Usprawiedliwienie nieobecności w pracy
Wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę jest jednym z istotnych elementów treści stosunku pracy. W pewnych sytuacjach (choroba, nagły wypadek losowy itp.) pracownik nie ma jednak możliwości wykonywania pracy, w szczególności nie ma możliwości stawienia się w swym miejscu pracy. Co taki pracownik może zrobić i jak może usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy? O tym możesz poczytać w niniejszym artykule.
Zasady usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy
Zasady usprawiedliwiania nieobecności pracownika w pracy z przyczyn innych niż choroba czy urlop określone zostały m.in. w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stosownie do § 1 powołanego rozrządzenia przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Jeśli takie okoliczności się pojawią, to pracownik powinien pamiętać o jednym – nie wolno mu zaskakiwać pracodawcy swoją nieobecnością. Jeśli przyczyna nieobecność jest z góry wiadoma albo możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie swej nieobecności w pracy oraz o przewidywanej długości tej nieobecności. Informacje takie pracownik powinien przekazać swojemu pracodawcy najpóźniej w drugim dniu swej nieobecności w pracy (chyba, że inaczej wynika to z regulaminu pracy w danym zakładzie, który może przewidywać np. 3-dniowy termin na usprawiedliwienie nieobecności pracownika. Jeśli pracownik nie ma możliwości powiadomienia pracodawcy w tym terminie o przyczynie i przewidywanej długości trwania nieobecności (jeśli np. powodem niedotrzymania terminu jest obłożna choroba czy wypadek), może to uczynić niezwłocznie po ustaniu tej przyczyny, która uniemożliwiała mu kontakt z pracodawcą.
Jak usprawiedliwiać nieobecność
W zakresie formy usprawiedliwiania nieobecności w pracy przyjąć należy, iż jeśli u danego pracodawcy nie określono np. w regulaminie pracy, w jaki sposób pracownik może usprawiedliwić swoją absencję w pracy, to pracownik taki może to uczynić osobiście lub poprzez inną osobę, telefonicznie lub za pomocą innego środka porozumiewania się na odległość (fax, e-mail itp.). Pracownik może to uczynić również tradycyjną pocztą, wysyłając np. listem poleconym swoje zwolnienie lekarskie. Jeśli pracownik swoją nieobecność w pracy usprawiedliwia za pośrednictwem poczty, to wówczas dzień nadania przesyłki pocztowej uważany jest za dzień zawiadomienia pracodawcy. Rozwiewając wszelkie wątpliwości – pracownik może również usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy za pośrednictwem wiadomości SMS, jednakże taka forma nie jest do końca dla pracownika bezpieczna, nie ma bowiem gwarancji że pracodawca z treścią tej wiadomości się zapoznał albo czy w ogóle dotarła ona do odbiorcy (pomimo możliwości włączenia w niektórych telefonach raportów dostarczenia wiadomości).
Dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy
Oprócz dochowania właściwego terminu i formy pracownik powinien pamiętać również o tym, aby dostarczyć pracodawcy właściwy dokument, potwierdzający fakt, iż nie mógł z przyczyn niezależnych od niego stawić się w pracy. Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są, zgodnie z treścią §3 powołanego rozporządzenia:
- zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
- oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin (pisaliśmy m.in. Doba pracownicza jak liczyć), w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny
Warto zwrócić uwagę, iż zgodnie z powołanym powyżej przepisem, dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są również oświadczenia pracownika. Dobrze by było, aby pracownik oświadczenia te sporządził w formie pisemnej. Jest to o tyle ważne, iż np. w przypadku nieprzewidywanego zamknięcia przedszkola czy szkoły pracownik nie musi udawać się do tych instytucji po wydanie stosownego zaświadczenia – wystarczy bowiem jego oświadczenie. Oczywiście, jeśli oświadczenie pracownika będzie fałszywe (czyli np. przedszkole nie było zamknięte, a pracownik nie przybył do pracy nie z powodu sprawowania osobistej pieczy nad dzieckiem), to takie oświadczenie może być podstawą do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Ważne natomiast, aby w takim oświadczeniu pracownik wskazał, której szkoły czy przedszkola sytuacja dotyczy, aby pracodawca w razie wątpliwości mógł zweryfikować prawdziwość oświadczenia pracownika.
