Czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop bezpłatny

Urlop bezpłatny

Zdarza się, iż pracodawca dotknięty kryzysem zastanawia się, jak zaoszczędzić na kosztach pracowniczych. Ilość zamówień w firmie spada, obroty maleją, pracy dla pracowników nie ma. Niektórzy pracodawcy, zamiast stosować dopuszczalne przepisami prawa formy ograniczania kosztów (wprowadzenie przestoju, redukcja etatów itp.) decydują się na udzielenie niektórym pracownikom urlopu bezpłatnego na czas trudnej sytuacji ekonomicznej w zakładzie pracy. Takie zachowanie pracodawcy może być jednak ryzykowne. Dlaczego? O tym w niniejszym artykule.

Zasady udzielania urlopu bezpłatnego

Możliwość skorzystania z urlopu bezpłatnego jest jednym z regulowanych w kodeksie pracy uprawnień pracowniczych. Pracownik z różnych powodów może chcieć z takiego urlopu skorzystać. Może taki urlop wziąć np. na czas nauki, opieki nad członkiem rodziny, wyjazdu za granicę itp. Ważne jednak, aby pamiętać przy udzielaniu urlopu bezpłatnego o kilku podstawowych zasadach. Urlop bezpłatny jest bowiem szczególnym rodzajem przerwy w pracy. W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego, w trakcie urlopu bezpłatnego ulega zawieszeniu stosunek pracy, łączący pracodawcę i pracownika.

W trakcie takiego urlopu strony są zatem zwolnione z wzajemnych świadczeń (pracownik nie świadczy pracy a pracodawca nie płaci wynagrodzenia. Dla pracownika urlop bezpłatny ma jednak dalej idące skutki. Urlopu bezpłatnego co do zasady nie wlicza się bowiem do czasu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (stażu do wysługi lat, nagrody jubileuszowej). Co więcej, pozostając na urlopie bezpłatnym pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego (tutaj poczytasz więcej o urlopie wypoczynkowym i zasadach jego ustalania). Pracownik powinien mieć zatem świadomość, iż skorzystanie z prawa do urlopu bezpłatnego może mieć dla niego negatywne skutki w zakresie innych uprawnień.

Stosownie do treści art. 174 §1 kp pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego na jego pisemny wniosek. Pamiętać zatem należy, iż udzielenie urlopu tego rodzaju wymaga inicjatywy pracownika, wykluczone jest zatem wysyłanie przez pracodawcę pracowników na urlopy bezpłatne przymusowe. Co więcej, bardzo ważna jest kwestia zachowania przy tym formy pisemnej wniosku. Pracownik nie musi takiego wniosku uzasadniać, wystarczy, iż wskaże pracodawcy okres, w jakim chciałby z takiego urlopu korzystać.

Pracodawca, chcąc zapewnić sobie możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego (co czasem bywa konieczne), powinien zapewnić sobie ją niejako „z góry”. Zgodnie z §3 powołanego przepisu, jeśli urlop bezpłatny ma trwać dłużej niż 3 miesiące, pracodawca i pracownik mogą na etapie uzgodnień co do urlopu przewidzieć możliwość odwołania pracownika z takiego urlopu z ważnych przyczyn (te ważne przyczyny to np. kontrola skarbowa w zakładzie pracy i odwołanie w związku z tym głównej księgowej z urlopu bezpłatnego).

O ile wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego musi zostać złożony na piśmie, to już zgoda pracodawcy może przybrać formę dowolną. Pracodawca może nawet ustnie taką zgodę wyrazić. Dla pracownika jednakże bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie, gdy pracodawca swoją zgodę na urlop wyrazi również w formie pisemnej. Co bowiem w sytuacji, gdy pracodawca wyraził zgodę ustnie, pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu bezpłatnego, a kilka dni potem pracodawca o swojej zgodzie już nie pamięta i uznaje nieobecność pracownika w pracy za nieusprawiedliwioną, po czym zwalnia tego pracownika w trybie dyscyplinarnym? Pracownik, który występuje z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien dla swojego bezpieczeństwa dopilnować, aby zgoda pracodawcy nastąpiła również w formie pisemnej (przy czym nie musi to być odrębny dokument, wystarczy, że pracodawca na wniosku pracownika postawi adnotację „wyrażam zgodę” i zamieści datę oraz swój podpis.

Ważne!!!

Udzielenie urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku pracownika jest niedopuszczalne i bezskuteczne.

