O wyborze stosowanego w zakładzie pracy systemu lub rozkładu czasu pracy decyduje pracodawca. Podejmując jednakże decyzję o wprowadzeniu odpowiednich systemów i rozkładów czasu pracy pracodawca winien kierować się zasadą pełnego i efektywnego wykorzystania czasu pracy przez pracowników oraz mieć na względzie stosowne unormowania Kodeksu pracy, rodzaj działalności, ilość godzin pracy oraz charakter należących do pracownika obowiązków i rodzaj wykonywanych przez niego czynności.

Zaznaczyć na wstępie wyraźnie należy, iż w jednym zakładzie pracy stosowane mogą być jednocześnie dwa lub więcej systemów lub rozkładów czasu pracy. Poszczególne z nich mogą dotyczyć jedynie wybranych grup pracowników (a nawet pojedynczych osób, jak np. indywidualny rozkład czasu pracy).

Rodzaje systemów czasu pracy

Obowiązujące przepisy kodeksu pracy przewidują następujące systemy i rozkłady czasu pracy:

• system podstawowy czasu pracy (art. 129 Kodeksu pracy) – wdrażany drogą decyzji pracodawcy, jeden z najczęściej spotykanych w organizacji czasu pracy pracowników
• system równoważnego czasu pracy (w wersji podstawowej (art. 135 Kodeksu pracy), stosowany przy dozorze urządzeń (art. 136 Kodeksu pracy) lub przy ochronie i pilnowaniu (art. 137 Kodeksu pracy)) – wdrażany drogą decyzji pracodawcy
• system pracy w ruchu ciągłym (art. 138 Kodeksu pracy) – wdrażany drogą decyzji pracodawcy
• system przerywanego czasu pracy (art. 139 Kodeksu pracy) – wdrażany drogą decyzji pracodawcy
• system zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) – wdrażany drogą decyzji pracodawcy
• indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy) – wdrażany na wniosek pracownika
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) – wdrażany na wniosek pracownika
• system weekendowy czasu pracy (art. 144 Kodeksu pracy) – wdrażany na wniosek pracownika
• ruchomy rozkład czasu pracy (art. 140(1) Kodeksu pracy) – system mieszany

Oczywiście pamiętać należy, iż w każdym z wymienionych powyżej systemów czasu pracy należy zachować odpowiedni wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (czyli w pewnym ustalonym przedziale czasowym, w którym należy rozliczyć czas pracy pracownika). Standardowy okres rozliczeniowy wynosi 4 miesiące, jednak faktyczna jego długość uzależniona jest od przyjętego systemu czasu pracy (maksymalny okres rozliczeniowy wynosić może nawet 12 miesięcy).

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym ustala się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni w okresie rozliczeniowym, a następnie do otrzymanego wyniku dodaje się iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Jedynie w ruchu ciągłym ustalając wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym należy pomnożyć 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych, przypadających w okresie rozliczeniowym, z wyjątkiem niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, które wynikają z średnio pięciodniowego tygodnia pracy, a do otrzymanej liczby dodaje się liczbę godzin, odpowiadającą przedłużonemu tygodniowemu wymiarowi czasu pracy.

UWAGA!!! Każde święto w okresie rozliczeniowym, przypadające w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

System podstawowy czasu pracy

System ten charakteryzuje się tym, iż bezpośrednio stosowane są podstawowe normy czasu pracy (norma dobowa 8 godzin, średniotygodniowa 40 godzin). Maksymalny wymiar czasu pracy w dniu roboczym dla pracownika wynosi w systemie podstawowym czasu pracy 8 godzin, okres rozliczeniowy standardowy – 4 miesiące.

