Stosownie do przepisu art. 154 §2 kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego, należnego pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc pod uwagę odpowiednio wymiar 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ten niższy wymiar – 20 dni – przysługuje pracownikowi na pełnym etacie, jeśli nie ma on stażu pracy co najmniej 10 lat wraz z tzw. okresami zaliczanymi (ukończona szkoła, udokumentowana praca za granicą, staże ze stypendium stażowym itp.). Z kolei do 26 dni urlopu za rok kalendarzowy ma prawo pracownik, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, legitymujący się stażem pracy co najmniej 10 lat, wraz z okresami zaliczalnymi. Wskazane powyżej wymiary (20 i 26 dni) przysługują oczywiście za rok kalendarzowy – w przypadku zatrudnienia przez okres krótszy niż rok należy je przeliczyć proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Może się jednak w praktyce zdarzyć sytuacja, w której wymiar etatu zatrudnienia zmienia się w trakcie roku kalendarzowego, np. do 11 czerwca pracownik pracuje na pełnym etacie, a od 12 czerwca na 1/3 etatu. Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie wymiaru etatu? O tym szczegółowo w niniejszym artykule.

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika na niepełnym etacie

Zgodnie z powołanym na wstępie art. 154 §2 kodeksu pracy wymiar urlopu pracownika niepełnoetatowego przelicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Oznacza to, że pracownik, zatrudniony np. na pół etatu ma prawo do odpowiednio 10 albo 13 dni urlopu wypoczynkowego, w zależności od stażu pracy, pracownik zatrudniony na 1/4 etatu ma prawo do 5 albo 7 dni urlopu wypoczynkowego (zgodnie z powyższym art. 154 §2 kodeksu pracy niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, a więc 1/4 z 26 dni daje 6,5 dnia, a po zaokrągleniu właśnie 7 dni urlopu wypoczynkowego).

O ile dzień urlopu wypoczynkowego przeliczeniowo wynosi zawsze 8 godzin (art. 154(2) §2 kodeksu pracy), tak w praktyce urlopu udziela się oczywiście w takim wymiarze, w jakim pracę danego dnia pracownik ma zaplanowaną. Przykładowo pracownik zatrudniony na 1/2 etatu nie musi pracować po 4 godziny dziennie – równie dobrze on może pracować w takim systemie, że dwa dni pracuje po 8 godzin, jeden dzień 4 godziny, a pozostałe dni ma wolne albo jeszcze inaczej, w zależności również od przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy (średnio pracuje 20 godzin tygodniowo). A skoro pracownik ten ma prawo do 10 albo 13 dni urlopu (połowa z 20 albo 26, bo pół etatu), czyli odpowiednio do 80 albo 104 godzin tego urlopu, to jeśli ma on danego dnia zaplanowane np. 6 godzin pracy i tego dnia chciałby skorzystać z urlopu wypoczynkowego, to „fizycznie” będzie on miał jeden dzień nieobecności urlopowej (tak zostanie oznaczona ta nieobecność w ewidencji czasu pracy), ale faktycznie wykorzystał 6 godzin urlopu, a nie dzień urlopu. Należy o tym bezwzględnie pamiętać. Z należnej mu puli urlopu wypoczynkowego zostanie odjęte 6 godzin urlopu, a nie jeden dzień urlopu (80 godzin minus 6 godzin, a nie 10 dni minus 1 dzień).

Należy też pamiętać o zasadzie udzielania urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy. Zgodnie z art. 153 §1 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Oznacza to, że jeśli pracownik zostaje zatrudniony np. w dniu 1 marca 2019 roku na 1/2 etatu, to po raz pierwszy z urlopu wypoczynkowego będzie mógł skorzystać dopiero z upływem miesiąca pracy (31 marca 2019 roku), a wymiar tego urlopu wyniesie 1/12 z 10 dni, czyli 0,83 dnia urlopu. Należy nadmienić, iż przy naliczaniu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku pracy pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglania niepełnego dnia urlopu do pełnego dnia. A jeśli taka sytuacja ma miejsce, czyli wymiar urlopu po naliczeniu to liczba niecałkowita (np. wskazane 0,83 dnia), to pracodawca ma tu dwie możliwości – może albo zaokrąglić ten wynik do pełnego dnia (choć obowiązku takiego nie ma, to jest to działanie na korzyść pracownika, a więc dopuszczalne) albo naliczyć urlop wypoczynkowy z podziałem na godziny i minuty – w naszym przykładzie 0,83 dnia urlopu to po przeliczeniu 6 godzin i 38 minut urlopu. W praktyce można pracownikowi udzielić np. 6 godzin urlopu, a te pozostałe 38 minut przenieść na kolejne miesiące.

Powyższy sposób naliczania urlopu (1/12 z należnego wymiaru z upływem miesiąca pracy) ma zastosowanie jedynie w roku kalendarzowym, w którym pracownik podjął pracę po raz pierwszy. Z dniem 1 stycznia następnego roku pracownik ten nabywa prawo do tzw. urlopu kolejnego, już w pełnym należnym mu wymiarze (art. 153 §2 kodeksu pracy).

