Umowa na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy o pracę na czas określony. Nie jest ona odrębnym typem umowy, kodeks pracy nie wskazuje jej definicji. Zresztą umowa na zastępstwo to pojęcie potoczne, z punktu widzenia przepisów jest to umowa na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Ponieważ w praktyce samo prawidłowe skonstruowanie umowy na zastępstwo może sprawiać pewne problemy, omówmy ten temat kompleksowo. Zaczniemy od treści umowy, a potem omówimy kwestie związane z jej zmianą i rozwiązaniem. Posłuchaj te kilkanaście minut, a będziesz wiedzieć wszystko na temat umowy na zastępstwo.
Umowa na zastępstwo a kodeks pracy
Umowa na zastępstwo to umowa na czas określony z pewnymi wyjątkami. Po pierwsze – nie jest ona objęta limitami 33/3, czyli maksymalnym czasem trwania 33 miesiące i limitem ilościowym 3 umów. Oznacza to, że umowa na zastępstwo może trwać ponad 33 miesiące, jak również można ją zawierać wielokrotnie z tym samym pracownikiem. Nie ma tu ograniczenia do 3 umów, jak w przypadku klasycznej umowy na czas określony.
Co ważne, ten sam pracownik na umowie na zastępstwo niekoniecznie musi zastępować jednego pracownika. Może być tak, że np. najpierw ma umowę na zastępstwo za Jana Kowalskiego, niebawem następną za Adama Nowaka itd.
Kolejna różnica w stosunku do klasycznej umowy na czas określony – umowa na zastępstwo nie przedłuża się do dnia porodu. Normalna umowa na czas określony, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu. Umowa na zastępstwo się nie przedłuża
Trzecia rzecz. Umowa na zastępstwo to umowa na czas określony, ale w praktyce nie zawiera się jej od daty do daty, ale od daty do wystąpienia pewnego zdarzenia. W umowie na zastępstwo nie pisze się, że jest zawarta np. od dnia 10 kwietnia do 31 października, ale od dnia 10 kwietnia do dnia powrotu zastępowanego pracownika.
Oczywiście, jeśli w umowie na zastępstwo wpisze się daty zatrudnienia od do, to nie jest to niezgodne z przepisami, ale jeśli np. nieobecność zastępowanego pracownika przedłuża się, to umowa na zastępstwo również musi zostać przedłużona aneksem. W każdym razie przy umowie na zastępstwo nie trzeba wskazywać konkretnej daty jej zakończenia, a można wskazać po prostu zdarzenie, którego wystąpienie skutkować będzie rozwiązaniem umowy, np. powrót do pracy pracownika zastępowanego.
Co ważne – w umowie o pracę na zastępstwo nie wskazuje się, kogo pracownik zastępuje, ani przyczyny nieobecności. Już pomijając przepisy RODO (sprawdź nasze kursy online z RODO)– zwróć uwagę na przepis art. 29 §1 kodeksu pracy. Wskazuje on elementy obowiązkowe umowy o pracę i nie ma tu nic na temat imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. A skoro tak, to imienia i nazwiska pracownik zastępowanego nie zamieszcza się.
To ważne i to właśnie odróżnia umowę na zastępstwo od zwykłej umowy na czas określony – zgodnie z art. 29 §1(1) kodeksu pracy wskazuje się w umowie cel jej zawarcia – zastępowanie pracownika w czasie usprawiedliwionej nieobecności. Bez wskazania tego celu umowa na zastępstwo jest zwykłą umową na czas określony, ze wszelkimi tego konsekwencjami, chyba, że pracodawca będzie w stanie wykazać, że faktycznie było to zastępstwo i dlatego zostało np. wyłączone z limitów 33/3.
Ma to swoje konsekwencje w praktyce. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik zastępowany nie będzie już chciał wrócić do pracy, ale np. rozwiąże umowę za porozumieniem stron. Co się wówczas dzieje z umową na zastępstwo?
Jak przedłużyć umowę na zastępstwo
Tu są dwie możliwości, zależne właśnie od tego, jak oznaczono czas trwania umowy – czy do konkretnej daty, czy do dnia powrotu zastępowanego pracownika. W omawianym przykładzie zastępowany pracownik nie wraca, tylko kończy umowę. A więc – jeśli umowa na zastępstwo była zawarta od dnia X do dnia powrotu zastępowanego pracownika, to ona rozwiązuje się wraz z rozwiązaniem umowy zastępowanego pracownika.