System równoważnego czasu pracy

System taki może zostać w zakładzie pracy wprowadzony, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy pracownika albo jej organizacją. W systemie tym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, który następnie równoważony jest dniami wonnymi od pracy albo krótszym wymiarem dobowym w innych dniach roboczych. Wprowadzenie takiego systemu nie zawsze jest jednak dopuszczalne i celowe, niektóre grupy pracowników nie mogą pracować bowiem dłużej, niż przewiduje norma dobowa. Do pracowników tych należą:

• pracownicy młodociani,
• pracownicy niepełnosprawni (chyba, że lekarz – opiekun albo lekarz, przeprowadzający badania profilaktyczne pracownika niepełnosprawnego na wniosek pracownika wyrazi zgodę na jego pracę powyżej norm lub jeśli pracownik wykonuje pracę związaną z pilnowaniem)
• pracownicy zatrudnieni na stanowiskach, na których przekroczone zostają najwyższe dopuszczalne stężenia i natężenia czynników szkodliwych
• pracownice w ciąży
• pracownicy, sprawujący opiekę nad dzieckiem w wieku do 4 lat, o ile nie wyrażą zgody na pracę powyżej norm.

Maksymalny wymiar dobowy czasu pracy pracownika wykonującego pracę w systemie równoważnego czasu pracy nie może przekroczyć 12 godzin, przy czym dopuszczalne jest wydłużenie wymiaru dobowego do 16 godzin dla pracowników, wykonujących prace związane z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy oraz do 24 godzin dla pracowników, wykonujących prace związane z pilnowaniem mienia lub ochroną osób. W tych dwóch ostatnich przypadkach bezpośrednio po wykonywaniu pracy w przedłużonym dobowym wymiarze, pracownikowi przysługuje odpoczynek w wymiarze co najmniej ilości przepracowanych godzin.

System pracy w ruchu ciągłym

System taki może zostać wprowadzony przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane. Dotyczy to chociażby takich zakładów pracy, jak zakłady zaspokajające potrzeby ludności, w których proces pracy musi trwać w sposób nieprzerwany 7 dni w tygodniu, nawet w niedziele i święta, które co do zasady są dniami wolnymi od pracy. W systemie pracy w  ruchu ciągłym dopuszczalne jest przedłużenie wymiaru tygodniowego czasu pracy do 43 godzin. System przerywanego czasu pracy może być stosowany zarówno dla całego zakładu pracy, jak i dla poszczególnych stanowisk pracy. Maksymalna dniówka w systemie pracy w ruchu ciągłym wynosi 8 godzin, a jednego dnia w niektórych tygodniach w okresie rozliczeniowym może zostać wydłużona do 12 godzin. Okres rozliczeniowy w systemie pracy w ruchu ciągłym wynosi co do zasady 4 tygodnie.

System przerywanego czasu pracy

System ten charakteryzuje się tym, iż w ciągu jednej dniówki pracowniczej dopuszczalne jest wprowadzenie przerwy, trwającej nie dłużej niż 5 godzin. Maksymalny wymiar tej przerwy wynika z konieczności zapewnienia pracownikowi 11-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Przerwa ta dzieli dniówkę pracownika na dwie części (przykładowo: 4 godziny pracy, następnie 5 godzin przerwy, potem znów 4 godziny pracy i z kolei 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego).

Zaznaczyć wyraźnie należy, iż okres przerwy NIE JEST wliczany do czasu pracy pracownika, niemniej za czas przerwy przysługuje pracownikowi wynagrodzenie w wysokości równej połowie wynagrodzenia za czas przestoju. Zasada ta nie dotyczy pracodawcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli. System ten nie może być stosowany wobec pracowników, zatrudnionych w systemie równoważnego czasu pracy, w pracy w ruchu ciągłym, systemie skróconego tygodnia pracy i systemie weekendowym czasu pracy. Maksymalna dniówka w tym systemie wynosi 8 godzin, a standardowy okres rozliczeniowy to 4 miesiące.

System zadaniowego czasu pracy

System taki (zwany również potocznie nienormowanym czasem pracy) może być wprowadzony, jeśli jest to uzasadnione organizacją lub miejscem wykonywania przez pracownika pracy. W systemie tym pracodawca (w porozumieniu z pracownikiem) ustala czas, jaki jest pracownikowi niezbędny do wykonania określonej ilości zadań, przy czym musi mieć również na względzie wymiary, wynikające z norm czasu pracy. Wprowadzenie takiego zadaniowego systemu czasu pracy jest uzasadnione, gdy:

• rodzaj pracy determinuje jej wykonywanie poza wyznaczonymi u pracodawcy godzinami pracy
• zmienne jest zapotrzebowanie na pracę (np. praca księgowej, która zwykle więcej obowiązków ma w dniach, poprzedzających ustawową datę płatności składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy czy podatek VAT)
• nie jest wymagana ciągła kontrola pracodawcy nad pracownikiem
• niemożliwa jest ewidencja obecności pracownika w zakładzie pracy

Maksymalna dniówka w tym systemie czasu pracy wynosi 8 godzin, a standardowy okres rozliczeniowy to 4 miesiące.