Zmiana wymiaru etatu w trakcie roku a urlop wypoczynkowy

Jeśli w trakcie zatrudnienia pracownikowi zmienia się wymiar etatu, to ustala się wymiar urlopu dla każdego z wymiarów etatu oddzielnie. Przykładowo, jeśli pracownik ze stażem pracy krótszym niż 10 lat został zatrudniony z dniem 1 października 2018, na 1/2 etatu, a od 1 lipca 2019 roku pracuje już na pełnym etacie, to za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 należy naliczyć urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do 1/2 etatu, a od 1 lipca do końca roku już jak dla pełnego etatu (będzie to odpowiednio 6/12 z 10, czyli 5 dni plus 6/12 z 20, czyli 10 dni urlopu wypoczynkowego). Podobnie, jeśli np. w okresie od 1 stycznia do 31 lipca pracownik pracował na 3/4 etatu, a od 1 sierpnia do końca roku na 1/4 etatu, to wymiar urlopu należy ustalić osobno dla każdego z tych okresów (będzie to odpowiednio 7/12 z 3/4 z 20 dni, czyli po zaokrągleniu 9 dni, plus 5/12 z 1/4 z 20 dni, czyli po zaokrągleniu 3 dni, w sumie 12 dni urlopu przeliczeniowo za cały rok kalendarzowy)

Sprawa komplikuje się nieco, jeśli zmiana wymiaru etatu ma miejsce nie z początkiem, a w trakcie miesiąca (np. do 21 maja pracownik pracuje na pełnym etacie, a od 22 maja na pół etatu). Przepisy prawa pracy nie precyzują, w jaki sposób dokonać wówczas naliczenia wymiaru urlopu i jaki wymiar przyjąć dla miesiąca, w którym następuje zmiana – czy wymiar sprzed zmiany, czy po zmianie. W praktyce kadrowej spotkać można trzy rozwiązania:

1. ten miesiąc zmiany przyjmuje się do tego wymiaru etatu, w jakim pracownik przepracował większość tego miesiąca. Przykładowo pracownik od 1 stycznia do 11 czerwca pracował na pół etatu, a od 12 czerwca do końca roku na pełnym etacie. Ponieważ większość czerwca przepracował już na pełnym etacie, ten miesiąc należy uwzględnić naliczając wymiar urlopu już dla pełnego etatu, czyli liczymy za ten rok odpowiednio 1/2 (pół etatu) z 5/12 z 20 dni i 1/1 (pełny etat) z 7/12 z 20 dni
2. ten miesiąc zmiany przyjmuje się do okresu sprzed zmiany – wówczas, jeśli zmiana wymiaru etatu następuje 11 czerwca, to czerwiec przyjmujemy do okresu sprzed zmiany. A zatem w naszym przypadku byłoby to 1/2 (pół etatu) z 6/12 z 20 dni plus 1/1 (cały etat) z 6/12 z 20 dni)
3. dla miesiąca zmiany przyjmuje się wymiar etatu, obowiązujący w pierwszym dniu miesiąca po zmianie. W naszym przypadku dla czerwca należałoby zatem przyjąć już pełny etat, gdyż taki wymiar obowiązuje w dniu 1 lipca. Mamy zatem 1/2 (pół etatu) z 5/12 z 20 dni plus 1/1 (pełny etat) z 7/12 z 20 dni.

Należy pamiętać, iż żaden z powyższych sposobów nie jest wskazany wprost w przepisach prawa pracy i to od pracodawcy zależy, jaki system naliczania przyjmie (ważne, aby jeden dla wszystkich pracowników i aby nie było tu dyskryminacji).

Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego przy zmianie wymiaru etatu w trakcie roku? Pokażmy na konkretnym przykładzie.

Pracownik w okresie od 1 stycznia do 22 sierpnia 2019 pracował w pełnym wymiarze czasu pracy, natomiast od 23 sierpnia do końca roku (i nadal) pracuje na 3/4 etatu. Ze względu na staż pracy pracownik ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego za rok (naliczanych oczywiście proporcjonalnie do wymiaru etatu). Ponieważ większość sierpnia września przepracował on jeszcze na pełnym etacie, za sierpień urlop naliczamy również proporcjonalnie do pełnego etatu.

Wymiar urlopu za okres od 1 stycznia do 31 sierpnia 2019 (pełny etat zatrudnienia):

8/12 * 26 dni = 17,33 = po zaokrągleniu 18 dni; 18 dni po 8 godzin = 144 godziny

Wymiar urlopu za okres od 1 września do 31 grudnia 2019 (3/4 etatu)

3/4 z 26 = 19,5 = po zaokrągleniu 20 dni urlopu

4/12 z 20 = 6,67 = po zaokrągleniu 7 dni urlopu, 7 dni po 8 godzin = 56 godzin.

Łącznie zatem za 2019 rok pracownik ten nabędzie prawo do 25 dni urlopu wypoczynkowego, czyli 200 godzin.