Wielu pracodawców umożliwia pracownikom wyjścia prywatne w godzinach pracy w celu załatwienia spraw osobistych. W praktyce wygląda to tak, że pracownik na określoną godzinę przychodzi do pracy, następnie w trakcie godzin pracy (swojej dniówki pracowniczej) opuszcza zakład pracy, np. wychodząc na miasto w celu załatwienia spraw prywatnych, a następnie wraca do zakładu pracy i kontynuuje pracę.
Taka przerwa od pracy jest dla pracownika niepłatna – zgodnie bowiem z art. 80 kodeksu pracy wynagrodzenie należy się (co do zasady) za pracę wykonaną. Aby zatem na tym wyjściu prywatnym nie stracić finansowo pracownik musi je odpracować. To odpracowanie może odbyć się – pod pewnymi warunkami – w tym samym albo innym dniu pracy.
Co więcej, wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownik może odpracować nawet jeszcze wcześniej, w dniu wcześniejszym niż dzień, kiedy takie wyjście prywatne w godzinach pracy miało miejsce. W niniejszym artykule kompleksowo omówimy wyjścia prywatne w godzinach pracy, ze szczegółowym omówieniem zasad odpracowania takich wyjść.
Wyjścia prywatne w godzinach pracy a ich odpracowanie i nadgodziny
Od razu należy podkreślić, iż zgodnie z art. 151 §2(1) kodeksu pracy, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych.
Jeśli zatem norma dobowa czasu pracy wynosi 8 godzin (art. 129 §1 kodeksu pracy), a pracownik przychodzi do pracy na godzinę 8.00, następnie w godzinach od 12.00 do 14.00 załatwia na mieście swoje prywatne sprawy, a potem wraca do zakładu pracy i kontynuuje pracę do godziny 18.00, zamiast normalnie do godziny 16.00 (odpracowuje to wyjście prywatne w godzinach pracy), to w tym dniu ta dodatkowa praca nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (pracownik łącznie w tym dniu przepracował 8 godzin, a więc tyle, ile powinien).
Podobnie, jeśli odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy odbywa się nie w tym samym, ale innym dniu, to nie będzie to również praca w godzinach nadliczbowych, choć w tym dniu pracownik pracuje więcej, niż wynosi jego norma dobowa i więcej niż miał normalnie zaplanowane w grafiku.
Modyfikując powyższy przykład: pracownik przychodzi do pracy na godzinę 8.00, następnie w godzinach od 12.00 do 14.00 załatwia na mieście swoje prywatne sprawy, a potem wraca do zakładu pracy i kontynuuje pracę do godziny 16.00, do której normalnie pracuje.
Następnego dnia pracownik przychodzi do pracy na godzinę 8.00 i pracuje do godziny 18.00 (w sumie 10 godzin), odpracowując wyjście prywatne w godzinach pracy z dnia poprzedniego. Tu również nie ma mowy o nadgodzinach z tytułu przekroczenia normy dobowej, co wynika wprost z powołanego powyżej art. 151 §2(1) kodeksu pracy.
Wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy z możliwością odpracowania
W związku z powyższym należy zwrócić uwagę na dwie ważne kwestie – przede wszystkim przepis art. 151 §2(1) kodeksu pracy mówi, że wyjścia prywatne w godzinach pracy, odpracowywane przez pracownika, nie powodują powstania nadgodzin, ale wyłącznie pod warunkiem, że pracownik złożył pisemny wniosek o udzielenie mu takiego zwolnienia od pracy (zgody na wyjścia prywatne w godzinach pracy z obowiązkiem odpracowania).
W interesie pracodawcy jest zatem dopilnowanie, aby każde takie wyjście prywatne w godzinach pracy i jego odpracowanie było dokumentowane odpowiednim wnioskiem pracownika. Gdyby takiego wniosku nie było, a w zakładzie pracy pojawiła się kontrola PIP, to może ona zakwestionować to odrabianie wyjścia prywatnego i uznać, iż była to jednak praca w godzinach nadliczbowych.
W praktyce pojawia się problem „technicznego” rozwiązania tej kwestii – każdorazowe składanie wniosku o wyjście prywatne w godzinach pracy z odpracowaniem w tym samym czy innym dniu może być uciążliwe zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Rozwiązaniem jest tutaj stosowanie – co ma miejsce w wielu zakładach pracy – specjalnego rejestru, potocznie zwanego „zeszytem wyjść prywatnych”. Jeśli pracownik musi w ciągu dnia roboczego opuścić zakład pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, to zamiast składać odrębny pisemny wniosek, wpisuje się po prostu do takiego zeszytu, zaznaczając w nim godzinę wyjścia z zakładu pracy, godzinę powrotu oraz wskazując dzień, w którym to wyjście prywatne odrobi/odrobił.
Oczywiście samo funkcjonowanie takiego zeszytu wyjść prywatnych powinno zostać w jakiś sposób unormowane w zakładzie pracy. Odpowiednie zapisy w tym zakresie pracodawca może uwzględnić w regulaminie pracy czy też informacji dodatkowej dla pracownika (pisaliśmy również: Zakres obowiązków). Wówczas wpis do zeszytu wyjść prywatnych jest traktowany jako złożenie pisemnego wniosku o wyjścia prywatne w godzinach pracy z obowiązkiem odpracowania.
Wyjścia prywatne w godzinach pracy a odpoczynek dobowy
Druga rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to to, że odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego. Zgodnie z art. 132 §1 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Odpracowanie wyjścia prywatnego nie może tego odpoczynku naruszać.
