Urlop na pisanie pracy magisterskiej, licencjackiej i inżynierskiej – 21 dni urlopu szkoleniowego na pracę dyplomową i obronę

Urlop na pisanie pracy magisterskiej, a także licencjackiej czy inżynierskiej, to urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni, który przysługuje w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej, przygotowanie się do egzaminu dyplomowego i przystąpienie do niego (art. 103(2)§ 1 pkt 4 Kodeksu pracy). Warunek aby z niego skorzystać jest jeden, ale konieczny: pracownik musi studiować z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

W skrócie

• Ile dni: 21 dni (które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy) urlopu szkoleniowego na pracę dyplomową i obronę: licencjacką, inżynierską i magisterską.
• Kiedy: tylko w ostatnim roku studiów, także na studiach zaocznych (niestacjonarnych). Nie przysługuje na studiach podyplomowych.
• Komu: pracownikowi, który studiuje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
• Płatny: tak, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Urlop ten nie zmniejsza puli urlopu wypoczynkowego.
• Podział: można go wykorzystać w częściach, w pełnych dniach. Niewykorzystany urlop szkoleniowy przepada, bez prawa do jakiegoś ekwiwalentu.

Urlop na pisanie pracy dyplomowej – komu przysługuje

Urlop na pisanie pracy dyplomowej to jeden z rodzajów urlopu szkoleniowego. Zasady ogólne, czyli kto ma do niego prawo, ile dni przysługuje na egzaminy, jak liczyć wynagrodzenie, opisaliśmy we wpisie urlop szkoleniowy – komu przysługuje i ile dni. Tutaj skupiamy się na 21 dniach na pracę dyplomową.

Zgodnie z art. 103(1) § 1 Kodeksu pracy urlop szkoleniowy przysługuje pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe, czyli zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Wszystko zależy więc od tego, jak zaczęły się studia:

Przypadek	Urlop na pisanie pracy magisterskiej
Pracodawca skierował pracownika na studia	przysługuje 21 dni płatnego urlopu
Pracownik studiuje za zgodą pracodawcy	przysługuje 21 dni płatnego urlopu
Pracownik studiuje bez wiedzy i zgody pracodawcy	nie przysługuje
Studia niezwiązane z pracą	mogą uprawniać do urlopu szkoleniowego, jeżeli odbywają się w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.

W praktyce kadrowej najwięcej sporów dotyczy zgody pracodawcy na studia. Przykładowo pracownik zaczyna studia, wspomina o tym pracodawcy gdzieś „w przelocie”, a po dwóch latach składa wniosek o 21 dni na obronę. Jeśli zgody pracodawcy na te studia nie ma na piśmie, to trudno potem ustalić, czy w ogóle była. Stąd też zgodę pracodawcy na studia pracownika lepiej mieć na piśmie, choćby na wniosku pracownika.

Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji (art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy). Jeśli zgodzi się na studia pracownika, musi zapewnić pracownikowi uprawnienia z art. 103(1) i 103(2) Kodeksu pracy, w tym urlop na pracę dyplomową.

Urlop na pisanie pracy inżynierskiej i licencjackiej

Przepisy nie rozróżniają rodzajów prac dyplomowych. Urlop na pisanie pracy inżynierskiej, urlop na pisanie pracy licencjackiej i urlop na pisanie pracy magisterskiej to ten sam urlop szkoleniowy, czyli 21 dni w ostatnim roku studiów. Jeśli pracownik za zgodą pracodawcy najpierw kończy licencjat, a potem studia magisterskie, 21 dni przysługuje mu w ostatnim roku każdych z tych studiów.

Urlop szkoleniowy studia zaoczne

Tak samo tryb odbywania studiów nie ma znaczenia, 21 dni przysługuje także na studiach zaocznych (niestacjonarnych). Jeśli zjazdy odbywają się w weekendy, które dla pracownika i tak są wolne od pracy, nic dodatkowo się pracownikowi z tego tytułu nie należy. Jeśli zajęcia przypadają w dzień pracy, np. w piątek, pracownik ma prawo do płatnego zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas dojazdu i zajęć (art. 103(1) §2 Kodeksu pracy).

