Należy mieć na uwadze fakt, iż pracodawca stosownie do treści art. 209 §1 kodeksu pracy ma obowiązek poinformować na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i państwowego inspektora sanitarnego o rozpoczęciu działalności, a obowiązku tego winien dopełnić w ciągu 30 dni od dnia jej rozpoczęcia. Oczywiście obowiązek ten spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników.
Jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę należy zastanowić się nad jej treścią. W praktyce bowiem każdy z zapisów umowy może, jeśli został nieprecyzyjnie lub zbyt szczegółowo określony, powodować po stronie pracodawcy lub kadrowej dodatkowe obowiązki, jak również rodzić różnego rodzaju konflikty, wynikające np. z nieprecyzyjnego określenia składników wynagrodzeń, miejsca pracy czy rodzaju umowy. Wzory umów o pracę, zawierające poprawne zapisy części merytorycznej i formalnej, można znaleźć tutaj.
Strona formalna umowy winna zawierać datę jej zawarcia, nazwę oraz podpisy stron. Do strony merytorycznej umowy o pracę zalicza się natomiast rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, na jaki została zawarta, stanowisko lub określenie czynności pracownika, określenie miejsca pracy, wynagrodzenia i jego składników. W praktyce w umowie o pracę często wskazuje się dodatkowo dzień rozpoczęcia pracy przez pracownika. Ten ostatni zapis jest o tyle ważny, iż nie zawsze w dniu zawarcia umowy pracownik od razu może przystąpić do pracy. W szczególności zwrócić należy uwagę, iż nie zawsze posiada on stosowne zaświadczenie lekarskie, jak również nie odbył szkolenia BHP. Stąd też niejednokrotnie pomiędzy datą zawarcia umowy, a datą rozpoczęcia pracy przez pracownika upływa kilka dni (w trakcie których pracodawca wysyła pracownika na badania lekarskie i szkolenie BHP). Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Przepisy prawa pracy nie nakładają na strony obowiązku zawarcia umowy na piśmie. Dopuszczane jest zawarcie umowy w formie ustnej lub w sposób dorozumiany, czyli poprzez dopuszczenie pracownika do pracy. W takich okolicznościach stosuje się zasadę, zgodnie z którą stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy, a ustna umowa o pracę winna zostać potwierdzona na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Umowę o pracę z reguły zawiera się na piśmie, nie jest to jednak warunek dla uznania umowy za ważną w rozumieniu przepisów prawa pracy. W tym przypadku stosuje się ogólną zasadę wyrażoną w regulacjach prawa cywilnego, według której umowę traktuje się jako obowiązującą, jeżeli strony doszły do porozumienia w zakresie wszystkich istotnych postanowień umowy.
Pracodawca nawiązując z pracownikiem stosunek pracy nie może w umowie zamieścić postanowień, które byłyby dla pracownika mniej korzystne niż wynika to z obowiązujących przepisów. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy, które są mniej korzystne dla pracownika niż regulacja prawa pracy, są nieważne.
Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, oprócz podania wymienionych wcześniej informacji, również następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii
- świadectw pracy z poprzednich miesięcy pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia (np. zaświadczeń wydanych przez pracodawcę w okresie trwającego wypowiedzenia umowy o pracę) obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy
- świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe (np. zaświadczenie zawierające informacje o ukończeniu szkoleń (np. Szkolenie online Zatrudnianie cudzoziemców), kursów, praktyk zawodowych) świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okres pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie; dotyczy to również dokumentów stanowiących podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Uwaga !
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Po sporządzeniu i podpisaniu umowy o pracę na pracodawcy lub kadrowej spoczywa obowiązek dopilnowania, aby pracownika zapoznać z regulaminem pracy bądź informacją o warunkach zatrudnienia, przepisami, dotyczącymi zakazu dyskryminacji, regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (jeśli istnieje) i innych podobnych dokumentów, które można znaleźć tutaj
Pracodawca sporządza umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza pracownikowi, a drugi włącza do akt osobowych.
Taką samą procedurę stosuje się również w odniesieniu do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem oraz warunków zatrudnienia wynikających z tej umowy. Niniejsze potwierdzenie doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, oraz zasadami dotyczącymi BHP a także zakresu informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących przepisach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.
Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca, w związku z zatrudnieniem pracownika, wystawia legitymacje służbową, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwienia spraw służbowych poza zakładem. W razie, gdy świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo.
Uprawnienia pracodawcy w zakresie zapytania o karalność osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
W niektórych sytuacjach możliwość pracy na określonych stanowiskach wiąże się z koniecznością spełnienia przez kandydata na pracownika dodatkowych warunków. Wykonywanie niektórych zawodów jest uzależnione od tego, czy ubiegający się o zatrudnienie nie był w przeszłości karany. Wymóg niekaralności wynika z określonych przepisów rangi ustawowej (np. ustawa o Policji) lub z przepisów zakładowego prawa pracy (np. odpowiednie zapisy w regulaminie pracy dotyczące pracowników odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie o znacznej wartości).
Zgodnie z art. 6 pkt. 10 ustawy z dnia 24.05.2000 o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. nr 50, poz. 580 z późn. zm.) pracodawcy przysługuje prawo do uzyskania informacji z KRK dotyczącej karalności osoby ubiegającej się o zatrudnienie w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności i korzystania z pełni praw publicznych.
Zapytanie pracodawcy o udzielenie informacji z rejestru powinno zawierać:
- nazwisko, w tym także przybrane, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki, miejsce zamieszkania, obywatelstwo oraz numer PESEL osoby, której zapytanie dotyczy,
- określenie rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji.
- wskazania postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji o osobie.
- nazwę podmiotu kierującego zapytanie
- datę wystawienia
- podpis osoby uprawnionej lub organu podmiotu kierującego zapytanie.
Jeżeli zapytanie nie spełnia powyższych wymagań, wzywa się pytającego do usunięcia braków w terminie 14 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie zapytania bez rozpoznania.
Poprzednia strona ||| Powrót do menu głównego ||| Następna strona