Z kolei jeśli umowa na zastępstwo została zawarta w sztywnych datach od do, a pracownik zastępowany kończy swoją umowę, to umowa na zastępstwo przekształca się w zwykłą umowę na czas określony i trwa do wskazanej końcowej daty.
Dla formalności dodajmy, że nie wynika to wprost z przepisów. Są tu dwa poglądy – jeden, który mówi, że nie ma znaczenia, jak określono koniec umowy na zastępstwo – czy konkretną datą czy zdarzenie, np. powrotem zastępowanego pracownika, to tak czy inaczej umowa na zastępstwo rozwiązuje się, jeśli kończy się umowa zawarta z zastępowanym pracownikiem.
Drugi pogląd mówi, że jeśli umowa na zastępstwo została zawarta od do, w sztywnych datach, to nawet jeśli zastępowany pracownik nie wraca, tylko rozwiązuje umowę, to umowa na zastępstwo dalej trwa, tylko przekształca się w zwykłą umowę na czas określony.
W praktyce przyjąć należy, że umowa na zastępstwo rozwiązuje się, jeśli rozwiązuje się umowa zastępowanego pracownika i nie ma znaczenia, jak ustalono koniec umowy na zastępstwo – czy datą, czy zdarzeniem. Taki pogląd zresztą w 2023 roku wyraziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazując, iż:
jeżeli umowa o pracę pracownika zastępowanego ulega rozwiązaniu przed upływem określonego przez strony w tzw. umowie o pracę na zastępstwo terminu końcowego jej obowiązywania, to również umowa na zastępstwo – jako ściśle powiązana z umową o pracę pracownika zastępowanego (zależna od tej umowy) ulega rozwiązaniu, tracąc tym samym swój byt prawny. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których termin końcowy tzw. umowy o pracę na zastępstwo został określony przez wskazanie zdarzenia, którego zaistnienie powoduje rozwiązanie tej umowy, jak i sytuacji, w których strony wskazały w umowie konkretną datę jej rozwiązania.
Umowa na zastępstwo jest pełnoprawną umową o pracę. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy na zastępstwo nie może być gorzej traktowany, ma dokładnie te same prawa i obowiązki, co inni pracownicy. Z punktu widzenia obowiązków pracodawcy umowa na zastępstwo jest jak każda inna umowa.
Sprawdź także: Umowa o pracę na czas określony a kodeks pracy
O ile nie ma z reguły problemów z zawarciem umowy na zastępstwo, tak w praktyce pewne problemy sprawia jej zakończenie, a w każdym razie ustalenie daty jej zakończenia. Wspominaliśmy, że jest to umowa zawarta w celu zastępstwa pracownika. Jeśli zastępowany pracownik wraca do pracy, to umowa na zastępstwo rozwiązuje się, bo nastąpiło zdarzenie, do którego umowa była zawarta, byle było to zdarzenie pewne.
Powstaje pytanie – czy jeśli np. zastępowany pracownik wraca do pracy po usprawiedliwionej nieobecności w dniu 10 kwietnia, to czy umowa na zastępstwo rozwiązuje się również 10 kwietnia, czy 9 kwietnia?
Odpowiedź dał m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 lutego 2024 roku sygn. I PSK 72/23 stwierdzając, iż Umowa o pracę na czas określony zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 251 § 4 pkt 1 K.p.), co do zasady, ulega rozwiązaniu na skutek podjęcia pracy przez pracownika zastępowanego. Jeżeli termin rozwiązania umowy zawartej na czas określony został oznaczony nie przez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej, lecz pośrednio, przez wskazanie zdarzenia, które w przyszłości ma nastąpić w określonym miejscu i czasie, umowa rozwiązuje się w dniu, w którym nastąpiło przewidywane zdarzenie.
Oczywiście nie oznacza to, że nie może zostać rozwiązana wcześniej, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem czy bez wypowiedzenia. Umowę na zastępstwo można rozwiązać w każdym właściwym dla innych osób trybie.
Natomiast znacznie ważniejsze – z praktycznego punktu widzenia zagadnienie do omówienia – czy można np. aneksem przedłużyć umowę na zastępstwo już po powrocie zastępowanego pracownika albo zmienić ją w inny rodzaj umowy?
Przykładowo – mamy pracownika na zastępstwo. Pracownik zastępowany wraca do pracy, ale chcielibyśmy, aby ten pracownik zatrudniony na zastępstwo został jeszcze jakiś czas. Jest to możliwe, ale już nie na podstawie umowy na zastępstwo. Po prostu umowa na zastępstwo rozwiązuje się z dniem powrotu zastępowanego pracownika, a jeśli nadal chcemy pracownika zastępującego zatrudniać, musimy zawrzeć z nim nową umowę na czas określony czy nieokreślony.
