Stosownie do przepisu art. 103(1) §1 kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Swoje kwalifikacje pracownik podnosi na różne sposoby – kończąc odpowiednie szkoły czy uczelnie, biorąc udział w warsztatach, praktykach czy szkoleniach. Jednocześnie takie podnoszenie kwalifikacji przez pracownika odbywa się albo z inicjatywy samego pracownika (który np. chce w ten sposób poprawić swoją sytuację na rynku pracy) albo z inicjatywy pracodawcy, który np. poleceniem służbowym wysyła pracownika na szkolenia. W związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą pracownikowi przysługują pewne uprawnienia, jak np. urlop szkoleniowy w wymiarze 6 czy 21 dni, a także zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by przybyć o oznaczonej godzinie na zajęcia szkoleniowe i wziąć udział w szkoleniu (czy inne formie podnoszenia kwalifikacji zawodowych). A jeśli to szkolenie poza godzinami pracy – co się pracownikowi należy?
Szkolenie poza godzinami pracy – czy należy się czas wolny albo wynagrodzenie za nadgodziny
Nie budzi wątpliwości, że np. udział w szkoleniach wstępnych czy okresowych z zakresu BHP zalicza się do czasu pracy pracownika (generalnie szkolenia te powinny odbywać się w czasie dniówki roboczej pracownika). Powstaje jednak pytanie, czy pozostałe szkolenia i udział w nich również zalicza się pracownikowi do czasu pracy? W szczególności te, które odbywają się poza wyznaczonymi godzinami pracy, w dni wolne itp.? To o tyle ważne, że kodeks pracy nie wskazuje wprost, czy i jakie szkolenia zaliczać do czasu pracy pracownika. Szkolenie poza godzinami pracy może zostać wliczone do czasu pracy pracownika, ale nie musi. Wszystko tu zależy od kilku okoliczności. Gdyby uznać, że każde szkolenie poza godzinami pracy jest wliczane do czasu pracy pracownika, to za udział w takich szkolenia spora grupa pracodawców musiałaby swoim pracownikom oddawać czas wolny za nadgodziny albo płacić wynagrodzenie za nadgodziny wraz ze stosownymi dodatkami.
Od razu należy zaznaczyć, że przepisy prawa pracy nie zawierają regulacji, czy czas szkolenia zalicza się do czasu pracy (jeśli odbywa się ono poza godzinami pracy), czy nie. Jedynie art. 237(3) §3 kodeksu pracy nakazuje pracodawcy zorganizować szkolenie BHP na koszt pracodawcy i w czasie pracy. Nie budzi zatem wątpliwości, że czas szkolenia BHP, nawet, jeśli odbywa się ono poza normalnymi godzinami pracy pracownika, zalicza się do czasu pracy. Natomiast co do pozostałych szkoleń (form podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych), to tu już żadnych regulacji nie ma. Można jedynie wyjść z ogólnego założenia, korzystnego dla pracownika, że jeśli do udziału w danym szkoleniu pracownik został przez pracodawcę zobowiązany, to czas tego szkolenia powinien zostać zaliczony do czasu pracy (choć formalnie nie musi tak być).
Zgodnie z art. 128 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Powstaje zatem pytanie, czy jeśli pracownik bierze udział w szkoleniu na (poza godzinami pracy czy w dniu wolnym od pracy) na polecenie pracodawcy, to czy pozostaje do jego dyspozycji. Jeśli czas szkolenia pokrywa się z godzinami pracy pracownika, to nie budzi wątpliwości, że czas tego szkolenia zalicza się wówczas do czasu pracy. Z kolei czas udziału w szkoleniu, odbywającym się poza normalnymi godzinami pracy pracownika może zostać zaliczony do czasu pracy jedynie wówczas, gdy szkolenie to jest niezbędne do wykonywania pracy na zajmowanym przez pracownika stanowisku czy też służy podniesieniu kwalifikacji do pracy danego rodzaju i odbywa się ono z polecenia pracodawcy. Nie musi to być polecenie pisemne, ale musi być wyraźne.
Jeśli pracownik w szkoleniu bierze udział z własnej inicjatywy, bez polecenia pracodawcy, to chociaż jest ono związane z rodzajem wykonywanej pracy czy ma służyć podniesieniu kwalifikacji do pracy na danym stanowisku, to zaliczenie czasu tego szkolenia do czasu pracy pozostaje do uznania pracodawcy. Pracodawca może czas tego szkolenia zaliczyć do czasu pracy (i odpowiednio to zrekompensować, np. oddając czas wolny czy zapłacić wynagrodzenie za nadgodziny), ale obowiązku takiego nie ma.