Przykład

Pracodawca w trakcie rozmowy z pracownikiem poinformował go, iż kondycja finansowa firmy jest trudna. Zaproponował pracownikowi skorzystanie z urlopu bezpłatnego w wymiarze 2 miesięcy. W trakcie tej rozmowy pracownik wyraził zgodę na taki urlop, ale pisemnego wniosku nie złożył. Pracodawca uznał, iż wyrażenie przez pracownika zgody stanowi złożenie wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, po czym do akt osobowych pracownika złożył pismo, informujące pracownika o zgodzie na skorzystanie przez niego z urlopu bezpłatnego. Takie udzielenie urlopu bezpłatnego jest bezskuteczne, a pracownik zamiast iść na urlop bezpłatny ma obowiązek stawić się w pracy. Gdyby pracownik sam z własnej inicjatywy stawił się w pracy (nie chcąc np. utracić wynagrodzenia za czas „przymusowego” urlopu bezpłatnego), to pracodawca musi pracownika do tej pracy dopuścić.

Czy pracodawca zawsze musi zaakceptować wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego

Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego, nie oznacza to automatycznie, iż z tego urlopu może skorzystać. Pracodawca nie jest zobowiązany do zaakceptowania takiego wniosku i może pracownikowi odmówić. Co więcej, przyczyny odmowy nie musi w żaden sposób uzasadniać. Pracownikowi w takiej sytuacji nie przysługuje roszczenie o udzielenie urlopu bezpłatnego. Jak wspomniano powyżej, dobrze jest, aby zgoda albo odmowa miały formę pisemną.

Jak odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego

Pracodawca ma możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego. Taką możliwość daje mu przepis art. 174 §3 kp. Pracodawca musi jednak pamiętać, iż aby odwołanie takie było skuteczne, muszą zostać spełnione trzy warunki:

  1. Urlop został udzielony na okres przekraczający 3 miesiące. Nie ma możliwości odwołania pracownika, który korzysta z urlopu bezpłatnego w wymiarze np. 2 miesięcy. Pamiętać jednak należy, iż jeśli urlop został udzielony na dłużej niż 3 miesiące, to pracodawca nie musi czekać do upływu tych 3 miesięcy trwania urlopu. Jeśli udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego np. na 1 rok, to może go odwołać w każdym czasie, nawet już w pierwszym miesiącu trwania tego urlopu, sam urlop bowiem został udzielony na czas powyżej 3 miesięcy, a zatem odwołanie jest już dopuszczalne)
  2. Możliwość odwołania pracownika z urlopu została zastrzeżona przez stronny już na etapie udzielania urlopu. Jeśli strony nie zastrzegły możliwości odwołania z urlopu (we wniosku pracownika i zgodzie pracodawcy), to odwołanie z urlopu bezpłatnego jest możliwe tylko za zgodą pracownika
  3. Odwołanie takie może nastąpić tylko z ważnych przyczyn (czyli zgodnie z treścią art. 167 kp z powodu ważnych okoliczności, wymagających obecności pracownika w zakładzie pracy, a których to okoliczności nie można było przewidzieć w chwili rozpoczęcia urlopu). Co więcej, strony mogą wspólnie uzgodnić, jakie przyczyny mogą być podstawą do odwołania pracownika z urlopu.

Pracownik, którego pracodawca skutecznie odwołał z urlopu, ma obowiązek stawić się w pracy. Niestawiennictwo w pracy po odwołaniu z urlopu bezpłatnego może stanowić podstawę do wszczęcia wobec pracownika postępowania dyscyplinarnego, a w niektórych sytuacjach nawet do rozwiązania z nim umowy o pracę. Oczywiście pracownik zawsze może wykazać, iż po odwołaniu z urlopu bezpłatnego nie mógł stawić się w pracy z przyczyn od niego niezależnych (choroba, wypadki losowe, siła wyższa itp.).

Pracownik powinien stawić się w pracy również następnego dnia po zakończeniu urlopu bezpłatnego. Jeśli pracodawca odmawia dopuszczenia pracownika do pracy (zasłaniając się np. tym, że na jego miejsce zatrudnił już inną osobę), pracownikowi przysługuje roszczenie o dopuszczenie do pracy. Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać, iż pracownikowi, który wraca po urlopie bezpłatnym, powinien zapewnić możliwość powrotu na poprzednio zajmowane stanowisko. Jeśli z ważnych powodów nie jest to możliwe (np. w trakcie kiedy pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym pracodawca zlikwidował jego stanowisko pracy), może czasowo powierzyć pracownikowi (na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym) pracę na innym stanowisku, która to praca odpowiada kwalifikacjom zawodowym pracownika i nie powoduje obniżenia jego wynagrodzenia. Po upływie tych 3 miesięcy pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające, przy czym należy pamiętać, iż wypowiedzenie to ma dotyczyć warunków pracy sprzed rozpoczęcia korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego.