Urlop szkoleniowy a studia podyplomowe

Urlop na pracę dyplomową nie przysługuje na studiach podyplomowych. Kończą się one pracą końcową albo egzaminem końcowym, a art. 103(2) Kodeksu pracy mówi o pracy dyplomowej i egzaminie dyplomowym w ostatnim roku studiów. Na zajęcia na studiach podyplomowych odbywanych za zgodą pracodawcy przysługuje natomiast płatne zwolnienie z całości czy części dnia pracy. Większy wymiar wolnego pracodawca może dać dobrowolnie z własnej inicjatywy czy na prośbę pracownika, np. poprzez odpowiednie zapisy w umowie szkoleniowej.

Urlop na obronę pracy magisterskiej

Osobnego urlopu na obronę nie ma. 21 dni obejmuje zarówno napisanie pracy, jak i przygotowanie się do egzaminu dyplomowego i przystąpienie do niego. Dzień wolny na obronę pracy magisterskiej pracownik bierze zatem z tej samej puli 21 dni. Nie istnieje też urlop okolicznościowy na obronę. Przepisy o urlopie okolicznościowym dotyczą ślubu, narodzin dziecka czy pogrzebu czy podobnych okoliczności, ale nie egzaminów.

Urlop na obronę pracy dyplomowej przysługuje tylko w ostatnim roku studiów. Jeśli przedostatni rok kończy się w czerwcu, a ostatni zaczyna w październiku, pracodawca nie może udzielić urlopu szkoleniowego z wyprzedzeniem w lipcu czy we wrześniu.

Czy urlop szkoleniowy można dzielić na części

Tak. Pracownik nie musi wykorzystać 21 dni w całości ani w jednym ciągu. Może wziąć np. 3 dni na końcówkę pracy, tydzień przed obroną i dzień obrony. Urlop dzieli się na dni, nie na godziny, a liczba dni jest taka sama bez względu na to, czy pracownik pracuje po 8 godzin, po 12 godzin w systemie równoważnym czy na części etatu. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy.

Pracodawca nie może ograniczyć tego urlopu do mniejszej liczby dni, jeśli pracownik chce wykorzystać pełne 21 dni. Może oczywiście dać więcej, np. na podstawie umowy szkoleniowej (art. 103(4) Kodeksu pracy).

Gdy pracownik nie obronił się w terminie

Urlop szkoleniowy jest celowy. Jeśli pracownik napisał i obronił pracę, a nie wykorzystał wszystkich dni, niewykorzystana część przepada i nie przechodzi na kolejny rok i nie przysługuje za nią żaden ekwiwalent.

Jeśli pracownik nie przystąpił do egzaminu dyplomowego w pierwszym terminie albo nie zdał go i musi przystąpić ponownie, nie nabywa z tego powodu prawa do kolejnych 21 dni urlopu szkoleniowego. Jeżeli jednak nie wykorzystał jeszcze całego przysługującego mu wymiaru, trzeba sprawdzić, czy nadal spełnia warunki wykorzystania pozostałych dni. Znaczenie ma przede wszystkim status studenta i okres, w którym odbywa się egzamin. Pracodawca może również przyznać dodatkowe wolne na korzystniejszych zasadach, z własnej inicjatywy.

Wniosek o urlop na pisanie pracy magisterskiej

Urlopu szkoleniowego udziela się na wniosek pracownika. Przepisy nie określają jego formy ani treści, ale dla celów dowodowych lepiej złożyć go na piśmie lub mailem i dołączyć zaświadczenie z uczelni, że pracownik jest studentem ostatniego roku. Przykładowa treść może wyglądać następująco:

Na podstawie art. 103(2) § 1 pkt 4 Kodeksu pracy wnoszę o udzielenie mi 10 dni urlopu szkoleniowego w dniach od 7 do 18 czerwca 2027 r. w związku z przygotowaniem pracy magisterskiej i przygotowaniem się do egzaminu dyplomowego. Studia podjąłem za zgodą pracodawcy. W załączeniu zaświadczenie uczelni o studiowaniu na ostatnim roku studiów.

Za dni urlopu szkoleniowego pracownik dostaje wynagrodzenie liczone jak za urlop wypoczynkowy, ze składnikami zmiennymi z miesiąca, w którym przypadł urlop. Przykład wyliczenia znajdziesz we wpisie o urlopie szkoleniowym.

Urlop na pisanie pracy magisterskiej – najczęstsze pytania