Indywidualny rozkład czasu pracy

System taki pracodawca może wprowadzić na pisemny wniosek pracownika, który ma subiektywny interes w tym, aby jego godziny pracy ustalić nieco inaczej niż np. pozostałych pracowników w jego jednostce organizacyjnej (ze względu na studia, inną pracę itp.). Maksymalna wymiar godzin w dniu roboczym uzależniony jest od systemu czasu pracy, którym objęty jest pracownik, a standardowy okres rozliczeniowy wynosi 8 miesięcy. Zaznaczyć należy, iż pracodawca nie ma możliwości wprowadzenia takiego systemu bez pisemnego wniosku pracownika, a jedynie z własnej inicjatywy.

System skróconego tygodnia pracy

System ten charakteryzuje się tym, iż pracownik wykonuje pracę przez mniej niż 5 dni w tygodniu (np. ze względu na studia zaoczne i zajęcia, odbywające się w piątki, soboty i niedziele). Jednocześnie przy skróceniu ilości dni roboczych dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. System ten wprowadza się jedynie na pisemny wniosek pracownika, przy czym wyraźnie podkreślić należy, iż wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy wiążący.

System weekendowy czasu pracy

System weekendowy czasu pracy przewiduje wykonywanie przez pracownika pracy jedynie w piątki, soboty i niedziele. System ten stosowany być może jedynie na pisemny wniosek pracownika. Jednocześnie zaznaczyć należy, iż ze względu na obowiązujące normy dobowe i tygodniowe, nie ma raczej praktycznie możliwości zastosowania tego systemu w stosunku do pracowników, zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia pracownika w systemie weekendowym czasu pracy na pełnym etacie, musi liczyć się z koniecznością wypłaty wynagrodzenia właśnie za pełny etat, niezależnie od tego, że pracownik praktycznie nigdy pełnego wymiaru obowiązujących go godzin nie wypracuje. Maksymalna dniówka robocza w systemie weekendowym czasu pracy wynosi 12 godzin na dobę, a okres rozliczeniowy nie przekracza 1 miesiąca.

Ruchomy rozkład czasu pracy

Dopuszczalne jest stosowanie rozkładu czasu pracy, przewidującego różne godziny rozpoczęcia pracy w dniach roboczych pracownika albo ustalenie określonego przedziału czasowego, w którym pracownik samodzielnie decyduje o chwili rozpoczęcia pracy w danym dniu roboczym (np. pracownik ma obowiązek rozpoczęcia pracy między godziną 7.00 i 8.00, a następnie przepracowania obowiązującego go w danym dniu wymiaru). Wprowadzenie ruchomego systemu czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku

Systemy czasu pracy

dobowego i tygodniowego.

Bardzo ważny jest tu jeden aspekt – w ruchomym rozkładzie czasu pracy nie ma mowy o godzinach nadliczbowych, jeśli pracownik ponownie rozpoczyna wykonywanie czasu pracy w tej samej dobie pracowniczej. Ruchomy rozkład czasu pracy pracodawca wprowadza albo z własnej inicjatywy albo na wniosek pracownika. Maksymalny wymiar godzin do przepracowania w dniu roboczym, podobnie jak okres rozliczeniowy czasu pracy,  uzależnione są od systemu, w którym pracuje pracownik.

Na zakończenie zaznaczyć wyraźnie należy, iż za organizację pracy w zakładzie pracy odpowiada pracodawca i to na nim winny spoczywać ewentualne konsekwencje tego, że na skutek wadliwego przyjęcia odpowiedniego systemu czy rozkładu czasu pracy pracownicy nie są w stanie pracować efektywnie bądź pracują „ponad siły” i niejednokrotnie w godzinach nadliczbowych.