Niektórzy pracodawcy oddają pracownikom czas wolny za udział w szkoleniu niejako z góry – w dniu, w którym pracownicy mają zaplanowany udział w szkoleniu, skracają im dniówkę pracowniczą. Przykładowo, jeśli wiadomo, że pracownik weźmie udział w popołudniowym szkoleniu, które potrwa 3 godziny, to o te 3 godziny pracownik wychodzi wcześniej z zakładu pracy. To jedno z rozwiązań, które można zastosować. Oczywiście dotyczy to przypadku, gdy pracownik bierze udział w szkoleniu na polecenie pracodawcy.
Czy pracodawca może zmusić pracownika do udziału w szkoleniu? Polecenie służbowe wzięcia udziału w szkoleniu – szkolenie poza godzinami pracy
A czy pracownik może odmówić udziału w szkoleniu, na które wysyła go pracodawca? Co do zasady nie, aczkolwiek jeśli ma to być szkolenie wyjazdowe, trwające kilka dni i odbywające się z dala od miejsca zamieszkania pracownika, to pracodawca musi mieć na względzie chociażby kwestie uprawnień pracownika, związanych z rodzicielstwem – jeśli pracownik opiekuje się dzieckiem do lat 4, nie można go w podróż służbową wysłać bez jego zgody (a takie szkolenie wyjazdowe niewątpliwie musiałoby zostać uznane za podróż służbową). Z kolei jeśli ma to być szkolenie kilkugodzinne, związane z wykonywaną przez pracownika pracą, to co do zasady pracownik nie może odmówić wykonania polecenia służbowego i wzięcia udziału w szkoleniu, jeśli ma ono faktycznie podnieść jego kwalifikacje czy jest związane z pracą na zajmowanym stanowisku (więcej o tym: kiedy pracownik może odmówić wykonania pracy w nadgodzinach).
W razie ewentualnych sporów, czy czas szkolenia zalicza się do czasu pracy, kwestę tę rozstrzygnąć może sąd pracy. Pracownik musi do sądu wystąpić ze stosownym pozwem. Jeśli sąd pracy rozstrzygnie na korzyść pracownika, pracodawca musi pracownikowi ten czas szkolenia odpowiednio zrekompensować.
Podsumowując – jeśli pracodawca zobowiązuje pracownika do podniesienia kwalifikacji poprzez wzięcie udziału w określonym szkoleniu, a szkolenie to odbywa się poza godzinami pracy, to czas tego szkolenia powinien zostać zaliczony do czasu pracy (choć przepisy prawa pracy nic na ten temat nie mówią, poza zaliczaniem do czasu pracy udziału w szkoleniu BHP). Z kolei jeśli pracownik bierze udział w szkoleniu z własnej inicjatywy, nawet jeśli jest ono związane z wykonywaną przez niego pracą, ale jedynie za wiedzą pracodawcy, bez jego polecenia, to tu już ewentualne zaliczenie czasu szkolenia do czasu pracy leży w gestii pracodawcy. Jeśli takie szkolenie odbywa się np. w sobotę czy inny dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a pracodawca uznaje czas tego szkolenia za czas pracy, to musi oddać pracownikowi cały dzień wolny za pracę w sobotę nawet, jeśli szkolenie sobotnie trwało np. jedynie 2 godziny.
Należy też pamiętać, że jeśli pracownik bierze udział w szkoleniu z własnej inicjatywy, a czas tego szkolenia pokrywa się z godzinami pracy, to pracodawca nie musi udzielać pracownikowi urlopu szkoleniowego. Może natomiast zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy w danym dniu czy danych godzinach (pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas tego zwolnienia), czy też udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego albo wypoczynkowego, jeśli pracownik wystąpi ze stosownym wnioskiem. Urlop szkoleniowy należy się bowiem pracownikowi, który podnosi swoje kwalifikacje na polecenie pracodawcy czy też za zgodą pracodawcy. Wymiar tego urlopu szkoleniowego wynosi 6 albo 21 dni. 6 dni przysługuje na dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego czy dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, z kolei 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.