Oczywiście mogą w praktyce zdarzyć się przypadki, w których pracownik nie będzie obecny w pracy np. na skutek wypadku komunikacyjnego, opóźnienia autobusu, którym pracownik zwykle dojeżdża do pracy itp. Aby usprawiedliwić taką z kolei swoją nieobecność, pracownik winien udać się do właściwego przewoźnika i uzyskać od niego stosowne zaświadczenie o zaistniałym wypadku czy opóźnieniu. Zaświadczenie takie musi precyzyjnie wskazywać, iż w danym dniu o konkretnej godzinie na danym odcinku drogi nastąpiły problemy komunikacyjne, skutkujące tym, iż w tym konkretnym dniu pracownik nie miał możliwości dotrzeć do pracy na czas, o ile w ogóle.
Wskazany w rozporządzeniu zestaw dowodów usprawiedliwiających nieobecność nie ma charakteru zamkniętego. Pracodawca może wedle swego uznania uwzględnić i inne dokumenty, o ile potwierdzają one faktycznie przyczynę nieobecności pracownika w pracy.
Niektóre przyczyny nie wymagają od pracownika pozyskiwania jakichkolwiek dokumentów. Do przyczyn takich należą powodzie czy śnieżyce, paraliżujące dany obszar. O zjawiskach takich pracodawca z reguły posiada wiedzę, ma zatem świadomość, iż to właśnie one były przyczyną nieobecności pracownika w pracy. Wówczas, jeśli pracodawca usprawiedliwi nieobecność pracownika, ten nie musi już przedstawiać żadnych dokumentów.
Ponieważ nieobecność, o której mowa w niniejszym artykule, jest dla pracownika niepłatna, zastanowić się należy, czy nie bardziej opłacalne dla pracownika jest skorzystanie z tzw. opieki, uregulowanej w treści art. 188 kp (pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia). Jeśli natomiast pracownik wykorzystał już limit opieki na dany rok, to za nieobecność w pracy, spowodowaną np. zamknięciem szkoły i koniecznością sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracownik nie otrzyma wynagrodzenia. Będzie to jego nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.
Co może pracodawca w związku z nieobecnością pracownika w pracy
Zaznaczyć należy, iż nieobecność pracownika w pracy, o której przyczynach pracodawca nie posiada informacji. może być powodem rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym. Pracodawca może bowiem uznać, iż pracownik pracę porzucił. Porzucenie pracy samo w sobie nie powoduje automatycznie wygaśnięcia stosunku pracy, jednakże jeśli pracodawca nie zostanie właściwie poinformowany o przyczynach nieobecności pracownika, ma prawo korzystać z instrumentów, jakie dają mu przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej pracownika. Niewątpliwie bowiem, jeśli pracownik nie daje oznak życia i nie kontaktuje się z pracodawcą w celu usprawiedliwienia swej nieobecności, to takie jego zachowanie może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Pracodawca musi uważać, jeśli po kilku dniach nieobecności pracownika w pracy chciałby się z tym pracownikiem rozstać. Może się bowiem okazać po kilku dniach od zwolnienia pracownika pracodawca otrzyma np. informację, iż pracownik po wypadku w stanie śpiączki trafił do szpitala. Trudno zatem uznać, iż niedochowanie dwudniowego terminu na usprawiedliwienie swojej nieobecności było przez pracownika zawinione.
Gdyby jednak pracodawca zdecydował o zakończeniu współpracy z pracownikiem, to w uzasadnieniu dyscyplinarki czy wypowiedzenia umowy nie może jako przyczyny wskazać opuszczenia miejsca pracy przez pracownika, a raczej nieusprawiedliwienie jego nieobecności w terminie. Opuszczenie miejsca pracy i nieusprawiedliwienie nieobecności w terminie to zupełnie różne naruszenia obowiązków pracowniczych.
Nieobecność w pracy z powodu wizyty w urzędzie
Jeśli pracownik otrzymał niespodziewane wezwanie do stawiennictwa w sądzie, prokuraturze, policji czy innych organach, to jego nieobecność w pracy z powodu takiego stawiennictwa będzie również usprawiedliwiona. Za czas takiej nieobecności pracownikowi nie należy się wynagrodzenie (ale np. sądy zwracają pracownikom równowartość utraconej dniówki). Należy tylko pamiętać, iż konieczność załatwienia przez pracownika danej sprawy w urzędzie nie oznacza usprawiedliwienia całego dnia nieobecności w pracy (pisaliśmy m.in. Jednodniowa nieobecność w pracy). Niezwłocznie po zakończeniu czynności pracownik winien stawić się w zakładzie pracy. Jeśli natomiast wezwanie do urzędu pracownik otrzymał z wyprzedzeniem, to pracodawca na czas czynności w urzędzie musi zwolnić pracownika od pracy.
Masz jakieś pytania czy wątpliwości? Podziel się w komentarzach.