Nie jest możliwe trwanie umowy na zastępstwo w sytuacji, gdy kończy się cel, w jakim została ona zawarta. Jeśli zastępowany pracownik wraca, umowa na zastępstwo kończy się. Jeśli nadal chcemy zatrudniać pracownika, musimy dać mu nową umowę.
W wyroku z dnia 17 maja 2016 roku sygn. II PK 99/15 Sąd Najwyższy stwierdził, iż umowa na zastępstwo może zostać zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępowanego. Natomiast przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się w tym przypadku wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.
Jest też inna możliwość – możemy aneksem przekształcić umowę zawartą na zastępstwo w zwykłą umowę na czas określony czy nawet czas nieokreślony, zanim jeszcze dojdzie do jej rozwiązania (pisaliśmy: Aneks do umowy o pracę). Przykładowo – wiemy, że za kilka dni wraca do pracy zastępowany pracownik. Chcemy przedłużyć umowę pracownikowi zastępującemu, bo sprawdził się w pracy i jest przydatny.
Zawieramy aneks, którym wskazujemy datę zakończenia umowy, jeśli ma to być zwykła umowa na czas określony albo po prostu aneksujemy zastępstwo, zmieniając je w umowę na czas nieokreślony.
Oczywiście należy pamiętać, że po przekształceniu aneksem umowy na zastępstwo w zwykłą umowę na czas określony wracamy do limitów maksymalnego czasu trwania 33 miesiące i maksymalnej liczby 3 umów na czas określony.
Dla formalności – nie da się zmienić rodzaju umowy o pracę wypowiedzeniem zmieniającym. Można to zrobić jedynie aneksem. Sam aneks może też zaproponować pracownik zatrudniony na zastępstwo. Jeśli pracodawca się zgodzi, można przekształcić umowę na zastępstwo w umowę na czas określony czy nieokreślony.
Aneks – czy jak to się czasem określa porozumienie zmieniające – jest wygodnym sposobem modyfikacji umowy. Nie jest jednak obowiązkowy. Możemy po prostu poczekać, aż umowa rozwiąże się z dniem powrotu pracownika zastępowanego i nawiązać z pracownikiem zastępującym nową umowę.
Przekształcenie umowy na zastępstwo w zwykłą umowę o pracę nie wymaga ponownego wypełnienia przez pracownika kwestionariusza osobowego (jeśli pracodawca go stosuje) lub przekazania danych osobowych w postaci nowego oświadczenia. Pracodawca posiada te dane. Chyba, że coś się zmieniło, to wówczas pracownik aktualizuje kwestionariusz.
Pytanie, czy trzeba aktualizować informację o warunkach zatrudnienia? Trzeba w dwóch wypadkach. Jeśli w zatrudnieniu wystąpiła przerwa, czyli jeśli zawarliśmy kolejną umowę nie bezpośrednio po rozwiązaniu się umowy na zastępstwo oraz jeśli przy okazji zawarcia nowej umowy zmieniają się warunki pracy i płacy.
Zawarcie kolejnej umowy o pracę nie zawsze skutkuje koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli zachowują one aktualność. Zawarcie bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, co do zasady, nie powoduje zmiany warunków zatrudnienia. Jeżeli w związku z zawarciem bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie, to nie zachodzi konieczność aktualizacji treści informacji, o której mowa w art. 29 § 3 kodeksu pracy – tzw. informacji o warunkach zatrudnienia.
A czy konieczne są nowe badania lekarskie? Jeżeli po przekształceniu umowy na zastępstwo w zwykłą umowę o pracę pracownik będzie zajmował to samo stanowisko lub stanowisko na takich samych warunkach, a dotychczasowe orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na tym stanowisku jest aktualne, pracodawca nie musi go kierować na badania lekarskie. Dotyczy to także sytuacji, gdy między rozwiązaniem umowy na zastępstwo a zawarciem nowej umowy o pracę nie upłynęło 30 dni.
Nie trzeba również wystawiać świadectwa pracy do zakończonej umowy na zastępstwo, jeśli zawieramy z pracownikiem kolejną umowę w ciągu 7 dni.
Niebawem kolejne materiały praktyczne na temat zawierania i rozwiązywania umów o pracę. Omówimy również jak się liczy okresy wypowiedzenia.