Urlop bezpłatny
Urlop bezpłatny

Pracownikowi, który korzysta z urlopu bezpłatnego nie przysługują zasiłki z ZUS. Pracownik powinien jednakże pamiętać, iż jeśli szef wbrew przepisom wysłał go na urlop bezpłatny, chcąc zaoszczędzić na jego wynagrodzeniu, to skoro z mocy prawa takie udzielenie urlopu jest bezskuteczne, to jeśli pracownik pójdzie w tym czasie na zwolnienie lekarskie, będzie miał prawo do zasiłku chorobowego (jeśli za czas nieobecności w pracy z powodu choroby przysługuje mu zasiłek, a nie wynagrodzenie chorobowe).

Masz jakieś pytania czy wątpliwości? Podziel się w komentarzach poniżej.

7 komentarzy do wpisu „Czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop bezpłatny”

  1. Jeśli jestem na emeryturze i jestem zatrudniona na pół etatu to może pracodawca wysłać mniej na przymusowy urlop bezpłatny

    Odpowiedz
    • Dzień dobry

      Nie. Urlopu bezpłatnego udziela się wyłącznie na wniosek pracownika. Bez wniosku pracownika pracodawca nie udziela urlopu wypoczynkowego. Sam wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego musi być złożony na piśmie. Wynika to wprost z art. 174 par. 1 kodeksu pracy:

      Art. 174. § 1. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.

      Odpowiedz
  2. Czy ze wzgledu na brak pracy pracodawca może zmniejszyć tydzień pracy z 40 do 32 godzin. Nadmieniam że wcześniej zmienił umowy o pracę w których zawarł taką możliwość. Podejżewam że to celowe działanie które spowoduje że pracodawca będzie odmawiał pracy pracownikom o większych stawkach w celu zaoszczędzenia, lub tym działaniem chce aby pracownik sam zwolnił się z firmy aby nie musiał wypłacać należnych kwot.

    Odpowiedz
  3. Witam, mam pytanie odnośnie urlopu bezpłatnego, a mianowicie: złożyłam wniosek do pracodawcy o urlop bezpłatny w wymiarze 3 miesięcy – od kwietnia do czerwca (jestem na ostatnim roku studiów i potrzebuję czasu na naukę na ostatnie egzaminy i napisanie pracy mgr). Pracodawca wyraził zgodę ustnie, stawiając mi jednak warunek. Powiedział, że zgadza się na udzielenie mi urlopu bezpłatnego, jednakże muszę wykorzystać cały przysługujący mi do końca roku urlop wypoczynkowy w kwietniu – mogę zostawić sobie jedynie 6 dni urlopu (które zakładam, że zostaną mi “odcięte” od mojego wymiaru urlopu wypoczynkowego jako że urlop bezpłatny będzie trwał 3 miesiące). Po wykorzystaniu mojego urlopu wypoczynkowego zacznie mi biec urlop bezpłatny. Czy jest to zgodne z prawem? Jeśli nie, to którym przepisem czy orzeczeniem mogłabym się bronić? Z góry bardzo dziękuję za odpowiedź.

    Odpowiedz
    • Dzień dobry

      Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego, ale jego udzielenia nie powinien uzależniać od wykorzystania przez Panią urlopu wypoczynkowego. Urlopu wypoczynkowego udziela się zgodnie z planem urlopów, a jeśli planu urlopów nie ma, w terminie ustalonym z pracodawcą. Tymczasem w opisanej przez Panią sytuacji pracodawca niejako narzuca Pani termin urlopu wypoczynkowego. Ma Pani rację, że urlop bezpłatny obniży przysługujący Pani wymiar urlopu wypoczynkowego na ten rok. W opisanym przypadku po powrocie z urlopu bezpłatnego nie będzie Pani już miała prawa do urlopu wypoczynkowego.

      Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego, jeśli są ku temu jakieś przyczyny. Nie może natomiast uzależniać udzielenia tego urlopu od wykorzystania przez Panią urlopu wypoczynkowego w terminie dogodnym dla niego, a nie dla Pani.

      Odpowiedz
  4. Czy mam jakieś prawa, jeżeli pracodawca wysłał mnie na urlop bezpłatny za moją zgodą, który miał trwać do dwóch miesięcy a trwa już prawie 4?

    Odpowiedz
    • Jak to możliwe, że za Pani zgodą? Pracodawca nie może wysłać pracownika, nawet za jego zgodą, na urlop bezpłatny. Urlopu bezpłatnego udziela się tylko na wniosek pracownika.

      A nawet zakładając taką sytuację, że na skutek pewnego braku precyzji przebywa Pani obecnie na urlopie bezpłatnym. Proszę pamiętać, że ma Pani nie tylko obowiązek pracy, ale również prawo do pracy. Absolutnie nie może być tak, że pracodawca z własnej inicjatywy przedłuża Pani urlop bezpłatny. To powinno – jeśli już – odbywać się w porozumieniu z Panią, a wszystko powinno zostać udokumentowane na piśmie i znaleźć swoje potwierdzenie w Pani aktach osobowych.

      Odpowiedz

Dodaj komentarz