Jeśli zatem jednego dnia pracownik przychodzi do pracy na godzinę 8.00, następnie od 12.00 do 14.00 wychodzi załatwiać prywatne sprawy, a potem wraca do zakładu pracy, a taka sytuacja powtarza się kilkukrotnie, to pracownik nie może „skumulować” godzin do odrobienia na jeden dzień, gdyż mając np. do odrobienia w sumie 6 godzin z tytułu wyjść prywatnych i chcąc je wszystkie odrobić w jednym dniu, w tym dniu pracowałby łącznie 14 godzin, a więc pozostałoby mu jedynie 10 godzin na odpoczynek dobowy, co jest niedopuszczalne.
Wyjścia prywatne w godzinach pracy należy odrabiać tak, aby to odrabianie nie naruszyło odpoczynków dobowych. Oczywiście należy tu mieć na względzie również i stosowany wobec pracownika system czasu pracy.
Jeśli pracownik pracuje np. w równoważnym systemie czasu pracy z wymiarem dobowym wydłużonym do 12 godzin (pisaliśmy m.in. Przerwa na karmienie w systemie 12 godzinnym), a w czasie swojej dniówki pracowniczej wychodzi na 2 godziny w celu prywatnym, to te 2 godziny będzie musiał odrobić w dwóch różnych dniach. Gdyby chciał bowiem odrobić je jednego dnia, to w sumie pracowałby w tym dniu 12+2=14 godzin, a więc również nie miałby zachowanego prawa do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownik może odrabiać nie tylko tego samego dnia, w którym to wyjście prywatne miało miejsce, ale również i w innych dniach, w tym w szczególności przed dniem tego wyjścia prywatnego. Przykładowo na dzień 9 kwietnia pracownik ma zaplanowane wyjście prywatne w godzinach pracy (łącznie 3 godziny) w związku z wizytą u dentysty.
W związku z tym złożył pracodawcy pisemny wniosek o umożliwienie mu odpracowania tego wyjścia w dniach 4 kwietnia (2 godziny) i 5 kwietnia (1 godzina). Pracodawca wyraził zgodę, a pracownik we wskazanych dniach pracował dłużej. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, ewentualny „problem” mógłby pojawić się jedynie w przypadku, gdyby np. od dnia 9 kwietnia pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Wówczas mogłoby się okazać, iż te godziny odpracowania wyjścia prywatnego, do którego ostatecznie nie doszło, będą pracą w godzinach nadliczbowych (co prawda praca w godzinach nadliczbowych może odbywać się ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, a nie pracownika, jak to ma miejsce w tym wypadku, niemniej koniec końców okaże się, że pracownik przepracował jednak więcej, niż powinien, a więc pracodawca musi „coś z tym zrobić” – rozliczyć te dodatkowe godziny pracy jako pracę w godzinach nadliczbowych).
Wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownic w ciąży i pracowników niepełnosprawnych
Wyjścia prywatne w godzinach pracy mogą być trudniejsze do odrobienia w przypadku niektórych grup pracowników. Przykładowo pracownica w ciąży ma zakaz pracy ponad normę, a więc nie może ona pracować więcej niż 8 godzin na dobę.
Co ważne – zakaz ten jest bezwzględny – pracownica w ciąży nie może pracować więcej niż 8 godzin na dobę nawet, gdyby miało to odbywać się za jej zgodą (art. 148 kodeksu pracy). Czy zatem wyjścia prywatne w godzinach pracy pracownicy w ciąży (pisaliśmy m.in. Likwidacja zakładu pracy a ciąża) są wykluczone?
Czytaj także: Samowolne opuszczenie stanowiska pracy
Nie, ona również może z nich korzystać – warunek jest tylko jeden – swoje wyjście prywatne w godzinach pracy odrobi ona w tym samym dniu, w którym to wyjście prywatne miało miejsce. Jeśli pracownica w ciąży przychodzi do pracy na godzinę 8.00, następnie od 12.00 do 14.00 przebywa prywatnie poza zakładem pracy, to te 2 godziny nieobecności może odrobić tylko tego samego dnia, co oznacza, iż po powrocie do zakładu pracy zostanie w nim do godziny 18.00 zamiast do 16.00.
Jej norma dobowa, wynosząca 8 godzin pracy na dobę, nie została przekroczona – łącznie bowiem w tym dniu przepracowała ona 8 godzin. Gdyby jednak to odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy miało się odbyć w innym dniu, to w tym dniu będąca w ciąży pracownica pracowałaby już 10 godzin, a więc więcej niż pozwala na to art. 148 kodeksu pracy.
Jedyna możliwość odpracowania wyjścia prywatnego w godzinach pracy przez kobietę w ciąży w innym dniu niż ten, w którym to wyjście prywatne miało miejsce, to odpracowanie w takim dniu, w którym kobieta ma zaplanowaną krótszą dniówkę.
Przykładowo kobieta w ciąży pracuje na pół etatu, np. w poniedziałki i wtorki po 8 godzin, środy po 4, a pozostałe dni ma wolne. Wówczas, jeśli w poniedziałek wyjdzie z pracy prywatnie na 2 godziny, to te 2 godziny może odrobić w środę, gdyż łącznie w tym dniu przepracuje 6 godzin, a więc nie naruszy swojej 8-godzinnej normy dobowej.
Podobne do powyższych zasady odpracowywania wyjść prywatnych w godzinach pracy dotyczą pracowników
niepełnosprawnych. W praktyce należy zatem pamiętać, że pracownice w ciąży oraz niepełnosprawni mogą co do zasady odpracowywać wyjścia prywatne w godzinach pracy tylko w tym samym dniu, a w innym dniu jedynie w przypadku, gdy mają w nim zaplanowaną mniejszą ilość godzin do przepracowania niż wynosi norma dobowa (8 godzin).
