy, jaki system naliczania przyjmie (ważne, aby jeden dla wszystkich pracowników i aby nie było tu dyskryminacji).
Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego przy zmianie wymiaru etatu w trakcie roku? Pokażmy na konkretnym przykładzie.
Pracownik w okresie od 1 stycznia do 22 sierpnia pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 23 sierpnia do końca roku (i nadal) pracuje na 3/4 etatu. Ze względu na staż pracy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok (naliczanych oczywiście proporcjonalnie do wymiaru etatu).
Ponieważ większość sierpnia września przepracował on jeszcze na pełnym etacie, za sierpień urlop naliczamy również proporcjonalnie do pełnego etatu.
Wymiar urlopu za okres od 1 stycznia do 31 sierpnia (pełny etat zatrudnienia):
8/12 * 26 dni (od stycznia do sierpnia) = 17,33 = po zaokrągleniu 18 dni; 18 dni po 8 godzin = 144 godziny
Wymiar urlopu za okres od 1 września do 31 grudnia (3/4 etatu)
3/4 z 26 = 19,5 = po zaokrągleniu 20 dni urlopu
4/12 z 20 (od września do grudnia) = 6,67 = po zaokrągleniu 7 dni urlopu, 7 dni po 8 godzin = 56 godzin.
Łącznie zatem za ten rok pracownik ten nabędzie prawo do 25 dni urlopu wypoczynkowego, czyli 200 godzin. Gdyby normalnie cały rok pracował na pełnym etacie, miałby 26 dni urlopu.
I jeszcze jedna rzecz. To nie jest tak, że pracownik zatrudniony np. na pół etatu, skoro ma 10 dni przeliczeniowych, to traci na urlopie. Nic nie traci. Rozpiszmy to w uproszczeniu. Załóżmy, że mamy dwóch pracowników – Adam Nowak na pełnym etacie i Jan Kowalski na pół etatu. Obaj mają 9 lat stażu pracy wraz z okresami zaliczalnymi.
Adam Nowak pracuje tak: 8 8 8 8 8 Sb Nd
Jan Kowalski pracuje tak: 4 4 4 4 4 Sb Nd
Adam Nowak ma 20 dni urlopu po 8 godzin, Jan Kowalski 10 dni urlopu (bo pół etatu) po 8 godzin.
Adama Nowaka może nie być w pracy 20 dni, Jana Kowalskiego również 20 dni, bo w przypadku Jana Kowalskiego dzień nieobecności urlopowej to pół dnia przeliczeniowego z należnej puli urlopu.
Jeśli cokolwiek niejasne, dopytuj w komentarzu. Wrócimy niebawem do urlopów wypoczynkowych z nowymi przykładami, np. nie dość, że zmiana wymiaru etatu w trakcie roku, to jeszcze rozwiązanie umowy w trakcie roku plus dodatkowy urlop ze względu na umiarkowany czy lekki stopień niepełnosprawności.
